theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 :2015 tại các cơ quan hành chính nhà nước
3.2. Một số biện pháp hồn thiện cơng tác quản lý chất lượng tại UBND quận
3.2.3. Giải pháp 3: Thúc đẩy các quy trình ISO “đi vào cuộc sống”
Căn cứ hình thành giải pháp:
Trong việc thực thi công tác tại các phịng, ban, cơng việc được thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn của hệ thống tài liệu chất lượng nhưng đồng thời phải tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ (tài liệu tiêu chuẩn). Trên thực, tế nhiều đơn vị khi xây dựng HTQLCL ISO thì đầy đủ, tuy nhiên sau một thời gian thì hệ thống tài liệu chỉ được lưu giữ một chỗ mà không đưa vào thực hiện trong thực tế. Đối với lĩnh vực xây dựng cơ bản đã thực hiện tốt, hầu như khơng có lỗi xảy ra. Tuy nhiên việc áp dụng vận hành các quy trình ISO đối với lĩnh vực Tài nguyên môi trường (đất đai) chưa tốt, nhiều khi nhân viên còn làm việc theo kinh nghiệm mà chưa thực hiện theo đúng quy trình nên chưa thể đánh giá được những điểm chưa phù hợp để thực hiện cải tiến. Việc đưa các quy trình ISO đã xây dựng áp dụng vào thực tế, từ đó phát hiện ra các bất cập của quy trình hiện tại để thay đổi, cải tiến cho phù hợp hơn là cần thiết. Do vậy cần có giải pháp để
100
đưa các quy trình ISO đã viết ra áp dụng vào thực tế, từ đó phát hiện ra các bất cập để cải tiến, sửa đổi cho phù hợp hơn.
Mục tiêu của giải pháp
Đưa các quy trình ISO đã xây dựng áp dụng vào thực tế từ đó phát hiện ra các bất cập của quy trình hiện tại để thay đổi, cải tiến cho phù hợp hơn là cần thiết.
Nội dung của giải pháp
Trước hết các quy trình đã xây dựng có liên quan cần được phổ biến đến toàn thể nhân viên trong các phòng, ban. Việc phổ biến cho các nhân viên thông qua buổi huấn luyện nội bộ. Kết quả phổ biến cần được ghi vào sổ huấn luyện.
Hướng dẫn quy trình thực hiện cho nhân viên: Cần xây dựng các buổi huấn luyện, hướng dẫn cho nhân viên thực hiện các quy trình đã xây dựng. Phân rõ ai sử dụng tài liệu nào thực hiện theo đúng các quy trình thủ tục viết ra. Cán bộ đơn vị tăng cường kiểm tra giám sát, đánh giá việc thực hiện và thực hiện cải tiến nếu thấy những điểm bất hợp lý.
Đánh giá vào hệ số hiệu quả công việc (ảnh hưởng đến khen thưởng, thi đua) đối với những trường hợp phát hiện thực hiện sai quy trình.
Tổ chức các buổi đánh giá trong nội bộ để tìm ra các điểm bất hợp lý, các điểm chưa phù hợp để có hành động khắc phục.