Tiến trình kiểm tra

1.2. KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ VỚI L/C

1.2.4 Tiến trình kiểm tra

1.2.4.1 Kiểm tra sơ bộ.12

Khi nhận đƣợc Bộ chứng từ, kiểm tra xem L/C có cịn hiệu lực hay khơng. Điều này rất quan trọng. Vì nghĩa vụ thanh tốn đƣợc dựa trên L/C và hiệu lực của nó. Nếu L/C đã hết hiệu lực thì các cơng đoạn kiểm tra sau dù có phù hợp cũng khơng có giá trị. Nếu thanh toán viên tiến hành các bƣớc kiểm tra chi tiết nội dung của các chứng từ trong Bộ chứng từ trƣớc và nó phù hợp. Sau đó, thanh tốn viên quay lại kiểm tra hiệu lực thì rất mất thời gian. Hoặc thanh tốn viên khơng kiểm tra hiệu lực của L/C mà vẫn tiến hành thanh tốn, trong khi L/C đã hết hiệu lực thì Ngân hàng phải chịu rủi ro rất lớn. Từ bƣớc kiểm tra hiệu lực của L/C, thanh toán viên xem Bộ chứng từ gửi có đúng thời hạn (nằm trong thời hạn có hiệu lực của L/C). Tiếp đến, thanh tốn viên kiểm tra Bộ chứng từ xuất trình có thuộc dạng L/C đƣợc mở và có đầy đủ số loại chứng từ nhƣ L/C quy định. Thanh toán viên kiểm tra xem trên Bộ chứng từ có chỉ dẫn sửa đổi, bổ sung khơng, nếu có thì ngƣời lập Bộ chứng từ đã thực hiện việc chỉ dẫn sửa đổi bổ sung. Cuối cùng thanh toán viên kiểm tra số tiền thuộc Bộ chứng từ có thuộc phạm vi trị giá L/C. Nếu số tiền hàng trên Bộ chứng từ không đúng (có thể là ít hoặc nhiều hơn) với L/C, Ngân hàng sẽ từ chối thanh toán. Song, Bộ chứng từ vẫn hợp lệ đối với trƣờng hợp giao hàng từng phần.

1.2.4.2 Kiểm tra chi tiết từng loại chứng từ.

11 Điều 14.1.c, UCP 600.

22

1.2.4.2.1 Hối phiếu: Nội dung kiểm tra

Khi nhận đƣợc Bộ chứng từ, một trong những chứng từ quan trọng mà thanh toán viên cần phải kiểm tra chi tiết và chặt chẽ và chi tiết. Nhƣ đã trình bày và phân tích ở trên về vai trị của Bộ chứng từ cũng nhƣ hối phiếu trong việc thanh toán mà Ngân hàng phải thận trọng ở việc kiểm tra. Nếu không sẽ đem đến nhiều rủi ro. Hầu hết các thanh toán viên cần phải kiểm tra những nội dung trong hối phiếu nhƣ sau:

Thứ nhất: Hối phiếu có giá trị thanh tốn phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký của

chính ngƣời ký phát và bản sao chỉ để lƣu tại Ngân hàng và khơng có giá trị thanh tốn. Theo u cầu trên, hối phiếu phải đảm bảo hai điều kiện là hối phiếu gốc và hối phiếu này phải có chữ ký của chính ngƣời phát hành. Lúc này, ngƣời kiểm tra phải lật lại, xem thử ngƣời phát hành là ai? Chữ ký nhƣ thế nào? Và tiến hành đối chứng.

Bộ chứng từ kèm theo (trong phần phụ lục), ngƣời ngiên cứu sẽ sử dụng Bộ chứng từ này làm rõ hơn quy định trên đây. Nhƣ đã đề cập ở trên (trong phần kiểm

tra L/C với hợp đồng) có nêu ra những chứng từ mà L/C quy định. Trong các chứng từ đó khơng kèm theo hối phiếu. Tuy nhiên bên bán vẫn xuất trình Bộ chứng từ có kèm theo hối phiếu. Sau khi ngƣời nghiên cứu xem, so sánh đối chiếu những nội dung của hối phiếu với L/C nhận thấy đƣợc sự phù hợp. Đó là ngƣời ký phát hối phiếu và ngƣời thụ tạo phù hợp với yêu cầu của L/C. Bên bán (bên thụ hƣởng) là Hong Kong Gale

Technology company limited sẽ ký phát hối phiếu yêu cầu bên mua là Ocean

Technology Investment Joint trả tiền.

Thứ hai, ngƣời kiểm tra sẽ kiểm tra ngày ký phát hành. Đối với nội dung này cần

kiểm tra ngày ký phát hành hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L khơng. Vì sau khi giao hàng, bên bán hoàn tất Bộ chứng từ gởi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền nên ngày ký phát hành khơng thể nào sớm hơn ngày B/L. Ngồi ra, ngƣời kiểm tra cần phải lƣu ý ngày ký phát phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C. Đây là điều tất yếu, vì nếu nằm ngồi ngày có hiệu lực của L/C thì khơng có giá trị cho dù đảm bảo tất cả các nội dung và điều kiện của hối phiếu. Ngày ký phát hành trong hối phiếu kèm theo

23 là ngày 03/01/2013; ngày B/L là ngày 24/12/201213. Nhƣ vậy, ngày ký phát hành phù hợp

Thứ ba, kiểm tra số tiền trên hối phiếu: Trên hối phiếu sẽ có số tiền ghi bằng chữ

và bằng số. Hai cách ghi này phải đi đến một giá trị nhƣ nhau và thống nhất về cách ghi. Đối với số tiền ghi bằng số, sau dấu châm (.) phải có hai số (00) hoặc dấu gạch ngang (-). Đối với số tiền ghi bằng chữ thì ghi chữ “only” sau số tiền, nếu khơng có đơn vị tính là centa. Khi kiểm tra số tiền trên hối phiếu, thanh toán viên phải kiểm tra số tiền này thuộc phạm vi L/C và phải bằng 100% giá trị hóa đơn. Nghĩa là số tiền ghi trên hối phiếu trùng khớp với số tiền đã đƣợc quy định trong L/C và số tiền trên hóa đơn. Song, thanh tốn viên khi kiểm tra cũng khơng nên cứng nhắc với điều này. Bởi UCP 600 (ghi lại cơ sở cụ thể) cũng có quy định về mức sai biệt số tiền, số lƣợng, đơn giá trong L/C: “các từ “khoảng” hoặc “ƣớc chừng” đƣợc sử dụng có liên quan đến số tiền của thƣ tín dụng hoặc số lƣợng hoặc đơn giá trong thƣ tín dụng đƣợc hiểu là cho phép cho phép một dung sai hơn hoặc kém 10% của số tiền hoặc số lƣợng hoặc đơn giá mà chúng nói đến”. Trừ khi một tín dụng quy định khơng đƣợc giao hàng nhiều hơn hay ít hơn số lƣợng quy định một mức chênh lệch 5% hơn hoặc kém có thể đƣợc chấp nhận, miễn là số tiền phải trả không đƣợc vƣợt quá số tiền của tín dụng. Mức chênh lệch này khơng áp dụng khi tín dụng quy định số lƣợng tính bằng số đơn vị bao kiện hoặc bằng đơn vị chiếc.

Nhìn vào Bộ chứng từ, số tiền ghi bằng số trên hối phiếu là “US$95,370.00”. Số tiền bằng số phù hợp với số tiền ghi bằng chữ trên hối phiếu “US DOLLARS NINETY

FIVE THOUSAND THREE HUNDRED SEVENTY ONLY”. Khi kết thúc có ghi chữ

“only” sau số tiền.

Thứ tư, kiểm tra các thơng tin về các bên có liên quan đến hối phiếu. Các bên liên

quan đến hối phiếu gồm có ngƣời ký phát (drawer), ngƣời thụ hƣởng (beneficiary).

13

24 Đối với ngƣời thụ hƣởng trên hối phiếu phải đƣợc ghi góc phải hối phiếu, phía dƣới. Góc trái hối phiếu dành cho ngƣời thụ tạo (ngƣời có nghĩa vụ trả tiền sau từ “to”). Một lần nữa, thanh toán viên kiểm tra tên, địa chỉ của những ngƣời có liên quan trên.

Thứ năm, kiểm tra ngày lập hóa đơn và số hiệu hóa đơn trên hối phiếu có đúng nhƣ

trên hóa đơn. Trên hối phiếu phải ghi Ngân hàng mở L/C ở mục “drawn under” – ký phát cho, số thứ tự L/C cùng ngày phát hành L/C có phù hợp không. Bộ chứng từ kèm theo, sau khi kiểm tra hối phiếu và hóa đơn hay hóa đơn với L/C là trùng khớp. Chẳng hạn nhƣ ngày lập hóa đơn số hiệu hóa đơn là: “Gale-20121012”. Số hiệu L/C là: “LCI091200039”.

Ngân hàng mở L/C và Ngân hàng thơng báo có thể là một. Nhƣng thực tế hiện nay có thấy, Ngân hàng mở L/C và Ngân hàng thông báo là hai Ngân hàng. Khi đó, hối phiếu thƣơng gởi đòi tiền Ngân hàng mở L/C, nên khi ký phát hối phiếu, bên bán ph tiền, Ngân hàng thông báo sẽ ký hậu (ký tên ở mặt sau hối phiếu chuyển nhƣợng hối phiếu cho Ngân hàng mở bằng cách ghi: “pay to the order of...(tên Ngân hàng mở L/C+đóng dấu của Ngân hàng thơng báo nếu mục To trên hối phiếu ghi “Applicant” (ngƣời mở L/C); for acquaintance of... (tên Ngân hàng mở L/C)+đóng dấu Ngân hàng thông báo vào nếu mục “to” ghi “issuing bank” (Ngân hàng phát hành L/C).

Trƣờng hợp bất hợp lệ thƣờng xảy ra.

Trong quá trình kiểm tra Bộ chứng từ liên quan đến hối phiếu, có những bất hợp lệ thƣờngxảy ra nhƣ sau:

Bên bán không thể giao hàng đúng quy định trong L/C (vì một lý do gì đó nhƣ hàng của bên thứ 3 chƣa giao, những mƣa bão-không thuộc trƣờng hợp bất khả kháng...) nhƣng lại không xin sửa đổi, gia hạn L/C và khi ký phát hành hối phiếu đòi tiền, ngày ký phát hành hối phiếu đã quá hạn hiệu lực của L/C. Theo quy định quá hạn hiệu lực của L/C thì hối phiếu không đủ điều kiện là chứng từ hợp lệ. Là một trong những lý do ảnh hƣởng, gây khó khăn rất lớn đến việc thanh toán.

25 Trên hối phiếu tên, địa chỉ của các bên liên hệ sai. Ngày nay, công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc soạn, thiết kế tài liệu là máy vi tính. Nhờ có cơng cụ này mà việc soạn thảo diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, vơ cùng tiện lợi. Nhƣng đôi lúc cũng xảy ra một vài chi tiết lỗi nho nhỏ trong lúc soạn thảo là sai lỗi chính tả. Ngƣời lập hối phiếu không cận thận rà soát lại những gì mình đã làm thì vơ tình lỗi nho nhỏ này lại gây một rắc rối lớn khi hối phiếu đƣợc thanh tốn viên kiểm tra. Lỗi sai chính tả xảy ra, sẽ tùy trƣờng hợp mà thực hiện nhƣ sau:

Hối phiếu do ngƣời ký phát hành khi L/C ghi: “All draft drawn hereunder mUSt

indicate the number of date of issue and name of issuing bank of this credit” hối phiếu

đƣợc ký phát phải ghi số ngày phát hành và tên Ngân hàng phát hành tín dụng này. Hối phiếu ký phát cho Ngân hàng phát hành L/C khi tên L/C nêu: Available by drafts drawn at sight on US by 100% of the invoice value...” (thanh toán bằng hối

phiếu trả tiền ngay ký phát cho chúng tôi, tức Ngân hàng mở, số tiền hối phiếu bằng 100% giá trị hóa đơn)

Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không giống nhau hoặc khác với trị giá L/C do lỗi chính tả hoặc sơ sót khi lập Bộ chứng từ.

Hối phiếu chƣa ký hậu.

Thanh toán viên cần phải kiểm tra kỹ, nhanh chóng phát hiện ra lỗi để thông báo với bên bán sửa chữa để tránh việc chậm thanh toán tiền hàng của bên bán hoặc Ngân hàng mở L/C.

Trên đây ngƣời nghiên cứu đã chỉ ra những nội dung cần kiểm tra của hối phiếu, đƣa ra ví dụ trong Bộ chứng từ kèm theo và một số lỗi phổ biến thƣờng gặp khi kiểm tra. Dựa vào những hƣớng dẫn trên hi vọng ngƣời kiểm tra cùng với sự cẩn thận, chuyên nghiệp, có tâm trong nghề sẽ khơng sai sót mà làm phát sinh tranh chấp.

1.2.4.2.2 Kiểm tra hóa đơn thƣơng mại Nội dung kiểm tra

Hóa đơn nói chung hay hóa đơn thƣơng mại nói riêng là một trong những chứng từ không thể thiếu trong Bộ chứng từ giao hàng của hoạt động sản xuất kinh doanh.

26 Hóa đơn thƣơng mại đƣợc phát hành bởi bên bán cho bên mua để nhận một số tiền nào đó mà bên mua hàng hóa, dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho bên bán hàng theo những điều kiện cụ thể. Hóa đơn thƣơng mại là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa, nó chứng minh thật sự việc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Vì những lý do trên mà thanh toán viên phải kiểm soát kỹ để tránh các khó khăn về sau, khi Ngân hàng mở thanh tốn tiền. Hóa đơn thƣơng mại quan trọng là thế, khi kiểm tra cần kiểm tra những nội dung sau:

Thứ nhất: các thông tin liên quan về bên bán, bên mua, tên công ty, địa chỉ, số điện

thoại, số fax...những thông tin này phù hợp với nội dung L/C và theo UCP 600 thì hóa đơn thƣơng mại phải do ngƣời thụ hƣởng phát hành14

. Nội dung kiểm tra tiếp theo phải là những thông tin liên quan đến ngƣời thụ hƣởng, so sánh đối chiếu ngƣời lập hóa đơn trong hóa đơn thƣơng mại thông qua tên, địa chỉ, chữ ký, là cơng ty cần phải có con dấu xác nhận. UCP 600 cũng có quy định ngoại lệ cho trƣờng hợp này. Đó là trừ khi áp dụng quy định tại Điều 38, UCP 600 liên quan đến chuyển nhƣợng chứng từ thì sẽ có ngƣời thụ hƣởng thứ hai. Nhƣ vậy, trên hóa đơn sẽ có thể khơng phải là tên ngƣời thụ hƣởng đầu tiên. Hóa đơn trong Bộ chứng từ kèm theo đúng là do ngƣời thụ hƣởng phát hành đó là Hong Kong Gale Technology compny limited. Chữ ký trên

hóa đơn do đại diện của bên thụ hƣởng ký. Đây là tổ chức, pháp nhân nên đòi hỏi phải có con dấu xác nhận (con dấu có vai trị quyết định đến giá trị hiệu lực của một văn bản pháp lý). Tuy nhiên trên hóa đơn mặc dù có chữ ký của doanh nghiệp nhƣng lại khơng có con dấu xác nhận. Đây là một chi tiết nhỏ nhƣng lại ảnh hƣởng đến giá trị của hóa đơn khi phải chứng minh đây là hóa đơn do bên thụ hƣởng phát hành. Lƣu ý, nội dung L/C khơng quy định phải có chữ ký thì hóa đơn khơng cần có chữ ký15. Nội dung L/C trong Bộ chứng từ này không yêu cầu, nên chi tiết này không ảnh hƣởng đến giá trị hóa đơn.

14Điều 18.a.i, UCP 600.

15

27

Thứ hai, số bản hóa đơn là bao nhiêu, số bản hóa đơn này có phù hợp với số bản

hóa đơn mà L/C yêu cầu. Nếu L/C có yêu cầu phải có ký xác nhận. Thanh tốn viên tiến hàng kiểm tra số lƣợng và chức ký xác nhận trên mỗi hóa đơn. Nghĩa là nguyên tắc, hóa đơn khơng cần có chữ ký nếu nhƣ L/C khơng quy định, và tất nhiên sẽ khơng có cơng đoạn kiểm tra chữ ký. Trong Bộ chứng từ kèm theo mà cụ thể là L/C thì không quy định về chữ ký.16

Thứ ba, mơ tả hàng có đúng quy định của L/C khơng. Theo quy định của UCP 600,

cụ thể là Điều 18 thể hiện rõ: “Mơ tả hàng trong hóa đơn thƣơng mại phải phù hợp với mô tả trong L/C. Trong các chứng từ khác, hàng hóa có thể đƣợc mơ tả một cách tổng quát nhƣng không mâu thuẫn với mơ tả hàng hóa trong tín dụng”. Nhƣ vậy, UCP 600 cũng không q cứng nhắc khi bắt buộc mơ tả hàng hóa trong hóa đơn phải đầy đủ, chi tiết, cụ thể nhƣ hàng hóa đƣợc mơ tả trong các chứng từ khác nhƣ phiếu đóng gói, vận tải đơn mà có thể tổng qt, khái qt hóa, miễn khơng mâu thuẫn với nội dung, mô tả trong L/C là đƣợc. So sánh mơ tả hàng hóa trong hóa đơn thƣơng mại với L/C (Bộ chứng từ kèm theo) là phù hợp. Cụ thể, ở hóa đơn thƣơng mại và L/C đều thể hiện: No DESC OF

GOODS

UNIT Q‟TYTI FOC FOR

WARRANTY 2PCT UNIT PRICE (USD) AMOUNT (USD) P629-BLACK SET/PC 1500 30 $18.600 $27,900.00 P629-SILVER SET/PC 1500 30 $18.600 $27,900.00 P629-GOLD SET/PC 3000 60 $18.800 $56,400.00

Thứ tư, kiểm tra số lƣợng, trọng lƣợng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng

(FOB, CIF, CFR) và ký mã hiệu (marking) hàng có phù hợp với quy định của L/C. Số lƣợng, trọng lƣợng có mâu thuẫn với các chứng từ khác nhƣ hối phiếu đóng gói (Packing list), vận tải đơn (bill of lading)...

16

28 Đơn giá, điều kiện giao hàng và tổng trị giá có phù hợp với quy định của L/C. Ký mã hiệu hàng có phù hợp từng chữ với các điều kiện của L/C.

Kiểm tra hóa đơn thƣơng mại với L/C và các chứng từ khác phù hợp nhƣ đã trình bày ở bảng trên17

Thứ năm, nếu giao hàng từng phần (partial shipment), số lƣợng hàng giao và đơn

giá có phù hợp với quy định L/C, có nghĩa tổng trị giá hóa đơn đƣợc phép ít hơn trị giá L/C. Tuy nhiên, trong đợt giao hàng cuối, khoảng chênh lệch ít hơn 5% tổng trị giá đƣợc phép với tổng trị giá hóa đơn và đơn giá khơng bị suy giảm. Bộ chứng từ kèm