2. Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu
2.3 Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia
Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia: Thƣ mục quốc gia là thư mục liệt kê của những thư viện có chức năng nhận lưu chiểu, nhằm thơng kê, đánh giá tồn bộ các ngành in ấn, xuất bản của cả quốc gia. Thông thường, cơ quan chịu trách nhiệm biên soạn và phát hành thư mục quốc gia chính là những thư viện quốc gia, dựa theo những tài liệu nhận lưu chiểu theo luật lưu chiểu. Tuy vậy cũng có một vài ngoại lệ. Tại Anh, thư mục quốc gia do Hội đồng gồm đại diện của các thư viện, các nhà xuất bản và các cửa hàng sách biên soạn và xuất bản. Ở Mỹ và Hà Lan, thư mục quốc gia được xuất bản nhằm mục đích thương mại.
Dựa trên các ấn phẩm thu nhận được thông qua chế độ lưu chiểu, phòng lưu chiểu của TVQG đã tiến hành biên soạn và xuất bản TMQG. Đây là một sản phẩm rất có giá trị của hoạt động lưu chiểu xuất bản phẩm tại TVQG.
Lịch sử hình thành Biên soạn thư mục Quốc gia:
+ TMQGVN được ấn hành lần đầu tiên vào năm 1923, do Thư viện TW Đông Dương biên soạn.
+ Năm 1955, TVQG biên soạn và xuất bản TMQG dưới các tên goi “Danh sách lưu chiểu văn hóa phẩm”, sau đó đổi tên là “Mục lục sách”, rồi “Mục lục xuất bản phẩm” và “ mục lục xuất bản phẩm lưu chiểu”, định kỳ 6 tháng một lần.
+ Năm 1974, Thư mục chính thức mang tên Thư mục Quốc gia Việt Nam, đánh dấu một bước phát triển mới trong cơng tác lưu chiểu văn hóa phẩm .
+ Từ năm 1986 đến nay TVQGVN ứng dụng CNTT, các biểu ghi TMQG được nhập trực tiếp vào máy tính, khơng phải ghi ra sổ giấy. Giúp tạo lập cơ sở dữ liệu để biên soạn, xuất bản TMQGVN. Chính vì thế các bản TMQG tháng, năm được biên soạn kịp thời và có chất lượng tốt hơn.
Quy trình để biên soạn, xuất bản TMQG được thực hiện như sau:
- Toàn bộ các ấn phẩm lưu chiểu sau khi đã được thu nhận sẽ được xử lý kỹ thuật về mặt hình thức tại phịng lưu chiểu sau đó được chuyển sang phịng biên mục để
xử lý nội dung. Cơng việc xử lý nội dung hồn tất, sẽ được convert đã xử lý về bộ phận lưu chiểu để tiến hành biên soạn lại dữ liệu theo yêu cầu và xuất bản TMQG.
Hiện nay TVQG xuất bản hai loại TMQG: TMQG tháng và TMQG năm.
TMQG tháng sau khi được biên soạn xong sẽ chuyển file cho phòng tin học để đưa lên trang web của TVQG. TMQG năm được in dưới dạng sách. Kể từ năm 1986, nhờ ứng dụng công nghệ thông tin các bản TMQG đã được biên soạn trên máy tính, vì vậy cơng tác biên soạn, xuất bản TMQG đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể như: xuất bản TMQG tháng và TMQG năm đều đặn kịp thời, in ấn rõ rang sạch đẹp, xuất bản nhanh chóng kịp thời
Để giúp cho việc tra cứu thông tin về ấn phẩm dễ dàng, chi tiết và thuận lợi,
cấu trúc TMQG được chia làm 5 phần chính.
Phần I. Sách: mỗi ấn phẩm dạng sách được mô tả đầy đủ các yếu tố như: tên tác giả, tên sách, nhà xuất bản, số trang, khổ sách, số lưu chiểu và được sắp xếp theo mơn loại khoa học DDC, sau đó theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên sách đúng quy định của chuẩn mô tả TM Quốc tế (ISBD).
Ví dụ
STT. Tên tác giả. Tên tác phẩm: Thông tin bổ sung tên ấn phẩm (loại hình) / Thơng tin trách nhiệm. - Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, năm xuất bản. – số trang: Minh họa ; khổ ấn phẩm. – Giá tiền. – số bản tin
1. Báo chí những vấn đề lý luận và thực tiễn / Hà Minh Đức, Nguyễn Thị Minh Thái, Dương Xuân Sơn,…. – H. : Đại học Quốc gia Hà Nội. – 21cm. – 53000đ. – 300b
ĐTTS ghi: Trường Đại học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn. Khoa Báo chí và Truyền thơng
T.7. – 2010. – 355Tr. : minh họa $267854
PHẦN II. Tác phẩm âm nhạc – tranh ảnh – bản đồ: nội dung được trình bày như ấn phẩm dạng sách
STT. Tên tác giả. Tên tác phẩm: Thông tin bổ sung tên ấn phẩm (loại hình)/ Thơng tin trách nhiệm. – Nơi xuất bản : Năm xuất bản. – số trang : Minh họa ; khổ ấn phẩm. – giá tiền. – số bản tin.
Phụ chú số lưu chiểu
5. Atlas Thăng Long – Hà Nội / Trương Quang Hải, Nguyễn Trần Cầu, Nguyễn Quang Ngọc (cb.)…. - H. : Nxb. Hà Nội, 2010. – 117tr. : minh họa ; 30cm. – 1000b. – (Tủ sách Thăng Long 1000 năm)
. – thư mục : tr.111-112 BD 001165
Phần III. Ấn phẩm định kỳ: mô tả thơng báo ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí..)nộp lưu chiểu, chia thành các loại ấn phẩm xuất bản ở các cơ quan Trung ương và Địa phương, xếp theo vần chữ cái tên báo, tạp chí. Ngồi ra cịn liệt kê những thay đổi ấn phẩm định kỳ trong năm như: ấn phẩm mới nộp lưu chiểu, ấn phẩm không nộp, ấn phẩm thay đổi….vvv
Ví dụ
19. cảnh sát tồn cầu. – H. : chuyên đề của báo công an nhân dân. – nửa tháng/1 kỳ. 40cm.
Phần IV: các bảng tra cứu + Bảng tra tác giả
+ Bảng tra người dịch Ví dụ:
12070
Bùi Thị Thu Hoài: 1765 Bùi Thị Việt Thoan: 12472 Bùi Thu Hà: 9634, 9718, 10963 Bùi Thùy Linh: 11296
Bùi Trọng Như: 11765 Bùi Văn Nam Sơn: 2069 + Bảng tra tên sách Ví dụ: A Ai biết kết bạn: 13985 Ai Cập cổ đại: 3032 Ai đã lấy cái bánh?: 12626
STT. Tên báo, tạp chí. – Nơi xuất bản : cơ quan xuất bản. – định kỳ xuất bản. Khổ báo, tạp chí
Ai là chúa mn lồi: 5611
Ai mua hành tôi : 5412, 5413,5414,5415 Ai xô ánh trang vàng : 3511
........................
+ Bảng tra Nhà xuất bản và cơ quan xuất bản. Ví dụ
A
Agricultural publishing house : 1355
Âm nhạc: 9961,9962, 9963, 10019, 10126, 13438 Thông tin trong các bảng đều theo thứ tự chữ cái. Phần V. các sách xuất bản của năm trước đó
Phần này bổ sung các sách xuất bản của năm trước nhưng chưa được phản ánh trong TMQG của năm đó do nguyên nhân khách quan, chủ quan mà nộp lưu chiểu chậm. Ngồi ra cịn gồm có các bảng tra chữ viết tắt và bảng thống kê theo số lượng và theo ngôn ngữ các NXB nộp lưu chiểu của các NXB tốt hơn.
Ví dụ:
Tin học tri thức và hệ thống
1. Bài giảng Internet & web. – H. : Lao Động, 2009. – 70tr. : minh họa ; 27cm. – 500b
ĐTTS ghi: Sở Giao dục & Đào tạo Hà Nội. trường trung cấp kinh tế - Kỹ thuật Bắc Thăng Long. – lưu hành nội bộ. – Phụ lục: tr. 66 – 67 $259325
Từ năm 2007, Thư viện Quốc gia Việt Nam sử dụng bảng phân loại DDC phân chia các ngành tri thức:
000: Tin học, tri thức và hệ thống 100: Triết học
200: Tôn giáo
300: Khoa học xã hội. xã hội học và nhân loại học 400: Ngôn ngữ
500: Khoa học 600: Công nghệ 700: Nghệ thuật
800: Văn học. tu từ học và phê bình văn học 900: Lịch sử
Qua các bản TMQG, chúng ta nhận thấy rõ số lượng xuất bản phẩm lưu
chiểu có xu hướng tăng lên đáng kể. Con số đó một mặt phản ánh nền xuất bản Việt Nam đang phát triển, thể hiện rõ việc nộp lưu chiểu của các NXB tốt hơn, đồng thời cũng cho thấy sự quan tâm của Đảng và Nhà nước tới chế độ nộp lưu chiểu văn hóa phẩm.
Tuy nhiên trong các bản TMQG tháng, TMQG năm vẫn còn xẩy ra tình trạng
có một phần thơng báo tên sách xuất bản của năm trước. Nguyên nhân chính khiến cho TMQG tháng, TMQG năm khơng được cập nhật chính xác thuộc về các NXB, do các NXB không nộp lưu chiểu đúng hạn mà thường gộp một lượng lớn mới nộp để tiết kiệm kinh phí vận chuyển, đối với những nơi khơng xuất bản thường xun thì vài tháng mới nộp một lần cũng có những NXB trốn khơng nộp vì vậy TVQG khơng thể cập nhật chính xác thơng tin của từng tháng từng năm được.
2.4 Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu TVQGVN
Công tác tổ chức tài liệu lưu chiểu
Bất kỳ một thư viện nào, đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách
Có thể thấy tổ chức vốn tài liệu tạo điều kiện cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu và tăng cường việc luôn chuyển tài liệu một cách dễ dàng. Kho tài liệu lưu chiểu TVQG là nơi lưu trữ đời đời các xuất bản phẩm của cả nước vì vậy vấn đề tổ chức kho sao cho hợp lý, khoa học luôn được các ban lãnh đạo thư viện quan tâm.
Lịch sử hình thành kho tài liệu lưu chiểu và công tác tổ chức kho lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia qua các thời kỳ:
+ Giai đoạn trước năm 1954: dưới thời kỳ Pháp thuộc TVQG không tổ chức kho tài liệu lưu chiểu riêng biệt. Các ấn phẩm thu nhận được đều mang ra phục vụ bạn đọc + Giai đoạn 1954 – 1997: Tổ chức bảo quản kho lưu chiểu TVQGVN.
+ Giai đoạn 1997 – 2003: Tiến hành sửa chữa, nâng cấp hệ thống kho tàng tại TVQG, toàn bộ kho lưu chiểu đã phải sơ tán sang tổ chức, bảo quản tại kho ở Đông Anh.
+ Giai đoạn 2003 đến nay: chuyển về tổ chức, bảo quản ngay tại TVQGVN
Hiện nay, tài liệu tại kho lưu chiểu của TVQGVN được tổ chức, sắp xếp theo từng kho tài liệu riêng:
Kho sách:
+ Sách tạm chiếm: là số sách được xuất bản tại vùng tạm chiếm
+ Sách kháng chiến: đây là số sách được xuất bản trong thời kỳ kháng chiến do Ngụy quyền tổ chức thu nhận lưu chiểu.
Hiện nay số sách tạm chiếm, kháng chiến được tổ chức, sắp xếp trong kho
lưu chiểu với ký hiệu TC – sách tạm chiếm (từ TC 1 – TC 2494), ký hiệu KC – sách kháng chiến (từ KC1 – KC4171). Toàn bộ số sách này được Thư viện tìm kiếm và thu thập trong cả nước bằng nhiều hình thức khác nhau.
+ Sách xuất bản từ tháng 10 năm 1954 cho tới nay: từ khi đất nước thống nhất, việc xuất bản trong nước tăng đáng kể, số lượng sách nộp về TVQG ngày càng nhiều, sách xuất bản trong thời kỳ này có nội dung và chủ đề đa dạng và phong phú: chủ đề đánh giặc ngoại xâm cứu nước, ca ngợi anh hùng dân tộc, tình đồn kết của nhân
dân, xây dựng đất nước trong thời kỳ mới, tình hình phát triển kinh tế xã hội, ... đều được nộp về TVQG và một phần do thư viện sưu tầm. Toàn bộ số bản sách thu nhận lưu chiểu tại TVQG đều được đánh số thứ tự đăng ký cá biệt liên tục, số đăng ký cá biệt (số lưu chiểu) thể hiện vị trí tài liệu trong kho cũng như trên các ngăn giá cụ thể. Điều này thuận tiện cho cơng tác bảo quản, kiểm kê nhanh chóng, chính xác. Nguyên tắc sắp xếp cũng được tổ chức theo chuẩn chung (từ trên xuống dưới, từ trái qua phải).
Như vậy cho tới hiện tại bây giờ toàn bộ kho lưu chiểu đang lưu trữ tại TVQG bao gồm 289.394 tên sách (6665 sách tạm chiếm, kháng chiến và 282.729 tên sách từ 1954 đến nay).
Kho ấn phẩm định kỳ:
Với báo, tạp chí thì việc sắp xếp, bảo quản cũng tương tự như kho sách. Tuy
nhiên loại hình tài liệu này khơng có số đăng ký cá biệt nên tiêu chí tổ chức, sắp xếp kho có khác. Kho báo, tạp chí bao gồm:
+ Kho báo, tạp chí xuất bản ở TW
+ Kho báo, tạp chí xuất bản ở Địa phương.
Trong từng kho: báo và tạp chí được sắp xếp theo tên báo và tạp chí kết hợp với số phát hành và ngày tháng phát hành của báo, tạp chí. Để thuận cho việc sắp xếp và kiểm kê, trên từng giá ở từng khoang đều có phiếu chỉ dẫn.
Ví dụ: Khoang báo Trung ương, trong khoang báo Trung ương lại được chia ra làm các khoang báo nhỏ riêng biệt có ghi tên cụ thể: báo Quân đội nhân dân, báo lao động, báo phụ nữ. Đối với các khoang báo địa phương, tạp chí TW và tạp chí địa phương cũng được phân chia tương tự như khoang báo TW
Nhìn chung việc tổ chức sắp xếp kho báo là hoàn toàn hợp lý và mang lại
hiệu quả cao cho công tác tổ chức kho tài liệu lưu chiểu của thư viện.
Kho ấn phẩm đặc biệt:
Bao gồm tranh, ảnh; sách nhạc; bản đồ; CD ROM; băng đĩa.. các ấn phẩm
+ Giá xếp tranh, ảnh: ký hiệu T + Giá xếp sách nhạc : Ký hiệu A + Giá xếp bản đồ: Ký hiệu BD + Giá xếp CDROM: Ký hiệu CD + Giá xếp băng đĩa: Ký hiệu BV
Khi sắp xếp lên giá các loại ấn phẩm đặc biệt được xếp theo số đăng ký cá biệt riêng đối với từng loại ấn phẩm. Ví dụ: T1 đến T1234
- Đối với luận án tiến sỹ: vì có một bản duy nhất nên TVQG khơng lưu trữ bảo
quản tại kho lưu chiểu mà đưa ra phục vụ bạn đọc thường xuyên tại TVQG mặc dù không được bảo quản tại kho lưu chiểu nhưng loại hình tài liệu này cũng cũng được thư viện quan tâm và bảo quản cẩn thận để phục vụ lâu dài cho NDT.
Tuy nhiên một vấn đề hết sức cấp thiết cần được quan tâm và khắc phục liên
quan đến diện tích kho tàng là: hấu hết các báo, tạp chí, tranh ảnh, bản đồ khổ lớn khi sắp xếp trên giá, do kích cỡ của giá đều phải gập đơi, ảnh hưởng tới tính ngun vẹn và tuổi thọ của báo chí.
Ngồi ra với các loại hình tài liệu như đĩa CD ROM chưa có chỗ chứa đựng
để bảo quản đĩa khơng bị chầy xước cũng như đảm bảo về số lượng. Một số giá gỗ chứa tài liệu bị hư hỏng, mối mọt không đảm bảo yêu cầu
Diện tích kho tàng cịn chật hẹp, khơng đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu
lưu chiểu, nhiều tài liệu trong kho xếp chồng lên nhau và chưa được buộc bó.
Cơng tác bảo quản tài liệu trong kho lưu chiểu TVQGVN
Công tác này luôn là vấn đề nhức nhối đối với phịng lưu chiểu hiện nay, vì
kho tàng lưu trữ cịn chật hẹp và các giá kệ chưa được thay mới hoàn toàn cũng như phương pháp bảo quản chưa hợp lý nên tài liệu trong kho vẫn bị hư hại và mối mọt nhiều, nhất là những tài liệu có tuổi thọ lâu đời.
Tuy nhiên với sự cố gắng và nỗ lực của phòng, kho lưu chiểu đã được đầu tư
rèm cửa… cơi nới kho tàng, thuê người phung thuốc diệt côn trùng, gián, chuột theo định kỳ hàng năm, kết hợp với việc tổ chức kho khoa học đã cải thiện được tình trạng hư hại của tài liệu một cách đáng kể.
Phòng lưu chiểu đã đặt ra những quy định chung như sau:
- Khi tiếp xúc với tài liệu, tay phải rửa sạch, đảm bảo tài liệu khơng bị dính bụi bẩn;
- Tài liệu phải được cất giữ trên giá, khơng đặt dưới đất, khơng đặt trên nóc giá; - Sử dụng tấm ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau;
- Không để tài liệu ngồi kho vì có thể khơng đảm bảo được các tác nhân có thể xâm hại tài liệu;
- Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt;
- Đảm bảo khơng gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, không quá chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc;
- Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho; - Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho;
- Đối với tài liệu điện tử cũng phải được bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, khơng cầm tay trực tiếp vào đĩa, khơng dán nhãn và dán băng dính trên mặt đĩa.
Với những cố gắng của phòng cũng như sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh