CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan về Công Ty TNHH MTV Nội Thất WoodPark
2.1.5. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của công ty
Mơ hình cơ cấu tổchức bộmáy:
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PHĨ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Phịng kếtốn & HCNS Phịng kinh doanh Phịng PR và Marketing Phịng tư vấn & thiết kế Trưởng phịng Nhân viên Trưởng nhóm KT- TC Thiết kế Trưởng KT-TC Bán lẻ Phịng kỹthuật
& thi công
WOOD PARK STORE
Quản lý cửa hàng
Chức năng, nhiệm vụcủa các bộphận trong cơ cấu tổchức bộmáy
Bộ phận quản lý cấp cao (Giám đốc, phó giám đốc): Là một bộphận nịng cốt, chủ đạo của Cơng ty. Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của Công ty trước Hội
đồng các thành viên và pháp luật hiện hành. Phòng giám đốc Công ty TNHH MTV
Nội Thất Wood Park được khách hàng và nhân viên trong công ty tin tưởng tuyệt đối bởi phịng ln sẵn sàng đáp ứng những nhu cầu về chất lượng sản phẩm tốt nhất. Phòng giám đốc còn là đơn vị chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại, cân nhắc, ra những quyết định liên quan tới chủ trương, chính sách, mục tiêu và chiến lược của
Công ty. Đồng thời, đềxuất các chiến lược kinh doanh cũng như phát triển thị trường tiêu thụtrong và ngồi tỉnh.
Phịng Kếtốn & HCNS: Bộphận kếtốn & hành chính nhân sự (HCNS) là nơi
để thực hiện các nhiệm vụ, chức năng liên quan đến nghiệp vụ chun mơn tài chính kế tốn, hành chính, nhân sự, đồng thời hỗ trợ công ty thực hiện các hoạt động mua bán khác. Cụthểlà:
+ Kếtoán: Thu thập tất cả các hóa đơn chứng từ có liên quan (đầu ra, đầu vào) đểlàm
căn cứcho việc kê khai thuếvà hoạch toán. Xửlý và kiểm tra xem hóa đơn có hợp lệ, hợp lý hay không. Thực hiện quản lý thu chi, hoạch tốn chi phí, các báo cáo Tài chính Kếtốn, báo cáo thuế, dòng tiền, thanh tốn, cơng nợ, tài sản, tồn kho, tiền lương,…
theo đúng quy định của nhà nước vềchuẩn mực kếtoán, nguyên lý kế toán. Theo dõi, phản ánh sựvận động của vốn kinh doanh dưới mọi hình thức và cố vấn cho ban lãnh
đạo vềcác vấnđề liên quan. Tham mưu cho ban giam đốc vềchế độ kếtoán và những
thay đổi của chế độqua từng thời kỳtrong hoạt động kinh doanh của cơng ty.
+ Hành chính nhân sự (HCNS): Thực hiện quản lý các vấn đề liên quan đến hành chính nhân sự. Là đơn vị pháp lý doanh nghiệp, văn thư lưu trữ, lễ tân, văn phòng phẩm, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, dịch vụhậu cần cho cán bộnhân viên.
Đồng thời lên kếhoạch thực hiện quá trình tuyển dụng, đào tạo, chế độ tiền lương và phúc lợi, các chế độ đãi ngộkhác, thiết lập các hợp đông lao động, quản lý các quan hệ
lao động, truyền thông nội bộ, các phong trào thi đua và đánh giá các kết quả hồn thành cơng việc.
Ngồi ra, bộphận Kếtốn & hành chính nhân sựcịn thực hiện các hoạt động mua
bán như mua sắm các hàng hóa, dịch vụ cho công ty; Đánh giá, xây dựng và quản lý hệ
thống nhà cung cấp của công ty; Quản trịvà kiểm sốt các vấn đềvềgiá, chất lượng hàng hóa, dịch vụ, tiến độgiao nhận hàng, thái độlàm việc, chính sách hỗtrợcủa nhà cung cấp.
Phòng kinh doanh: Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc trong công tác xây dựng chiên lược & kếhoạch kinh doanh, xây dựng chính sách bán hàng, xây dựng & quản trị hệthống dữliệu thông tin khách hàng, xây dựng và phát triển mối quna hệ khách hàng thơng qua các chính sách chăm sóc khách hàng. Đồng thời, thực
hiện các nghiên cứu vềthị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh, từ đó có những
đềxuất mới vềchiến lược kinh doanh.
Phịng PR & Marketing: Phịng có các chức năng và nhiệm vụ chính như: xây dựng
các chiếnlược & kếhoạch PR– Marketing theo tháng/quý/năm; Xây dựng và quản lý hệ
thống bộ nhận diện thương hiệu của công ty; Thực hiện các hoạt động PR và Marketting online thông qua quản trịcác kênh truyền thông online của công ty như website, Fanpage, youtube, tiktok, shopee, facebook,… phát triển hệthống cộng tác viên, tạo doanh thu cho doanh nghiệp; Các hoạt động PR & Marketing offline như thiết kế, trưng bày, sựkiện, hội chợ thương mại, các hoạt động tài trợ, quảng cáo,…; Thực hiện quản lý thương hiệu & phòng chống, xử lý các khủng hoảng truyền thông; Đồng thời thực hiện nghiên cứu thị
trường, khách hàng và đối thủcạnh tranh để nắm bắt kịp thời xu thếthị trường, thị hiếu khách hàng và các hoạt động của đối thủ, từ đó có những định hướng chiến lược & kế hoạch PR–Marketing hiệu quả, hỗtrợtích cực đạt mục tiêu doanh thu.
Phòng tư vấn & thiết kế: Là bộ phận chịu trách nhiệm thiết kế toàn bộ các sản phẩm nội thất của khách hàng, quyết định sự phát triển của công ty, đềcao sự sáng tạo, mới lạ, độc đáo vớicông năng sửdụng cao cho sản phẩm. Bộphận có nhiệm vụthực hiện các khảo sát, tư vấn thiết kếvà bốtrí nội thất cho khách hàng theo tiêu chí Tinh tế- Sáng tạo– Chuyên nghiệp; Triển khai các dựán thiết kếcủa cơng ty; Tham gia vào q trình giám sát và quản lý tiến độ, chất lượng và hìnhảnh thi cơng các cơng trình thiết kế.
Phịng kỹ thuật & thi công: Đây là bộ phận nhiều nhân sự nhất công ty. Đảm nhiệm nhiệm vụ chủ yếu là lên kế hoạch triển khai đưa vào sản xuất sản phẩm theo
đúng yêu cầu của bản thiết kế, kỹ thuật và tiến độ thi công của cơng trình. Tiến hành xây dựng và kiểm soát số lượng, định mức nguyên vật liệu sản xuất. Triển khai thi công, nghiệm thu và bàn giao cơng trình.Đồng thời phối hợp với phịng kinh doanhđể điều phối thực hiện các dịch vụbảo hành và sửa chữa sản phẩm của công ty cho khách hàng.
Cửa hàng nội thất:
- Quản lý các hoạt động tư vấn bán hàng Online và Offline của cửa hàng: Thực hiện các hoạt động tư vấn bán hàng trực tiếp tại cửa hàng; tư vấn bán hàng trực tuyến trên Fanpage, Shopee, Lazada, Tiki,…; Và tiến hành điều phối vận chuyển giao hàng.
- Phát triển hệ thống phân phối: Thông qua việc tìm kiếm các đối tác để phát triển hệthống Đại lý Ký gửi/phân phối, mởrộng thị trường và tăng doanh thu.
- Xây dựng và triển khai các hoạt động Sales & Marketing của cửa hàng: Cửa
hàng sẽ phải xây dựng các chính sách bán hàng, từ bán lẻ, bán buôn, ký gửi, bảo hành/sửa chữa,…; Triển khai các hoạt động Sales & Marketing tại cửa hàng như khuyến mãi, các sựkiện tri ân khách hàng,… nhằm thúc đẩy doanh thu của cửa hàng.
- Quản lý các quan hệ khách hàng/Đối tác: Cửa hàng cần tiến hành lập kếhoạch các hoạt động chăm sóc khách hàng/đối tác hiệu quả, giải quyết các khiếu nại/phản hồi của khách hàng/đối tác.
- Nghiên cứu thị trường, khách hàng và đối thủ: Thường xuyên cập nhập và nắm
bắt kịp thời các thông tin, xu thếthị trường, thị hiếu khách hàng và các hoạt động của
đối thủ để định hướng chiến lược & kế hoạch hoạt động Sales & Marketing cho cửa hàng hiệu quả, tăng doanh thu.
- Chiến lược & kế hoạch Sales – Marketing: Xây dựng chiến lược và kế hoạch Sales–Marketing theo từng tháng/quý/năm, hỗtrợphát triển cửa hàng.
- Quản lý cửa hàng: Thực hiện quản lý tài sản, hàng hóa, trưng bày, cơ sở hạ tầng/vật chất và trang thiết bị của cửa hàng; quản lý hàng tồn, phối hợp với phịng kế tốn & Hành chính nhân sự đểkiểm tra và kiểm kê tài sản/hàng hóa định kỳ.
- Quản lý nhân viên: Sắp xếp lịch làm việc cho cán bộ nhân viên cửa hàng, tiến hành kiểm tra và giám sát thái độ, hiệu quảlàm việc của cán bộ nhân viên, hướng dẫn,
đào tạo công việc cho nhân viên cửa hàng.
- Quản lý các tài liệu/vật phẩm Sales & Marketing của cửa hàng: Phối hợp với phịng PR & Marketing của cơng ty để xây dựng, sản xuất và quản lý các tài liệu/vật phẩm Sales & Marketing của của hàng như: Profiles Công ty, Brochures/Catalogue sản phẩm, Poster/Banner/standee, phong bì thư, kẹp tài liệu, báo giá, biển tên cán bộ
nhân viên, đồng phục,…