Ban Tổng giám đốc
2.3.4. Kiểm soát nợ phải trả
Kiểm tra thanh tốn sau ngày khóa sổ
Chọn một số nghiệp vụ thanh tốn cơng nợ Phải trả người bán bằng tiền mặt hay chuyển khoản sau ngày khóa sổ kế tốn từ sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của kỳ tiếp theo, thực hiện:
– Kiểm tra các phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng, và các chứng từ bổ trợ khác. – Xác định xem các khoản thanh tốn đại diện cho một khoản cơng nợ tại ngày kết thúc năm tài chính có được phản ánh trên bảng tổng hợp số dư phải trả hay không
Lưu ý: Kiểm tra các khoản tiền thanh tốn chứ khơng phải kiểm tra các khoản thanh tốn cơng nợ.
Tìm ra những khoản nợ chưa được ghi nhận
Vì thời điểm kiểm tốn là thời điểm vừa mới đóng sổ kế tốn nên có thể có những hóa đơn về muộn mà kế tốn vẫn chưa kịp ghi nhận lên sổ hoặc có những hóa đơn chưa về mà qn khơng trích trước chi phí. Khi đó cần xem có chi phí nào phát sinh thường xun mà đến tháng 12 doanh nghiệp chưa ghi nhận lên sổ, rà soát phần ngày tháng và diễn giải để lọc ra những khoản mục như trên. Sau đó phỏng vấn kế tốn xem hóa đơn đã về và được ghi nhận chưa.
Gửi thư xác nhận
– Lựa chọn một số nhà cung cấp chính có thể có số dư công nợ phải trả tại ngày cuối năm (Các nhà cung cấp này có thể được xác định qua phỏng vấn hay xem xét các chứng từ thanh tốn cơng nợ từ những năm trước)
– Thu thập các Biên bản đối chiếu cơng nợ hay các hố đơn mua hàng đối với các nhà cung cấp được lựa chọn trên.
– Nếu khơng có Biên bản đối chiếu cơng nợ, lập thư xác nhận công nợ và gửi dưới sự kiểm soát của kiểm toán viên (Photo trước khi gửi và lưu hồ sơ để chứng minh thủ tục gửi thư xác nhận đã được thực hiện)
– Gửi lần 2 đối với các thư đã gửi nhưng không nhận được (nếu cần thiết) Kiểm tra tính ghi nhận đúng kỳ
– Lấy Sổ cái (General Ledger) của doanh nghiệp trước và sau ngày 31 tháng 12 rồi phỏng vấn kế toán và các cán bộ nhân viên liên quan xem doanh nghiệp mất bao lâu để thực hiện một quy trình từ khi doanh nghiệp giao hàng cho đến lúc nhận được chứng từ và ghi nhận lên sổ.
– Rủi ro có thể mắc phải là doanh nghiệp giao hàng năm trước nhưng đến mãi năm sau mới ghi nhận. Hoặc có thể doanh nghiệp nhận được chứng từ và ghi vào sổ rồi nhưng hàng chưa về. Những mục cần kiểm tra là ngày tháng trên biên bản bàn giao và ngày tháng trên sổ kế tốn. Nếu thấy hai ngày đó ở hai kỳ kế tốn khác nhau thì chắc chắn doanh nghiệp mắc lỗi ghi nhận sai kỳ.