CHƯƠNG 1 : CƠ SƠ LÍ LUẬN
3.1 Tìm hiểu quy trình thực hiện một lô hàng xuất khẩu chung tại công ty TNHH Schenker Việt Nam
TNHH Schenker Việt Nam chi nhánh Hải Phòng
Nhận và xử lý thông tin từ nhà nhập khẩu ↓
Thông báo cho bên sản xuất chuẩn bị hàng xuất ↓
Thuê tàu ( Booking) ↓
Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ ↓
Thông quan hàng xuất ↓
Phát hành vận đơn ↓
Thực xuất tờ khai ↓
Thanh toán tiền cước với hãng tàu ↓
Quyết tốn và lưu hồ sơ
Sơ đồ 3.1: Quy trình thực hiện một lô hàng xuất khẩu tại công ty TNHH
Schenker Việt Nam chi nhánh Hải Phòng (Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bước 1: Nhận và xử lý thông tin từ người nhập khẩu
Sơ đồ 3.2: Quy trình nhận và xử lý thông tin từ người nhập khẩu
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Nhận đơn hàng từ nhà nhập khẩu
Khách hàng sẽ liên hệ với nhân viên kinh doanh của công ty thông thường qua email hoặc fax. Nhân viên kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận một số thơng tin từ khách hàng cung cấp như:
- Loại hàng, số lượng hàng: Căn cứ theo thông tin về loại hàng và số lượng hàng được cung cấp bởi khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn loại container phù hợp nhất để có thể vừa đảm bảo được chất lượng của hàng hóa trong q trình vận chuyển vừa tối thiểu được chi phí.
Ví dụ: Hàng rau củ quả tươi sẽ chọn container lạnh, container 20’RF hoặc 40’RF tùy thuộc vào lượng hàng là nhiều hay ít. Nếu là hàng bách hóa chọn container khô và tùy thuộc vào số lượng hàng chọn container 20’DC hoặc 40’DC.
- Cảng đi, cảng đến: Dựa vào thời gian và qng đường vận chuyển để tính tốn giá cước vận chuyển. Nếu thời gian và quãng đường vận chuyển dài thì cước vận chuyển cao và ngược lại.
- Thông tin của người nhập khẩu: địa chỉ, email, số fax, số tài khoản... - Thời gian xuất hàng dự kiến: căn cứ vào thông tin được cung cấp nhân viên cơng ty sẽ tìm một lịch trình tàu chạy và lên kế hoạch để đóng hàng sao cho phù hợp.
Nhận đơn đặt hàng của khách hàng
Báo giá
Nhận phản hồi từ khách hàng và ký kết hợp đồng
- Phương thức thanh tốn: Có 3 cách như thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng điện chuyển tiền và thanh toán bằng phương thức nhờ thu. Khách hàng sẽ chọn phương thức nào mà họ cho là hợp lý nhất.
Báo giá (chào giá cho khách): Dựa theo giá chào của các hãng tàu, nhân viên kinh doanh tính tốn chi phí và báo giá cho khách hàng. Tất cả giao dịch đều phải được lưu lại để kiểm tra khi cần thiết.
Nhận phản hồi của khách hàng và ký kết hợp đồng: Nếu khách hàng chấp
nhận giá cước vận chuyển và lịch trình tàu chạy mà bên nhân viên của công ty đưa ra thì khách hàng sẽ gửi cho cơng ty một bản yêu cầu đặt chỗ. Sau khi khách hàng đồng ý với những điều khoản được nêu ra, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán. Nếu các điều khoản đưa ra là phù hợp được các bên chấp thuận thì hợp đồng thuê dịch vụ sẽ được ký kết.
Hợp đồng thuê dịch vụ bao gồm:
- Số hợp đồng và ngày tháng ký kết hợp đồng
- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số fax, đại diện các bên có liên quan
- Các điều khoản trong hợp đồng như loại hàng, số lượng, giá cả, phương thức thanh tốn...
Bước 2: Thơng báo cho bên sản xuất chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
- Hàng xuất khẩu sẽ được đóng gói, phân loại và phải đảm bảo được chất lượng của hàng hóa theo đúng như những điều khoản được ghi trong hợp đồng.
- Bên công ty sẽ có trách nhiệm gửi đơn đặt hàng của nhà nhập khẩu cho nhà xuất khẩu để cơng ty có kế hoạch sản xuất hàng hóa đáp ứng được số lượng hàng xuất khẩu. Thời hạn để công ty sản xuất hoàn thành đơn hàng sẽ được đưa ra dựa theo hợp đồng ngoại thương.
Bước 3: Thuê tàu (booking)
Sau khi khách hàng chốt ngày giờ đưa hàng lên tàu với công ty. Nhân viên giao nhận sẽ gửi cho phòng giao nhận yêu cầu của khách hàng để phòng giao nhận làm thủ tục book cont với hãng tàu. Nhân viên giao nhận rút tiền mặt hoặc yêu cầu kế toán chuyển khoản cho hãng tàu, sau đó lên hãng tàu lấy booking
confirmation.
Hãng tàu sẽ gửi booking confirmation, sau khi nhận được nhân viên giao nhận liên lạc với khách hàng để thông báo cho họ chủ động trong việc đóng hàng hóa và làm thủ tục thông quan hàng xuất.
Trong trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa và thuê khai hải quan của cơng ty thì lệnh cấp container rỗng cũng như mọi chi tiết liên quan đến lô hàng xuất bao gồm thơng tin về thời gian đóng hàng, bộ chứng từ sẽ được khách hàng gửi đến phòng giao nhận của cơng ty.
Sau khi tiếp nhận nhân viên phịng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu đó.
Sau đó, booking profile sẽ được lập bởi nhân viên kinh doanh để kê khai thông tin của lô hàng và được chuyển xuống cho phịng chứng từ. Trên đó bao gồm:
- Tên công ty xuất khẩu, người thực hiện, số điện thoại, số fax - Tên hãng, cảng đi, cảng đến
- Phương thức thanh tốn - Các chi phí liên quan khác
Bước 4: Đóng hàng và chuẩn bị bố chứng từ
✓ Đổi lệnh cấp container rỗng trên hãng tàu
Booking note sẽ được in bởi nhân viên vận tải và được chuyển cho nhân viên chạy lệnh cầm booking note lên hãng tàu để lấy lệnh cấp container rỗng và chì. Lệnh cấp container rỗng có hai loại là lệnh cấp container rỗng có chỉ danh và lệnh cấp container rỗng khơng chỉ danh.
Thông thường, 1 lệnh cấp container rỗng sẽ bao gồm: - Tên chủ hàng
- Số hiệu container ( lệnh có chỉ danh) - Chủ khai thác( không chỉ danh)
- Số lượng, loại container( khơng chỉ danh) - Chữ ký và dấu có hiệu lực
✓ Lấy số container rỗng, phiếu giao nhận, số chì
Nhân viên chạy lệnh sẽ phải xuất trình một số giấy tờ sau để lấy số container, số chì, đóng tiền nâng hạ và lấy phiếu EIR:
- Giấy giới thiệu
- Chứng minh thư nhân dân - Lệnh cấp container rỗng ✓ Chuẩn bị phương tiện vận tải
Phương tiện vận tải sẽ được bố trí sắp xếp đến bãi để kéo container rỗng nhà máy sản xuất chuẩn bị sẵn sàng cho việc đóng hàng lên xe.
✓ Chuẩn bị bộ chứng từ
- Hợp đồng thương mại (Contract)
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration) - Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) - Giấy giới thiệu của cơng ty xuất khẩu
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) - Vận đơn (Bill of Lading)
Trong trường hợp hàng hóa xuất khẩu là thực phẩm thì phải đăng ký kiểm dịch. Các giấy tờ bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương - Packing list (1 bản chính) - Invoiice (1 bản chính)
- Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có) - Vận đơn
Sau khi đã chuẩn bị được một bộ hồ sơ hòa chỉnh, bộ hồ sơ sẽ được nhân viên giao nhận chuyển đến cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch ( trong trường hợp hàng hóa xuất khẩu là thực phẩm hoặc thực vật). Nhân viên kiểm dịch sữ thực hiện kiểm tra hồ sơ, nếu khơng phát hiện bất kỳ sai phạm nào sẽ đóng
dấu và ký vào giấy đăng ký kiểm dịch.
Hàng hóa sẽ được nhân viên kiểm dịch tiến hàng kiểm tra sau khi cập cảng. Nhân viên giao nhận sẽ có trách nhiệm đưa nhân viên kiểm dịch đến container chứa hàng hóa. Sau khi kiểm tra lơ hàng xuất khẩu đã đạt tiêu chuẩn sẽ được cấp một chứng thư là bằng chứng chứng nhận cho tình trạng bảo đảm an tồn vệ sinh thực phẩm của hàng hóa.
Bước 5: Thông quan hàng xuất
Người xuất khẩu sẽ phải làm thủ tục hải quan cho lơ hàng của mình để thơng quan hàng hóa. Các bước làm thủ tục hải quan bao gồm:
- Khai và nộp tờ khai hải quan: tờ khai hải quan có mẫu được lập sẵn theo quy định. Trước đây cịn sử dụng hình thức viết tay theo các mẫu đã được in sẵn. Tuy nhiên ngày nay đã được thực hiện trên hải quan điện tử.
- Lấy kết quả phân luồng :
+ Luồng xanh: luồng may mắn, không kiểm tra hồ sơ và hàng hóa. Hồ sơ sẽ được cán bộ hải quan chuyển cho cán bộ chi cục để duyệt sau đó sẽ đóng dấu thơng quan hàng hóa.
+ Luồng vàng: Phải xuất trình một số giấy tờ như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, các chứng từ khác liên quan để kiểm tra hồ sơ mà không cần phải kiểm tra hàng hóa. Hồ sơ sẽ được cán bộ hải quan chuyển cho cán bộ chi cục để duyệt sau đó sẽ đóng dấu thơng quan hàng hóa nếu hợp lệ.
+ Luồng đỏ: mức độ kiểm tra là nhiều nhất, kiểm tả cả hàng hóa và hồ sơ. Chủ hàng xuất trình 10%, 15% hay 100% tùy vào tỷ lệ phân kiểm hóa mà chi cục đưa ra để cán bộ hải quan tiến hàng kiểm tra. Sau khi hồn thành cơng đoạn kiểm tra hàng hóa và xác nhận hàng hóa hợp lệ, hồ sơ sẽ được cán bộ hải quan chuyển cho cán bộ chi cục để duyệt sau đó sẽ đóng dấu thơng quan.
Bước 6: Thực xuất tờ khai
Bộ phận chứng từ sẽ nhận được vận đơn từ hãng tàu sau khi tàu chạy. Nhân viên giao nhận sẽ nhận vận đơn để thực xuất.
tờ khai sau đó cán bộ Hải quan sẽ tiến hành đóng dấu xác nhận thực xuất lơ hàng.”
Bước 7: Thanh toán tiền cước với hãng tàu
Trên cơ sở điều khoản thanh toán đã được thỏa thuận trong hợp đồng, các bên sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán với nhau.
Bước 8: Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi đã hoàn thành xong mọi thủ tục người giao nhận sẽ có nhiệm vụ là kiểm tra lại tất cả các chứng từ sau đó sắp xếp chúng thành một bộ hoàn chỉnh để gửi cho giám đốc ký tên và đóng dấu sau đó chuyển qua cho khách hàng kèm theo một bản Debit note có ghi mọi chi phí mà cơng ty đã phải chi trả trong suốt quá trình xuất khẩu.