Tiếp nhận hồ sơ xin phát
hành L/C
Phê duyệt & cấp hạn mức phát hành L/C Đăng ký & phát hành L/C Sửa đổi L/C (nếu có) Nhận chứng từ từ Ngân hàng thương lượng Kiểm tra chứng từ Từ chối bộ chứng từ Gửi trả chứng từ Chờ ý kiến KH
Thanh toán/ chấp nhận & giao chứng từ cho KH
Lưu hồ sơ
Kiểm soát, chỉnh sửa và phê duyệt Lưu hồ sơ Kiểm soát, chỉnh sửa và phê duyệt Các phòng KH-TSC phê duyệt hay trình
BLĐ/ HĐTD phê duyệt việc phát hành
L/C (Vượt mức UQPQ của chi nhánh)
1 2 3 4 5 6 7 KH chấp nhận sai sót Kh khơng chấp nhận sai sót Bộ chứng từ sai sót Tăng tiền Sửa đổi S W IF T B ộ c h ứ n g t ừ h ợ p l ệ Trình BLĐ với hồ sơ vượt mức UQPQ
Sửa đổi khác & các loại
điện khác
BƯỚC CHI NHÁNH TRUNG TÂM TT & TTTM
CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu Các bước tiến hành thực tế trong qui trình thanh tốn thư tín dụng nhập khẩu tại Ngân hàng Công Thương Cần Thơ:
1. Tiếp nhận hồ sơ xin phát hành L/C:
- Khi nhà nhập khẩu có yêu cầu xin phát hành L/C nhập khẩu. Lúc này, ngân hàng đóng vai trị là ngân hàng phát hành L/C theo yêu cầu của nhà nhập
khẩu. Hồ sơ đề nghị mở L/C của nhà nhập khẩu bao gồm: Hồ sơ pháp lý; Hồ sơ về tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của doanh nghiệp; Hồ sơ L/C và Hồ sơ bảo đảm nghĩa vụ thanh toán L/C của nhà nhập khẩu.
- Thanh tốn viên tại Phịng TTXNK kết hợp với Phòng Khách hàng Doanh nghiệp tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ nêu trên.
* Khi kiểm tra bộ hồ sơ thanh toán viên cần kiểm tra những nội dung sau: (1) Hồ sơ pháp lý.
– Quyết định thành lập doanh nghiệp;
– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép đầu tư;
– Hợp đồng liên doanh/ Hợp đồng liên danh/ Hợp đồng hợp tác
kinh doanh.
– Giấy phép kinh doanh có đăng ký, chứng chỉ hành nghề;
– Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu và đăng ký mã số xuất
nhập khẩu;
– Quyết định bổ nhiệm hay Nghị quyết bầu người quản lý cao nhất;
– Điều lệ tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp;
– Giấy chứng minh nhân dân/ Giấy tờ về nhân thân có liên quan đối với chủ doanh nghiệp tư nhân;
– Những lần giao dịch tiếp theo, doanh nghiệp chỉ cần gửi tài liệu bổ sung nếu có sự thay đổi;
(2) Hồ sơ về tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của doanh nghiệp.
– Các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,
báo cáo quyết toán thuế tối thiểu 2 năm gần nhất… ; – Báo cáo kiểm toán năm gần nhất;
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu – Bảng kê số dư tiền vay, bảo lãnh, L/C tại các tổ chức tín dụng, tổ chức tài chính trong và ngồi nước đến trước thời điểm mở L/C;
– Các tài liệu liên quan khác; (3) Hồ sơ L/C.
– Giấy đề nghị mở L/C (đối với doanh nghiệp ký quỹ 100% giá trị
L/C) hay Giấy đề nghị mở L/C kiêm Cam kết thanh toán (đối với
doanh nghiệp mở L/C thanh toán bằng nguồn vốn vay của doanh nghiệp) hay Giấy đề nghị mở L/C kiêm Cam kết vay vốn (đối với doanh nghiệp thanh toán bằng nguồn vốn vay tại ngân hàng);
– Hợp đồng nhập khẩu;
– Giấy phép nhập khẩu của Bộ thương mại;
– Cam kết bảo lãnh thanh tốn của tổ chức tín dụng/ tài chính (trường hợp mở L/C thanh tốn bằng vốn vay tổ chức tín dụng, tài chính khác);
– Nếu ngân hàng nhận cầm cố hay thế chấp lô hàng nhập khẩu: P Trường hợp nhà nhập khẩu mua bảo hiểm: Nhà nhập khẩu xuất trình đầy đủ 1 bộ hợp đồng bảo hiểm hay Giấy
chứng nhận bảo hiểm bản chính cho Ngân hàng.
P Trường hợp nhà xuất khẩu mua bảo hiểm: L/C quy định toàn bộ bản gốc chứng từ bảo hiểm xuất trình qua Ngân hàng và số lượng bản gốc phát hành phải thể hiện trên bề mặt chứng từ bảo hiểm.
(4) Hồ sơ bảo đảm nghĩa vụ thanh toán L/C của nhà nhập khẩu.
Hồ sơ bao gồm các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản, quyền sử
dụng đất, giấy tờ liên quan định giá tài sản bảo đảm tiền vay, giấy tờ liên quan đến công chứng… Cụ thể bộ hồ sơ được thực hiện theo “Quy định về thực hiện
bảo đảm tiền vay của nhà nhập khẩu trong hệ thống Ngân hàng Công thương”. - Trong quá trình nhận bộ hồ sơ của nhà nhập khẩu, thanh toán viên phải ký nhận và ghi rõ ngày, giờ giao nhận với nhà nhập khẩu.
2. Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra toàn bộ hồ sơ nêu trên và được phê
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu Theo người viết, Cấp hạn mức phát hành tín dụng là mức tối đa mà ngân hàng cho doanh nghiệp hay cá nhân vay vốn dựa trên nội lực của doanh nghiệp hay cá nhân đó. Nội lực có thể ví như về tổng tài sản mà doanh nghiệp có, khả
năng thanh tốn của doanh nghiệp, xu hướng phát triển của doanh nghiệp… Việc cấp hạn mức phát hành L/C tùy theo từng trường hợp cụ thể mà Phòng Khách hàng Doanh nghiệp quyết định cấp hạn mức và trình Giám đốc phê duyệt. Để cấp hạn mức một cách chính xác thì Phịng Khách hàng Doanh nghiệp phải thẩm định một cách rõ ràng, kỹ lưỡng toàn bộ 4 loại hồ sơ (Hồ sơ pháp lý, Hồ sơ về tình hình tài chính của doanh nghiệp, Hồ sơ L/C và Hồ sơ đảm bảo thanh toán)
* Trước khi đăng ký phát hành L/C trên hệ thống máy tính, thanh tốn viên phải kiểm tra lần cuối hồ sơ mở L/C.
– Đối với L/C ký quỹ 100%:
P Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ;
P Thẩm định tư cách, năng lực pháp lý của nhà nhập khẩu; P Có Giấy đề nghị mở L/C phù hợp với yêu cầu và quy định của NHCTVN, phù hợp với Thông lệ và tập quán quốc tế, nội dung L/C hạn
chế rủi ro cho ngân hàng phát hành và hạn chế rủi ro cho người yêu cầu phát hành L/C;
P Nội dung các tài liệu, hồ sơ không mâu thuẩn với nhau; P Có văn bản phê duyệt phát hành L/C của Giám đốc hoặc Phó giám đốc Chi nhánh;
P Trong hệ thống máy tính đã có hạn mức mở L/C;
P Có giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi nộp tiền ký quỹ phát hành L/C;
P Xem xét khả năng cân đối ngoại tệ để thanh toán L/C. – Đối với L/C ký quỹ dưới 100%.
Kiểm tra giống như đối với L/C ký quỹ 100%, ngồi ra thanh tốn viên phải kiểm tra thêm các nội dụng sau:
P Trường hợp thanh toán L/C bằng nguồn vốn vay ngân hàng thì phải có Hợp đồng tín dụng đã được ký hợp lệ.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu P Trường hợp nhà nhập khẩu cầm cố số dư tiền gửi hay chứng từ có giá thì phải có Hợp đồng cầm cố số dư tiền gửi hay Hợp đồng cầm cố chứng từ có giá đã được ký hợp lệ
P Trường hợp thanh toán bằng vốn vay của các tổ chức tài chính khác hoặc được các tổ chức tài chính bảo lãnh thì phải có Giấy bảo lãnh của các tổ chức này.
Sau khi phát hành L/C, thanh toán viên phải ghi trên bản gốc Hợp đồng kinh tế số L/C đã mở, trị giá L/C, ngày phát hành L/C và ký tên.
3. Đăng ký và phát hành L/C nhập khẩu:
Khi hồ sơ phát hành L/C nhập khẩu của khách hàng đã hội đủ các điều kiện theo quy định và đã có hạn mức phát hành L/C trong hệ thống máy tính, Bộ phận TTXNK xử lý như sau:
- Đăng ký phát hành L/C.
Thanh tốn viên vào chương trình máy tính trong hệ thống TF lập các bước phát hành L/C. Chương trình máy tính sẽ tự động kiểm tra các yếu tố cần thiết về việc phát hành L/C nhập khẩu của NHCTVN.
- Tạo điện L/C.
Sau khi hoàn tất các bước nhập dữ liệu mở L/C trên mạng máy tính, thanh tốn viên tạo điện MT700
Khi thanh toán viên tạo điện MT700 cần tuân theo một số quy định: + Sender (Ngân hàng tạo điện): Thanh toán viên sẽ nhập BIC
CODE vào hệ thống SWIFT.
+ Chọn Ngân hàng thông báo:
P Nếu đã xác định Ngân hàng thơng báo, thanh tốn viên
nhập thông tin Ngân hàng thông báo.
P Nếu chưa xác định Ngân hàng thông báo, người phụ trách Trung tâm thanh toán và Tài trợ thương mại tại Trụ sở chính có quyền chọn Ngân hàng thơng báo. Nguyên tắc chọn Ngân hàng thông báo L/C phải là Ngân hàng có uy tín, hoạt động kinh doanh tốt, có quan hệ lâu dài và có thiện chí với
NHCTVN.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu của Hợp đồng ngoại thương, đơn xin mở L/C và L/C, kiểm tra các bút toán hạch toán ngoại bảng và nội bảng.
– Trường hợp L/C có những điểm khơng phù hợp với thơng lệ quốc tế hoặc có những điều khoản bất lợi cho nhà nhập khẩu thì thanh tốn viên thơng báo cho nhà nhập khẩu để điều chỉnh. Nếu nhà nhập khẩu khơng sửa đổi, thanh tốn viên u cầu nhà nhập khẩu làm bản cam kết chịu hoàn toàn rủi ro và bồi hoàn những thiệt hại cho ngân hàng.
– Trường hợp L/C khơng có mâu thuẩn, sai sót thì sẽ được phê
duyệt qua 2 kiểm soát viên:
P Kiểm soát viên cấp 1: là trưởng phịng hay phó phịng TTXNK.
P Kiểm sốt viên cấp 2: là Giám đốc hay Phó giám đốc Chi nhánh NHCTCT.
- Cuối cùng toàn bộ hồ sơ và L/C được chuyển cho thanh toán viên lưu giữ và xử lý: Lưu hồ sơ L/C, Chứng từ chuyển cho khách hàng và Lưu chứng từ kế
toán.
4. Sửa đổi L/C (nếu có):
- Tạo điện sửa đổi: Thanh tốn viên có trách nhiệm nhận yêu cầu sửa đổi
của nhà nhập khẩu, kiểm tra các điều khoản sửa đổi.
P Nếu sửa đổi tăng tiền hay kéo dài thời hạn hiệu lực của L/C, nhà nhập khẩu phải tiếp xúc đầu tiên với các Phòng Khách hàng để xem xét ra quyết
định sửa đổi L/C bằng văn bản được phê duyệt. Phòng Khách hàng thẩm định bổ
sung hạn mức phát hành L/C (trong trường hợp hạn mức không đủ), bổ sung tiền ký quỹ và tài sản bảo đảm tương ứng để đảm bảo khả năng thanh tốn L/C đó.
P Các trường hợp sửa đổi khác, nhà nhập khẩu tiếp xúc với Phịng TTXNK để xem xét và trình Giám đốc hoặc Phó giám đốc Chi nhánh phê duyệt sửa đổi L/C. Các Phòng Khách hàng phải thực hiện xong việc cấp hạn mức bổ
sung cho việc phát hành L/C. - Kiểm soát điện sửa đổi L/C:
+ Kiểm soát viên kiểm soát điện sửa đổi và hồ sơ sửa đổi, ký và trình Giám
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu + Sau khi phê duyệt, kiểm soát viên sẽ in mỗi loại chứng từ 1 bản gốc và 1 bản dành cho nhà nhập khẩu đồng thời kiểm soát viên ký trên các chứng từ. Hồ sơ sửa đổi L/C sẽ được quay lại thanh toán để lưu trữ và chuyển cho nhà nhập
khẩu:
P Lưu hồ sơ L/C.
P Chứng từ dành cho khách hàng. P Lưu chứng từ kế toán.
5. Nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ.
i) Trường hợp thanh toán dựa trên thư đòi tiền gửi kèm bộ chứng từ:
Sau khi nhận được L/C và các sửa đổi liên quan phù hợp vói khả năng đáp
ứng của nhà xuất khẩu, nhà xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ
thanh toán để gởi đến Ngân hàng thương lượng. Ngân hàng thương lượng có
trách nhiệm kiểm tra chứng từ và gởi chứng từ đến Ngân hàng phát hành L/C là NHCTCT.
- Khi Ngân hàng phát hành L/C đã nhận được bộ chứng từ, thanh toán viên phải vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ, ghi ngày nhận chứng từ, ký và đóng dấu của đơn vị, đồng thời nhập các thơng tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ trong
chương trình máy tính.
- Nội dung kiểm tra bao gồm:
+ Kiểm tra số lượng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C.
+ Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với các điều khoản và điều kiện của L/C.
+ Kiểm tra sự nhất quán thể hiện trên bề mặt của các chứng từ.
+ Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP xuất bản mới nhất của ICC. * Với những bộ chứng từ có giá trị từ 50.000 USD trở lên, việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện qua 2 thanh toán viên kiểm tra 2 lần độc lập nhau
để đảm bảo tính chính xác và an tồn của bộ chứng từ.
* Nội dung kiểm tra bộ chứng từ:
a. Hối phiếu (Draft – Bill of Exchange)
P Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu P Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hóa đơn.
P Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có đúng như L/C quy định
hay khơng. Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc At…days sight nếu là thanh tốn có kỳ hạn.
P Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: tên, địa chỉ của người ký phát (drawer), người trả tiền (drawee).
P Kiểm tra số L/C và ngày của L/C ghi trên hối phiếu. P Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa?
b. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice). Áp dụng điều 18 của
UCP600.
P Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C? P Kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại…) so với nội dung của L/C quy định có phù hợp khơng?
P Hóa đơn có chữ ký xác nhận của người thụ hưởng hay không? P Mơ tả trên hóa đơn có đúng quy định của L/C hay khơng?
P Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện
cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa có mâu thuẫn với
các chứng từ khác như phiếu đóng gói, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng khơng…
P Kiểm tra hóa đơn về các dữ kiện mà ngân hàng đã đề cập trong L/C, hợp đồng, giấy phép xuất nhập khẩu… và các thơng tin khác ghi trên hóa đơn: số L/C, loại và ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ
hàng, số và ngày lập hóa đơn có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không?
c. Vận tải đơn (Bill of Lading). Áp dụng điều 20 của UCP600. P Kiểm tra số bản chính được xuất trình.
P Kiểm tra loại vận đơn: Vận đơn đường biển, vận đơn đường
thủy, vận đơn đa phương thức… căn cứ vào quy định của L/C, cần kiểm tra xem loại vận đơn có phù hợp khơng?
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu