Ban Tổng giám đốc
3.2.2. Về tổ chức thực hiện chức năng KTNB
Thứ nhất, Nội dung KSNB, KTNB chưa chú trọng đến việc đánh giá tính kinh tế,
hiệu quả, hiệu lực trong việc sử dụng các nguồn lực, các quyết định quản lý, điều hành; chưa tiến hành kiểm toán hiện hành, tiền kiểm. Tại Công ty mẹ, nội dung chủ yếu của các cuộc KSNB tập trung vào đánh giá tính tuân thủ đối với: việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của người đại diện phần vốn; các quy định của pháp luật, điều lệ và tình hình thực hiện dự án đầu tư (đánh giá tính tuân thủ các quy định của pháp luật, quy trình, thủ tục đầu tư do TCT ban hành, tiến độ thi cơng, tình hình nghiệm thu, thanh quyết tốn…), kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh; rà soát hệ thống quy chế quản lý nội bộ… mà chưa có cuộc kiểm sốt nào tiến hành đánh giá tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực của các hoạt động bao gồm cả hoạt động quản lý điều hành. Tại các đơn vị thành viên, nội dung các cuộc KTNB, KSNB chủ yếu vẫn tập trung vào soát xét một số khoản mục chi phí lớn phát sinh, việc ghi nhận doanh thu - chi phí, việc trích trước chi phí… như: đơn giá giao khốn nội bộ (giữa Cơng ty với chi nhánh; giữa chi nhánh với các đội xây lắp), tỷ lệ thu phụ phí, quyết tốn vật tư - nhân cơng - máy, chi phí quản lý… mà chưa tiến hành phân tích, đánh giá các khoản chi phí này đã ở mức tối ưu nhất có thể hay chưa. Cũng chính do chưa chú trọng đến loại hình kiểm tốn hoạt động nên Ban KSNB TCT và các đơn vị thành viên đều chưa xây dựng bộ tiêu chí đánh giá tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực các hoạt động. Đối với các dự án đầu tư, chưa có cuộc kiểm tốn, kiểm sốt nào thực hiện song song với quá trình thẩm định, phê duyệt dự án nhằm đánh giá tính chính xác của giá trị dự tốn, tổng mức đầu tư, tính khả thi, khả năng thu hồi vốn… mà chủ yếu thực hiện khi dự án đã bắt đầu được triển khai hoặc đã tiến hành quyết tốn. Điều này có thể dẫn đến việc khi đơn vị nhận ra những sai sót hoặc nguy cơ khơng hiệu quả thì đã bỏ quá nhiều chi phí vào dự án và bắt buộc vẫn phải tiếp tục thực hiện gây ảnh hưởng nghiêm trọng
đến tình hình tài chính.
Thứ hai, Chưa ban hành hướng dẫn chi tiết kiểm soát, kiểm toán những nội dung cụ
thể. Mặc dù TCT đã ban hành Sổ tay KSNB tuy nhiên chủ yếu đưa ra các bước cơ bản trong q trình thực hiện kiểm sốt mà chưa đưa ra hướng dẫn cho các nội dung cụ thể. Với đặc thù là doanh nghiệp xây lắp, các hoạt động tương đối phức tạp nên việc không đưa ra các hướng dẫn chi tiết làm cho hoạt động kiểm sốt thiếu đi định hướng nghiệp vụ, khó khăn trong q trình kiểm sốt chất lượng và kết quả chủ yếu phụ thuộc vào kinh nghiệm của cán bộ trực tiếp thực hiện kiểm soát.
Thứ ba, Kế hoạch KSNB, KTNB hàng năm mới chỉ được lập 1 chiều, chưa tiến
hành lấy ý kiến của đơn vị được kiểm sốt cịn mang nặng tính chất thủ tục hành chính, tồn bộ kế hoạch năm được lãnh đạo phê duyệt sau đó mới gửi cho đơn vị được kiểm sốt, kiểm tốn và có tính chất bắt buộc thực hiện. Điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị được kiểm soát, kiểm toán nếu diễn ra trong giai đoạn gấp rút về tiến độ thi công hoặc mùa vụ sản xuất kinh doanh chính;
Thứ tư, Việc hướng KSNB, KTNB tiếp cận trên cơ sở phân tích rủi ro cịn hạn chế.
Mặc dù sổ tay KSNB đã đưa ra các nội dung cơ bản về đánh giá rủi ro trong quá trình lập KHKS năm và KHKS chi tiết từng cuộc kiểm sốt nhưng trên thực tế tại Cơng ty mẹ việc hướng KSNB theo phương pháp tiếp cận rủi ro vẫn chưa được tiến hành thực sự bài bản và phát huy hiệu quả. Quá trình lựa chọn đơn vị được kiểm sốt chủ yếu vẫn thực hiện theo định hướng tài sản (các đơn vị được đầu tư nhiều nguồn lực) và lần lượt kiểm tra các đơn vị. Bên cạnh đó, do Ban KSNB TCT khơng lập kế hoạch chi tiết của từng cuộc kiểm soát nên việc đánh giá rủi ro, xác định mức trọng yếu để áp dụng các phương pháp kiểm toán phù hợp, tập trung nguồn lực và bố trí các cán bộ có kinh nghiệm kiểm tra những hoạt động rủi ro cao cũng chưa được thực hiện.
Thứ năm, Thời gian thực hiện kiểm sốt, kiểm tốn ngắn khó đảm bảo chất lượng
các nội dung đã đề ra. Thời gian thực hiện KSNB, KTNB thường từ 03-05 ngày với số lượng đầu mục, khối lượng công việc lớn (một số nội dung chính theo kế hoạch KSNB năm 2015: kiểm tra thực hiện kiến nghị của lần kiểm soát trước; việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của người đại diện phần vốn; việc tuân thủ các quy định của pháp luật, điều lệ công ty; hệ thống văn bản quản lý nội bộ; kết quả hoạt động SXKD 2014; công tác đầu tư) trong khi ngày làm việc đầu tiên sẽ có cuộc họp triển khai và Biên bản làm việc được ký xác nhận với đơn vị được kiểm soát vào ngày làm việc cuối cùng. Tức là thời gian làm việc thực tế rất ngắn, đồng thời do không tiến hành đánh giá rủi ro, xác định trọng yếu
kiểm soát nên tiềm ẩn khả năng khơng phát hiện những gian lận, sai sót và khơng đảm bảo chất lượng hoạt động kiểm soát;
Thứ sáu, Việc kiểm tra thực hiện kiến nghị KSNB, KTNB còn chưa chủ động và
kịp thời, chủ yếu căn cứ vào báo cáo tình hình thực hiện của đơn vị được kiểm tốn, kiểm sốt; chưa có quy định xử lý các đơn vị cố tình khơng thực hiện. Việc kiểm tra trực tiếp chỉ được thực hiện vào lần kiểm soát sau, như vậy nếu các kiến nghị có liên quan đến những gian lận, sai sót trong việc sử dụng các nguồn lực lại không được đôn đốc, giám sát việc thực hiện thì có thể sẽ dẫn đến những tổn thất lớn về tài sản, nguồn vốn của các đơn vị;
Thứ bẩy, Chưa xây dựng và ban hành hệ thống hồ sơ mẫu biểu KSNB, KTNB. Ban
KSNB TCT và các đơn vị thành viên đều chưa ban hành hệ thống mẫu biểu hồ sơ KSNB, KTNB. Điều này làm mất đi tính thống nhất, tính chuyên nghiệp của hoạt động KSNB, KTNB đồng thời gây khó khăn khi đánh giá mức độ hồn thành của các thành viên đoàn cơng tác và khi sốt xét hồ sơ của cuộc KSNB, KTNB.
Thứ tám, Chưa xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát chất lượng KSNB, KTNB.
Tại Ban KSNB TCT, mặc dù Sổ tay KSNB đã đề ra các nội dung kiểm soát chất lượng tuy nhiên việc thực hiện chưa đầy đủ. Tại Ban KSNB TCT, Trưởng đồn cơng tác cũng thực hiện nhiệm vụ kiểm soát nên việc kiểm soát chất lượng chưa được chú trọng; do khơng lập kế hoạch kiểm sốt chi tiết nên khó khăn trong việc đánh giá kết quả xử lý các vấn đề mang tính trọng yếu; q trình thẩm định, xét duyệt BCKS cịn chưa được hồ sơ hố. Bên cạnh đó, do chưa có hệ thống mẫu biểu, hồ sơ kiểm soát chất lượng nên quá trình triển khai cịn nhiều vướng mắc, khó thực hiện thống nhất, bài bản. Tại các đơn vị thành viên thì tất cả các đơn vị đều chưa thực hiện cơng tác kiểm sốt chất lượng KSNB, KTNB.