8. Cấu trúc luận văn
3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.3. Giải pháp về “Phương diện hữu hình”
Dịch vụ là vơ hình nên chất lượng thường hiểu theo khía cạnh “cảm nhận” của khách hàng/người dân. Để đảm bảo chất lượng dịch vụ cũng như tạo ra
“khía cạnh vật chất” của dịch vụ, Văn phịng cơng chứng cần “hữu hình hóa” q trình cung cấp dịch vụ cơng chứng với những thơng tin xác đáng, cơ sở tiếp dân khang trang…. Một cách cụ thể, đó là cơ sở vật chất, phòng làm việc và cách thức bố trí, thơng tin rõ ràng và dễ hiểu, trang phục của nhân viên… Đây chính là lý do cần phải giải quyết vấn đề về “phương diện hữu hình” khi thực hiện nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng.
Về kiến trúc, cơ sở hạ tầng. Xây dựng và thực hiện đầy đủ các tiêu chuẩn chung về kiến trúc nội, ngoại thất cho trụ sở, văn phòng theo một thể thống nhất để thể hiện tính nhất quán trong phục vụ, tính ổn định về chất lượng dịch vụ công chứng cung cấp cho khách hàng. Văn phòng cần bố trí phịng đón tiếp khách riêng biệt, rộng rãi.
Văn phịng cơng chứng Bảo Toàn cần phải mở rộng quy mô để đáp ứng hết được yêu cầu của người dân sử dụng dịch vụ nhằm giảm thiểu tình trạng quá tải. Tuyển thêm các Công chứng viên và thư ký là một giải pháp để giảm thiểu sự quá tải. Đồng thời bổ sung thêm bộ phận lễ tân để tiếp đón những người dân đến làm việc được chuyên nghiệp.
Về đồng phục, thẻ nhân viên. Trang phục của nhân viên thể hiện văn hóa của Văn phịng, trang phục lịch sự, gọn gàng thể hiện sự tôn trọng khách hàng; giúp cho việc quản lý nội bộ được thuận lợi, tạo nên tác phong trang nghiêm và nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc của nhân viên. Do vậy, cần thống nhất đồng phục để người dân dễ nhận biết, thoải mái khi sử dụng cho nhân viên. Đồng thời cũng phải có những biện pháp cụ thể để chấn chỉnh việc nhân viên mặc đồng phục, đeo thẻ khi làm việc cũng như khi giao dịch với khách hàng nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và tạo được ấn tượng tốt với khách hàng. Nhân viên được trang bị đầy đủ trang thiết bị cũng thể hiện được tính chun nghiệp trong cơng việc, để lại hình ảnh tích cực và sự tin tưởng của khách hàng. Cụ thể tại Văn phòng:
-Đối với Công chứng viên nam: đồng phục sẽ là vest.
-Đối với chuyên viên nam: đồng phục là quần đen, áo sơ mi trắng -Đối với chuyên viên nữ: đồng phục là zip và áo sơ mi trắng.
Văn phòng cũng cần theo dõi và đánh giá việc thực hiện các hệ thống tiêu chuẩn, định mức về trang thiết bị, diện tích phịng làm việc đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá thay thế cho các tiêu chí, định mức cũ, lạc hậu. Ấn phẩm, bảng hướng dẫn, chỉ dẫn…cần được thiết kế ấn tượng và dễ nhận biết, dễ hiểu… Văn phòng cũng cần đẩy mạnh phát triển trang tin điện tử, luôn cập nhật, bổ sung những thông tin mới nhất, lên trang web để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho khách hàng.
Tóm lại, để góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ công chứng tại Văn phịng cơng chứng Bảo Toàn nhằm nâng cao sự hài lòng của người dân, cần quan tâm hơn đến phương diện hữu hình trong q trình cung cấp. Đó là việc tạo lập hình ảnh, vật dụng, phương tiện… phục vụ khách hàng. Đó cũng là việc hoàn thiện hệ thống IT cho phép hỗ trợ thông tin cho khách hàng, cho phép cung cấp thơng tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng tới khách hàng.