b) Quyền hạn và nghĩa vụ của ngƣời giao nhận
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
2.1.3.2. Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận trong công ty: a) Giám đốc: a) Giám đốc:
Giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm chung, quyết định toàn bộ các hoạt động trong công ty, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và công ty.
- Xây dựng các chiến lƣợc, kế hoạch kinh doanh cho công ty. - Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên làm việc. - Tổ chức công tác đối nội, đối ngoại của cơng ty.
b) Phó Giám đốc:
- Tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về kết quả hoạt động.
Giám đốc Phó giám đốc Bộ phận giao nhận Phịng hành chính Phịng kế tốn Phịng Marketing Phịng kinh doanh Phịng xuất nhập khẩu Bộ phận chứng từ
- Đƣợc phép ký các hợp đồng và quyết định các khoản chi tiêu theo thẩm quyền và mức đƣợc Giám đốc phân công hoặc ủy quyền.
- Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự, tiền lƣơng của các bộ phận do mình phụ trách để Giám đốc ký quyết định.
c) Phòng kinh doanh:
- Dự toán, xây dựng và tổng hợp các kế hoạch kinh doanh.
- Soạn thảo văn bản, hợp đồng kinh tế, thanh lý, quyết toán hợp đồng.
- Thƣờng xuyên liên hệ với khách hàng, thiết lập và cập nhật các dữ liệu về khách hàng, ghi nhận, thu thập dữ kiện để giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
- Quản lý hồ sơ về giá cả, thông tin khách hàng, lịch tàu, lịch bay, báo giá cho khách hàng, hƣớng dẫn và tƣ vấn cho khách hàng các vấn đề có liên quan đến thủ tục gửi và nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
d) Phịng marketing:
- Nghiên cứu và tìm hiểu thị trƣờng xuất nhập khẩu trong nƣớc và ngồi nƣớc. - Tìm hiểu các sản phẩm tiềm năng của mỗi tỉnh thành trong cả nƣớc và mỗi khu vực trên thế giới để đƣa ra những kế hoạch nhằm tăng khả năng cạnh tranh, đem lại lợi nhuận cao cho cơng ty.
e) Phịng kế toán:
- Thực hiện nghiệp vụ kế toán theo pháp chế thống kê kế toán của nhà nƣớc. - Theo dõi, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính tháng, q, năm. - Xây dựng các kế hoạch tài chính, kế hoạch vay vốn, thay mặt giám đốc giám định với ngân hàng về mặt tài chính.
- Xây dựng và tổ chức bộ máy kế toán cũng nhƣ kế hoạch báo cáo định kỳ.
f) Phịng hành chính:
- Tổ chức quản lý nhân sự tồn cơng ty, khen thƣởng và đề bạt, thay đổi nhân sự ở các bộ phận phòng ban.
- Xây dựng bảng chấm công và phƣơng pháp trả lƣơng, tổ chức đào tạo, huấn luyện, tuyển chọn nhân sự cho công ty.
- Thực hiện việc lắp đặt các trang thiết bị thông tin, mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm, lập hồ sơ quản lý tài sản của công ty để tránh thất thốt.
g) Phịng xuất nhập khẩu
Bộ phận chứng từ:
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi, quản lý, lƣu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao, thƣờng xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Bộ phận giao nhận:
Bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng.
2.1.3.3. Nguồn nhân lực của công ty:
Số lƣợng nhân viên: 16 ngƣời.
Nhân sự của cơng ty có trình độ cao đẳng, đại học, giỏichun mơn và có kinh nghiệm cơng tác. Các nhân viên luôn cầu tiến và không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chun mơn.
Bảng 2.1: Tổng hợp nhân sự của công ty
Đơn vị tính: người
Phịng ban Số lƣợng Trình độ
1. Phịng Giám đốc 01 Đại học 2. Phịng Phó Giám đốc 01 Đại học 3. Phòng kinh doanh 03 Đại học, Cao đẳng 4. Phòng marketing 02 Đại học, Cao đẳng 5. Phịng kế tốn 01 Đại học 6. Phịng hành chính 02 Đại học, Cao đẳng 7. Phòng xuất nhập khẩu
+Bộ phận chứng từ 02 Đại học, Cao đẳng +Bộ phận giao nhận 04 Đại học, Cao đẳng
Tổng cộng: 16
Nguồn: Phịng hành chính