b) Quyền hạn và nghĩa vụ của ngƣời giao nhận
3.2.1 Giải pháp 1: Giải pháp về thị trƣờng
trường:
3.2.1.1. Mục tiêu của giải pháp:
Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trƣờng giao nhận nhƣ hiện nay,
muốn gia nhập, tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng, nâng cao thị phần, công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Long Phụng Phát cần tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trƣờng giao nhận. Mở rộng thị trƣờng không phải là công việc đơn giản bởi mỗi thị trƣờng lại có những đặc điểm về kinh tế xã hội, luật pháp, văn
SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN
hoá, phong tục tập quán không giống nhau. Điều này tác động rất lớn tới môi trƣờng
kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hƣởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trƣờng. Để dễ dàng hơn trong việc mở rộng thị trƣờng và mạng lƣới khách hàng, đối tác, công ty cần đem hình ảnh của mình giới thiệu đến các khách hàng trong và ngoài nƣớc. 3.2.1.2. Cách thực hiện giải pháp: Nghiên cứu và thâm nhập thị trường: Tăng cƣờng công tác nghiên cứu thị trƣờng: Tìm hiểu, nghiên cứu thị trƣờng là công việc cần làm trƣớc tiên bởi “Biết ngƣời biết ta, trăm trận trăm thắng” - Tìm hiểu về phong tục tập quán, quy định pháp luật ở các thị trƣờng mới sau đó chọn lựa thị trƣờng
phù hợp
- Nghiên cứu nhu cầu về giao nhận hàng hóa ở thị trƣờng đó.
- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và các chiến lược của họ để từ đó đề ra các
chiến lƣợc thâm nhập thị trƣờng hợp lý.
Đẩy mạnh xúc tiến thương
mại:
- Duy trì việc quảng cáo trên Trang vàng các doanh ngiệp (do VCCI phát hành)... vì có rất nhiều doanh nghiệp trong nƣớc tìm kiếm đối tác trong đó, trên các báo chí.
- Có chiến lựợc marketing phù hợp cho công ty, nhằm quảng bá thƣơng hiệu
của công ty đến với khách hàng: Đẩy mạnh việc quảng cáo trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là các tạp chí chuyên ngành nhƣ “Shipping gazette” hay “Vietnam shipper”, đây là những tạp chí mà đại đa số các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và các doanh nghiệp quan tâm đến lĩnh vực giao nhận vận tải chọn đọc để tìm hiểu thông tin. Đẩy mạnh marketing trực tiếp, qua mạng và điện thoại.
- Quảng cáo trên Internet: công ty cần nâng cấp và làm phong phú thêm website của mình để thu hút các khách tham quan và hợp tác.
- Tích cực tìm kiếm khách hàng trên các trang mạng kinh doanh nhƣ alibaba.com… SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN M S S V : 0 8 5 4 0 1 0 4 1 6
3.2.1.3. Hiệu quả dự kiến: 3.2.2. Giải pháp 2: Giải pháp về nguồn nhân lực: 3.2.2.1. Mục tiêu của giải pháp:
Con ngƣời là nhân tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công và thất bại của tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong
ngành dịch vụ nói chung và dịch vụ giao nhận nói
riêng.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trƣờng cạnh tranh gay gắt hiện nay, công ty muốn kinh doanh có hiệu quả thì cần phải phát triển yếu tố con ngƣời. Nâng cao nguồn nhân lực tức là nâng cao nội lực của công ty. Đó chính là mục tiêu của giảp pháp này. SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN MSSV: 0854010416 HIỆN TẠI CẢI TIẾN
HIỆU QUẢ DỰ KIẾN
Công tác nghiên cứu thị trƣờng đạt hiệu quả chƣa cao, hoạt động marketing chƣa đƣợc chú trọng, mạng lƣới khách hàng của công ty còn ít, thị trƣờng phục vụ hẹp Tăng cƣờng công tác nghiên cứu thị trƣờng để lựa chọn thị trƣờng và chiến lƣợc thâm nhập phù hợp Tích cực quảng bá thƣơng hiệu của công ty
3.2.2.2. Cách thực hiện: • Về đào tạo: Đối với lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, luôn tiếp xúc với những
chứng từ, giấy tờ bằng tiếng Anh thì việc học tập để nâng cao trình độ tay nghề, trình độ ngoại ngữ là điều cần thiết. Công ty cần thƣờng xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thƣơng,
thanh toán quốc tế, giao tiếp, pháp luật, ngoại ngữ... Đồng thời thƣờng xuyên hàng
quý có các bài kiểm tra trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ của các nhân viên để kiểm tra
và đánh giá về trình độ về sự trau dồi kiến thức và học hỏi của họ.
Công ty phải tạo những thuận lợi cho nhân viên có điều kiện học tập, nâng cao
nhằm nâng cao năng suất, hiểu biết lẫn nhau cũng nhƣ khả
năng giao tiếp với các đối tác nƣớc ngoài. Nhất là đối với nhân viên phòng kinh doanh, phụ trách liên lạc và cập nhật thông tin trực tiếp từ đại lý nƣớc ngoài. Hiện nay, ngoài khả năng về tiếng Anh ra, các nhân viên còn phải am hiểu về các thuật ngữ chuyên ngành kinh doanh. Nhƣ vậy sẽ giảm thiểu đƣợc tối đa các sai sót về chứng từ cũng nhƣ giảm khoảng cách về ngôn ngữ giữa công ty với các đại lý.
Công ty nên trích ra một khoảng doanh thu để đƣa vào quỹ đào tạo cho nhân
viên. Khi thực hiện nhiệm vụ này công ty sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí nhƣng bù lại những nhân viên này sẽ mang lại cho công ty nhiều lợi ích hơn, năng suất lao động sẽ tăng lên. Công ty nên xem việc đào tạo nhân sự nhƣ là một chính sách phát triển lâu dài của công ty.
• Tuyển dụng:
Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn đƣợc những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình. Có thế mới tạo thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Công ty nên tuyển dụng thêm nhân viên vào bộ phận kinh doanh.
Có những chính sách thu hút nhân tài, có những đãi ngộ hợp lý để mỗi nhân viên có thể gắn bó lâu dài với công ty và làm việc một cách có hiệu quả nhất: Cần có chính sách đầu tƣ cho những đội ngũ nhân viên gắn bó lâu dài với công ty, tạo điều kiện để nhân viên có thể tham gia các khóa học nghiệp vụ nhằm nâng cao khả
SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂNM S S V : 0 8 5 4 0 1 0 4 1 6
năng nghề nghiệp, có chế độ khen thƣởng hợp lý tùy theo năng lực và khối lƣợng
xử lý công việc của mỗi nhân viên.
Phòng kinh doanh là phòng có vai trò đặc biệt quan trọng trong công ty, nên phải xây dựng đội ngũ nhân viên kinh doanh có nghiệp vụ chuyên môn cao, có các
kỹ năng và những phẩm chất cần thiết. Hiện nay đội ngũ nhân viên kinh doanh của công ty chƣa đáp ứng đƣợc những yêu cầu đó và hoạt động chƣa có hiệu quả. Vì vậy việc trƣớc mắt là phải thiết lập lại bộ phận này, đồng thời có sự đầu tƣ nhất định
để nâng cao hiệu quả hoạt động của từng nhân viên.
Việc nâng cao ý thức cho các cán bộ công nhân viên cũng rất quan trọng, góp
phần giúp công ty nâng cao hiệu quả công việc. Đó là tinh thần trách nhiệm, tinh
thần đoàn kết, tƣ duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty.
3.2.2.3. Hiệu quả dự kiến:
SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN MSSV: 0854010416 HIỆN TẠI CẢI TIẾN
HIỆU QUẢ DỰ KIẾN
Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn khá tốt nhƣng còn thiếu về mặt số lƣợng nhân viên, đặc biệt là phòng kinh doanh. Tăng cƣờng công tác đào tạo về ngoại ngữ và chuyên môn nghiệp vụ, ý thức và kinh nghiệm làm việc cho nhân viên, công
3.2.3. Giải pháp 3: Giải pháp về cơ sở vật Giải pháp về cơ sở vật chất kỹ thuật:
3.2.3.1. Mục tiêu của giải pháp:
Mục tiêu của giải pháp này là nâng cao cơ sở hạ tầng và vật chất kỹ thuật của công ty để đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng, tăng sức cạnh tranh của công ty trên
thị trƣờng. Hơn nữa cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ còn giúp công ty tiết kiệm chi
phí cho các dịch vụ thuê ngoài nhƣ vận tải, kho bãi… giúp giảm giá thành dịch vụ.
3.2.3.2. Cách thực hiện:
- Đầu tƣ cho trang thiết bị, cơ sở vật chất: Để đầu tƣ cho trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, việc trƣớc hết công ty cần chuẩn
bị là hoạt động huy động vốn, có thể sử dụng một phần lợi nhuận để đầu tƣ cho cơ
từ các nguồn bên ngoài. Vốn vay dễ huy động hơn nhƣng
mang lại rủi ro cao hơn.
Khi đã chuẩn bị đƣợc nguồn vốn, công ty Long Phụng Phát nên đầu tƣ thêm
trang thiết bị và cơ sở vật chất để có thể phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn. Tuy nhiên, cần có chiến lƣợc và kế hoạch phù hợp khi đầu tƣ thêm cơ sở vật chất sao cho có thể đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, nhƣng đồng thời cũng phải thu đƣợc tối đa lợi nhuận.
Hiện tại, vấn đề khó khăn của công ty đó là đội xe và nhà kho chƣa có để phục vụ khách hàng tốt hơn, điều này gây ra rất nhiều khó khăn cho công ty, để
giải quyết vấn đề này, công ty có thể đầu tƣ thuê/xây dựng nhà kho, mua thêm xe
tải, đầu kéo… Bên cạnh đó, công ty cũng phải khảo sát thị trƣờng, xây dựng kế hoạch cho thuê xe, cho thuê kho bãi, … Nhƣ vậy công ty mới có thể sử dụng một cách có hiệu nguồn vốn cố định nhằm thu đuợc lợi nhuận tối đa.
Ngoài ra, công ty cũng cần đầu tƣ thêm một số thiết bị văn phòng nhƣ máy
photocopy (hiện tại công ty đã có 01 máy photocopy, cần đầu tƣ thêm 01 máy
nữa). máy in (công ty có 01 máy in, cần đầu tƣ thêm 01 máy in),…
SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN M S S V : 0 8 5 4 0 1 0 4 1 6
3.2.3.3. Hiệu quả dự kiến: 3.2.4. Giải pháp 4: Giải pháp về chăm sóc khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ: 3.2.4.1. Mục tiêu của giải pháp: Chất lƣợng dịch vụ là yếu tố mà bất kỳ công ty nào hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển đều chú trọng. Các khách hàng luôn nhắm đến một
dịch vụ
với chất lƣợng tốt, nhanh chóng và giá cả cạnh tranh. Mục tiêu của giải pháp này là đề ra các chính sách về giá cả, chăm sóc khách hàng, cải thiện và nâng cao chất lƣợng dịch vụ,… để thu hút thêm nhiều khách hàng, cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trƣờng giao nhận. SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN MSSV: 0854010416 HIỆN TẠI CẢI TIẾN HIỆU QUẢ DỰ KIẾN
Nguồn vốn của công ty ít, chƣa có nhà kho để lƣu hàng và đội xe để vận chuyển, khi cần lƣu kho hay vận chuyển đều phải thuê ngoài, do đó chi phí của dịch vụ cao, dẫn đến giá cả cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
Một số thiết bị văn phòng nhƣ máy in và máy photocopy còn ít, khi sử dụng các nhân viên phải đợi chờ nhau, kéo dài thời gian làm việc.
3.2.4.2. Cách thực hiện: Chính sách chăm sóc khách hàng: - Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: Tƣ vấn, giúp đỡ các khách hàng khi khách hàng gặp trục trặc, khó khăn. Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông
qua việc: thăm hỏi, quan tâm chia sẻ khi khách hàng gặp khó khăn hay đạt thành
công... Đây chính là cách quảng cáo hiệu quả nhất và tốn ít chi phí vì có thể duy trì
khách hàng cũ và có thêm khách hàng mới thông qua các mối quan hệ và phƣơng thức “truyền miệng”. - Đối với những khách hàng thân thiết: công ty cũng nên dành cho họ những
ƣu đãi đặc biệt nhƣ giảm giá, quà tặng vào các dịp đặc biệt, …
chi phí trong hoạt động giao nhận để giảm giá dịch vụ
- Hạn chế tối đa sai sót và chậm trễ trong trong quá trình làm việc :
Trong hoạt động giao nhận hàng hóa thì chỉ cần một sơ suất nhỏ cũng sẽ dẫn
đến những hậu quả khó lƣờng: vận chuyển hàng hóa chậm trễ, bất cẩn trong việc lựa chọn dịch vụ chuyên chở, các mất mát tổn thất xảy ra trong quá trình vận
chuyển do đóng gói sai, thiếu ký mã hiệu thích hợp, bao bì, vật liệu đóng gói không thích hợp…Do đó,: ngăn ngừa trƣớc thay vì phát hiện rồi mới sửa, sự phòng ngừa
đồng nghĩa với việc giảm chi phí phát sinh. Vì vậy nhân viên giao nhận cần hết sức chú ý đến những rủi ro trên, vừa tiết kiệm chi phí cho việc điều chỉnh, vừa giảm phiền phức trong việc nhận hàng.
Nhân viên giao nhận phải kiểm tra các chứng từ thật kỹ lƣỡng và đối chiếu thông tin lô hàng trên vận đơn với hợp đồng, phiếu đóng gói. Nếu có sai sót nghiêm
trọng phải liên hệ ngay với khách hàng, nếu có sai sót nhỏ thì ngƣời giao nhận sử
dụng các biện pháp nghiệp vụ của mình để thực hiện hợp lệ hóa chứng từ, nhận
hàng về nhanh.
Với môi trƣờng làm việc thoải mái, sự phối hợp tốt giữa bộ phận giao nhận và
bộ phận chứng từ trong công ty, những chậm trễ phát sinh trong quá trình giao nhận hàng chủ yếu là do công ty chƣa có hệ thống kho bãi để chứa hàng, chƣa có đội xe để vận chuyển hàng, còn ít nhân viên…
Trong những trƣờng hợp có những lô hàng gấp, nhân viên công ty đã hoàn thành xong các thủ tục cần thiết để nhận hàng nhƣng lại không có xe để vận chuyển n đ ngoài, vi làm t SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN M S S V : 0 8 5 4 0 1 0 4 1 6
thêm chi phí và gây tốn thời gian, đặc biệt là trong mùa cao điểm hoặc kẹt xe. Việc
nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động giao nhận đã đƣợc đề cập đến trong giải pháp 3. - Tăng cường tìm kiếm các đại lý hãng tàu và đại lý vận chuyển: tìm kiếm những hãng tàu và đại lý vận chuyển có giá cả cạnh tranh để hợp tác và sử dụng dịch vụ của họ sẽ giúp công ty đạt đƣợc mức chi phí thấp hơn trong hoat động giao
nhận.
- Tham gia các hiệp hội giao nhận : Việc tham gia các hiệp hội giao nhận nhƣ
IATA, FIATA,… sẽ giúp công ty tạo đƣợc các mối quan hệ tốt với khách hàng và
đối tác, tiếp thu thêm nhiều kinh nghiệm làm việc.
- Thƣờng xuyên tiến hành các khảo
sát ý kiến khách hàng về dịch vụ của mình: Các kết quả khảo sát sẽ giúp công ty nhanh chóng xác định đƣợc vị trí của dịch vụ trong lòng khách hàng, mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ của mình, từ đó đề ra những chiến lƣợc và chính sách phù hợp để cải tiến và phát triển.
3.2.4.3. Hiệu quả dự kiến:
SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN MSSV: 0854010416 HIỆN TẠI CẢI TIẾN HIỆU QUẢ DỰ KIẾN
Các chính sách khách hàng của công ty chƣa đạt hiệu quả, còn kém cạnh tranh. Dịch vụ của công ty chƣa có gì nổi trội hơn so với các đối thủ cạnh tranh, giá cả của dịch vụ còn cao, do đó chƣa thu hút
Côn g ty chƣ a chú Thƣờng xuyên khảo sát ý kiến lƣợng khách hàng đáng tr ọ n g n h i ề u đ ế n v i ệ c k h á c h h à n g v ề d ị c h v ụ c ủ a m ì n h .
kể, góp phần nâng cao
chămsóckháchTham gia các hiệp hội giao năng lực cạnh tranh hàn g hậu bán hàn g.
nhận của công ty trên
thi
trƣờng giao nhận.
3.3. Kiến nghị đối với Nhà Nƣớc và các cơ quan có thẩm quyền: cơ quan có thẩm quyền:
Để đẩy mạnh và phát triển hoạt động giao nhận tại công ty, ngoài sự nổ lực của phía công ty cần có sự hỗ trợ của Nhà nƣớc và các cơ quan có thẩm quyền.
3.3.1. Cải cách hành chính, tạo môi trường pháp lý thông thoáng. trường pháp lý thông thoáng.
• Nhà nƣớc nên bãi bỏ những thủ tục hành chính không cần thiết, không hợp lý
và không hợp pháp, sửa đổi, bổ sung các