a. Mục tiêu giải pháp
Xây dựng quy trình cung ứng dịch vụ với thông tin rõ ràng cho nhân viên khi có hàng hóa cần xuất, nhập kho ngoại quan.
b. Nội dung và cách thực hiện giải pháp
Theo nhận xét ở phần trên, điểm còn thiếu sót của công ty trong quy trình cung ứng dịch vụ kho ngoại quan chính là ở bƣớc tiếp nhận thông tin khách hàng chƣa rõ ràng, chƣa xác định cho nhân viên thấy đƣợc các yêu cầu cần làm ở khâu đầu tiên này. Tiếp nhận, xem xét yêu cầu của khách hàng: nhân viên ICD tiến hành phân loại yêu cầu cung cấp dịch vụ, liên quan đến các dịch vụ công ty cung cấp về làm
hàng xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa, bốc xếp, dịch vụ kho ngoại quan… và đánh giá khả năng đáp ứng trên cơ sở năng lực của công ty.
Khi xem xét thấy khả năng công ty có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì những bộ phận có liên quan tiến hành các bƣớc tiếp theo để cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Phòng kế toán xây dựng các phƣơng án thực hiện, đồng thời dự tính các chi phí theo mỗi phƣơng án.
Tƣ vấn trao đổi các phƣơng án tối ƣu làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa; kê khai hải quan. Đƣa ra các phƣơng án vận chuyển bốc xếp với chi phí hợp lý; cách thức thanh toán, chi trả hợp pháp, hợp lý.
Sau khi đã xác định đƣợc những vấn đề cơ bản nhất trong quá trình cung cấp dịch vụ kho ngoại quan cho khách hàng, kiểm tra lại các phƣơng án, chi phí thì tiến hành làm báo giá, hợp đồng.
Ban giám đốc xem xét và trao đổi, chỉ đạo, đƣa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc lập kế hoạch và phê duyệt báo giá, hợp đồng. Sau khi đã đƣợc Ban giám đốc duyệt, các phƣơng án đƣợc trao đổi, thông báo lại với khách hàng về giá, phƣơng án thích hợp và các yêu cầu bổ sung.
Sau khi khách hàng xem và có phản hồi lại thì tiến hành kiểm tra lại và dự thảo các phƣơng án về: các chi phí, khả năng thực hiện, phân tích lỗ lãi và tiến hành làm báo giá, hợp đồng.
Khi giao báo giá và hợp đồng cho khách hàng, dù khách hàng có chấp nhận hay không vẫn phải tiến hành lƣu hồ sơ, lập báo cáo và tìm hiểu thêm về hợp đồng. Báo giá và hợp đồng đƣợc chuyển tới phòng kế toán, phòng thƣơng vụ và kho,
các chi nhánh nhận Phiếu yêu cầu làm hàng và bắt đầu tiến hành quá trình cung cấp dịch vụ.
c. Dự kiến kết quả đạt đƣợc
Quy trình xuất, nhập hàng kho ngoại quan sẽ gọn nhẹ hơn, thủ tục sẽ ít rƣờm rà hơn, không phải tốn kém chi phí, thời gian để đi lại của khách hàng. Tạo sự tin tƣởng cho khách hàng ở những đơn hàng sau.