CHƯƠNG 1 : CƠ SƠ LÍ LUẬN
2.2 Tổ chức hoạt động logistics cho lô hàng tấm tản nhiệt tại Công Ty TNHH Schenker Việt Nam
2.2.4 Tổ chức thực hiện dịch vụ logistics hàng nhập khẩu cho lô hàng tấm tản nhiệt
chèn lót cịn góp phần bảo vệ container với hàng hóa cũng như tạo điều kiện có thể xếp chồng các kiện với nhau.
-Sử dụng thanh gỗ hoặc các loại dây đai góp phần làm giảm áp lực, hoặc các áp lực từ bên ngoài. Giảm bớt sự xê dịch, chấn động ảnh hưởng đến tính chất vật lý cũng như chức năng của tấm tản nhiệt.
2.2.4 Tổ chức thực hiện dịch vụ logistics hàng nhập khẩu cho lô hàng tấm tản nhiệt nhiệt
❖ Schenker China sẽ thực hiện thuê vận tải đường bộ để chở hàng từ nhà máy của nhà xuất khẩu là công ty TNHH Thiết bị kỹ thuật năng lượng gió Xinxiang Yuxin ở tỉnh Hà Nam, Trung Quốc đến cảng xếp hàng được thỏa thuận trước đó là Cảng Thanh Đảo thuộc tỉnh Sơn Đơng Trung Quốc. Các loại phí cho việc vận tải này gồm: (Các phí này sẽ được mơ tả trong Phụ lục 5)
•Phí xếp hàng vào container •Phí cân VGM
Sau khi vận chuyển đến cảng xếp, Schenker China sẽ liên hệ với hãng tàu ASL để book chuyến, tính cước hàng, xếp hàng lên và lập vận đơn, các loại phí khi đến giai đoạn này sẽ bao gồm:
•Phí xếp dỡ container (THC fee) •Phí booking (Booking fee) •Phí lập vận đơn (B/L fee) •Cước biển (Ocean Freight)
Schenker China sẽ gửi bản Surrendered Bill của lô hàng cho Schenker VietNam để theo dõi lịch tàu và đối chiếu lập House Bill của Schenker Ocean phát hành cho người ủy thác là GE chi nhánh Hải Phòng, cũng như gửi kèm Credit Note ghi chép các khoản phí ở đầu xuất khẩu.
❖ Tiến hành tổ chức hoạt động nhập khẩu cho lô hàng tấm tản nhiệt
Bước 1: Nhận pre-alert và thông tin lô hàng về Hải Phịng từ Schenker
Trung Quốc thơng qua email (xem phụ lục 1)
Sau khi đầu ngoài là Schenker Trung Quốc đã làm giá và được khách hàng là GE Renewable Energy chấp nhận thì mail sẽ được forward cho Schenker Hải Phòng tiến hành xử lý lô hàng.
Nhân viên hàng nhập sẽ được nhận thông tin về lô hàng thông qua: Logistics Service Purchase Order từ phía khách hàng (xem phụ lục 2)
•Shipper: XINXIANG YUXIN WINDPOWER EPUIPMENT
ENGINEERING •Incoterm: FCA
•Mặt hàng: Tấm tản nhiệt (fins for heat exchanger) •Khối lượng: 3115.000KGS, thể tích 8.4CBM •Đóng vào container 20 feet
Bước 2: Nhân viên hàng nhập sẽ yêu cầu một bộ chứng từ đầy đủ bao gồm HB/L, MB/L, hóa đơn thương mại.
o HB/L (xem phụ lục 3) o MB/L (xem phụ lục 4) o Debit note (xem phụ lục 5) o Credit note (xem phụ lục 6)
- Nhân viên hàng nhập sẽ kiểm tra nội dung trên HB/L và MB/L thấy chính xác sẽ tiến hành lưu hồ sơ.
- Khi kiểm tra MB/L thì lơ hàng có số vận đơn AQDVHHD7030509 cước trả trước tức là Schenker Trung Quốc đã trả phí cho carrier thì khi đi lấy lệnh sẽ khơng phải trả cước nữa, chỉ trả tiền local charge ở Hải Phòng.
- Khi kiểm tra HB/L thì lơ hàng có số vận đơn CNBJS0000013493 cước trả sau tức là khách hàng GE Renewable Energy sẽ thanh toán nên khi nhận được chứng từ thì phải kiểm tra debit note, credit note để biết khách hàng phải trả bao nhiêu tiền cước.
Bước 3: Theo dõi lịch tàu, cập nhật lịch tàu trên hệ thống và thông báo lại cho khách hàng nếu có sự thay đổi
Có hai cách kiểm tra lịch tàu:
➢ Lên website hãng tàu kiểm tra dự kiến tàu đến (ETA) nhưng phương pháp này không đáng tin cậy vì ETA có thể thay đổi nhưng hãng tàu khơng cập nhật vào Website hãng tàu.
➢ Gọi điện trực tiếp đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại Hải Phòng để kiểm tra ETA. Số điện thoại của văn phòng Matine Connections Vietnam là 84.313.250106. Kiểm tra trực tiếp với nhân viên hãng tàu sẽ nắm bắt cụ thể hơn ETA.
Cơng việc này rất quan trọng vì trường hợp tàu về rồi mà mình khơng nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu mà mình khơng khai được EMNF, không gửi được giấy báo hàng đến cho khách. Khi đó tất cả các chi phí liên quan đến
việc phát sinh lỗi này thì nhân viên hàng nhập sẽ chịu trách nhiệm như phí khai EMNF muộn, phí lưu container, phí lưu bãi…
Bước 4: Nhận thơng báo hàng đến từ hãng tàu
Nhân viên hàng nhập của Schenker sẽ theo dõi lịch tàu và báo cho khách hàng khi tàu cập cảng hoàn thành xếp dỡ hàng và phát lệnh giao hàng. Nhân viên hiện trường của Schenker Hải Phòng sẽ tiến hành đổi Delivery Order – Lệnh giao hàng tại đại lý của hãng tàu ASL tại Hải Phòng là Marine Connections VietNam phòng 810, tầng 8 tòa nhà TD Plaza. Khi đến đổi lệnh phải mang theo các giấy tờ như:
•Giấy giới thiệu của cơng ty •Surrendered Bill của ASL
Khi đổi lấy lệnh giao hàng, Schenker Hải Phịng sẽ đóng các khoản phí Local charges được Marine Connections thu, thay cho người nhận hàng gồm:
•Phí chứng từ Doc fee •Phí xếp dỡ THC
•Phí lưu container Demurrage •Phí mất cân bằng container CIC
Trong khi nhân viên hiện trường được bộ phận kế tốn cơng ty ứng trước các khoản tiền và đóng xong các loại phí kể trên cũng như tiến hành đóng phí bảo trì cơ sở hạ tầng cho container hàng nhập tại điểm thu phí.
Sơ đồ 2.3: Quy trình thơng quan hàng nhập khẩu
( Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bước 5.1: Chuẩn bị chứng từ làm thủ tục Hải quan cho lô hàng
Bộ hồ sơ cho lô hàng nhập khẩu bao gồm: + Tờ khai Hải quan điện tử ( Phụ lục 12)
+ Hợp đồng thương mại ( Hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng) + Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice)
+ Vận đơn đường biển ( Bill of lading) + Phiếu đóng gói (Packing list)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of origin) (nếu có) + Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có)
+ Giấy báo hàng đến ( Notice document)
Bước 5.2: Thực hiện khai báo hải quan điện tử
Sau khi kiểm tra tính xác thực của bộ chứng từ, doanh nghiệp sẽ tiến hành khai và lập tờ khai hải quan nhập khẩu dựa vào các thông tin trên chứng từ theo đúng các tiêu chí và khn mẫu chuẩn qua phần mềm khai báo hải quan điện từ ECUS5-VNACCS rồi gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan.
Quy trình thực hiện khai báo Hải quan điện tử như sau:
Bước 5.2.1: Sau khi đăng nhập hệ thống. Từ giao diện chính của chương trình, vào menu “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)” như hình ảnh sau đây.
Hình 2.8: Menu “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu
(IDA)”
( Nguồn: Internet)
Hình 2.9: Tờ khai nhập khẩu
( Nguồn: Internet)
• Nhập thơng tin cơ bản của tờ khai :
Hình 2.10: Thơng tin cơ bản của tờ khai nhập khẩu
( Nguồn: Internet)
Tiến hành nhập lần lượt thơng tin vào các ơ tiêu chí của tờ khai. Những ơ tiêu chí màu xám, người khai Hải quan không cần nhập mà những ô dữ liệu này do Hải quan trả về hoặc chương trình thiết lập sẵn. Đối với các ơ có dấu sao, người khai Hải quan bắt buộc nhập chính xác điền đầy đủ theo các thông tin đã được nhận trên bộ chứng từ.
-Mã loại hình: Là hình thức của hàng hóa được nhập khẩu về: Nhập nguyên liệu của doanh nghiệp chế xuất với mã là E11.
-Cơ quan Hải quan: Khi lựa chọn tên chi cục Hải quan thì mã cơ quan Hải quan cũng được tự động cập nhật: Chi cục Hải quan Khu chế xuất- Khu công nghiệp Hải Phịng (KCX-KCNHP).
• Thơng tin về đơn vị xuất nhập khẩu
Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác.
Hình 2.11: Đơn vị xuất nhập khẩu
( Nguồn: Internet)
-Người nhập khẩu:
+ Mã (mã số thuế): 0101442678;
+ Tên công ty: Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn GE tại Hải Phịng; + Địa chỉ: Lơ H1-H6 và F13A, F13B, F14, F15 Khu Cơng nghiệp Nomura, Hải Phịng;
+ Điện thoại: 0313266044.
- Người ủy thác nhập khẩu: Để trống - Người xuất khẩu:
+ Tên công ty: XINXIANG YUXIN WINDPOWER EQUIPMENT ENGINEERING CO., LTD;
+ Địa chỉ: CHINA;
+ Mã nước: CN (Trung Quốc).
- Người ủy thác xuất khẩu: Để trống.
• Thơng tin vận đơn
Hình 2.12: Thơng tin vận đơn
( Nguồn: Internet)
+ Số vận đơn: CNBJS0000013493; + Số lượng kiện: 7 PK (Kiện);
+ Tổng trọng lượng hàng (Gross): 3.115 KGM (Kilogam);
+ Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thơng quan dự kiến: 03TGS05 Nam Hải Đình Vũ;
+ Phương tiện vận chuyển: Nhập mã 9999, tên phương tiện là HANSA LANGELAND 1703W.
Ngày hàng đến: 08/04/2017;
Địa điểm dỡ hàng: Đình Vũ Nam Hải (mã VNDNH); Địa điểm xếp hàng: QINGDAO (mã CNTAO);
• Hố đơn thương mại
Hình 2.13: Hóa đơn thương mại
( Nguồn: Internet)
Phân loại hình thức hóa đơn: chọn Hóa đơn thương mại với mã A; Mã phân loại giá hóa đơn: A
Số hóa đơn: YXFDCI1710; Ngày phát hành: 21/03/2017; Phương thức thanh tốn: TTR; Điều kiện giá hóa đơn: FCA; Mã đồng tiền của hóa đơn: USD; Tổng trị giá hóa đơn: 22.260,00. • Danh sách hàng
Hình 2.14 : Danh sách hàng hóa nhập khẩu
Tên hàng (mơ tả chi tiết): màn hình sẽ hiển thị cửa sổ “Thơng tin hàng” tờ khai như sau:
Hình 2.15 : Thơng tin hàng hóa
( Nguồn: Internet)
Tên hàng (mô tả chi tiết): Đế tản nhiệt bằng nhôm cho máy biến áp (107*92*124cm). Hàng mới 100%;
Mã nước xuất xứ: CHINA;
Mã số hàng hóa (mã HS): 85049031; Số lượng: 280 tấm (PCE);
Trị giá hóa đơn: 22.260;
Đơn giá hóa đơn: 79,5 USD/PCE; Trị giá tính thuế: 519.133.832 VND; Thuế và thu khác: 0%.
Ấn nút Ghi để hoàn tất.
Bước 5.2.3: Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, ghi lại và chọn mã nghiệp vụ 2. Khai trước thông tin tờ khai (IDA) để gửi thơng tin.
Hình 2.16: Nhập mã Pin của chữ kí số
( Nguồn: Internet)
Hệ thống trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm: các thơng tin về thuế được tự động tính, các thơng tin cịn thiếu.
Hình 2.17: Thơng tin tờ khai nhập khẩu đã đăng kí
( Nguồn: Internet)
Doanh nghiệp kiểm tra lại một lần nữa các thơng tin xem có chính xác chưa. Sau khi kiểm tra kĩ, nhân viên chứng từ chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5.2.4: Đăng kí chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (IDC)
Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng thông tin hệ thống trả về, người khai tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan, chọn mã nghiệp vụ 3. Khai chính thức tờ khai (IDC)
Việc khai báo được thực hiện bằng Tên và mật khẩu của công ty TNHH Schenker Việt Nam. Nếu khơng có lỗi xảy ra, hệ thống hải quan sẽ trả về số tờ
khai là 101344780340 với mã số hàng hóa đại diện tờ khai là 8504, ngày khai báo 07/04/2017.
Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thơng quan hàng hóa.
Hình 2.18: Kết quả đăng kí tờ khai chính thức
( Nguồn: Internet)
Bước 5.2.5: Lấy kết quả phân luồng, thông quan
Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào “Lấy kết quả phân luồng, thông quan” để nhận được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thơng báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai. Trong trường hợp này lô hàng rơi vào luồng vàng.
Hình 2.19: Kết quả phân luồng, thông quan
Bước 5.3: Truyền dữ liệu khai báo, chờ xét duyệt phân luồng của cơ
quan Hải quan
Hệ thống của cơ quan Hải quan sẽ tiếp nhận , kiểm tra điều kiện đăng kí tờ khai của doanh nghiệp khai báo. Doanh nghiệp chờ đợi phản hồi của cơ quan Hải quan : Xảy ra một trong hai trường hợp sau:
+Trường hợp 1: Khơng chấp nhận đăng kí tờ khai: Cơ quan Hải quan sẽ thông báo cho doanh nghiệp biết thông qua hệ thống xử lý dữ liệu Hải quan điện tử và kèm nêu rõ lý do. Doanh nghiệp sẽ thực hiện các công việc sửa đổi, bổ sung hoàn thiện tờ khai.
+Trường hợp 2: Chấp nhận đăng kí tờ khai : Nếu hồ sơ đăng kí của doanh nghiệp đủ điều kiện thì cơ quan Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ Hải quan. Nếu bộ hồ sơ hợp lệ thì Hải quan sẽ nhập các dữ liệu vào Hệ thống xử lý dữ liệu Hải quan điện tử để đối chiếu, xử lý sau đó sẽ cấp về cho doanh nghiệp số tờ khai hải quan điện tử, thực hiện xét duyệt phân luồng rồi sau đó phản hồi thơng tin về cho doanh nghiệp về lệnh hình thức, mức độ xét duyệt ( gồm 3 hình thức theo các cấp độ khác nhau 1,2,3 tương ứng là luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ)
Dựa trên các thông tin phản hồi phân luồng của cơ quan Hải quan, doanh nghiệp tiến hành in tờ khai Hải quan từ hệ thống, ký và đóng dấu xác nhận rồi làm các thủ tục tiếp theo:
• Trường hợp 1: Kết quả phân luồng xanh
Kiểm tra sơ bộ hồ sơ luồng xanh về các tiêu chí của tờ khai, nội dung khai, số lượng các chứng từ kèm theo. Hàng hóa của doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết bao gồm cả hồ sơ giấy cùng việc kiểm tra thực tế. Lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan. Doanh nghiệp mang tờ khai Hải quan điện tử đến Đội giám sát chi cục hải quan cửa khẩu để làm các thủ tục thông quan thực hiện các thủ tục để lấy hàng ở kho, bãi.
Doanh nghiệp mang bộ hồ sơ Hải quan đến Đội thông quan chi cục Hải quan điện tử để xuất trình. Cơ quan Hải quan kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ Hải quan cùng chứng từ đi kèm bao gồm: Nội dung hồ sơ Hải quan, số lượng chủng loại hồ sơ, kiểm tra việc doanh nghiệp có đảm bảo việc tuân thủ các chính sách về xuất khẩu, nhập khẩu, các chính sách về thuế như trị giá tính thuế, số thuế phải nộp, giải quyết các tình trạng xét miễn thuế hay giảm thuế và các quy định pháp luật. Kiểm tra tên hàng, mã số hàng, xuất xứ hàng, điều kiện đóng gói, hun trùng,…
Sau khi kiểm tra chi tiết đối chứng, cơ quan hải quan in phiếu kiểm tra hồ sơ giấy rồi giao cho doanh nghiệp 01 bản. Chi cục Hải quan điện tử xét duyệt thông quan trên hệ thống xử lý dữ liệu thông quan điện tử. Doanh nghiệp mang tờ khai Hải quan điện tử đến Đội giám sát chi cục hải quan cửa khẩu để làm các thủ tục thông quan thực hiện các thủ tục để lấy hàng ở kho, bãi như trường hợp luồng xanh.
• Trường hợp 3: Kết quả phân luồng đỏ
Doanh nghiệp mang bộ hồ sơ Hải quan đến Đội thông quan chi cục Hải quan điện tử để xuất trình. Cơ quan Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ Hải quan để kiểm tra chi tiết sau khi yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi bổ sung các điều kiện của hồ sơ để đảm bảo các điều kiện hợp lệ. Nếu đồng ý các sửa đổi bổ sung của doanh nghiệp thì ghi kết quả xác nhận là chấp nhận, nếu không đồng ý ghi không chấp nhận rồi in phiếu kiểm tra chứng từ giấy, kí, đóng dấu xác nhận vào tờ khai bổ sung.
Doanh nghiệp chuyển tiếp đến Đội thủ tục chi cục Hải quan cửa khẩu tiếp tục tiến hành kiểm tra chi tiết thực tế hàng hóa , đối chứng với các mục khai của tờ khai Hải quan cùng các chứng từ đi kèm như tên hàng, mã hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, đóng gói, xuất xứ,…Kiểm tra mẫu theo tỷ lệ nhất định, nếu phát hiện có vi phạm tiến hành kiểm tra tồn bộ lơ hàng.
Cán bộ Hải quan kiểm hóa xong xác nhận vào hệ thống xử lý dữ liệu thông quan điện tử, in phiếu kết quả kết luận kiểm tra thực tế và in, kí tên đóng dấu xác nhận vào ơ Cán bộ kiểm hóa trên tờ khai Hải quan sau đó giao doanh nghiệp 01 bản. Chi cục Hải quan điện tử sẽ dựa vào các căn cứ kết quả kiểm tra của chi cục
Hải quan cửa khẩu để xét duyệt thông quan trên hệ thống xử lý dữ liệu thông quan điện tử. Doanh nghiệp mang tờ khai đến Đội giám sát chi cục Hải quan cửa khẩu để làm thủ tục thơng quan hàng hóa.
Bước 5.4: Duyệt thơng quan: Nhận tờ khai có dấu thơng quan
Sau khi tờ khai được thông quan với mã kiểm tra là 2 – Luồng vàng thì nhân