8. Cấu trúc luận văn
3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.2. Giải pháp về nâng cao “Năng lực phục vụ”
Năng lực phục vụ có thể được hiểu như là một tập hợp các kỹ năng, kiến thức, hành vi và thái độ được cá nhân và tổ chức tích lũy và sử dụng để đạt được kết quả theo u cầu cơng việc. Nói cách khác, năng lực phục vụ là tổng hợp sự hiểu biết, kỹ năng, thái độ hay giá trị của cá nhân và tổ chức trong quá trình cung cấp dịch vụ cơng chứng có chất lượng theo yêu cầu của khách hàng - cơng dân. Đó là chất lượng của đội ngũ cơng chức, viên chức, năng lực chuyên môn và giao tiếp, khả năng phối hợp giữa các bộ phận, các cá nhân. Điều này cho thấy, để cải thiện chất lượng dịch vụ công chứng tất yếu phải nâng cao năng lực phục vụ của Công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ và bản thân Văn phịng cơng chứng Bảo Tồn. Đó thực chất là khả năng đáp ứng nhu cầu của nhân viên Văn phịng thơng qua nâng cao trình độ chun mơn đối với những nhu cầu và mong muốn khác nhau của khách hàng/ cơng dân:
(i) Đánh giá trình độ chuyên môn của nhân viên để làm cơ sở cho việc tuyển dụng, sử dụng, tại Văn phòng.
Đánh giá trình độ chun mơn của nhân viên là một việc làm rất khó, địi hỏi phải xây dựng những tiêu chí đánh giá cho từng vị trí cơng việc, là cơ sở để đánh giá đúng, chính xác làm tiền đề để cho việc tuyển dụng, sử dụng phù hợp với Văn phòng. Để đánh giá trình độ của nhân viên tại Văn phịng cơng chứng Bảo Toàn cần tiến hành các kỳ tập huấn kỹ năng và chuyên môn định kỳ bằng các tình huống phù hợp, từ đó, xây dựng ra các tiêu chí đánh giá cụ thể cho từng vị trí cơng việc. Dựa trên thực tiễn hoạt động của Văn phịng và các tình huống mà cán bộ nhân viên đã gặp phải, tác giả xin đưa ra một số tiêu chí cụ thể đối với từng vị trí cơng việc:
• Đối với cơng chứng viên:
- Tiêu chuẩn chung: Công chứng viên phải là công dân của Việt Nam, không thuộc trường hợp mất năng lực hoặc khơng có khả năng thực hiện vai trị của cơng chứng viên, sức khỏe tốt, là người tốt nghiệp chuyên ngành luật, có nhân cách và năng lực phù hợp với chức danh, đã trải qua khóa đào tạo nghề dài
và chuyên sâu, hoàn thành thời gian tập sự hành nghề công chứng và vượt qua kỳ thi tuyển cơng chứng viên.
- Tiêu chuẩn về trình độ: Để khẳng định vị trí của chức danh công chứng viên tại Văn phịng, các cơng chứng viên phải đủ điều kiện chuyên môn làm công chứng viên dự bị với thời gian ít nhất 2 năm.
- Tiêu chuẩn về tuổi: lợi thế về độ tuổi được xem xét vì nghề này địi hỏi phải có một nền tảng vững chắc và kinh nghiệm đáng kể. Do đó, cơng chứng viên tại Văn phịng phải là người ít nhất 30 tuổi và khơng quá 65 tuổi.
• Đối với nhân viên nghiệp vụ:
- Tiêu chuẩn chung: là công dân của Việt Nam, không thuộc trường hợp mất năng lực hoặc khơng có khả năng thực hiện vai trò của nhân viên nghiệp vụ, sức khỏe tốt, là người có nhân cách và năng lực phù hợp với chức danh, cụ thể: cần cù, chịu khó, cẩn thận trong cơng việc, năng động, nhiệt tình, giao tiếp tốt và có kỹ năng hành nghề cơng chứng hoặc luật sư.
- Tiêu chuẩn về trình độ: tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành luật. • Đối với nhân viên hành chính nhân sự và phát triển khách hàng:
- Tiêu chuẩn chung: là công dân của Việt Nam, không thuộc trường hợp mất năng lực hành vi dân sự, sức khỏe tốt, là người có năng lực phù hợp với chức danh: khả năng giao tiếp tốt, có khả năng nắm bắt nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng, sử dụng tốt các phần mềm Office, có tinh thần trách nhiệm cao, kỷ luật tốt, năng động, ham học hỏi.
- Tiêu chuẩn về trình độ: tốt nghiệp từ trình độ cao đẳng trở lên.
(ii) Đào tạo bồi dưỡng và sử dụng nhân viên phù hợp với yêu cầu thực trạng của Văn phịng.
Trong bối cảnh có nhiều cơ hội và còn một số khó khăn, hạn chế nhất định, công chứng Việt Nam nói chung và Văn phịng cơng chứng Bảo Tồn nói riêng cần nắm bắt cơ hội và vượt qua các khó khăn. Hơn lúc nào hết, đội ngũ công chứng viên cần tiếp tục phát huy truyền thống, những kết quả, thế mạnh, lan tỏa kinh nghiệm cho nhau, phát huy vai trò của tổ chức xã hội - nghề nghiệp
của công chứng viên, tăng cường đoàn kết sức mạnh để hoạt động Cơng chứng của Văn phịng ngày càng phát triển.
Việc đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng, kỹ năng, đạo đức nghề nghiệp cho công chứng viên và phát triển cho đội ngũ công chứng viên kế cận cần được quan tâm đúng mức. Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên và lộ trình phát triển đối với đội ngũ công chứng viên kế cận tránh sự khuyết thiếu về công chứng viên.
Xác định rõ nhu cầu đối tượng cần được đào tạo, bồi dưỡng (Có thể bao gồm cả cơng chứng viên và nhân viên làm việc tại Văn phòng). Căn cứ vào thực trạng, vào kết quả của việc đánh giá năng lực của nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng. Trên cơ sở đó, xác định nội dung, chương trình phương pháp đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với nhu cầu và đối tượng nhằm đảm bảo công tác đào tạo, bồi dưỡng có hiệu quả, xây dựng được đội ngũ nhân viên trong Văn phòng đáp ứng được yêu cầu thực tế. Theo đó, Văn phịng cần tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn và kỹ năng công chứng, cụ thể:
- Mở lớp đào tạo chuyên môn và kỹ năng về công chứng dành cho Cơng chứng viên của Văn phịng:
+ Thời gian đào tạo: 3 ngày làm việc. + Mức độ: Đào tạo định kỳ hàng năm
+ Người tham gia giảng dạy: Giáo sư, tiến sỹ, giảng dạy lớp đào tạo Công chứng viên tại học viện Tư pháp.
- Tổ chức các buổi họp chuyên môn nhằm nâng cao kỹ năng về nghiệp vụ công chứng cho chuyên viên nghiệp vụ của Văn phòng: định kỳ 3 tháng/lần. Phụ trách chuyên môn sẽ là các công chứng viên của Văn phịng cơng chứng Bảo Toàn.