30
Hàng quý lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh và các báo cáo khác phục vụ yêu cầu quản trị do Trưởng phòng và Giám đốc giao.
Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán, thống kê, quản lý và kiểm soát sự thống nhất trong hệ thống sổ sách, báo cáo kế tốn, thơng tin kinh tế cung cấp cho các cơ quan chủ quản Bộ Tài chính, Cơ quan Thuế.
Kiểm tra sự chính xác, trung thực của các báo cáo trước khi trình ký.
Kế tốn thanh tốn:
Tiến hành các nghiệp vụ vay trả theo sự chỉ đạo của ban giám đốc và kế toán trưởng.
Theo dõi tiền lương tăng giảm trong ngân hàng từ đó báo cáo kế toán tổng hợp.
Kế tốn cơng nợ:
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình cơng nợ của cơng ty: như thanh tốn tiền lương, thanh toán người mua, người bán.
Ghi chép và phản ánh kịp thời các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, doanh thu của hàng bán bị trả lại.
Mở sổ theo dõi từng đối tượng khách hàng phản ánh kịp thời từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cuối kỳ tổng hợp số nợ, đối chiếu với số dư tài khoản để phát hiện sai sót.
Kế toán kho:
Nhập liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng tồn kho. Theo dõi, báo cáo tình hình nhập xuất tồn hàng hóa trong kỳ.
Kế tốn tiền lương:
Thực hiện đầy đủ việc chi trả lương cho người lao động theo đúng quy định hiện hành (Điều này khuyến khích cơng nhân viên làm việc tích cực và có trách nhiệm hơn).
Lập bảng phân bổ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ; bảng báo cáo sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
Thủ quỹ:
31
Mở sổ sách theo dõi chứng từ thu chi hàng ngày, trực tiếp thu chi tiền mặt với khách hàng.
Cuối kỳ lập báo cáo quỹ để tổng hợp thu chi tiền mặt.
2.1.2.3 Hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp.
a. Chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty.
Theo quyết định số 15//2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
b. Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty.
Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung trên máy tính
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở
Sổ, thẻ kế tốn chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Nhật ký đặc biệt kế toán Chứng từ kế toán SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
32
sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Đặc trưng cơ bản của kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế tốn. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
33
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn trên máy tính
Nhập số liệu hằng ngày
In số, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ Cái hoặc Nhật Ký – sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Giới thiệu phần mềm áp dụng tại công ty.
Phần mềm kế tốn cơng ty hiện nay đang áp dụng là phần mềm kế toán Việt do Phan Thanh Lâm thực hiện và hoàn thành từ năm 1996. Phần mềm kế tốn này với những đặc tính nổi bật được xây dựng theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế tốn quản trị SỔ KẾ TỐN
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
34
Phần mềm kế toán Việt Nam cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định của Nhà nước, bao gồm các báo cáo tài chính, sổ sách kế tốn (tổng hợp và chi tiết) theo hình thức mà kế toán sử dụng như: chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung… Ngồi ra phần mềm cịn cung cấp một loạt các báo cáo theo yêu cầu của khách hàng. Phần mềm bảo mật chi tiết các chứng từ, các loại báo cáo, từng danh mục cũng như từng bộ phận, phân quyền cho từng người sử dụng, các số liệu đều được mã hóa và bảo mật để loại trừ khả năng bị lộ số liệu.
Phần mềm kế toán Việt Nam được phân thành các nghiệp vụ kế toán riêng biệt, quản lý chi tiết đến tổng hợp cho các đơn vị cấp dưới. Đặc biệt là các Báo cáo quản trị lùi cho phép truy tìm thơng tin, dữ liệu trực tiếp trên các Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị tới các Báo cáo tổng hợp và thậm chí tới các chứng từ ban đầu cấu thành nên các báo cáo đó tạo điều kiện cho việc quản lý các đơn vị, phòng ban cũng như các dự án.
Kế toán Việt Nam được thiết kế đơn giản ở mức độ người dùng thông thường đều có thể hiểu được nhưng yêu cầu người sử dụng phải hiểu về nghiệp vụ và quy trình kế tốn của mình nên làm thế nào trong chương trình.
Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán Việt Nam:
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký Chuyển sang sổ Cái Tệp sổ Cái Lên báo cáo Sổ sách kế tốn, Báo cáo tài chính.
Trước khi sử dụng phần mềm để tiến hành hạch toán kế toán ta phải khai báo các tham số hệ thống và hệ thống các danh mục cho phần mềm.Trong quá trình sử dụng kế tốn vẫn có thể khai báo lại cho phù hợp với phần hành kế toán đang thực hiện, phù hợp với chế độ, chính sách của Nhà nước.
2.1.3 Tình hình nhân sự.
Lao động là một nguồn lực vơ cùng quan trọng và cần thiết cho q trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Do vậy, việc sử dụng lao động như thế nào cho đầy đủ, hợp lý và hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu.
35
Từ bảng số liệu, ta thấy:
Tổng số lao động của Nhà máy năm 2013 giảm mạnh so với năm 2012 là 22 người (25.88%). Trong đó, tỷ trọng lao động trực tiếp giảm, còn lao động gián tiếp lại tăng. Lao động giảm bớt do:
o Công ty chuyển dần từ sản xuất sản phẩm sang gia cơng đóng gói là chủ yếu.
o Nhà máy đã và đang dần đầu tư máy móc hiện đại, vì vậy khơng cần nhiều cơng nhân (số lao động giảm chủ yếu là lao động trực tiếp).
o Theo yêu cầu nhiệm vụ nên công ty thu hẹp về tổ chức biên chế.
Trong công ty, do cần giám sát, tham khảo thị trường ở nhiều nơi nên lao động nam chiếm đa số. Còn lao động nữ lại chiếm tỷ lệ cao trong số lao động gián tiếp. Về trình độ, lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng có xu hướng tăng, tuy khơng chiếm tỷ lệ cao nhưng điều này cho thấy công ty đã chú trọng nâng cao chất lượng lao động thơng qua tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
Tóm lại, công ty cần luôn giám sát, theo dõi, xem xét tổ chức, bố trí lao động sao cho hợp lý với yêu cầu sản xuất và quản lý. Đồng thời, tổ chức hay cho người lao động tham gia các buổi tập huấn để nâng cao tay nghề nhằm giúp cho công ty hoạt động có hiệu quả hơn.
2.1.4 Doanh số
Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 2 năm 2012-2013 (xem Phụ lục 3). Nhìn vào cột so sánh trong bảng, ta thấy tổng lợi nhuận kế tốn trước thuế của cơng ty tăng vọt lên so với năm trước, việc tăng này chủ yếu do tăng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Để tăng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh, trước hết doanh thu từ bán hàng và hoạt động kinh doanh tăng thêm hơn hai tỷ. Tuy rằng các khoản giảm trừ cũng tăng nhưng giá trị nhỏ nên doanh thu vẫn tăng lên nhiều so với năm trước đó.
Tốc độ tăng giá vốn hàng bán nhỏ hơn tốc độ tăng doanh thu thuần cho thấy công ty ngày càng quản lý khá tốt những khoản chi phí. Tốc độ của chi phí quản lý giảm, tuy chỉ giảm được ít nhưng cũng chứng tỏ hiệu suất quản lý đang ngày càng nâng cao, tiết kiệm được chi phí phục vụ cho tiêu thụ.
Tóm lại, dựa vào bảng biểu trên ta có thể thấy được cơng ty đang đẩy mạnh phát triển, từ việc lợi nhuận âm, năm sau (2013) đã bù được khoản lỗ năm trước đồng thời
36
mang về một khoản lợi nhuận. Tuy lợi nhuận chưa cao nhưng đã cho ta thấy công ty đang dần tăng cường, đưa ra các biện pháp, phương hướng để giúp công ty ngày càng phát triển, vượt qua thời kỳ khủng hoảng năm trước.
2.2 Thực trạng về cơng tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Cơng ty TNHH Thực Phẩm Ngun Bình.
2.2.1 Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng tính giá thành, kỳ tính giá thành.
Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất.
Do đặc điểm sản xuất của công ty là mỗi nhà máy chỉ sản xuất một loại sản phẩm bột ngọt và quy trình cơng nghệ gia cơng đóng gói giản đơn nên đối tượng tập hợp chi phí sản xuất ở đây là sản phẩm.
Đối tượng tính giá thành.
Do đặc điểm quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm giản đơn nên đối tượng tính giá thành cũng là sản phẩm.
Kỳ tính giá thành.
Gia cơng đóng gói sản phẩm, tự tính giá thành, bán hàng, tính doanh thu, lợi nhuận, xác định kết quả kinh doanh riêng, kỳ tính giá thành ở đây là tháng.
2.2.2 Kết cấu giá thành sản phẩm.
Là doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nên kết cấu giá thành sản xuất sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
2.2.3 Tập hợp chi phí sản xuất, tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. phẩm.
2.2.3.1 Tập hợp chi phí sản xuất.
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Nội dung
Do cơng ty chủ yếu chun về gia cơng đóng gói nên chi phí ngun vật liệu trực tiếp cũng chính là bột ngọt, phụ gia thực phẩm bột ngọt, ngồi ra cịn có các chi phí khác như: bao bì, túi bột ngọt, thùng Carton, bao tay,… .Sử dụng trực tiếp vào quy trình GCĐG sản phẩm.
37
Chứng từ và luân chuyển chứng từ.
Chứng từ:
- Hợp đồng mua hàng, hóa đơn mua hàng - Uỷ nhiệm chi
- Giấy báo nợ
- Yêu cầu xuất NVL - Thẻ kho
Luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào số lượng tiêu thụ kỳ trước, giám đốc ước tính số lượng sản phẩm cần sản xuất kỳ này và yêu cầu bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp mới hoặc liên hệ với nhà cung cấp cũ để yêu cầu gửi báo giá về nguyên vật liệu cần mua, bảng báo giá được giám đốc duyệt giá, sau khi đã duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành làm hợp đồng mua hàng trình lên giám đốc xem, ký duyệt. Tuy nhiên với những đơn đặt hàng lớn, Ban giám đốc trực tiếp đàm phán và ký kết hợp đồng theo thỏa thuận giữa hai bên.
Quá trình mua nguyên vật liệu sẽ được thực hiện theo các điều khoản trong hợp đồng và nếu hàng mua ở nước ngồi thì bộ phận xuất nhập khẩu sẽ lo các thủ tục theo quy định và làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài cho đến khi hàng được chuyển đến tại kho theo yêu cầu (khi hàng về đến cảng đã có nhân viên kiểm định chất lượng của cơng ty kiểm nhận hàng). Thủ quỹ căn cứ vào hợp đồng đã được ký duyệt chi tiền cho các hoạt động trả trước hay mở L/C. Cuối tháng, thủ quỹ lấy sổ phụ ngân hàng và các chứng từ chi tiền (ủy nhiệm chi, giấy báo nợ) chuyển về nhà máy để kế toán ghi nhận vào phần mềm và lưu.
Sau khi nguyên vật liệu được chuyển về kho ở nhà máy, thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số lượng nhập vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho chuyển thẻ kho cho kế toán ở nhà máy nhập vào phần mềm. Kế toán nhà máy dựa vào thẻ kho cùng các chứng từ như: hợp đồng mua hàng, hóa đơn để tiến hành đối chiếu, ghi nhận vào phần mềm.
Quản đốc nhà máy quản lý công tác sản xuất, đảm bảo lượng hàng cần theo yêu cầu của giám đốc. Khi cần nguyên vật liệu để sản xuất, quản đốc nhà máy sẽ lập và ký vào