Ban Tổng giám đốc
2.3.3. Thủ tục kiểm soát hàng tồn kho:
Lên kế hoạch và chuẩn bị
Bước đầu tiên trong quy trình kiểm sốt tồn kho là lên kế hoạch và chuẩn bị. Việc quản lý hàng hóa tồn kho khơng chỉ yêu cầu đảm bảo số lượng đầy đủ, chính xác mà cịn u cầu nhà quản trị đảm bảo nhập, xuất đúng thời gian, đúng yêu cầu về hàng hóa. Do đó, việc lên kế hoạch cho nhập, xuất hàng hóa có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp. Nhà quản trị cần dựa vào tình hình kho hàng, tình hình sản xuất, kinh doanh để có sự chuẩn bị về kế hoạch, nhân sự và thiết bị cho phù hợp.
Kiểm kê kho hàng chính là bước kiểm tra tình hình tồn kho, tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu để có cơ sở lập kế hoạch cho phù hợp. Kiểm kê hàng hóa cịn giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng sản phẩm, nguyên vật liệu hiện tại để ra quyết định tiêu thụ hay bổ sung cho kịp thời.
Nhân viên kho tiến hành kiểm kê thực tế tồn kho định kỳ và đối chiếu với sổ sách kế toán để kịp thời điều chỉnh số liệu trùng khớp. Số liệu kiểm kê phải được báo cáo lại với nhà quản lý để quản lý nắm được tình hình tồn kho. Việc kiểm kê nên được thực hiện bởi hai hoặc nhiều hơn hai người và sau đó đối chiếu để đảm bảo chính xác. Ngày nay việc áp dụng kể thống quản lý trong quy trình kiểm sốt tồn kho sẽ rút ngắn thời gian kiểm kê và có tính hiệu quả cao hơn.
Quản lý xuất, nhập kho
Quản lý nhập kho bao gồm các công việc: quản lý mua hàng hóa, nguyên vật liệu, quản lý sản xuất, hàng bán trả lại, hàng chuyển kho,…..
Quản lý xuất kho bao gồm các công việc: xuất kho bán hàng, xuất nguyên vật liệu, vật tư để sản xuất, hàng mua phải trả lại, hàng chuyển kho,…..
Trước đây, việc quản lý xuất nhập thường được thực hiện qua sổ sách, giấy tờ. Tuy nhiên, ngày nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý trong quy trình kiểm sốt tồn kho hoặc dùng máy quét mã vạch để tăng tốc quy trình quản lý xuất, nhập hàng.
Quản lý tồn kho
Doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp thủ cơng hoặc phần mềm quản lý để kiểm tra giữa lượng hàng thực tế và số lượng trên sổ sách của kế toán. Kiểm kê sẽ giúp nhà quản trị nắm được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào sắp đến hạn sử dụng, mặt hàng nào bán chạy cần bổ sung,….
Kết chuyển và tổng kết
Sau khi kiểm tra sổ sách, xác định lượng hàng hóa thực tồn kho, tổng lượng nhập xuất vào cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ này sang đầu kỳ tiếp theo. Đồng thời, kế toán phụ trách lưu trữ chứng từ, phiếu nhập, xuất, lập và in các báo cáo tồn kho, báo cáo trong kỳ để nộp cho nhà quản lý.