2. Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu
2.1.2 Nhân sự của phòng lưu chiểu
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phịng theo cơ cấu tổ chức mới, thì biên chế hiện nay của phòng lưu chiểu gồm 8 người: 1 trưởng phịng, 1 phó phịng và 6 cán bộ chun mơn.
Phịng được chia làm 2 bộ phận chính:
* Bộ phận thu nhận sách và ấn phẩm đặc biệt: gồm 1 trưởng phịng, 1 phó phịng
và 2 cán bộ có nhiệm vụ:
- Kiểm tra thu nhận ấn phẩm: có đủ số đủ bản nộp hay khơng, điều phối kế hoạch cơng tác trong phịng…….
- Viết số đăng ký cá biệt, số lưu chiểu - Đóng dấu, dán nhãn và chia về các kho
- Nhập dữ liệu sách lưu chiểu vào máy tính. Nhập dữ liệu theo 8 trường của phần mềm CDS/SIS
- Sau khi xử lý xong hình thức tài liệu, chuyển sách sang phòng phân loại biên mục để xử lý nội dung.
- Nhận sách về và sắp xếp sách lên kho
- Nhập dữ liệu biên mục sách từ phòng Phân loại – Biên mục, sắp xếp các dữ liệu tiến hành làm TMQG tháng, sau đó chuyển file word cho phịng tin học giới thiệu lên trang Web thư viện phục vụ bạn đọc tra cứu thông tin. Tập hợp tất cả các dữ liệu biên mục sách trong năm thống kê, sắp xếp hoàn thành bản TMQG năm đúng thời hạn 6 tháng, chuyển dữ liệu cho phòng tin học và nhà in để xuất bản TMQG năm. - Làm báo cáo tháng số lượng sách mà phòng nhận được, chịu trách nhiệm về số sách, ấn phẩm đặc biệt mà nhóm thu nhận
- Đối chiếu sách đã nhận được với danh mục sách nộp lưu chiểu của cục xuất bản, gọi điện hoặc gửi cơng văn địi những bản thiếu mà các NXB chưa nộp đủ. Báo cáo lên cấp trên
- Một cán bộ trong tổ báo có nhiệm vụ mở hộp Thơng tác xã để đưa báo, tạp chí vào phịng và phân phối kịp thời các bộ phận.
- Mở nhận bưu kiện báo, tạp chí và phân chia cho phịng báo. Tuy nhiên với những tờ báo mới xuất hiện chưa có sẵn dữ liệu tại phịng báo, cán bộ phịng lưu chiểu có nhiệm vụ xử lý qua hình thức và nhập tên báo, số bản, NXB, ..... và gửi sang phòng báo
- Giao báo, bản tin hàng ngày cho phòng Báo.
- Tiếp nhận luận án tiến sỹ, in , cắt, dán nhãn và nhập CSDL cho luận án tiến sĩ bằng phần mềm CDS/ISIS
- Nhập CSDL báo, tạp chí TW, địa phương và tiếng nước ngoài bằng phần mềm ILIB.
- Sắp xếp tồn bộ báo, tạp chí, bản tin lên kho lưu chiểu - Quản lý kho báo, tạp chí lưu chiểu.
- Vệ sinh, làm mới kho
- Thống kê số bản báo, tạp chí thiếu, gửi cơng văn hoặc gọi điện trực tiếp tới NXB đòi.
* Kế hoạch làm việc của phòng Lưu chiểu:
Cơng tác thu nhận xuất bản phẩm dân tộc đóng vai trị rất quan trọng trong
công tác lưu trữ và bảo vệ di sản Quốc gia. Nhận thức rõ điều này, phịng Lưu chiểu TVQGVN ln ý thức được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, hồn thành cơng việc trước thời hạn theo quy định. Phòng lập ra kế hoạch cụ thể rõ ràng để hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc:
- Tiến hành thu nhận đầy đủ kịp thời các xuất bản phẩm lưu chiểu từ các NXB trong nước nộp về TVQG theo luật xuất bản và luật lưu chiểu quy định
- Việc giao nộp các ấn phẩm lưu chiểu phải đảm bảo tuân theo quy trình kỹ thuật và đủ số lượng bản mà phịng nhận được, việc phân cơng công việc giưã các thành viên phải bảo đảm cân đối
- Đảm bảo tất cả các xuất bản phẩm đều được đóng dấu TVQG, ghi số lưu chiểu và số đăng ký cá biệt, dán mã vạch ký hiệu cho sách theo đúng quy chuẩn.
- Đảm bảo chu trình đường đi của tài liệu: đối với các xuất bản phẩm nộp về TVQGVN phịng lưu chiểu có thời hạn một tuần để tiến hành xử lý hình thức sau đó chuyển sang phịng Phân loại – biên mục xử lý nội dung
- Thường xuyên làm vệ sinh, sắp xếp kho sách báo lưu chiểu.
- Bố trí sắp xếp kho tàng hợp lý để lấy diện tích phát triển sách mới.
- Đầu tư thêm trang thiết bị hiện đại như: quạt thơng gió, điều hịa và máy khử mùi ….để bảo quản tài liệu lâu dài
- Ngồi ra có kế hoạch tu bổ lại kho tàng nhằm mở rộng diện tích lưu trữ tài liệu trình lên các cấp lãnh đạo xem xét.
- Giữa các thành viên trong phòng phải đồn kết, giúp đỡ nhau trong cơng việc Với những mục tiêu nêu trên, riêng năm 2012 phòng lưu chiểu đã đạt được rất nhiều thành cơng trong việc thu nhận lưu chiểu văn hóa phẩm: phịng thu nhận và xử lý 76.979 bản sách, 1612 bộ luận án và 3145 bản ấn phẩm đặc biệt, tổng số tài liệu được phòng xử lý trên 81.736 bản. Tất cả các xuất bản phẩm đều được phịng phân chia một cách khoa học, khơng bị lẫn lộn tạo thuận lợi cho việc xử lý dễ dàng thuận tiện hơn.