( Nguồn: THS Nguyễn Văn Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản Trị Nhân Lực, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội 2004)
Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
-Đây là bước nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay khơng.
- Q trình phỏng vấnở bước này nếu phát hiện ra những cá nhân khơng có khả năng phù hợp với công việc cần tuyển thì phải loại bỏ ngay, tuy nhiên để ra được quyết định này thì các tiêu chuẩn phải được xây dựng một cách kỹ lưỡng. Lưuý không nên dùng các yếu tố giới tính, tuổi, chủng tộc, tơn giáo, dân tộc và các khuyết tật bẩm sinh đểloại bỏnhững người nộp đơn xin việc. Những lí do chínhđểloại bỏ ứng viênở bước này là họ chưa đáp ứng các yêu cầu về giáo dục, đào tạo kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc cũng như khơng có các kỹ năng như đã thông báo, làm trái nghề, không đủ các văn bằng, chứng chỉ, nhận thức nghềnghiệp chưa đạt yêu cầu,….
- Đơn xin việc là nội dung quan trọng trong quá trình tuyển chọn, đơn xin việc thường được các tổchức thiết kếtheo mẫu, người xin việc có trách nhiệm điền vào đó. Các mẫu đơn xin việc được thiết kếmột cách khoa học, hợp lý có thể được coi như là một công cụquan trọng đểtuyển chọn một cách chính xácngười xin việc. Vì thơng qua đơn xin việc sẽgiúp cho tổchức biết được một phần nào vềcác hành vi hoạt động trong quá khứ cũng như các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, các kì vọng, ước muốn của người xin việc. Khi thiết kếmẫu đơn xin việc, ta cần cân nhắc kỹ lưỡng các thơng tin cần phải có, nội dung các thông tin cần thu thập phải đảm bảo được tính tồn diện, tính chính xác và làm sao cho người xin việc trảlời được đúng các yêu cầu đềra.
- Mẫu đơn xin việc mặc dù có nhiều ưu điểm song cũngkhông tránh khỏi những hạn chế nhất định. Đơn xin việc là một thủtục khách quan nó khơng thể thay thế cho việc gặp gỡ trực tiếp giữa người xin việc với người đại diện công ty, mặt khác đơn xin việc chỉ hỏi được một sốhạn chếvấn đềdo vậy nó mất đi tính đa dạng và phong phú của q trình làm việc, họkhơng thểlí giải được những vấn đềmà họ đã làm trong q khứ. Trong đơn xin việc chỉnói tốt vềmình, những mặc ưu điểm của bản thân họ.
Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn
- Mục đích của bước này là giúp nhà tuyển dụng có thểkiểm tra và nắm bắt được các yếu tố tâm lí, khả năng đặc biệt khác của ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác khơng cho ta biết một cách chính xác và đầy đủ. Muốn có được kết quảchính xác thì người xây dựng các bài trắc nghiệm cần phải am hiểu về cơng việc đó, hoặc đã nghiên cứu kĩ về công việc nhất là bản yêu cầu công việc, bản miêu tảcông việc đối với người thực hiện.
- Hiện nay trong thực tế có rất nhiều loại trắc nghiệm do đó việc lựa chọn sử dụng loại trắc nghiệm nào là một vấn đề khó khăn. Để đánh giá các khía cạnh của các ứng viên người ta thường sử dụng các bài trắc nghiệm bằng chính cơng việc mà sau này các ứng viên phải làm hoặc là bài trắc nghiệm mẫu. Trong trắc nghiệm nhân sự được chia thành các loại: trắc nghiệm thành tích, trắc nghiệm năng khiếu và khả năng, trắc nghiệm về tính cách và sở thích, trắc nghiệm về tính trung thực,…Vì vậy người tuyển dụng nên chọn phương pháp trắc nghiệm phù hợp để đạt được kết quảcao.
- Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời giữa những người tuyển chọn với người xin việc. Đâylà một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phương pháp phỏng vấn trong tuyển chọn giúp khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm bắt được hoặc các loại văn bản chứng chỉkhông nêu hết được.
- Mục tiêu của phỏng vấn tuyển chọn:
+ Giúp thu thập các thông tin về người xin việc có thể đầy đủ và rõ ràng hơn.
+ Qua phỏng vấn giúp cho các nhà tuyển chọn giới thiệu về cơng ty của mình, làm cho người xin việc hiểu rõ được những mặt mạnh ưu thế của cơng ty và đây là hình thức quảng cáo tốt nhất.
+ Để cung cấp các thông tin về tổ chức cho người xin việc, trong khi phỏng vấn nên giải thích cho các ứng viên thấy rõ vềtình hình cơng ty như: Mục tiêu của cơng ty, cơ cấu bộ máy quản lí, chính sách nhân sự, cơ hội thăng tiến,…
- Các loại phỏng vấn: Hiện nay người ta áp dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thông tin như: Phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn theo tình huống, phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn căng thẳng, phỏng vấn hội đồng…
-Đểcuộc phỏng vấn đạt hiệu quảcao cần lưuý một sốvấn đềsau:
+ Khâu tổ chức phải chu đáo như: chuẩn bị phòng phỏng vấn, các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến các vị trí dự tuyển của các ứng viên, các thiết bị phục vụcho phỏng vấn.
+ Cần tạo dựng duy trì mối quan hệ tôn trọng lẫn nhau trong suốt cuộc phỏng vấn.
+ Trong quá trình phỏng vấn các nhà tuyển dụng cần ghi lại những thơng tin chính trong quá trình trảlời củaứng viên.
+ Kết thúc phỏng vấn phải đánh giá qua các ứng viên theo bảng điểm: năng lực, động cơ, kinh nghiệm, kĩ năng hợp tác,…Nên có thời gian thư giãn khi phỏng vấn người tiếp theo.
Để đảm bảo cho các ứng viên có sức làm việc lâu dài trong tổ chức và tránh những địi hỏi khơng chính đáng của người được tuyển về đảm bảo sức khỏe thì bước quan trọng tiếp theo là phải tiến hành khám sức khỏe và đánh giá thểlực củaứng viên. Bước này do các chuyên gia về y tế đảm nhận. Phòng nhân lực cần cung cấp những tiêu chuẩn vềthểlực cho các vị trí việc làm đểcác chuyên gia y tếdựa vào đó đánh giá một cách chính xác tránh các hiện tượng hình thức qua loa.
Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Để đảm bảo sựthống nhất từhội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì phải có sự phỏng vấn trực tiếp của người phụ trách để đánh giá một cách cụ thể hơn các ứng viên. Nó giúp ta khắc phục được sự đồng nhất giữa bộphận tuyển chọn và nơi sửdụng lao động. Giúp kiểm tra trình độchuyên mơn sâu củaứng viên. Nâng cao vai trị và trách nhiệm của người lãnh đạo trực tiếp, đồng thời xây dựng mối quan hệgiữaứng viên và người lãnhđạo.
Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn
Để xác định độ tin cậy trong các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn tổ chức phải thực hiện bước thẩm tra lại xem mức độchính xác của các thơng tin. Có nhiều cách đểkiểm tra các thông tin như trao đổi với các tổchức cũ mà người lao động đã làm việc, đã khai trong đơn xin việc hoặc là nơi đã cấp trong các văn bằng chứng chỉ,…Các thông tin thẩm tra lại là những căn cứ chính xác đểcác nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng.
Tham quan cơng việc
Những người xin việc ln có kì vọng vềsựthỏa mãn cơng việc do đó nếu tạo ra sựthất vọng đối với cơng việc do khơng có đầy đủcác thơng tin thì sẽgây ra rất nhiều bất lợi cho ngươi mới đến nhận cơng việc. Do đó để tạo điều kiện chongười xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho các ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ công việc mà sau khi tuyển dụng họ sẽ phải làm. Điều này giúp người lao động biết được một cách khá chi tiết vềcông việc như: Mức độ phức tạp của cơng việc, tình hình thu nhập, sự thỏa mãn đối với cơng việc. Qua đó người tham gia dựtuyển sẽnắm được những gì họphải thực hiện trong tương lai đểkhỏi phải ngỡngàng khi gặp những điều không phù hợp với suy nghĩ của họ.
Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên và các thông tin tuyển dụng đãđược đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra thì hội đồng tuyển chọn sẽra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì người sử dụng lao động và người lao động cần tiến hành kí kết HĐLĐ hoặc thỏa ước lao động. Những cơ sở pháp lí của HĐLĐ mà Bộ Luật Lao Động ban hành. Trong HĐLĐ cần chú ý các điêu khoản sau: Thời gian thửviệc, tiền công, thời gian làm thêm giờ, các loại BHXH phải đóng cho người lao động…
1.1.2.3. Tập sự (định hướng) cho nhân viên mới tuyển vào tổ chức
- Tập sự (định hướng) là một chương trình thiết kế nhằm giúp người lao động mới làm quen với những chuẩn mực, giá trị văn hóa, thủ tục tổchức, hiểu được cách thức hoạt động cũng như chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp để họcó thểthực hiện cơng việc một cách có hiệu quảcao nhất.
- Một chương trình hoạt động tập sự được tiến hành sẽ tạo điều kiện giúp người lao động mới giảm sự căng thẳng và lo âu, làm quen nhanh với tổchức và cơng việc, giảm những sai sót khơng đáng có, góp phần lơi cuốn người lao động thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, tạo ra sự đồng lòng tự nguyện giữa người lao động và doanh nghiệp và quan trọng là giảm tỷlệbỏviệc bất ngờsau một thời gian ngắn,…
-Một chương trìnhđịnh hướng nên bao gồm các thông tin về:
+ Những công việc mà người lao động cần thực hiện hằng ngày và cách thức thực hiện các cơng việc đó.
+ Thời gian làm việc, thời giờnghỉ ngơi do tổchức quy định.
+ Chế độtiền lương, chính sách tiền thưởng phụcấp và quy chế phương án trả lương và thưởng của tổchức.
+ Các chế độphúc lợi, dịch vụtổchức.
+ Nội quy quy định về lao động và an toàn lao động. Những nguyên tắc cơ bản mà người lao động cần phải tuân thủtheo khi làm việc trong tổchức. + Các phương tiện phục vụsinh hoạt, an tồn y tế.
+ Cơ cấu tổchức của cơng ty, các chức năng nhiệm vụvà quyền hạn của các phịng ban cơng ty.
+ Mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp quá trình sản xuất các sản phẩm và dịch vụ đó.
+ Lịch sửvà truyền thống của doanh nghiệp.
1.1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nguồn nhân lực1.1.3.1. Nhóm nhân tố bên ngồi doanh nghiệp 1.1.3.1. Nhóm nhân tố bên ngồi doanh nghiệp
Quan hệ cung cầu lao động trên thị trường
Việc đưa ra các chính sách và phương pháp tuyển dụng phụthuộc rất nhiều vào quan hệcung cầu lao động trên thị trường lao động. Nếu loại lao động mà tổchức cần tuyển mộ dư thừa trên thị trường thì việc quảng cáo tuyển mộ cho dù là dưới bất kỳ hình thức nào cũng có thể mang lại hiệu quả mong đợi. Ngược lại khi loại lao động đó khan hiếm, dù tổ chức có mở chiến dịch quảng cáo rầm rộ song số ứng viên nộp đơn vào làm việc tại công ty sẽrất hạn chế.
Yếu tố kinh tế - chính trị
Khi một quốc gia có tình hình chính trị ổn định nền kinh tế sẽ có điều kiện phát triển bền vững, thu nhập người lao động được cải thiện, do vậy đời sống của nhân dân ngày càng được nâng cao về cả vật chất lẩn tinh thần. Đồng thời trình độ dân trí của người dân sẽ được nâng cao. Nên khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng sẽcó nhiều ứng viên trìnhđộcao tham gia vàoứng tuyển. Sựcạnh tranh quyết liệt giữa những ứng viên giúp doanh nghiệp có sựlựa chọn phù hợp nhất.
Yếu tố Văn hóa – Xã hội
Nếu yếu tố này phát triển nó sẽ giúp phẩm chất và ý thức con người được nâng cao. Vì thế sẽ nâng cao chất lượng của các ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng. Điều này sẽ ảnh hưởng tới chính sách và mục tiêu của cơng tác tuyển dụng của doanh nghiệp, chúng phải phù hợp với sựphát triển xã hội.
Vị trí ngành nghề trong xã hội
Ởcác thời gian khác nhau thì quan niệm về nghề nghiệp, cơng việc khác nhau. Nếu các vị trí cơng việc cần tuyển dụng được xã hội quan tâm thì doanh nghiệp sẽthu hút được nhiều lao động hơn.
Nếu một cơ chế kinh tế mở, người lao động được tựdo di chuyển, cơ hội được tuyển mộ lao động của doanh nghiệp sẽdễ dàng hơn do thị trường lao động không chỉ bó hẹpởmột địa phương.
Mức độphát triển kinh tếcũng có tác động đến tuyển mộ. Tại địa phương nào đó có tốc độ phát triển kinh tế cao, các dòng di chuyển lao động cũng tập trung vào địa phương đó, điều này tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc tuyển mộ và ngược lại.
Môi trường cạnh tranh của doanh nghiệp
Đây là một cản trở lớn đối với tổchức trong quá trình tuyển dụng vì nó cản trở việc tuyển dụng những nhân viên giỏi của doanh nghiệp và chia sẽ thị trường tuyển mộ. Mặt khác sự cạnh tranh lao động của doanh nghiệp khác sẽ có thể gây nên tình trạng bỏviệc của nhân viên, đặc biệt là nhân viên giỏi của tổchức.
Sự phát triển của hệ thống giáo dục và đào tạo
Trong quá trình phát triển của hệ thống giáo dục và đào tạo. Một số ngành nghề mới sẽ được đưa vào đào tạo ở các cấp độ khác nhau. Điều đó sẽ tạo thuận lợi cho doanh nghiệpđang cần tuyển lao độngở những ngành nghềmới này.
Trình độ khoa học kỹ thuật
Hiện nay khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển. Vì vậy các thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất thay thế lao động chân tay ngày càng hiện đại và phát triển hơn. Chính vì vậy mà số lượng lao động phổ thông ngày càng giảm đi, thay vào đó chỉcần vài người có kỹ thuật điều hành hệ thống sản xuất, vận hành dây chuyền máy móc những vẫn cho năng suất hiệu quả và chất lượng cao. Nên nó ảnh hưởng đến tuyển nhân sựcủa tổchức, đòi hỏi phải tuyển người lao động có tay nghềcao.
1.1.3.2. Nhóm nhân tố bên trong doanh nghiệp
Các chính sách nhân sự
Nếu doanh nghiệp có chính sách nhân sự định hướng sử dụng và khuyến khích lao động đang làm việc trong doanh nghiệp thì nguồn tuyển mộchủ yếu tập trung vào nguồn bên trong doanh nghiệp. Trong trường hợp khơng tìm được nguồn bên trong doanh nghiệp hoặc sử dụng lao động bên trong doanh nghiệp hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ không cao, doanh nghiệp sẽ khai thác nguồn tuyển mộ bên ngồi. Ngược lại nếu chính sách nhân sự định hướng của doanh nghiệp chọn nhân sự tối ưu
cho từng vị trí thì nguồn tuyển mộsẽ được trải đều cho nguồn bên trong và bên ngồi tổchức.
Hình ảnh,uy tín của doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có uy tín vềchất lượng sản phẩm và vị thếcao trên thị trường sẽ có tác động rất lớn trong việc thu hút nhân lực, đặc biệt là nhân lực có trình độ cao. Ngược lại nếu hình ảnh của doanh nghiệp bị đánh giá thấp thì triển vọng thu hút ứng