8. Cấu trúc luận văn
3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.5. Xây dựng và hoàn thiện quy trình thủ tục, dịch vụ
Xây dựng một quy trình làm việc khoa học có vai trị quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ công chứng mà Văn phịng cung cấp cho khách hàng. Quy trình phục vụ bao gồm có cả thái độ tơn trọng quy định của quy trình
và chất lượng của từng phần trong quy trình đó. Việc chuẩn hóa các quy trình cơng việc giúp cho việc chun mơn hóa trong từng cơng đoạn của Văn phịng và giúp cho việc cải tiến quy trình phục vụ khách hàng được tốt hơn. Theo đó, Văn phịng cần thực hiện một số nội dung cụ thể sau:
Một là, Văn phịng cần mơ phỏng theo những quy trình quản trị (điển hình là ISO 9001) làm hệ thống quản trị làm nền tảng để thể chế hóa bộ máy làm việc, giúp luật hóa trách nhiệm cá nhân hay nói đúng hơn là “minh bạch hóa” vai trị và phạm vi trách nhiệm của từng người để cá nhân thấy rõ nhiệm vụ và quyền hạn của mình trong trong Văn phòng.
Hai là, các cá nhân trong Văn phịng đều có trách nhiệm đánh giá quy trình đang áp dụng và có suy nghĩ về hợp lý hóa quy trình làm việc. Yêu cầu chung là phải hợp lý hóa quy trình (streamlining), tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc tiếp xúc và phục vụ khách hàng/công dân.
Ba là, đề nghị Sở Tư pháp là trung tâm điều phối sự hợp tác giữa các tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; Cơ quan tài Nguyên và Môi trường các cấp; Cơ quan thi hành án dân sự các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan khác trong việc phục vụ người dân khi có nhu cầu, tham gia giao dịch dân sự.
Để tạo sự bình đẳng giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong việc cung ứng dịch vụ công chứng theo quy định của pháp luật, đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhanh chóng chuyển đổi các Phịng Cơng chứng thành Văn phịng cơng chứng.