2. Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu
2.2 Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu
2.2.2 Xử lý kỹ thuật báo, tạp chí lưu chiểu
Mỗi năm phòng lưu chiểu thu nhận khoảng hơn 1000 loại báo, tạp chí khác nhau từ Trung ương tới Địa phương nộp lưu chiểu về TVQGVN. Báo, tạp chí nộp lưu chiểu về Thư viện đa dạng và phong phú về nội dung, hình thức ngồi ra định kỳ xuất bản của các báo cũng rất khác nhau: có báo ra hàng ngày, có báo ra hàng tháng, hai ba tháng, có loại xuất bản theo quý, theo năm, có báo một số một tuần, có báo 1 tháng hai số, có báo xuất bản khơng liên tục ngắt qng, ... Ngồi những số báo thường, các NXB, tòa soạn còn nộp lưu chiểu các loại phụ san, đặc san, báo
Báo, tạp chí lưu chiểu tại TVQG vô cùng đa dạng, số lượng nộp về thư viện ngày càng nhiều vì vậy việc thu thập, quản lý các loại báo chí rất phức tạp, rất dễ nhầm lẫn. Công tác thu nhận xử lý lưu chiểu muốn đạt kết quả tốt đòi hỏi người cán bộ phải nắm rõ thông tin về các loại báo mới xuất hiện hoặc những loại báo đình bản, phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi các số báo để đảm bảo tính liên tục, đủ số, đủ bản để có kế hoạch bổ sung và kiểm soát nhắc nhở các NXB còn thiếu nghiêm túc trong việc nộp lưu chiểu.
Quy trình xử lý ấn phẩm định kỳ cũng giống như sách, bao gồm các công đoạn:
+ Tiếp nhận báo tạp chí + Nhập báo, tạp chí vào máy + Phân chia vào các kho
+ Bảo quản báo tạp chí lưu chiểu
Sau khi phòng thu nhận và xử lý báo, tạp chí xong sẽ được đưa lên kho lưu chiểu để lưu trữ đời đời. Để quản lý và tìm kiếm ấn phẩm được dễ dàng nhanh chóng báo chí sẽ được phân chia thành hai khu vực xuất bản là Trung ương và Địa phương. Tiêu chí để phân loại giữa báo TW và báo Địa phương chủ yếu dựa vào tên báo và nơi xuất bản. Nếu tên báo không đề cập đến tên riêng của một Địa phương cụ thể và có trụ sở tịa soạn báo đóng ở Hà Nội thì được chia về báo Trung ương, còn lại chia về báo địa phương.
Ví dụ báo Địa phương: Thái Nguyên, Lâm Đồng, Đà Nẵng, Thanh Hóa, .. An ninh Hải Phịng
Tạp chí địa phương bao gồm: Thế giới phụ nữ TP. Hồ Chí Minh, Phụ nữ Thủ Đơ, ...
Báo Trung Ương gồm: báo Nhân Dân, Tuổi Trẻ, Văn Nghệ, Lao Động, ... Tạp chí Trung ương bao gồm: Hạnh phúc gia đình, xây dựng, Thanh tra, Văn Nghệ Quân Đội, ...
Số báo, tạp chí nộp lưu chiểu về Thư viện được quy định phải nộp 5 bản cho mỗi ấn phẩm. Một bản cho vào kho lưu chiểu, ba bản cho vào kho báo, tạp chí và một bản cho kho bổ sung. Nhờ những nỗ lực và cố gắng của cán bộ lưu chiểu nói chung và TVQG nói riêng hiện nay báo chí của 64 Tỉnh thành đã được tập hợp về TVQGVN. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại những NXB nộp thiếu bản hoặc chốn nộp lưu chiểu, không nghiêm chỉnh thực hiện nghĩa vụ theo luật định.
Để có cái nhìn tổng qt về số lượng báo lưu chiểu hàng năm, ta có bảng so sánh 3 năm gần đây: Năm 2010 2011 2012 Báo – Tạp chí 986 tên, 47357 số 1032 loại, 46.180 số, 231.369 bản 1092 loại, 45.863 số, 231.201 bản Báo TW 143 loại, 13.713 số, 68565 bản 144 loại, 13.571 số, 67.514 bản 134 loại, 14.071 số, 70.215 bản Báo Địa phƣơng 170 loại, 21.300 số, 106.500 bản 179 loại, 20.411 số, 102.317 bản 192 loại, 20.684 số, 103.142 bản Tạp chí TW 444 loại, 6301 số, 31.505 bản 455 loại, 6190 số, 30.875 bản 494 loại, 6165 số, 30.050 bản Tạp Chí ĐP 155 loại, 1651 số, 8255 bản 189 loại, 1379 số, 6814 bản 205 loại, 1112 số, 8921 bản
Báo ngoại 14 loại, 1576 số, 7880 bản 12 loại, 1587 số, 7935 bản 17 loại, 1290 số, 6427 bản Tạp chí ngoại 48 loại, 383 số, 1915 bản 42 loại, 357 số, 1589 bản 39 loại, 275 số, 1116 bản
Bản tin 12 loại, 2433 số, 12.165 bản 11 loại, 2685 số, 14.325 bản 11 loại, 2266 số, 11.330 bản
Bảng thống kê số lượng Báo- Tạp chí nộp lưu chiểu từ 2010 – 2012 - Phân chia báo TW và ĐP cho các phòng ban như sau:
+ Một bản vào kho lưu chiểu + 3 bản vào kho báo, tạp chí + Cịn lại đưa vào kho bổ sung
Sau khi phân kho thì cán bộ thư viện sẽ nhập báo, tạp chí TW – ĐP lưu chiểu vào CSDL trên ILIB
Các công đoạn vào bao gồm:
Hình: Giao diện chính của phần mềm ILIB + vào CSDL ILIB Version 4.0
+ Cửa sổ xuất hiện vào ”lưu chiểu” => tiếp đó vào xuất bản phẩm nhiều kỳ + Tiếp đó cửa sổ quản lý mẫu phát hành” xuất hiện
Hình 1: giao diện quản lý mẫu phát hành
Hình 2: Giao diện quản lý mẫu phát hành của xuất bản phẩm nhiều kỳ đối với Báo, Tạp chí
Vào thêm mới để nhập báo hoặc tạp chí. Các thơng tin sẽ lấy ở trang đầu của báo, tạp chí. Có thể là báo – tạp chí xuất bản hàng ngày, xuất bản định kỳ hàng tuần hay hàng năm mà cán bộ sẽ nhập những thơng tin vào máy.
Ví dụ: nhập báo Trung ương xuất bản hàng tháng 022 # a: 0866 – 7977
084 # a; 3 # b: NH121D 245 # a: Nhân dân 260 # a: H. 300 # c: 58cm. 310 # a: D8 866 # a:2003: tháng 1 – 12 933 # a: JV 003 940 # a: Trung ương 941 # a: Việt Nam
Hình 3: Giao diện của thơng tin thư mục ấn phẩm nhiều kỳ của báo Trung Ương
Ví dụ: Đối với báo địa phương Báo tuổi trẻ Thủ đơ
Tuổi trẻ Thủ Đơ. – Đồn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh thành phố Hà Nội. - 42cm. - 1500đ
Các trường nhập thông tin cũng tương tụ như trường nhập báo Trung ương. Tuy nhiên chúng chỉ khác nhau về tên báo, thể loại, định kỳ xuất bản,……
Hình 4: Giao diện của thơng tin ấn phẩm nhiều kỳ của báo địa phương
Ngoài ra, trong tổ báo có một cán bộ chịu trách nhiệm quản lý kho lưu chiểu. Cán bộ này có nhiệm vụ nhận lại sách lưu chiểu đã được xử lý từ phòng phân loại biên mục chuyển về và đưa lên giá theo số lưu chiểu. Đối với báo, tạp chí thì xếp vào kho theo 4 khu vực:
- Báo xuất bản ở Trung ương - Tạp chí xuất bản ở Trung ương - Báo xuất bản ở Địa phương - Tạp chí xuất bản ở Địa Phương
Cách sắp xếp: các loại báo được xếp theo thứ tự chữ cái từ trên xuống dưới, từ trái qua phải.
Ngoài ra, cán bộ coi kho còn phải đảm nhiệm việc sắp xếp từng loại báo theo thời gian. Sau một năm, mỗi loại báo sẽ được sắp xếp lại theo số và buộc thành bó có một phích mơ tả ký hiệu của báo, năm xuất bản báo, từ số nào đến số nào, thiếu số nào, … việc này tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức nhưng lại tiện lợi cho cơng tác tra tìm. Ngồi việc thu nhận sách, báo về kho, cán bộ này cịn có nhiệm vụ chăm sóc bảo quản số tài liệu trong kho. Thường xun kiểm tra tình trạng tài liệu
xem có bị hỏng, rách nát hay các phát hiện các tác nhân gây nguy hại tới tuổi thọ của tài liệu để có biện pháp phịng tránh.