b) Quyền hạn và nghĩa vụ của ngƣời giao nhận
2.2.1 Giới thiệu về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đƣờng
quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đường biển của công ty:
Tìm kiếm khách hàng (1) Nhận hồ sơ từ khác h hàng (2) Kiểm tra bộ chứng từ (3) Lấy lệnh (D/O) (4) Đăng ký kiểm định (5) Mở tờ khai Hải
Quan (6) Làm thủ tục Hải Quan (7) Thanh lí Hải Quan cổng (8) Giao hàng cho khách hàng (9) Quyết toán với khách hàng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa bằng container đường biển tại
công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Long Phụng Phát.
(Đây là quy trình đơn giản với điều kiện các bước được thực hiện suôn sẻ,
không gặp trở ngại hoặc sai sót gì trong quá trình thực hiện) SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN MSSV: 0854010416
Diễn giả i quy trình: Bước 1: Nhận hồ sơ từ khách hàng Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ, khách hàng sẽ giao bộ chứng từ cho công ty Long Phụng Phát. Bộ chứng từ thƣờng bao gồm: hợp đồng thƣơng mại, hóa đơn
thƣơng mại, phiếu đóng gói, vận đơn đƣờng biển, giấy giới thiệu… Tùy vào từng
lô hàng mà các chứng từ yêu cầu sẽ khác nhau.
Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ: Sau khi nhận đƣợc bộ chứng từ từ khách hàng, nhận viên của công ty Long Phụng Phát sẽ tiến hành kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ cả về nội dung lẫn hình thức.
Nếu có sai sót nhân viên sẽ thông báo ngay cho khách hàng để kịp thời chỉnh sửa. Bước 3: Lấy lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) Những giấy tờ
cần phải mang theo để nhận lệnh giao hàng:
+ Giấy giới thiệu.
+ Giấy báo hàng đến (Notice Of Arrival).
+ Vận đơn gốc (Bill Of Lading). Nhân viên giao nhận mang các giấy tờ trên đến đại lý hãng tàu và đóng các
khoản phí liên quan (phí D/O, phí làm hàng…). Đại lý hãng tàu sẽ tiến hành ký phát
vận đơn, đóng dấu điện giao hàng, ký tên và cấp bộ lệnh giao hàng cho nhân viên
giao nhận. Trên bộ lệnh giao hàng của hãng tàu phải có dấu ký nhận của đại diện
hãng tàu và phải có chữ PAID (đã thu đủ phí).
Bước 4: Đăng ký kiểm định (nếu cần)
Đối với những hàng hóa thuộc “Danh mục hàng hóa sản phẩm phải kiểm tra
về chất lƣợng” của thủ tƣớng chính phủ thì phải đến Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lƣờng Chất lƣợng 3 (QUATEST 3) làm thủ tục đăng kí kiểm định cho lô hàng.
Bước 5: Mở tờ khai Hải quan
Mở tờ khai Hải quan là một khâu rất quan trọng trong quá trình làm hàng. Nếu lô hàng khi mở tờ khai không đúng mã hàng, khi Hải quan kiểm tra nhận thấy
SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN
sai sót này, cán bộ Hải quan sẽ trả lại cho nhân viên giao nhận và yêu cầu nhân viên
giao nhận phải lên tờ khai lại cho phù hợp. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu có màu xanh nhạt, in chữ NK chìm. Dựa vào những chứng từ mà khách hàng cung cấp, nhân viên bộ phận chứng từ của công ty Long Phụng Phát sẽ tiến hành mở tờ khai bằng hệ thống khai hải
quan điện tử (ECUS). Sau khi điền đầy đủ các thông tin của tờ khai, nhân viên bộ
phận chứng từ gửi tờ khai tới cơ quan Hải quan. Sau đó nhận lại số tờ khai và kết
quả phân luồng của Hải Quan. Tờ khai đƣợc in ra 2 bản, ký tên và đóng dấu lên ô thứ 33 của tờ khai. Nếu lô hàng đƣợc phân luồng đỏ, phải kiểm tra thực tế thì nhân viên giao
chứng từ và đến cảng để nộp bộ chứng từ trên cho Hải quan,
cán bộ Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ và kiểm tra thực tế lô hàng.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan
Sau khi có số tờ khai và phân luồng, nhân viên giao nhận đến cảng nộp lệ phí
Hải quan. Tiếp theo, nhân viên giao nhận phải tìm vị trí của container lô hàng. Khi biết đƣợc vị trí của container, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành đăng ký chuyển bãi để kiểm hóa tại bộ phận rút ruột của cảng. Nhân viên giao nhận dùng 1 D/O để đăng ký, phí chuyển bãi đƣợc đóng tại thƣơng vụ cảng.
Trong thời gian chờ đợi hàng của mình đƣợc chuyển bãi, nhân viên giao
nhận mang 2 D/O (một bản gốc và một bản sao) đến đại diện hãng tàu ở cảng. Ở
đây đại diện của hãng tàu sẽ kiểm tra D/O sau đó giữ lại một bản gốc và đóng dấu “hàng giao thẳng” lên bản sao.
Sau đó nhân viên giao nhận phải đóng tiền cƣớc container để mang container
về kho. Tiếp theo nhân viên giao nhận mang tờ D/O có đóng dấu giao thẳng lại
thƣơng vụ cảng để đóng tiền nâng hạ và phí chuyển bãi.
Nhân viên giao nhận mang một D/O của hãng tàu đến quầy phát hành phiếu
EIR (Equipment Interchange Receipt) hay còn gọi là phiếu giao nhận cont, phiếu này gồm 4 liên (có 4 màu khác nhau)
SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN M S S V : 0 8 5 4 0 1 0 4 1 6
Kiểm hóa:
Khi container đã đƣợc đƣa đến bãi kiểm hóa quy định, nhân viên giao nhận mang một D/O đến Phòng Điều Độ của cảng để đăng ký cắt seal và kiểm hóa. Sau
đó, nhân viên giao nhận liên hệ với đội bốc xếp để mở seal và liên hệ trực tiếp với
Hải quan kiểm hóa lô hàng của mình để đội bốc xếp cắt seal trƣớc sự chứng kiến
của Hải quan kiểm hóa.
Sau khi mở container, Hải quan kiểm hóa sẽ tiến hành kiểm tra thực tế lô
hàng, xác nhận hàng hóa có đúng với khai báo của công ty không và ghi kết quả
kiểm tra lên tờ khai và chuyển tờ khai sang cho ngƣời tính thuế.
Tính thuế:
Trong hợp đồng dịch vụ, công ty Long Phụng Phát sẽ thỏa thuận với khách
ngƣời nộp thuế. Căn cứ vào số tiền thuế trên tờ khai để nộp
thuế, có thể nộp qua Kho bạc Nhà nƣớc hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Bước 7: Thanh lý Hải quan cổng
Để đƣợc thanh lý cổng nhân viên giao nhận phải xuất trình: một D/O, tờ khai
bản chính đã đóng dấu hoàn thành thủ tục Hải quan, tờ khai photo kèm phiếu EIR
Hải quan cổng sẽ xem xét các chứng từ trên và ký nhận, đóng dấu, ký tên lên
phiếu EIR để tài xế ra cổng khi lấy cont, sau đó trả lại cho nhân viên giao nhận tờ
khai chính, phụ lục và các phiếu EIR còn lại.
Bước 8: Giao hàng cho khách và hạ container rỗng về bãi quy định
Tùy theo quy định trong hợp đồng dịch vụ, công ty Long Phụng Phát có thể
giao hàng về kho của khách hàng hoặc khách hàng tự đến cảng để lấy hàng về. Sau khi rút hàng ra khỏi container, container rỗng đƣợc chở về cảng để trả cho hãng tàu.
Bước 9: Quyết toán với khách hàng:
Sau khi hoàn thành việc giao nhận hàng, công ty Long Phụng Phát tiến hành
quyết toán với khách hàng, dựa trên các chi phí mà nhân viên giao nhận phải trả để tiến hành nhận đƣợc lô hàng, bao gồm phí vận tải, các chi phí có hóa đơn nhƣ phí bốc xếp, phí chuyển bãi container, lệ phí mở tờ khai…cũng nhƣ những chi phí SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN M S S V : 0 8 5 4 0 1 0 4 1 6
không có hóa đơn. Thƣờng thì trƣớc khi kí kết hợp đồng giao nhận, công ty TNHH
Thƣơng mại Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Long Phụng Phát đã tính toán tất cả các chi
phí để thực hiện nhận lô hàng và thỏa thuận với khách hàng, hai bên đồng ý với chi phí đề ra thì mới tiến hành dịch vụ. 2.2.2. Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Long Phụng Phát 2.2.2.1. Thị trường và đối tượng khách hàng phục vụ: a) Thị trường giao nhận : Bảng 2.4: Doanh thu giao nhận từ các thị trường năm 2009-2011
Nguồn : Phòng kinh doanh SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN MSSV: 0854010416 Thị trƣờng 2009 2010 2011 Trung Quốc 15.847,5 22.353 25.178,5 ASEAN 30.215,5 36.387,2 38.298,5 Nhật Bản 20.804,5 21.408,5 15.323 Châu Âu
Năm 2009 Năm 2010 Trung Quốc ASEAN Nhật Bản Châu Âu EU Châu Mỹ Hoa Kỳ Thị trường khác Năm 2011 Biểu đồ 2.2: Cơ cấu doanh thu theo thị trường qua từng năm USD 255000.00 250000.00 245000.00 240000.00 235000.00 230000.00 225000.00 220000.00 Năm 2009Năm 2010 Năm 2011
Biểu đồ 2.3: So sánh cơ cấu doanh thu theo thị trường trong 3 năm
SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN
Qua các số liệu và biểu đồ, ta có thể thấy cơ cấu doanh thu giao nhận theo thị
trƣờng của công ty qua 3 năm 2009 – 2010 – 2011 tƣơng đối ổn định, có sự thay đổi về tỷ trọng doanh thu giữa các thị trƣờng nhƣng không nhiều, các thị trƣờng giao
nhận chủ yếu của công ty vẫn là Asean, châu Âu, EU, châu Mỹ, Hoa Kỳ. Doanh thu
giao nhận trên các thị trƣờng này luôn chiếm tỷ trọng cao hơn so với các thị trƣờng
khác. Điều này phù hợp với chiến lƣợc tập trung vào thị trƣờng Châu Âu mà công ty đã lập ra. Doanh thu từ các thị trƣờng giao nhận quen thuộc của công ty nhƣ Trung
Quốc, Asean luôn tăng đều qua các năm, mặc dù mức tăng không cao, cụ thể là với
Trung Quốc năm 2009 là hơn 15000 USD, đến
năm 2010 là hơn 22000 USD, và
năm 2011 đạt hơn 25000 USD. Trong khi đó doanh thu từ thị trƣờng Nhật Bản có xu hƣớng giảm xuống từ năm 2009 cho tới năm 2011. Các thị trƣờng EU, Mỹ
doanh thu tăng giảm qua các năm, cụ thể là giảm đi ở năm 2010, và tăng lên ở năm 2011.
So sánh cơ cấu doanh thu giao nhận theo thị trƣờng trong 3 năm 2009 – 2010
– 2011, ta có thể thấy doanh thu giao nhận trong năm 2009 và năm 2010 xấp xỉ nhau (đạt hơn 230000 USD). Trong năm 2011, doanh thu giao nhận tăng lên đáng kể, đạt hơn 250000 USD. Điều này chứng tỏ chiến lƣợc khai thác thị trƣờng và đầu tƣ cho nguồn nhân lực của công ty trong năm 2011 đã mang lại hiệu quả.
b) Đối tượng khách hàng phục vụ
Dịch vụ giao nhận của công ty Long Phụng Phát chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nƣớc. Phần lớn các doanh nghiệp này có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, vì vậy mà hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp này thƣờng đƣợc thuê ngoài. Dịch vụ giao nhận của công ty giúp các doanh nghiệp này thực hiện công tác giao nhận thuận lợi và nhanh chóng hơn nhờ tính chuyên nghiệp, đồng thời mang lại
hiệu quả chi phí cho các doanh nghiệp đó hơn việc thành lập riêng bộ phận giao nhận hàng hóa, giúp các doanh nghiệp tập trung cho việc sản xuất, kinh doanh của mình có hiệu quả hơn.
SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂNM S S V : 0 8 5 4 0 1 0 4 1 6
Ở Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực
xuất nhập khẩu, đó vừa là điều kiện thuận lợi, vừa là thách thức đối với công ty
Long Phụng Phát nói riêng và các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận
tải nói chung. Có nhiều doanh nghiệp thì mạng lƣới khách hàng sẽ rộng rãi hơn, dễ
dàng tìm kiếm khách hàng hơn. Tuy nhiên, đối tƣợng có nhu cầu thuê dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đƣờng biển thƣờng là các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, các doanh nghiệp này thƣờng nhập khẩu những nguyên liệu phục
vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó họ khá kén chọn trong việc lựa chọn
nhà cung cấp dịch vụ, họ luôn mong muốn có đƣợc giá cả rẻ nhất với
chất lƣợng
dịch vụ tốt nhất. Trong khi đó, các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận tại Việt Nam ngày càng nhiều, cạnh tranh về giá cả, chất lƣợng dịch vụ, hậu mãi,…rất khốc liệt.
2.2.2.2. Giá cả, chi phí của dịch vụBảng 2.5: Bảng giá dịch vụ giao nhận Bảng 2.5: Bảng giá dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của
công ty Long Phụng Phát
Đơn vị tính: VND
Phí vận chuyển nội địa:
Nguồn: Phòng Kinh doanh SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN MSSV: 0854010416 Quy cách < 15km > 15 & < 30 Km >500Kgs 300.000 400.000 >1,500Kgs 500.000 Hàng Nhập Khẩu Đƣờng Biển
Bản g 2.6: Bản g giá dịch vụ của một số công ty khác Đơn vị tính: VND Nguồn: Internet
Dựa vào hai bảng số liệu trên, ta có thể thấy dịch vụ giao nhận hàng nhập
khẩu bằng container đƣờng biển của công ty có mức giá hơi cao so với mặt bằng
chung của thị trƣờng, do đó kém cạnh tranh so với nhiều đối thủ khác trên thị
trƣờng. Giá cả cao là vì chi phí cao, do công ty chƣa có hệ thống phƣơng tiện vận
tải và kho bãi riêng, phải đi thuê ngoài nên việc cắt giảm chi phí để giảm giá dịch vụ và tăng lợi nhuận vẫn còn khó khăn.
2.2.2.3. Chất lượng của dịch vụ - Đánh giá của khách hàng về dịch vụ
Theo nghiên cứu của phòng kinh doanh của công ty Long Phụng Phát thì
phần lớn các khách hàng đã hợp tác với công ty đánh giá khá cao về chất lƣợng dịch
vụ giao nhận vận tải biển do công ty cung cấp. Trong các hợp đồng dịch vụ của mình, công ty luôn cố gắng thực hiện dịch vụ của mình nhanh chóng và chính xác nhằm mang lại cho khách hàng hiệu quả cao nhất và chi phí thấp nhất có thể. Tuy
nhiên, giá cả dịch vụ của công ty còn hơi cao so với nhiều đối thủ khác trên thị trƣờng, do đó chƣa thu hút đƣợc nhiều khách hàng. Phần lớn khách hàng của công ty là các bạn hàng lâu năm, tín nhiệm lẫn nhau. SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN MSSV: 0854010416 Công ty Loại container Công ty 20’DC 40’DC
Công ty TNHH Hải quan NASA 900.000
2.2.2.4. Các đối thủ cạnh tranh thủ cạnh tranh của công ty Đó là các công ty giao nhận lớn có uy tín trên thị trƣờng. Các tập đoàn
Logistics lớn trên thế giới nhƣ APL, Schenker, Danzas… có văn phòng đại diện ở
Việt Nam. Hiện nay, số lƣợng các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận
tải ở Việt Nam ngày càng nhiều vì đây là một ngành đang có tiềm năng lớn. Do đó,
các đối thủ cạnh tranh của công ty rất nhiều, sự cạnh tranh về giá cả và chất lƣợng
dịch vụ rất gay gắt. Trong khi đó, khả năng cạnh tranh của công ty Long Phụng Phát
còn chƣa tốt, giá cả của công ty so với mặt bằng chung còn hơi cao, chƣa phải là giá
tốt nhất để hấp dẫn khách hàng, chất lƣợng dịch vụ của công ty tuy tốt nhƣng chƣa
các đối thủ cạnh tranh.
2.2.3. Đánh giá về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển của công ty:
2.2.3.1. Ưu điểm:
- Đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, có tinh thần trách nhiệm cao, luôn
đoàn kết và phấn đấu để hoàn thành tốt công việc. Tính đoàn kết của các nhân viên trong công ty rất cao, luôn hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau, cùng nhau hợp tác để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Công ty luôn không ngừng hoàn thiện với các chiến lƣợc và chính sách thu
hút khách hàng. Công ty đã tạo đƣợc sự tín nhiệm từ khá nhiều khách hàng trong việc cung cấp dịch vụ, nhờ đó mà công ty luôn duy trì đƣợc lƣợng khách hàng khá ổn định trong suốt quá trình hoạt động.
- Công ty luôn đào tạo các nhân viên của mình tác phong giao dịch niềm nở,
ân cần với khách hàng:
+ Quan tâm đến sự mong muốn, nhu cầu của khách hàng: luôn luôn
lắng nghe khi khách hàng yêu cầu và đáp ứng một cách nhanh chóng nhất trong khả năng có thể. SVTH: LÊ THỊ CẨM VÂN MSSV: 0854010416
+ Có tinh thần trách nhiệm cao: hoàn thành công việc một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả, sẵn sàng nhận lỗi khi có sai sót và tìm cách khắc phục kịp thời. - Quy trình làm việc rõ ràng và cụ