Tổ chức kế toán tiền mặt

2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể tại Công ty TNHH Ngọc

2.3.1. Tổ chức kế toán tiền mặt

2.3.1.1. Khái quát chung về tiền mặt tại công ty

Tại Công ty Cổ phần TNHH Ngọc Thiên, các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt diễn ra khá thường xuyên, kế toán thanh toán phụ trách việc tiếp nhận, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Các nghiệp vụ thu chi tiền mặt do thủ quỹ thực hiện sau khi đã kiểm tra các chứng từ. Thủ quỹ và kế toán thanh toán là hai người khác nhau nhằm đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nghiệm trong công ty, tránh xảy ra sự gian lận trong việc bảo quản quỹ tiền mặt của công ty.

2.3.1.2. Chứng từ sử dụng

Các chứng từ sử dụng bao gồm:

 Phiếu thu: Mẫu 01-TT

 Phiếu chi: Mẫu 02-TT

 Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu 03-TT

 Giấy thanh toán tạm ứng: Mẫu 04-TT

 Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu 05-TT

 Biên lai thu tiền: Mẫu 06-TT

 Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu 08-TT

2.3.1.3. Tài khoản sử dụng

Bên Nợ:

 Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ;

 Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;

 Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam);

 Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo.

Bên Có:

 Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ;

 Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;

 Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam);

 Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo.

Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền

mặt tại thời điểm báo cáo.

Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như: TK 133, TK 131, TK 331, TK 152, 153 …

2.3.1.4. Trình tự ghi sổ kế toán

Hàng ngày, từ chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi...) kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật kí chung và sổ kế tốn chi tiết tiền mặt. Đồng thời, từ sổ Nhật kí chung, ghi vào sổ Cái các tài khoản liên quan như 111, 133, 331, 131... Cuối kì, cộng Sổ chi tiết tiền mặt lập Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt, cộng Sổ cái từng tài khoản đưa vào Bảng cân đối số phát sinh, thực hiện đối chiếu giữa Bảng tổng hợp chi tiết với Sổ cái và Bảng cân đối số phát sinh. Cuối cùng, dựa vào Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt để đưa số liệu vào Báo cáo tài chính.

Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ tiền mặt

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu