2. Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu
2.2 Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu
2.2.1 Xử lý kỹ thuật đối với sách lưu chiểu
Quy trình xử lý sách lưu chiểu bao gồm các công đoạn sau:
+ Thu nhận sách lưu chiểu
+ Viết ký hiệu xếp kho (viết số đăng ký cá biệt, số lưu chiểu) + Đóng dấu TVQG trên trang thứ 17 và trang tên sách
+ Dán nhãn
+ Nhập thông tin xử lý vào máy tính, trên phần mềm CDS/ISIS + Chuyển sang phịng biên mục xử lý nội dung
Quy trình xử lý chi tiết như sau:
Sách sau khi được tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận xử lý sách của phòng. Tại đây, sách sẽ được cán bộ viết ký hiệu xếp kho (số lưu chiểu, số đăng ký cá biệt) và dán nhãn, phân chia về các kho và nhập thông tin vào CSDL trên CDS/ISIS.
Với mỗi số lượng bản của một tên sách, người đăng ký lưu chiểu có cách viết ký hiệu và phân chia các kho khác nhau, sự khác biệt này cũng tùy vào khổ sách, sách khổ nhỏ có ký hiệu riêng, khổ to có ký hiệu riêng. Các cuốn sách đều phải được
đánh dấu của TVQG vào trang tên sách và trang 17, riêng 1 cuốn khơng đóng dấu để đưa vào kho lưu chiểu.
Việc phân chia sách cho các phòng như sau:
- Một bản vào kho lưu chiểu
- Còn lại cho vào tổng kho
Sở dĩ kho lưu chiểu được ưu tiên hàng đầu trong việc chia sách là vì đây là nơi thu thập, bảo quản xuất bản phẩm trên toàn đất nước Việt Nam, là kho tàng trữ đời đời trong nước. Sách ở đây không được đem ra phục vụ mà dùng để lưu lại những tinh hoa văn hóa của dân tộc. Đây chính là nhiệm vụ cơ bản nhất của phòng lưu chiểu cũng như của TVQG.
Quy định đối với sách được đưa vào kho lưu chiểu: Đối với trường hợp sách chỉ có một bản cũng đưa vào kho lưu chiểu. Riêng đối với sách giáo khoa, sách truyện tranh thiếu nhi thì trong quá trình xử lý sẽ đưa vào phòng đọc tổng hợp 1 bản, 1 bản kho lưu chiểu, còn lại giao cho phòng bổ sung. Phịng bổ sung sẽ lưu lại cuốn sách đó để đưa lên phòng đọc khi cần hoặc đem biếu tặng cho các Thư viện Tỉnh, địa phương.
Khi đăng ký sổ lưu chiểu sẽ phải có đầy đủ các ký hiệu sau:
+ Số lưu chiểu
+ Số ký hiệu đăng ký cá biệt
Số lưu chiểu được ghi bên mép trái của trang tên sách, số ký hiệu đăng ký cá biệt ghi ở bên dưới trang tên sách.
Sách trong kho lưu chiểu có đầy đủ các ký hiệu của các kho khác là bởi nếu sách ở phòng đọc bị mất, hỏng hoặc thất lạc thì sau khi bổ sung hồi cố lại sẽ được đăng ký ký hiệu cũ để tránh trường hợp trên giá có chỗ trống
Ví dụ
Hình 1: minh họa trang tên sách của sách lưu chiểu
Như vậy, mỗi tên sách có số lưu chiểu và số đăng ký cá biệt khác nhau. Cuốn giáo trình “kỹ thuật lắp ráp mạch điện: sách dùng cho sinh viên hệ đại học và cao đẳng” của nhà xuất bản Khoa học thì:
Một bản vào kho lưu chiểu có ký hiệu VV10.15644% VV10.15645 Hai bản vào kho bảo quản có ký hiệu VV10.15644 và VV10.15645
Các ký hiệu được ghi trong sách cũng có ý nghĩa riêng biệt.
Ví dụ: cuốn “thực hành window 7: tin học và đời sống” do NXB Phương Đông xuất bản.
Cuốn đưa vào kho lưu chiểu có ký hiệu: VV10.15611 % VV10.15612 % VV1.15613
Trong đó : VV là ký hiệu về ngôn ngữ và khổ sách 10 là ký hiệu năm xử lý cuốn sách
15611, 15612, 15613 là ký hiệu thứ tự sếp giá
Hiện nay việc viết ký hiệu đối với sách lưu chiểu cũng được chia thành các loại ký hiệu khác nhau tùy thuộc vào khổ sách. Ví dụ: Bách khoa tồn thư, từ điển bỏ túi, tác phẩm văn học…..
VN: dùng cho sách tiếng Việt Nam và khổ sách từ 19cm trở xuống 12345
Th.s Nguyễn Thị Thúy
Kỹ thuật lắp ráp mạch điện
(dùng cho sinh viên hệ đại học và cao đẳng) Tái bản lần thứ nhất
VV10.15644%VV10.15645 Nhà xuất bản khoa học
VV: dùng cho sách tiếng Việt Nam và khổ sách từ 20 – 29 cm VL: dùng cho sách tiếng Việt Nam và khổ sách từ 30cm trở nên
Dựa vào ký hiệu đó, chúng ta có thể biết được cuốn này có kích cỡ bao nhiêu, xử lý năm nào, giúp cho việc tìm kiếm phục vụ bạn đọc được dễ dàng nhanh chóng hơn.
- Để biết được vị trí chính xác cuốn sách chúng ta có thể dựa vào ký hiệu năm xử lý và ký hiệu xếp giá.
+ Ký hiệu năm xử lý ghi ở hai số cuối của năm xử lý cuốn sách Ví dụ: 2008 ghi 08, 2009 ghi 09, 2010 ghi 10, 2011 ghi 11
+ Ký hiệu xếp giá ghi số thứ tự của cuốn sách ở trên giá trong năm đó
Ví dụ: một cuốn sách có ký hiệu VV10.12345 tức trong năm 2010 cuốn sách đó là cuốn sách thứ 12345 được đưa vào kho.
Việc đánh ký hiệu theo số thứ tự từ số nhỏ tới số lớn như trên sẽ tạo cho người xử lý cũng như NDT đến Thư viện tìm tài liệu khơng bị nhầm lẫn vì mỗi cuốn sách chỉ có một vị trí duy nhất trên giá. Giúp mọi người tiết kiệm được thời gian và cơng sức của mình
Sau khi đăng ký cá biệt cho sách xong, sách được chuyển sang khâu nhập dữ liệu vào máy tính: tuy nhiên việc nhập dữ liệu sách vào máy tính chỉ phục vụ cho công tác kiểm kê và tổng kết làm báo cáo cuối tháng riêng trong phòng và để quản lý đầu sách nộp lưu chiểu. Các thơng tin chi tiết về sách được phịng phân loại – Biên mục nhập vào CSDL, TMQG được xuất bản dựa trên kết quả nhập tin đó. Phịng lưu chiểu chỉ nhập những thông tin đầu vào trên cơ sở dữ liệu CDS/ISIS. Biểu mẫu bao gồm các trường.
Trường 2: Tên sách: ghi đầy đủ tên sách. Nếu có thơng tin bổ sung tên sách thì ghi sau dấu hai chấm theo: Tên sách chính: thơng tin bổ sung tên sách.
Ví dụ: Tên sách: Gíao trình tin học cơ bản: dùng cho sinh viên hệ cao đẳng Trường 4: Lần xuất bản: ghi số thứ tự của lần xuất bản tài liệu
Ví dụ: sách ghi: in lần thứ 3 Lần xuất bản: In lần thứ 3
Trường 5: Tác giả: Ghi tên tác giả chính, nếu có tác giả tập thể thì mơ tả theo tiêu đề mơ tả.
Ví dụ: Việt Nam (CHXHCN.Luật và sắc lệnh) Trường 9: nhà xuất bản
Ví dụ: Lao Động
Trường 10: Năm xuất bản: mô tả theo năm lưu chiểu của cuốn sách Trường 14: Bản nộp: ghi số bản nộp về thư viện
Trường 16: Phân loại: Ghi rõ loại sách đã được đăng ký Ví dụ: Kinh Tế, Văn hóa, Gíao dục….
Trường 22: Tập: ghi rõ số tập của cuốn sách (nếu có) Mơ tả: T34: Mực tím
Trường 991: Rút sách
Trường 19: Đặc điểm, ghi năm tháng nhận lưu chiểu, ngôn ngữ, các yếu tố cách nhau bằng dấu %.
Ví dụ Đặc điểm: 1234% TW% Việt
Trường 13: Số lưu chiểu: ghi số lưu chiểu sách.
Trường 26: Ký hiệu xếp kho: Ghi ký hiệu kho phịng đọc, nếu có 2 hoặc 3 ký hiệu thì cách nhau bằng dấu %.
Ví dụ: VV10.01234 % VV10.01235 % VV10.01236 Trường 11: số trang: ghi rõ số trang của cuốn sách Trường 29: Số bản in. Ghi rõ số bản in của cuốn sách Ví dụ: số bản in: 1000
Sách nhập máy xong sẽ đưa lên phòng phân loại biên mục. Sau khi, xử lý sẽ lại đưa về kho lưu chiểu, các bản sách khơng có các ký hiệu đầy đủ sẽ chuyển về kho phòng đọc hoặc kho bổ sung tùy theo ký hiệu của từng cuốn.
Phòng lưu chiểu sẽ căn cứ vào “danh mục tài liệu phát hành” của cơ quan phát hành, đối chiếu với số lượng sách nộp về TVQGVN để biết được số tài liệu cịn thiếu, sẽ có kế hoạch nhắc nhở các NXB chưa hồn thành nhiệm vụ của mình. Để đảm bảo cho cơng tác thu nhận xuất bản phẩm được tốt nhất.
Hiện nay hầu hết các NXB đã tự giác tuân thủ các quy định về lưu chiểu, nộp sách đúng thời hạn và đủ số bản như NXB Giao Dục, NXB Tôn giáo, NXB Lao động, .... nhưng một số cơ quan vẫn nộp chậm và thiếu từ 1 đến 2 bản, đơi khi cịn trốn khơng nộp. Vì vậy cơ quan cấp trên cần có những biện pháp mạnh hơn nữa, nhằm phổ biến về nghĩa vụ nộp lưu chiểu đối với các NXB đồng thời có những quy định xử phạt rõ ràng đối với những cơ quan chưa thực hiện tốt điều luật của Nhà nước.
Từ năm 2006 bộ VHTT ban hành quyết định quy chế lưu chiểu xuất bản phẩm và năm 2012 luật xuất bản được sửa đổi, thì số lượng lưu chiểu nộp về TVQG tăng rõ rệt. Năm 2012 số lượng lưu chiểu nộp về TVQG 17.951 tên = 81736 bản. Qua đó, ta có thể thấy được lượng sách xuất bản trong nước ngày càng tăng, sách nộp lưu chiểu ngày càng nhiều. Vì vậy địi hỏi cơng tác lưu chiểu xuất bản phẩm cần được quan tâm và đầu tư hơn nữa trong tương lai để kho tàng di sản văn hóa dân tộc ngày càng đa dạng và phong phú hơn