CHƯƠNG 1 : CƠ SƠ LÍ LUẬN
2.2 Tổ chức hoạt động logistics cho lô hàng tấm tản nhiệt tại Công Ty TNHH Schenker Việt Nam
2.2.1 Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Schenker Việt Nam
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Schenker Việt
Nam
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) 2.2.1.1 Nhận thông tin hàng nhập từ đầu ngồi
Thơng tin về hàng nhập nhận có thể ở các dạng sau :
Xử lý thông tin hàng nhập nhận được
Thông báo cho bộ phận kế tốn nội bộ dễ theo dõi cơng nợ với nước
Gửi attached manifest cho shipping
line/airline/forwarder
Gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng
Kết thúc/ lưu hồ sơ
Ứng thanh tốn các phí liên quan cho shipping
line/airline/forwarder và lấy chứng từ
Chuẩn bị chứng từ hàng nhập
Thu các phí liên quan và giao hàng
- Shipping alert (có khi được gọi là shipping notice, pre-alert , pre-alert) nhận được từ đối tác và thường bao gồm : MB/L, HB/L, credit note/ debit note.
- Giấy báo hàng đến nhận được từ shipping line/ airline/ forwarder.
- Thông tin nhận được từ khách hàng (consignee, shipper/supplier represetative...)
Thông tin về hàng nhập nhận được phải được chuyển cho bộ phận chứng từ hàng nhập để xử lý.
2.2.1.2 Xử lý thông tin hàng nhập
Thông tin hàng nhập nhận được có thể chia làm 2 loại: có và chưa có shipping alert .
-Đối với trường hợp đã nhận shipping alert : bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm liên hệ với shipping line/airline/forwarder để hỏi thêm các thơng tin có liên quan như : thời gian tàu đến (ETA) cặp cảng nào đã có điện giao hàng hay chưa và vào sổ theo dõi thơng tin hàng nhập (đã có shipping alert để theo dõi và xử lý.
-Đối với trường hợp chưa nhập được shipping alert : bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm vào sổ theo dõi thơng tin hàng nhập (chưa có shipping alert) để theo dõi và xử lý tiếp theo.
-Trường hợp nhận được thông báo hàng đến từ shipping line/airline/forwarder (nhưng chưa nhận được shipping alert): bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm chủ động liên hệ với đối tác nước ngoài yêu cầu họ xác nhận thông tin và gửi các chứng từ có liên quan (MB/L, HB/L), credite note/debit note...) để kịp làm attached manifest trình hải quan. Lúc này phải lập một bộ chứng từ hàng nhập- ngồi sổ theo dõi thơng tin hàng nhập.
-Trường hợp nhận được thông tin từ consignee (nhưng chưa nhận được shipping alert): sau khi nhận được shipping alert , bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm Gửi attached manifest cho shipping line/airline/forwarder (đối với hàng AIR, Attached manifest thường đã được đối tác nước ngoài làm Attached
manifest phải được gửi cho shipping/forwarder chậm nhất là một ngày làm việc trước khi hàng đến.
2.2.1.3 Gửi giấy báo nhận hàng
-Bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm gửi giấy báo nhận hàng cho người nhận hàng.
-Giấy báo nhận hàng cần được gửi cho Notify party càng sớm càng tốt và phải được gửi chậm nhất là ngày tàu đến.
- Khi nhận giấy báo hàng đến từ shipping line/airline/forwarder cần lưu ý các điểm sau : thời hạn free time, mức phí phạt sau thời hạn free time, các loại phí phải đóng cho shipping line/airline/forwarder để trên cơ sở đó lập giấy báo cho phù hợp.
2.2.1.4 Thơng báo cho bộ phận kế tốn nội bộ để theo dõi cơng nợ với nước ngồi
Bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm thơng báo cho bộ phận kế toán nội bộ để lập debit note địi handling fee (nếu có) và theo dõi cơng nợ với đối tác nước ngoài.
2.2.1.5 Ứng thanh tốn các phí liên quan cho shipping line/airline/forwarder và
lấy chứng từ
Bộ phận phụ trách tạm ứng và thanh tốn có trách nhiệm làm thủ tục tạm ứng để thanh tốn các phí có liên quan cho shipping line/airline/forwarder, lấy chứng từ và sau đó thanh tốn tạm ứng. Tùy theo u cầu của người nhận hàng, chứng từ nhận từ shipping line/airline/forwarder thường bao gồm : MB/L, D/O Manifest attached manifest có đóng dấu hải quan, lệnh xuất kho ...
2.2.1.6 Chuẩn bị chứng từ hàng nhập
Bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm chuẩn bị chứng từ hàng nhập, bộ chứng từ hàng nhập thường bao gồm D/O giấy ủy quyền copy HB/L copy D/O của shipping/forwarder, manifest và attached manifest có đóng dấu hải quan, lệnh xuất kho...
Bộ phận chứng từ hàng nhập có trách nhiệm thu các phí liên quan và giao hàng. Cầu lưu ý các điểm sau :
-Tất cả các phí trả sau (collect) kể cả ở Việt Nam và ở nước thứ ba, đều phải được thu hoặc được xác nhận là đã thu trước khi giao chứng từ cho khách hàng.
- Hàng phải được giao đúng người nhận hàng theo những chứng từ hợp lệ.
Lưu ý : Trường hợp hàng nhập là hàng chỉ định thì bộ phận chứng từ hàng
nhập có trách nhiệm kiểm tra với bộ phận sales để biết mức cước phí phải thu (dấu hiệu để nhận biết hàng chỉ định: HB/L thể hiện freight collect.
2.2.1.8 Kết thúc/lưu hồ sơ
Ghi chép kết quả thực hiện vào sổ theo dõi thông tin hàng nhập và lưu tất cả những biên bản, tài liệu liên quan theo từng lô hàng.