2.2 Thực trạng về công tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
2.2.3.1 Tập hợp chi phí sản xuất
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Nội dung
Do cơng ty chủ yếu chun về gia cơng đóng gói nên chi phí ngun vật liệu trực tiếp cũng chính là bột ngọt, phụ gia thực phẩm bột ngọt, ngồi ra cịn có các chi phí khác như: bao bì, túi bột ngọt, thùng Carton, bao tay,… .Sử dụng trực tiếp vào quy trình GCĐG sản phẩm.
37
Chứng từ và luân chuyển chứng từ.
Chứng từ:
- Hợp đồng mua hàng, hóa đơn mua hàng - Uỷ nhiệm chi
- Giấy báo nợ
- Yêu cầu xuất NVL - Thẻ kho
Luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào số lượng tiêu thụ kỳ trước, giám đốc ước tính số lượng sản phẩm cần sản xuất kỳ này và yêu cầu bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp mới hoặc liên hệ với nhà cung cấp cũ để yêu cầu gửi báo giá về nguyên vật liệu cần mua, bảng báo giá được giám đốc duyệt giá, sau khi đã duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành làm hợp đồng mua hàng trình lên giám đốc xem, ký duyệt. Tuy nhiên với những đơn đặt hàng lớn, Ban giám đốc trực tiếp đàm phán và ký kết hợp đồng theo thỏa thuận giữa hai bên.
Quá trình mua nguyên vật liệu sẽ được thực hiện theo các điều khoản trong hợp đồng và nếu hàng mua ở nước ngồi thì bộ phận xuất nhập khẩu sẽ lo các thủ tục theo quy định và làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài cho đến khi hàng được chuyển đến tại kho theo yêu cầu (khi hàng về đến cảng đã có nhân viên kiểm định chất lượng của cơng ty kiểm nhận hàng). Thủ quỹ căn cứ vào hợp đồng đã được ký duyệt chi tiền cho các hoạt động trả trước hay mở L/C. Cuối tháng, thủ quỹ lấy sổ phụ ngân hàng và các chứng từ chi tiền (ủy nhiệm chi, giấy báo nợ) chuyển về nhà máy để kế toán ghi nhận vào phần mềm và lưu.
Sau khi nguyên vật liệu được chuyển về kho ở nhà máy, thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số lượng nhập vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho chuyển thẻ kho cho kế toán ở nhà máy nhập vào phần mềm. Kế toán nhà máy dựa vào thẻ kho cùng các chứng từ như: hợp đồng mua hàng, hóa đơn để tiến hành đối chiếu, ghi nhận vào phần mềm.
Quản đốc nhà máy quản lý công tác sản xuất, đảm bảo lượng hàng cần theo yêu cầu của giám đốc. Khi cần nguyên vật liệu để sản xuất, quản đốc nhà máy sẽ lập và ký vào phiếu yêu cầu xuất NVL (hai liên) giao cho thủ kho. Thủ kho nhận phiếu yêu cầu xuất NVL có chữ ký của quản đốc, cho xuất hàng và ký nhận vào hai liên, lưu lại một liên,
38
một liên giao cho người nhận hàng (sẽ giao lại cho quản đốc phân xưởng). Đồng thời, thủ kho cũng ghi nhận nghiệp vụ xuất kho vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho giao cho kế toán nhà máy thẻ kho và phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu để kế toán nhà máy tiến hành đối chiếu, nhập vào phần mềm, ghi nhận chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh.
Đối với những lô hàng nhập khẩu (trực tiếp) thì việc tính đơn giá nhập là sự tổng hợp từ các chứng từ: hợp đồng mua hàng, ủy nhiệm chi, phiếu thu phí dịch vụ (khi ký quỹ mở L/C), giấy báo nợ (khi ký quỹ L/C, khi mua ngoại tệ để thanh tốn cho nhà cung cấp nước ngồi) để xác định số ngoại tệ phải chi trả, tỉ giá thanh toán theo từng thời điểm trong suốt quá trình nhập hàng, ngồi ra cịn có bộ chứng từ nhập hàng do nhà cung cấp lập.
Tài khoản sử dụng.
Kế toán sử dụng tài khoản 621 – Chi phí NVL trực tiếp để phản ánh chi phí NVL trực tiếp là bột ngọt.
Sổ.
Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu
Sổ chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Thẻ kho
Sổ Nhật ký chung
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.
Số dư đầu tháng 12/2013 của các tài khoản liên quan đến tính giá thành như sau: TK 152 có số dư Nợ 430,200,224
TK 154 khơng có số dư
TK 155 có số dư Nợ 179,616,814
Một số nghiệp vụ liên quan đến cơng tác tính giá thành tháng 12/2013 như sau:
Mua hàng nhập kho:
Từ hợp đồng chính tắc đã ký từ trước với nhà cung cấp về việc mua thùng Carton, cuối tháng 11 doanh nghiệp tiến hành ký thêm phụ lục hợp đồng để mua thùng Carton cho công tác sản xuất vào tháng 12. Phụ lục hợp đồng được giao cho kế toán lưu.
Ngày 09/12/2013 hàng về đến kho, nhân viên giao hàng đưa phiếu giao hàng hai liên cho thủ kho, thủ kho ký vào phiếu giao hàng và giữ lại một liên, liên kia trả cho nhân
39
viên giao hàng. Thủ kho kiểm nhận hàng, nếu thùng không bị hư, rách hay bị thiếu, mất thì cho nhập kho, ghi số lượng nhập vào thẻ kho. Nhân viên giao hàng mang hóa đơn giao kế toán nhà máy, kế tốn nhà máy photo hóa đơn giao cho thủ quỹ để giao dịch thanh toán với nhà cung cấp, bản gốc lưu.
Tóm lại, ở nghiệp vụ này kế tốn nhà máy lưu: phụ lục hợp đồng, hóa đơn. Thủ kho lưu phiếu giao hàng và ghi thẻ kho. Cuối tháng (31/12/2013), thủ kho giao thẻ kho, phiếu giao hàng (bản photo) để kế tốn nhà máy đối chiếu với hóa đơn hợp đồng. Kế toán nhà máy căn cứ vào phiếu chi hạch toán vào phần mềm, phần mềm sẽ tự cập nhật vào sổ Nhật ký chung, sổ Chi tiết vật liệu thùng Carton:
Nợ TK 1522 – chi tiết thùng Carton 10,296,000
Nợ TK 133 1,029,600
Có TK 331 11,325,600
Dựa trên hóa đơn mua hàng, kế toán nhà máy sẽ nhập dữ liệu vào máy theo màn hình nhập liệu (hình 2.1) Sau khi nhập xong, ta nhấn “Kết thúc” chứng từ và hoàn thiện việc nhập dữ liệu.
40
Phần mềm sẽ cập nhật số phát sinh vào sổ Chi tiết vật liệu và sổ Nhật ký chung (xem Phụ lục 4, 5).
Xuất kho sản xuất:
Ngày 11/12/2013, quản đốc lập phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu thùng Carton, xuất 70 thùng để đóng thùng cho lượng bột ngọt đã đóng gói. Quản đốc giao phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu có chữ ký của mình cho người nhận hàng, người nhận hàng mang phiếu này giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu, xuất kho giao hàng. Sau khi giao hàng, thủ kho ghi nhận nghiệp vụ xuất vào thẻ kho. Cuối tháng (31/12/2013), kế toán nhà máy căn cứ vào thẻ kho và các phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu từ thủ kho (có chữ ký của quản đốc), tiến hành nhập tổng hợp các nghiệp vụ xuất kho xem trong tháng số lượng xuất tổng cộng là bao nhiêu, sau đó tính ra giá xuất để nhập một lần vào phần mềm.
Giá trị xuất vật liệu thùng Carton được tính dựa vào thẻ kho (để xem thứ tự ngày nhập), dựa vào phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu (đối chiếu với thẻ kho để xác định số lượng xuất) và sổ chi tiết vật liệu thùng Carton (xem đơn giá) để tính giá xuất. Tổng cộng tháng 12/2013, số lượng thùng Carton được sử dụng là 2,090 cái. Do giá của thùng Carton khi mua về có cùng một đơn giá nên kế tốn nhà máy tính giá xuất kho:
Tồn đầu kỳ: 1,124 cái; TT: 11,689,600 đ; Đơn giá: 10,400 đ Nhập trong kỳ: 990 cái; TT: 10,296,000 đ; Đơn giá: 10,400 đ Trị giá xuất kho: 1,124 x 10,400 + 966 x 10,400 = 21,736,000 đ
Kế toán nhà máy dựa vào phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu (xem Phụ lục 6). Kế toán nhà máy hạch toán vào phần mềm, phần mềm tự xử lý:
Nợ TK 621 21,736,000
41
Với phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu, kế toán nhà máy sẽ nhập dữ liệu theo như phiếu yêu cầu (hình 2.2).
Hình 2.2: Phiếu xuất kho
Khi vào bảng nhập chứng từ phát sinh, chọn F4-Thêm chứng từ để nhập liệu. Sau khi nhập xong, chọn Kết thúc để lưu chứng từ này.
Kết thúc quá trình trên, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ Nhật ký chung (xem Phụ lục 7), sổ Chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, sổ Chi tiết nguyên vật liệu (xem Phụ lục 8).
Muốn xem, in sổ sách chứng từ, báo cáo: Từ giao diện chính của phần mềm click phải chọn “Xem và in các chứng từ, sổ sách, báo cáo”, sau đó tiếp tục chọn những mục ta muốn xem hoặc in. Ví dụ đối với mục chứng từ bao gồm các biểu mẫu: in các phiếu thu tiền mặt, in các phiếu nhập kho, in các phiếu xuất kho,…, sau đó ta nhập những thơng tin cần thiết: chọn lập theo tháng hay theo ngày, từ tháng mấy đến tháng mấy, rồi chọn nút “Xem và in” cho ta xem chứng từ muốn xem trước khi in (Hình 2.3).
42
Hình 2.3: Các chứng từ, sổ sách, báo cáo b. Chi phí nhân cơng trực tiếp b. Chi phí nhân cơng trực tiếp
Chi phí nhân cơng trực tiếp là chi phí về sử dụng lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm. Gồm lương phải trả lao động trực tiếp và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn trên tiền lương phải trả lao động trực tiếp (phần mà người lao động phải chịu).
Chứng từ và luân chuyển chứng từ.
Chứng từ:
- Bảng chấm công, bảng thanh tốn tiền lương - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương,…
Luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, bảo vệ ở nhà máy theo dõi công nhật của công nhân sản xuất và nhân viên các bộ phận khác ở phân xưởng, cuối tháng tổng hợp ghi nhận vào bảng chấm công theo mẫu do kế toán đưa xuống. Nếu nhân viên nào tăng ca thì sẽ ghi nhận ngay trong bảng chấm công.
Cuối tháng, bộ phận nhân sự lập bảng thanh toán tiền lương từ bảng chấm cơng đồng thời tính các khoản trích theo lương lập ra bảng kê trích nộp các khoản theo lương, sau đó đưa lên kế tốn nhà máy. Căn cứ vào bảng thanh tốn tiền lương, bảng kê trích
43
nộp các khoản theo lương, kế tốn nhà máy đối chiếu với bảng chấm cơng, nếu phù hợp sẽ đưa lên kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, lưu lại bản gốc, đưa lại cho bộ phận nhân sự tài chính lưu một bản (photo) và ghi nhận vào phần mềm khoản mục chi phí nhân cơng trực tiếp phát sinh trong tháng (chỉ ghi nhận vào khoản mục này phần của công nhân trực tiếp sản xuất).
Tài khoản sử dụng.
Kế toán nhà máy sử dụng tài khoản 622 – Chi phí nhân cơng trực tiếp được sử dụng để phản ánh chi phí nhân cơng trực tiếp sản xuất tại nhà máy.
Sổ.
Sổ chi tiết tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp Sổ nhật ký chung
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.
Cuối tháng (31/12/2013), bảo vệ giao bảng chấm công cho bộ phận nhân sự lập bảng thanh tốn tiền lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Bộ phận nhân sự giao bản gốc của Bảng thanh tốn tiền lương, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội cho kế toán nhà máy sau khi đã có ký duyệt từ giám đốc.
Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2013 (xem Phụ lục 9).
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương tháng 12/2013 (xem Phụ lục 10).
Kế toán nhà máy lưu các chứng từ (các chứng từ này phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và giám đốc) và dùng chứng từ này để hạch tốn chi phí lương vào phần mềm, phần mềm tự xử lý: Nợ TK 622 19,053,098 Có TK 3341 19,053,098 Nợ TK 622 4,382,213 Nợ TK 3341 1,810,044 Có TK 338 6,192,257
Trong đó, bảo hiểm xã hội trích 24%, bảo hiểm y tế trích 4,5%, bảo hiểm thất nghiệp trích 2%, kinh phí cơng đồn trích 2% trên lương cơ bản và phụ cấp để hạch toán
44
vào chi phí. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ Chi tiết tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp, sổ Nhật ký chung (xem Phụ lục 11, 12).
c. Chi phí sản xuất chung
Nội dung
Chi phí sản xuất chung tại nhà máy bao gồm lương nhân viên không tham gia trực tiếp vào sản xuất sản phẩm, chi phí sử dụng cơng cụ dụng cụ, chi phí khấu hao các loại tài sản cố định và các chi phí bằng tiền khác.
Chứng từ và luân chuyển chứng từ.
Chứng từ:
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - Thẻ kho
- Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Phiếu chi
- Giấy báo tiền điện,…
Luân chuyển chứng từ
Lương:
Ở phân xưởng, ngồi lương của cơng nhân trực tiếp sản xuất, lương của các bộ phận khác đều được hạch toán vào chi phí sản xuất chung (6271). Cuối tháng, kế toán nhà máy cũng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương để ghi nhận vào phần mềm phần chi phí sản xuất chung phát sinh.
Công cụ, dụng cụ:
Quy trình mua và xuất dùng cơng cụ, dụng cụ tương tự như đối với nguyên vật liệu, tuy nhiên cũng có một số điểm khác biệt trong cách hạch tốn và ln chuyển chứng từ.
Khi xuất cơng cụ dụng cụ để sử dụng, thủ kho cũng ghi nhận nghiệp vụ xuất vào thẻ kho, kế toán nhà máy sau khi nhận được thẻ kho sẽ tùy vào giá trị công cụ dụng cụ xuất dung lớn hay nhỏ mà ghi nhận vào phần mềm phần chi phí trả trước rồi phân bổ dần hay hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất chung (6273). Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn, kế tốn nhà máy phải ghi nhận vào chi phí trả trước rồi phân bổ dần.
45
Trong trường hợp này, phần mềm sẽ tự động thực hiện bút toán phân bổ (theo các đăng kí trước của kế toán lúc nhập nghiệp vụ vào phần mềm), và đơi khi, kế tốn nhà máy cũng phải kiểm tra lại giá trị phân bổ mà phần mềm thực hiện.
Khấu hao:
Đây là bút tốn tự động, phần mềm tự tính và phân bổ khấu hao định kỳ theo các thơng số mà kế tốn nhà máy nhập vào phần mềm lúc mua tài sản. Đồng thời, kế toán ở nhà máy cũng kiểm tra lại bằng cách căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (do chính kế tốn ở nhà máy lập, trình lên kế toán trưởng ký duyệt) để đối chiếu với số liệu trên phần mềm. Kế toán nhà máy tập hợp chi phí vào tài khoản chi phí khấu hao TSCĐ (6274).
Khác:
Các chi phí khác (ngồi chi phí lương, cơng cụ dụng cụ, khấu hao) như tiền điện, sửa chữa TSCĐ,… cũng được kế toán nhà máy tập hợp ghi nhận vào phần mềm khoản mục (6278).
Đối với tiền điện, kế toán nhà máy căn cứ vào phiếu chi và giấy báo tiền điện tháng để ghi nhận vào phần mềm, hóa đơn tháng sau về sẽ lưu lại.
Tài khoản sử dụng.
Kế toán nhà máy sử dụng tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung để tập hợp chi phí sản xuất chung, kế tốn nhà máy cũng mở các tài khoản cấp chi tiết cho từng đối tượng, lương nhân viên không trực tiếp sản xuất được hạch toán vào tài khoản (6271), dụng cụ công cụ sản xuất được tập hợp trên tài khoản (6273), khấu hao các máy móc thiết bị dùng cho sản xuất được theo dõi trên tài khoản (6274), (6278) dùng để ghi nhận các khoản chi phí bằng tiền khác.
Sổ.
Sổ Nhật ký chung
Sổ Chi tiết tài khoản chi phí sản xuất chung Sổ Cái tài khoản chi phí sản xuất chung Sổ theo dõi tài sản cố định
46
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại cơng ty. Tính lương nhân viên phân xưởng:
Cũng giống như đã trình bày ở phần chi phí nhân cơng trực tiếp, bộ phận nhân sự giao bản gốc của bảng thanh toán tiền lương và bảng kê tríchnộp các khoản theo lương cho kế toán nhà máy.
Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2013 (xem Phụ lục 13).
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương tháng 12/2013 (xem Phụ lục 14).
Kế toán nhà máy dựa vào bảng thanh toán tiền lương và bảng kê trích nộp các