theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 :2015 tại các cơ quan hành chính nhà nước
2.2. Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001-2015 tại UBND quận
2.2.6. Đánh giá quy trình đã và đang thực hiện trong HTQLCL củaUBND quận
và áp dụng đồng bộ tới các đơn vị trên tồn quận. Theo đó, UBND quận đã áp dụng: 01 Sổ tay chất lượng, 10 quy trình chung và 182 quy trình giải quyết thủ tục hành chính.
Ngày 18/7/2018, UBND quận Kiến An ban hành Quyết định số 960/QĐ- UBND về việc công bố lại Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và Quyết định số 961/QĐ-UBND Ban hành hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ đối với các lĩnh vực hoạt động trong cơ quan hành chính nhà nước.
2.2.6. Đánh giá quy trình đã và đang thực hiện trong HTQLCL của UBND quận Kiến An quận Kiến An
Ngày 18/7/2018, UBND quận Kiến An ban hành Quyết định số 961/QĐ- UBND Ban hành hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015. Uỷ ban nhân dân quận đã yêu cầu Thủ trưởng các phịng, ban, đơn vị tổ chức triển khai có hiệu quả; lấy ý kiến nhận xét, đánh giá của các đơn vị, cán bộ, công chức (thông qua gửi phiếu đánh giá), tổ chức đánh giá nội bộ theo định kỳ, kịp thời khắc phục các sai sót, thường xun có hành động phịng ngừa nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng theo quy trình của Uỷ ban nhân dân quận đã đề ra, đồng thời cải tiến hệ thống và phát huy hiệu lực, phù hợp với đơn vị, cụ thể như sau:
– Các quy trình chung đã được kiểm soát chặt chẽ, sắp xếp, lưu giữ không để thất lạc và khai thác thuận lợi: Quy trình kiểm sốt tài liệu, kiểm soát hồ sơ, kiểm sốt sự phù hợp và khắc phục phịng ngừa các sai lỗi.
65
– Các quy trình tác nghiệp: Quy trình cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cấp Giấy phép xây dựng, cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cấp lại bản chính Giấy khai sinh, đăng ký xác nhận Bản cam kết môi trường, quản lý văn thư, tổng hợp báo cáo định kỳ của Uỷ ban nhân dân quận, quản lý mạng máy tính…đã được các phòng, ban, đơn vị áp dụng và triển khai theo đúng quy trình, thủ tục mà Uỷ ban nhân dân quận đã xây dựng, đơn giản, công khai về thủ tục, thời gian xử lý các công việc cho các tổ chức, công dân đến tham gia giao dịch.
Việc triển khai thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, các đơn vị đã chủ động tuân thủ các quy trình, giải quyết các công việc công khai, minh bạch trong tiếp nhận giải quyết yêu cầu của tổ chức và công dân qua cơ chế “Một cửa”, tôn trọng và không gây phiền hà đối với tổ chức và công dân. Cán bộ công chức đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, không đùn đầy, né tránh, không làm ách tắc công việc.
Ủy ban nhân dân quận đã phối hợp với Công ty GIC – đơn vị giám sát việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn quận. Sau khi xem xét, đánh giá các quy trình, thủ tục, trình tự áp dụng các quy trình của các cơ quan Nhà nước trong việc thực hiện nhiệm vụ theo tiêu chuẩn ISO đã được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng – Bộ khoa học và công nghệ cấp Giấy chứng nhận, đơn vị giám sát đưa ra nhận xét: “UBND quận Kiến An đã xác định các hoạt động của mình. Việc kiểm soát chất lượng hoạt động đã được thực hiện ở từng khâu công việc với mức độ khác nhau. Việc kiểm tra xác nhận chất lượng hoạt động khi chuyển giao đã được thể hiện trong các hồ sơ liên quan. Việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ và thực hiện các hành động khắc
phục ở mức độ đầy đủ theo qui định”. Qua báo cáo tổng kết của Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Chương trình hỗ trợ xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý tiên tiến cho các phòng, đơn vị trên địa bàn quận
66
giai đoạn 2014 - 2018 cho thấy kết quả tổng hợp về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO của các đơn vị như sau:
- Về đào tạo cho các cán bộ, công chức của các đơn vị: tổng bình qn có 60,7% cán bộ, cơng chức của 12 đơn vị đã được đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
- Về số lượng phòng ban áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015: 100% số phòng ban áp dụng.