tại ICD Tanamexco
3.2.1 Giải pháp nâng ca chất lƣợng dịch vụ và đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ của kho ngoại quan nhằm đáp ứng những đòi hỏi mới của thị trƣờng
a. Mục tiêu giải pháp
ICD cần đƣa ra nhiều gói dịch vụ hấp dẫn, thu hút đƣợc khách hàng đến với ICD , cung cấp cho khách hàng những dịch vụ có chất lƣợng cao nhất nhằm tạo uy tín cho khách hàng.
ICD chỉ mới kinh doanh dịch vụ kho ngoại quan trong vài năm trở lại đây, song tiềm năng về sự phát triển của kho ngoại quan là rất lớn. ICD cần đầu tƣ thêm kho lạnh, các dịch vụ kèm theo khi khách hàng có nhu cầu gửi kho ngoại quan nhƣ tách hàng, phân loại đóng gói hàng hóa, môi giới, giám định hàng khi khách hàng có nhu cầu. Đặc biệt, công ty nên đƣa ra những gói dịch vụ tích hợp tất cả các công đoạn với chi phí trọn gói phù hợp mà vẫn không bị mất khách hàng.
Chất lƣợng dịch vụ sẽ đƣợc đo lƣờng bằng những thông số thông qua khảo sát thị hiếu của khách hàng. Nếu đáp ứng đƣợc những nhu cầu đó của khách hàng thì công ty sẽ nhanh chóng tạo niềm tin với khách hàng nội địa lẫn khách hàng quốc tế. Đây sẽ đòi hỏi sự kết hợp của nhiều yếu tố.
c. Dự kiến kết quả dạt đƣợc
Nếu có đƣợc nhiều những gói dịch vụ nhƣ thế thì khả năng khách hàng tìm đến ICD sẽ tăng cao. Bởi chính nhờ những gói dịch vụ nhƣ thế vừa có thể tiết kiệm thời gian, chi phí của chủ hàng và chủ kho ngoại quan. Từ đó, tạo đƣợc uy tín cho khách hàng; Nếu uy tín của ICD đƣợc nâng cao, đồng nghĩa với việc cơ hội đến với ICD sẽ nhiều hơn, cụ thể sẽ thu hút đƣợc lƣợng lớn các khách hàng có tỷ lệ ký kết hợp đồng với tỷ trọng lớn sẽ không ngừng tăng trƣởng cao hơn so với trƣớc đây. Nếu thực hiện thành công giải pháp này thì công ty sẽ ngày càng đứng vững trên thị trƣờng giao nhận và ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trƣờng này.
3.2.2 Giải pháp về quy trình cung ứng dịch vụ kho ngoại quan
a. Mục tiêu giải pháp
Xây dựng quy trình cung ứng dịch vụ với thông tin rõ ràng cho nhân viên khi có hàng hóa cần xuất, nhập kho ngoại quan.
b. Nội dung và cách thực hiện giải pháp
Theo nhận xét ở phần trên, điểm còn thiếu sót của công ty trong quy trình cung ứng dịch vụ kho ngoại quan chính là ở bƣớc tiếp nhận thông tin khách hàng chƣa rõ ràng, chƣa xác định cho nhân viên thấy đƣợc các yêu cầu cần làm ở khâu đầu tiên này. Tiếp nhận, xem xét yêu cầu của khách hàng: nhân viên ICD tiến hành phân loại yêu cầu cung cấp dịch vụ, liên quan đến các dịch vụ công ty cung cấp về làm
hàng xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa, bốc xếp, dịch vụ kho ngoại quan… và đánh giá khả năng đáp ứng trên cơ sở năng lực của công ty.
Khi xem xét thấy khả năng công ty có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì những bộ phận có liên quan tiến hành các bƣớc tiếp theo để cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Phòng kế toán xây dựng các phƣơng án thực hiện, đồng thời dự tính các chi phí theo mỗi phƣơng án.
Tƣ vấn trao đổi các phƣơng án tối ƣu làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa; kê khai hải quan. Đƣa ra các phƣơng án vận chuyển bốc xếp với chi phí hợp lý; cách thức thanh toán, chi trả hợp pháp, hợp lý.
Sau khi đã xác định đƣợc những vấn đề cơ bản nhất trong quá trình cung cấp dịch vụ kho ngoại quan cho khách hàng, kiểm tra lại các phƣơng án, chi phí thì tiến hành làm báo giá, hợp đồng.
Ban giám đốc xem xét và trao đổi, chỉ đạo, đƣa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc lập kế hoạch và phê duyệt báo giá, hợp đồng. Sau khi đã đƣợc Ban giám đốc duyệt, các phƣơng án đƣợc trao đổi, thông báo lại với khách hàng về giá, phƣơng án thích hợp và các yêu cầu bổ sung.
Sau khi khách hàng xem và có phản hồi lại thì tiến hành kiểm tra lại và dự thảo các phƣơng án về: các chi phí, khả năng thực hiện, phân tích lỗ lãi và tiến hành làm báo giá, hợp đồng.
Khi giao báo giá và hợp đồng cho khách hàng, dù khách hàng có chấp nhận hay không vẫn phải tiến hành lƣu hồ sơ, lập báo cáo và tìm hiểu thêm về hợp đồng. Báo giá và hợp đồng đƣợc chuyển tới phòng kế toán, phòng thƣơng vụ và kho,
các chi nhánh nhận Phiếu yêu cầu làm hàng và bắt đầu tiến hành quá trình cung cấp dịch vụ.
c. Dự kiến kết quả đạt đƣợc
Quy trình xuất, nhập hàng kho ngoại quan sẽ gọn nhẹ hơn, thủ tục sẽ ít rƣờm rà hơn, không phải tốn kém chi phí, thời gian để đi lại của khách hàng. Tạo sự tin tƣởng cho khách hàng ở những đơn hàng sau.
a. Mục tiêu giải pháp
Xây dựng trang Website của công ty với đầy đủ công cụ tiện ích mà khách hàng cần nhƣ: lịch tàu, thuê tàu, theo dõi chứng từ, theo dõi đơn hàng, đăng ký dịch vụ…
b. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp
Xây dựng Website với đầy đủ tiện ích tƣơng tự nhƣ Website của Transimex, Sotrans, Gemdept…
Website của ICD sẽ là địa chỉ để giới thiệu về công ty , các dịch vụ mà công ty phát triển, đồng thời là công cụ tiện ích phục vụ tối đa cho nhu cầu của khách hàng có thể nhìn thấy và kiểm soát đơn hàng của mình; đồng thời cung cấp lịch tàu, thuê tàu, theo dõi chứng từ, theo dõi đơn hàng và một số công cụ tiện ích khác theo yêu cầu của khách hàng
Mời các chuyên gia hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kho vận để tham khảo ý kiến về xấy dựng một trang web hoàn thiện để có thể đáp ứng một cách hiệu quả tốt nhất nhu cầu của khách hàng khi truy cập vào Website của ICD Tanamexco
Tham khảo trang Website đã hoàn thiện của công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ logistics thành công và nổi tiếng nhƣ sotrans. transimex….để từ đó thiết kế trang website cho công ty với tiện ích sánh bằng công ty trên nhờ vào sự hỗ trợ của các Website mà công ty liên kết thành công với khách hàng
Thu nhập số liệu về yếu cầu cảu khách hàng cần cập nhật thông tin gì, tìm hiểu những thông tin gì…để xây dựng trang web đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng với tốc độ truy cập nhanh nhất
Đăng ký hệ thống mạng có truy cập ADSL tốc độ cao
Mời các kĩ thuật viên giỏi về thiết kế web c. Dự kiến kết quả đạt đƣợc
Nếu xây dựng thành công của trang Web của công ty với đầy đủ tiện ích nhƣ trên thì sẽ tạo cho khách hàng cảm thấy an tâm hơn, tin tƣởng hơn và chủ động hơn khi lựa chọn dịch vụ của công ty mà công ty cũng không mấ nhiều thời gian để giải pháp các thắc mắc của khách hàng nhƣ: tìm lịch tàu, lịch trình của tàu chạy…
3.2.4 Giải pháp hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật.
a. Mục tiêu của giải pháp
Đƣa ICD tiếp cận với các dịch vụ kho vận tiên tiến trên thế giới b. Nội dung và cách thực hiện giải pháp
Công ty nên định hƣớng xây dựng hệ thống kho bãi theo mô hình kho ngoại quan kết hợp kho Cross – docking. Xây dựng hệ thống kho bãi này để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của các doanh nghiệp đầu tƣ nƣớc ngoài và giúp tạo ra chất lƣợng dịch vụ cao hơn. Lợi ích lớn nhất của kho Cross – docking kết hợp với kho ngoại quan là cho phép khách hàng nhận hàng trƣớc khi làm thủ tục hải quan, phân loại, tổng hợp, dán mã vạch cho hàng hoá ngay tại kho, sau đó phân phối đến từng của hàng bán lẻ thuận tiện hơn
Trang bị hiện đại hơn nữa các trang thiết bị phục vụ cho việc bốc xếp, dỡ, bảo quản, vận chuyển hàng hóa…đồng thời đƣa toàn bộ hệ thống hóa vào kho ngoại quan để tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ tại kho. Cụ thể:
Hệ thống băng chuyền để chuyển tải hàng hoá: hàng hoá đƣợc vận chuyển trong khu vực kho sẽ không phải sử dụng nhân công trực tiếp, việc di chuyển hàng hoá sẽ do hệ thống băng chuyền làm. Nhƣ vậy vừa tiết kiệm lao động sống, tiết kiệm chi phí nhân công lại nâng cao khả năng vận chuyển hàng hoá với khối lƣợng lớn và tốc độ nhanh hơn, đảm bảo an toàn cho hàng hoá lƣu chuyển trong kho.
Xe nâng: là một phƣơng tiện không thể thiếu trong nhà kho, tuy nhiên hệ thống xe nâng của công ty còn yếu, trọng tải thấp, công ty cần đầu tƣ xe nâng hiện đại nhƣ xe nâng điện tự động, có tải trọng lớn hơn, di chuyển nhanh và đƣợc trang bị phần mềm quản lý, kết nối trực tiếp với trung tâm quản lý kho, sẽ giúp cho ngƣời điều khiển có thông tin chính xác về hàng hoá, địa điểm xếp dỡ hàng hoá thuận tiện và nhanh chóng nhất.
Nâng cấp hệ thống giá kệ kho hàng để có thể nâng đỡ đƣợc hàng hoá có trọng lƣợng lớn.
Bên cạnh đó cần trang bị thiết bị công nghệ dán mã vạch và đọc mã vạch, với công nghệ này công ty sẽ kiểm soát đƣợc hàng hoá lƣu chuyển trong kho một cách dễ dàng
c. Dự kiến kết quả đạt đƣợc
Nếu xây dựng hệ thống kho bãi với cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại sẽ giúp cho công ty nâng cao đƣợc chất lƣợng dịch vụ, có giá cạnh tranh về dịch vụ hơn so với đối thủ .
3.2.5 Hạn chế đến mức tối đa sự ảnh hƣởng của tính thời vụ để tạo thế chủ động trong hoạt động dịch vụ kho ngoại quan trong hoạt động dịch vụ kho ngoại quan
a. Mục tiêu giải pháp
Hạn chế đến tối đa tính thời vụ, tạo thế chủ động trong hoạt động của ICD. b. Nội dung và cách thực hiện giải pháp
Thực tế cho thấy, hoạt động kinh doanh dịch vụ của ICD Tanamexco trong vài năm qua vẫn mang nặng tính thời vụ, các hoạt động chủ yếu chỉ dồn vào 6 tháng cuối năm, hoạt động dịch vụ kho ngoại quan thƣờng chịu sự chi phối của hoạt động xuất nhập khẩu.
Thứ nhất, giảm giá dịch vụ thuê kho ngoại quan trong thời gian ít khách
ICD nên có chính sách giảm giá đối với hoạt động thuê kho ngoại quan hàng nhập từ nƣớc ngoài về và hàng từ nội địa nhập vào kho ngoại quan chờ xuất qua các quốc gia khác trên thế giới. Nhƣ chúng ta đã biết, trong hoạt động kinh doanh dịch vụ, điều kiện tối quan trọng có ý nghĩa quyết định là chất lƣợng dịch vụ, nhƣng điều đầu tiên gây sự chú ý và thu hút khách hàng, dẫn đến sự so sánh, cân nhắc là giá cả. Vì thế, công ty có thể áp dụng giải pháp này và lƣu ý đến các phản ứng sau:
o Phản ứng từ phía khách hàng: Một khách hàng có nhiều hợp đồng với ICD Tanamexco vào cả thời kỳ cao điểm cũng nhƣ thời kỳ vắng khách sẽ cho rằng ICD đƣa ra biển giá không thống nhất, dễ dẫn đến các phản ứng tiêu cực, làm ảnh hƣởng không tốt tới quan hệ giữa khách hàng với ICD.
o Phản ứng tứ các đối thủ cạnh tranh khác: nếu ICD Tanamexco đƣa ra mức giá thấp hơn các doanh nghiệp cạnh tranh khác. Cụ thể, bên cạnh khu vực đó là ICD Transimex sẽ phản ứng hạ giá dịch vụ cho thuê kho ngoại quan, thậm chí
một số dịch vụ khác có liên quan đến kho ngoại quan hơn cả giá của ICD Tanamexco. Nhƣ vậy, các doanh nghiệp và các ICD dễ cuốn vào vòng xoáy cạnh tranh gây tổn thất lớn mà không bên nào đƣợc lợi. Mặt khác, nếu đến cuối cùng giảm giá dịch vụ mà số lƣợng hợp đồng vẫn không tăng và tăng không đáng kể thì công ty có thể bị lỗ nặng . Nên biện pháp giảm giá vẫn đƣợc xem là biện pháp mạo hiểm, thiếu tính chắc chắn, tính khả thi không cao, khó đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn nên giải pháp thứ hai có lẽ sẽ phù hợp hơn.
Thứ hai, tạo cho khách hàng những dịch vụ miễn phí trong thời gian ít khách
Thực chất giải pháp này là mời khách hàng dùng những gói dịch vụ có kèm khuyến mại, miễn phí một số dịch vụ phụ. Chính sách này có đặc điểm không động chạm đến cơ cấu giá cả. Các dịch vụ này có thể là:
o Tƣ vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trƣờng, tình hình hoạt động ngoại thƣơng, luật pháp của Việt Nam khi có nhu cầu gửi kho ngoại quan chờ nhập vào thị trƣờng Việt Nam.
o Tƣ vấn cho khách hàng về các đối tác xuất nhập khẩu có tiềm lực, uy tín trên thị trƣờng.
o Tƣ vấn cho khách hàng về các hãng tàu có uy tín, đoạn đƣờng đi hợp lý, những quy định pháp lý, thủ tục để xuất khẩu hoặc nhập khẩu dễ dàng ít tốn chi phí. c. Dự kiến kết quả đạt đƣợc
Nếu giải pháp này đạt kết quả tốt, ngoài chiến dịch thông tin mạnh mẽ thì các dịch vụ mà công ty cung cấp với chất lƣợng cao sẽ đem lại lợi ích thực sự, dễ nhận thấy cho khách hàng. Khách hàng sẽ đƣợc nhân viên ICD giải thích đầy đủ, rõ ràng về các dịch vụ mà công ty mang lại. Các dịch vụ cung cấp miễn phí sẽ đem đến cho khách hàng sự hài lòng cao nhất với chi phí bỏ ra ít nhất.
3.2.6 Giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
a. Mục tiêu giải pháp
Xây dựng và đào tạo đƣợc nguồn nhân lực giỏi về ngoại ngữ, sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý.
Hàng năm ICD Tanamexco vẫn thu hút nhiều sinh viên từ các trƣờng đại học, cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đến thực tập. Cần đào tạo, tuyển chọn những thực tập sinh có nguyện vọng muốn làm việc tại ICD để từ đó có chính sách đào tạo về kỹ năng phân tích và vận dụng thành thạo các phần mềm quản lý chuyên dụng, nên có những khóa học bồi dƣỡng ngoại ngữ thƣờng xuyên để nhân viên ICD có thể trau dồi.
c. Dự kiến kết quả đạt đƣợc
Nếu nhân viên ICD đƣợc đào tào một cách chuyên sâu nhƣ thế, tƣơng lại ICD sẽ có đƣợc những nhân viên giỏi, chuyên nghiệp phục vụ đắc lực vào quá trình phát triển công ty.
3.3 Một số kiến nghị đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ kho ngoại quan tại ICD Tanamexco
3.3.1Kiến nghị đối với cơ quan chức năng
a. Hoàn thiện cơ sở hạ tầng
Nhƣ ta đã biết, hiện nay cơ sở hạ tầng vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động kho ngoai quan ở nƣớc ta còn yếu kém lạc hậu, mà nhu cầu về dịch vụ này và xu hƣớng đầu tƣ của các nhà đầu tƣ nƣớc ngoài vào dịch vụ kho ngoại quan Việt Nam ngày càng lớn. Muốn thu hút các nhà đầu tƣ, cần thiết phải hoàn thiện và nâng cấp cơ sở hạ tầng này.
Cần phải tiến hành đầu tƣ hiện đại hóa các cảng biển và sân bay, cảng thông quan nội địa, hệ thống đƣờng bộ, đƣờng sắt… theo một quy hoạch tổng thể, có khả năng tƣơng tác và hỗ trợ qua lại lẫn nhau một cách hiệu quả. Đầu tƣ và nâng cấp hạ tầng giao thông vận tải, khuyến khích vận tải container đƣờng sắt, chú trọng xây dựng các cảng nƣớc sâu và cảng trung chuyển tại Việt Nam.
b. Hỗ trợ kinh phí về công nghệ thông tin
Tuy việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quản lý hoạt động kho ngoại quan và các dịch vụ kho ngoại quan của các doanh nghiệp cần đƣợc khuyến khích nhƣng trên thực tế, với quy mô và tiềm lực của các doanh nghiệp nƣớc ta nhƣ