2. Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu
2.2 Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu
2.2.3 Xử lý kỹ thuật các ấn phẩm lưu chiểu khác
Ngoài sách, báo, tạp chí, luận án tiến sĩ, phó tiến sĩ, tranh ảnh, bản đồ, cũng là ấn phẩm được quy định phải nộp lưu chiểu về TVQGVN. Trước đây, số luận án nộp về TVQG rất ít, mỗi năm trên dưới 100 bộ, nhưng khi xã hội phát triển, đặc biệt là năm 2004, Bộ giáo dục và đào tạo đã có cơng văn gửi các cơ sở đào tạo tiến sĩ trong nước trong đó có điều khoản bắt buộc những người bảo vệ luận án tiến sĩ phải nộp bản luận án trên giấy và bản điện tử về cho TVQG\VN. Đến hiện nay, số lượng tài liệu này tăng đáng kể: ví dụ năm 2009 là 1050 bộ, năm 2010 là 1000 bộ, năm 2012 là 1612 bộ.
Quy trình xử lý luận án bao gồm:
- Tiếp nhận luận án
- In, dán nhãn đăng ký cá biệt cho cuốn luận án. Bao gồm bản chính luận án, bản
tóm tắt và đĩa CD
- Đóng dấu và và ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên luận án và trang 17 của luận
án bao gồm cả CD
- Nhập dữ liệu vào vào CDS/ISIS trên máy tính.
- Sau khi nhận luận án từ phòng biên mục, chuyển lên phòng bảo quản để phục vụ
bạn đọc có nhu cầu tra cứu.
Tuy nhiên phòng lưu chiểu chỉ đảm nhận việc nhập máy trên CDS/ISIS để lưu chiểu lại luận án vào kho. Sau đó sẽ đưa sang phòng phân loại biên mục để xử lý và nhập máy trên ILIB.
Cơ sở dữ liệu trên CDS/ISIS bao gồm các trường: Trường 1: Tác giả. Nơi ghi rõ họ tên của tác giả Trường 2: Tên luận án
Trường 3: Mã số
Trường 8: Nơi bảo vệ: Thành phố - nước:
Trường 4: Cơ quan bảo vệ. nơi bảo vệ tại các trường đại học hay học viện Ví dụ: Đại học khoa học xã hội và nhân văn
Trường 16: Phân loại Ví dụ: Kinh tế, Xã hội
Trường 26: Số đăng ký cá biệt
Ví dụ LA12.123.1 (Bản chính luận văn) LA12.123.2 (Bản tóm tắt luận án) LA12.123.3 (CD luận án)
Trường 19: Đặc điểm. Nơi ghi rõ chính văn và ngơn ngữ của luận án Ví dụ: 0611% Pháp.
Xử lý tranh, ảnh, sách nhạc, bản đồ, băng, đĩa, lịch…
Công tác xử lý kỹ thuật đối với những ấn phẩm đặc biệt này đơn giản hơn rất nhiều so với các loại khác như: sách, báo, tạp chí. Bao gồm các cơng đoạn: tiếp nhận ấn phẩm đặc biệt, sắp xếp theo môn loại, đăng ký số lưu chiểu và số đăng ký cá biêt, đóng dấu TVQG, nhập dữ liệu vào máy, chuyển sang phòng Phân loại – Biên mục xử lý nội dung. Do mỗi ấn phẩm hầu hết chỉ có một đến hai bản, nên sau khi được xử lý, một ấn phẩm được đưa vào kho lưu chiểu, còn lại đưa lên phòng Bảo quản. Trừ sách nhạc phải nộp theo quy định đối với sách, sách nhạc vẫn chia về các kho như sách lưu chiểu bình thường. Thư viện đăng ký lưu chiểu cho mỗi loại ấn phẩm như sau:
Ký hiệu lƣu chiểu Sách nhạc N Tranh T Lịch các loại L Đĩa Đ Băng nhạc B Bản đồ BĐ
Bảng: Ký hiệu lưu chiểu của các ấn phẩm đặc biệt
Trên đây là tồn bộ quy trình xử lý tài liệu nộp lưu chiểu về TVQGVN, như ta đã thấy đối với mỗi loại ấn phẩm đều có sự tập trung tỉ mỉ riêng mới không gây nhầm lẫn, sai phạm. tốc độ xử lý tài liệu của phịng ảnh hưởng đến cơng việc của các phịng khác như: phân loại biên mục, phòng đọc, phòng báo, .. đặc biệt là phịng phân loại biên mục vì sau khi đăng ký xuất bản phẩm, phòng lưu chiểu phải giao cho phòng biên mục để xử lý nội dung tài liệu như: định từ khóa, tóm tắt, …. phân loại. Tuy nhiên các cán bộ trong phịng ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ chuyên môn, ấn phẩm được xử lý làm thủ tục kịp thời, ln chuyển cho các phịng ban theo đúng lịch quy định.
+ Phòng báo giao hàng ngày
+ Phòng đọc và phòng tra cứu giao 1 tuần/lần + Phòng phân loại biên mục giao 2 tuần/lần
Việc này có ý nghĩa quan trọng đảm bảo tính thơng tin của tài liệu phục vụ