Bảng 2.7: Bảng tổng hợp các vị trí cơng việc dùng để phân tích theo từng bộ phận phận
Đơn vị
Chức danh công việc
Lao động gián tiếp Lao động trực tiếp Ban giám đốc Tổng giám đốc Phó tổng
giám đốc Phịng tổ chức - hành chính Trƣởng, phó phịng Nhân viên Bảo vệ Lái xe Phịng kế hoạch – vật tƣ Trƣởng, phó phịng Nhân viên Phịng tài chính – kế tốn Kế tốn trƣởng Kế tốn viên
56 Đơn vị
Chức danh cơng việc
Lao động gián tiếp Lao động trực tiếp Phịng thị trƣờng Trƣởng, phó phịng Nhân viên Phịng kỹ thuật –an tồn Trƣởng, phó phịng Nhân viên Các đơn vị thành viên Giám đốc, phó giám đốc các đơn vị thành viên
Nhân viên Cơng nhân
hành chính) (Nguồn: Phịng tổ chức –
Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin
Hiện nay, để phục vụ cho PTCV, cán bộ phân tích có sử dụng các phƣơng pháp thu thập thơng tin nhƣ sau:
Một là : Phương pháp quan sát:
Đây là phƣơng pháp đƣợc sử dụng đối với các công nhân viên trực tiếp sản xuất.
Cán bộ phân tích sẽ căn cứ vào kết quả quan sát các cơng việc hàng ngày của các vị trí đó cũng nhƣ hệ thống máy móc, cơng cụ phục vụ cho công việc. Các mối quan hệ trong quá trình thực hiện cơng việc. Sau đó cán bộ nghiên cứu thống kê đồng thời kết hợp với việc trao đổi với trƣởng phòng các bộ phận liên quan, đƣa lên Ban lãnh đạo thông qua để xây dựng thành các văn bản cụ thể.
* Ưu điểm:
- Ngƣời thu thập thông tin khi sử dụng phƣơng pháp quan sát sẽ thu thập đƣợc những thông tin rất chi tiết và chỉ ra đầy đủ về mức độ thƣờng xun, tính phức tạp của cơng việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc…
- Phƣơng pháp quan sát cho phép ngƣời quan sát ghi lại đƣợc những thông tin theo các sự kiện thực tế, quan sát đƣợc tinh thần làm việc của ngƣời lao động.
57
* Nhược điểm:
- Phƣơng pháp quan sát đòi hỏi tốn nhiều thời gian để quan sát, ghi chép lại những thông tin về nhân viên.
- Kết quả quan sát bị ảnh hƣởng bởi yếu tố chủ quan của cả ngƣời quan sát và ngƣời bị quan sát.
- Phƣơng pháp quan sát chỉ áp dụng đƣợc với một số công việc, không áp dụng đƣợc đối với tất cả các loại cơng việc, khó quan sát đƣợc những tình huống cấp bách và ngẫu nhiên.
Hai là: Phươngpháp lập phiếu điều tra, câu hỏi
Cán bộ phân tích cơng việc thiết kế bản câu hỏi, phân phát bản câu hỏi tới những ngƣời lao động, hƣớng dẫn cách trả lời và yêu cầu họ trả lời một cách đầy đủ và chính xác. Đây là phƣơng pháp đƣợc áp dụng với lao động gián tiếp.
* Ưu điểm:
Theo phƣơng pháp này sẽ khơng mất nhiều chi phí và dễ thực hiện.
* Nhược điểm :
- Việc thiết kế các bản câu hỏi thì tốn nhiều thời gian và tốn kém
- Ngƣời thiết kế ra các bản câu hỏi không tiếp xúc trực tiếp với ngƣời lao động nên dễ gây ra tình trạng hiểu lầm các câu hỏi
Nhƣ vậy, Công ty mới chỉ sử dụng 2 phƣơng pháp để thu thập thơng tin. Do đó thơng tin thu thập có độ chính xác chƣa cao. Vì có một số thơng tin dùng quan sát hay thông qua lập phiếu điều tra, câu hỏi sẽ không thu thập đƣợc mà phải dùng nhiều phƣơng pháp khác kết hợp với nó nhƣ phỏng vấn, tự mô tả…sẽ cho phép ngƣời thu thập thơng tin có thể thu thập đƣợc sâu hơn và chi tiết hơn trong một số cơng việc.
Vì vậy, Cơng ty cần biết lựa chọn và kết hợp những phƣơng pháp thu thập thơng tin khác nhau để có đƣợc những thơng tin cần thiết phục vụ cho việc PTCV.
Bước 3: Thu thập thông tin
Các thông tin mà cán bộ nghiên cứu tại Công ty đang tiến hành thu thập khá đầy đủ, bao gồm: Các loại thông tin về chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu của công việc
58
đối với ngƣời thực hiện, thông tin về tiêu chuẩn thực hiện công việc, các mối quan hệ trong quá trình làm việc của vị trí đó và cả những thơng tin về điều kiện làm việc…
Bước 4: Sử dụng các thông tin thu thập được
- Cán bộ phân tích sau khi thu thập thơng tin sẽ tiến hành tập hợp thông tin và tổ chức tiến hành xây dựng các văn bản quy định chức năng nhiệm vụ cho các vị trí nghiên cứu. Thơng thƣờng, vị trí cơng việc nghiên cứu ở bộ phận nào sẽ do trƣởng bộ phận đó viết các văn bản mơ tả cơng việc, phiếu yêu cầu công việc, phiếu tiêu chuẩn công việc.
- Sau khi trƣởng bộ phận viết xong. Cán bộ nghiên cứu sẽ tập hợp đƣa về phòng TCHC, trƣởng phòng TCHCsẽ xem xét và phê duyệt các phiếu đó.
- Sau đó trƣởng phịng TCHCsẽ đƣa lên Giám đốc để Giám đốc phê duyệt. - Các phiếu mô tả công việc, phiếu yêu cầu công việc và phiếu tiêu chuẩn công việc đã đƣợc trƣởng phòng TCHC và Giám đốc ký duyệt sẽ đƣợc phòng TCHC photo ra thành 2 bản, một bản lƣu giữ ở phòng TCHC, một bản đƣa đến các bộ phận liên quan.
Sau đây là một ví dụ về phân tích cơng việc: Phân tích cơng việc cho chức danh cơng việc Trƣởng phịng kế hoạch vật tƣ của Công ty. Phƣơng pháp đƣợc sử dụng - để tiến hành thu thập thông tin là bản câu hỏi thực hiện công việc phụ lục ( 2.1 ). Mục đích: Nhằm xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm của cơng việc. Hoạt động phân tích cơng việc nhằm đƣa ra bản mô tả công việc (phụ lục 2.2), bản yêu cầu thực hiện công việc (phụ lục 2.3) và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (phụ lục 2.4)
2.4.1.2. Đánh giá tiến trình thực hiện PTCV
Trên đây là trình tự tiến hành cơng tác PTCV tại Cơng ty Cổ phần Trúc Thơn. Q trình thực hiện có đạt đƣợc một số ƣu điểm nhƣng vẫn cịn hạn chế, đƣợc biểu hiện qua đánh giá sau:
* Ƣu điểm:
59
mô tả công việc, phiếu tiêu chuẩn công việc và phiếu yêu cầu công việc.
- Các văn bản là kết quả của PTCV đã là công cụ cho hoạt động quản trị nhân sự của Công ty nhƣ: Là cơ sở để thực hiện hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự, sắp xếp bố trí nhân sự, đánh giá thực hiện cơng việc…
* Nhƣợc điểm:
- Việc thực hiện công tác PTCV tại Công ty đã đƣợc tiến hành nhƣng hạn chế trong việc sử dụng các phƣơng pháp để thu thập thơng tin. Do đó, các thơng tin thu thập đƣợc mang tính chính xác chƣa cao.
- Cán bộ phân tích thƣờng là trƣởng các bộ phận trực tiếp quản lý ngƣời lao động, họ là những ngƣời có kiến thức sâu sắc về chun mơn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc nhƣng lại khơng có chun mơn khơng thuộc lĩnh vự nhân sự, họ c khơng có hoặc rất hạn hẹp về kiến thức, kỹ năng phân tích cơng việc. Mặt khác, Cơng ty cũng chƣa có sự đầu tƣ cho việc đào tạo các kiến thức về quản trị nhân sự cho đội ngũ này.
- Cơng ty chƣa có tổ chun gia để đánh giá hoạt động PTCV của nhóm phân tích, nhằm kiểm tra độ tin cậy của các thơng tin mà nhóm phân tích đƣa ra.
2.4.2. Cơng tác kế hoạch hóa nguồn nhân sự tại cơng ty
Đây là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của Công ty và xây dựng kế hoạch lao động để đáp ứng mục tiêu đó.
Đây là cơng việc của phịng TCHC quản lý tình hình nhân sự nói chung của Cơng ty. Phịng TCHC có nhiệm vụ cố vấn cho ban lãnh đạo trong công tác tuyển chọn nhân sự, tuyển chọn cán bộ kịp thời vào những khâu thiếu hụt để ổn định tổ chức. Hàng năm, căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty sẽ đề ra các tiêu chuẩn cần thiết cho công tác tuyển dụng là: Chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ tin học sức khoẻ …Tuy nhiên, cơng tác kế hoạch hóa nguồn nhân sự tại , , công ty chƣa đƣợc thực hiện một cách triệt để, công ty chỉ thực hiện xác định cung cầu nhân lực trên cơ sở sau:
- Xác định cầu nhân lực:
60 cho phòng TCHC.
+ Nhu cầu lao động cần bổ sung trong năm tới chỉ căn cứ vào số lao động đã về hƣu trong năm tới và số lao động đã thôi việc trong năm hiện hành. Và căn cứ vào số lao động này phòng TCHC sẽ xác định số lao động thiếu hụt trong năm tiếp theo bằng cách tổng hợp nhu cầu lao động của các đơn vị và các phòng ban. Nhƣ vậy, phƣơng pháp xác định cầu nhân lực hiện tại của cơng ty cịn rất sơ sài vì cơng ty chƣa kết hợp giữa việc xác định cầu nhân lực với mục tiêu kế hoạch của năm tiếp theo cụ thể là khối lƣợng cần làm trong năm tới.
- Xác định cung nhân lực: Cung nhân lực của cơng ty cịn hạn hẹp, chủ yếu là con em cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Cân đối cung cầu lao động: Tại Công ty Cổ phần Trúc Thôn công việc cân đối cung cầu lao động khơng đƣợc thực hiện. Lý do là phịng TCHC xác định nhân lực trong thời gian tới một cách đơn lẻ, thiếu chặt chẽ, chƣa có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận chức năng khác trong công ty.
Bảng 2.8: Việc thực hiện kế hoạch hóa nguồn nhân lực tại cơng ty năm 2012
TT Các loại lao động
Lập kế hoạch Thực hiện kế hoạch Cầu LĐ Cung LĐ Cân đối cung cầu Quý I Quý II Quý III Quý IV
1 Nhân viên kinh doanh 3 > 3 3 2 1 0 1
2 Nhân viên kế toán 1 >1 1 1 0 0 0
3 Nhân viên hành chính 2 > 2 2 2 0 0 0
4 Nhân viên nhà bếp 2 > 2 2 2 0 1 0
5 Công nhân nghiền liệu 5 > 5 5 3 2 0 0
6 Công nhân sửa chữa 7 > 7 7 6 0 0 1
7 Công nhân ép sấy 11 >11 11 4 7 0 0
8 Cơng nhân lị nung 7 > 7 7 2 3 3 0
9 Công nhân tráng men 7 > 7 7 5 1 0 0
Tổng 45 > 45 45 27 14 4 2
hành chính) (Nguồn: Phịng tổ chức –
61
Nhìn vào bảng trên, ta thấy trong năm 2012 công ty cần tuyển thêm 45 lao động mới nhƣng trên thực tế công ty đã tiếp nhận thêm 47 lao động. Nguyên nhân chính là do trong q trình tuyển chọn có sự ƣu tiên con em cán bộ công nhân viên dẫn tới tiêu cực dù nhu cầu của công ty chƣa thực sự cần.
2.4.3. Tuyển dụng nhân sự
Về nguồn tuyển dụng:
- Công ty chƣa bao giờ đăng quảng cáo tuyển lao động trên các phƣơng tiện thơng tin đại chúng. Do đó, những ngƣời có nhu cầu tìm việc rất khó tiếp cận thơng tin về tuyển dụng của cơng ty. Điển hình trong những năm gần đây, số ngƣời tuyển dụng do họ tự tìm đến hoặc văn phịng dịch vụ giới thiệu khoảng 10 – 12%. Trong khi đó, số ngƣời tuyển dụng do CBCNV trong Cơng ty giới thiệu chiếm trên 70%. Có thể nói, tại Cơng ty nguồn tuyển dụng là từ ngƣời thân hoặc qua sự giới thiệu bảo lãnh của CBCNV trong cơng ty, hình thức tuyển dụng từ quảng cáo bên ngồi Cơng ty còn rất hạn chế.
- Ƣu điểm: Rất dễ nắm bắt đƣợc lý lịch của các ứng viên, dễ trao đổi, gần gũi. - Hạn chế: Làm cho một số ngƣời bên ngoài mất đi cơ hội xin việc, cịn Cơng ty cũng bỏ qua dịp để có thể tuyển chọn đƣợc ngƣời giỏi và làm cho quan hệ trong doanh nghiệp trở nên phức tạp có thể gây khó khăn trong quản lý điều hành...
Một số tiêu chuẩn tuyển dụng thường được Công ty áp dụng trong thời gian qua:
- Công ty đƣa ra một số tiên chuẩn tuyển dụng nhƣ: Trình độ học vấn và trình độ chun mơn, giới tính, sức khỏe, nơi thƣờng trú hấp nhận làm việc theo ca kíp, c , kinh nghiệm làm việc, ó c nhiệt tình và đam mê cơng việc, tính trung thực, ham học hỏi và cầu tiến,...
- Về cơ bản các tiêu chuẩn này đã áp dụng đƣợc yêu cầu của Công ty, tuy nhiên nhiều tiêu chuẩn cịn chƣa cụ thể cịn mang tính tổng quát áp dụng chung cho cả , lao động trực tiếp và gián tiếp.
Các bước tuyển dụng mà công ty đang áp dụng hiện nay:
62
nhân lực của các đơn vị và các phịng ban trong Cơng ty.
- Phịng TCHC thơng báo nhu cầu tuyển dụng tới các đơn vị trong Công ty. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày thông báo. Nơi tiếp nhận hồ sơ là phòng TCHC. Yêu cầu hồ sơ gồm có:
+ Đơn xin việc. + Bản sơ yếu lý lịch.
+ Các văn bằng chun mơn và chứng chỉ tốt nghiệp về trình độ + Bản sao hộ khẩu và chứng minh nhân dân
- Sau khi hết thời hạn tiếp nhận hồ sơ hòng TCHC lập hội đồng tuyển chọn. , p Hội đồng tuyển chọn bao gồm: trƣởng hoặc phó phịng hoặc giám đốc, phó giám đốc các đơn vị thành viên cần tuyển ngƣời và trƣởng phòng TCHC của Công ty. Phƣơng pháp tuyển chọn nhân lực của Công ty chủ yếu là phƣơng pháp quan sát, tức là hội đồng tuyển chọn chỉ nhìn vào bằng cấp chứng chỉ hồ sơ xin việc của các , ứng viên. Với kinh nghiệm của mình họ đƣa ra những quyết định tuyển chọn ứng viên theo họ cảm thấy phù hợp với công việc cần tuyển chọn.
- Sau khi đã tuyển chọn đƣợc ứng viên đủ tiêu chuẩn hội đồng tuyển dụng sẽ ra quyết định tuyển dụng. Quyết định tuyển dụng có nêu rõ: Chức vụ, nơi làm việc, lƣơng bổng, thời gian thử việc theo quy định (thƣờng là 1 tháng),... Khi đã có quyết định tuyển dụng, ứng viên tiến hành thử việc và đƣợc hƣởng 85% hệ số lƣơng cấp bậc. Trong thời gian này, ngƣời lao động đƣợc giới thiệu sơ lƣợc về công việc và Công ty, nội quy lao động, đƣợc học về an toàn lao động,... Khi hết thời gian thử việc, nếu khơng có gì trở ngại, ngƣời lao động đƣợc ký hợp đồng lao động với thời hạn 12 tháng, sau 12 tháng sẽ đƣợc xem xét ký lại hợp đồng lao động có thời hạn 36 tháng, sau 36 tháng sẽ đƣợc xem xét ký lại hợp đồng không xác định thời hạn. Kể từ khi ký hợp đồng lao động, ngƣời lao động đƣợc hƣởng 100% hệ số lƣơng cấp bậc, đƣợc tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
- Ƣu điểm: Các bƣớc tuyển dụng đƣợc thực hiện một cách đơn giản dễ làm tạo , , điều kiện thuận lợi cho ngƣời tuyển dụng.
63
+ Chƣa xây dựng đƣợc quy trình tuyển dụng cụ thể và khoa học.
+ Do hội đồng tuyển dụng chỉ dựa vào hồ sơ xin việc bằng cấp về trình độ để , tuyển dụng nên việc tuyển dụng dễ mang tính chủ quan dẫn tới xảy ra hiện tƣợng tuyển dụng vào nhƣng không đáp ứng đƣợc u cầu cơng việc và buộc phải bố trí sang việc khác hoặc phải đƣợc đào tạo, kèm cặp thêm một thời gian mới làm đƣợc việc.
Bảng 2.9: Số lượng lao động tuyển dụng mới của Công ty trong 2012 2012
giai đoạn 2010 –
TT Các chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
1 Đại học 0 1 3
2 Cao đẳng và trung cấp 1 2 3
3 Công nhân kỹ thuật 10 3 39
4 Lao động phổ thông 1 1 2
Tổng 12 7 47
(Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính)
Qua bảng 2.9 ta thấy: Số lƣợng lao động tuyển dụng mới năm 2011 so với năm 2010 có sự biến động nhỏ; năm 2011 là 7 ngƣời giảm so với năm 2010 là 5 ngƣời. Do trong năm này cơng ty gặp khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.