CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
3.2.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA
Năm 2017 Năm 2018
Đại học Cao đẳng Đại học Cao đẳng
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự VHR)
Dựa vào biểu đồ, ta dễ dàng thấy được rằng đa số nhân viên của VHR thuộc trình độ đại học chiếm phần đơng, trình độ cao đẳng chiếm một phần nhỏ, có thể kết luận rằng chất lượng nhân sự nằm ở mức cao. Với trình độ này, nhân viên tại VHR đã được đào tạo về kĩ năng và kiến thức chun mơn cao tại trường, họ có và dễ dàng học được các kĩ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm,… Đa số nhân viên là thực tập sinh, với trình độ như trên và kĩ năng sau 3 tháng thực tập tại công ty VHR, tỷ lệ các bạn được giữ lại công ty làm rất cao hoặc nếu các bạn ngừng làm việc tại VHR các bạn đã có kĩ năng và kinh nghiệm làm việc tại VHR, giúp các bạn dễ dàng hơn trong tìm việc mới. Đây cũng là một trong những văn hóa của VHR trong cơng tác thực hiện đào tạo cho sinh viên khi thực tập tại VHR.
Đội ngũ lao động có trình độ chun mơn cao, có kiến thức chuyên sâu và kĩ năng làm việc chuyên nghiệp, giúp VHR thực hiện tốt các chiến lược của công ty và đem lại hiệu quả công việc cao.
3.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA VHR: VHR:
3.2.1. Thực trạng công tác tuyển dụng của VHR:
3.2.1.1. Nguồn tuyển chọn:
Nguồn tuyển dụng của công ty VHR bao gồm hai nguồn nội bộ bên trong và nguồn bên ngoài.
❖ Nguồn bên trong: Thông qua các hoạt động như đề bạt, thăng/giáng chức hay
18,52%
81,48%
18,37%
thuyên chuyển nhân viên. Dán thông báo tuyển dụng trên bảng tin hoặc đưa lên website của công ty về các vị trí đang cần tuyển người. Đăng thơng báo tuyển dụng trong website: www.timviec24.com.vn
Ưu điểm: Cơng ty có đủ thông tin để đánh giá ứng viên, biết được khả năng, điểm mạnh và yếu, nhân viên đã thích nghi với công việc và môi trường làm việc tiết kiệm chi phí, thời gian tuyển dụng và đào tạo. Việc VHR tuyển nội bộ đã kích thích và động viên các nhân viên hiện tại làm việc tích cực, sáng tạo để đạt hiệu suất, thời gian gắn bó với cơng ty cao hơn.
Nhược điểm: Việc sử dụng nguồn tuyển mộ bên trong đã kiềm chế sự đa dạng về lực lượng lao động trong cơng ty VHR. Tạo ra sức ì, sự xơ cứng do thói quen làm việc với cơng việc cũ. Sự thiên vị có thể xảy ra. Những ứng cử viên không được tuyển sẽ bất mãn.
❖ Nguồn bên ngồi: VHR lựa chọn ứng viên thơng qua hình thức tự nộp đơn xin việc, sinh viên tốt nghiệp, sinh viên năm cuối chưa tốt nghiệp hay sinh viên thực tập tốt được giữ lại làm. Thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong tổ chức. Tìm kiếm ứng viên thông qua sự kiện “Ngày hội việc làm” được tổ chức hàng năm tại các trường đại học. Tất cả các thơng tin về vị trí tuyển dụng đều được bộ phận tuyển dụng đăng lên website tuyển dụng. Các ứng viên quan tâm đến cơng việc thì truy cập vào các trang web để nộp hồ sơ online vào website: www.timviec24.com.vn
Ngồi ra, cơng ty cịn sử dụng các kênh truyền thơng qua internet như các website tìm kiếm việc làm như facebook, Zalo: đây là nguồn chính mà VHR sử dụng, đăng tin tuyển dụng trên các trang và nhóm tìm việc, đây được coi là phương pháp hiệu quả nhanh, thu hút và tiếp cận được nhiều ứng viên. Thông qua các kênh tuyển dụng như: TopCV.com.vn,…
Ưu điểm: Nguồn lao động này làm cho lực lượng lao động của VHR phong phú cả về số lượng lẫn chất lượng do đó giúp cho cơng ty có nhiều cơ hội tìm kiếm được lao động có trình độ cao và đáp ứng được yêu cầu công công việc. Sẽ tạo ra phương pháp làm việc mới, làm thay đổi cách cũ, lối mịn cũ, thúc đẩy cơng ty đổi mới và phát triển. Công ty dễ dàng huấn luyện từ đầu các nguyên tắc và nội quy cho người mới.
lịng trung thành của họ đối với cơng ty chưa cao.
3.2.1.2. Phân tích quy trình tuyển dụng nội bộ của VHR:
Tạo quy trình tuyển dụng: Khi có yêu cầu tuyển dụng bổ sung nhân sự (không bao gồm từ giám đốc giám sát trở lên, trưởng nhóm hoặc giám sát khu vực) lập bảng mô tả công việc theo biểu mẫu quy định và đính kèm chung với Workflow đã được tạo.
Phê duyệt: Quản lý nhân sự hoặc cấp trên trực tiếp tạo yêu cầu tuyển dụng chịu trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt trong vòng 1 ngày. Phòng tuyển dụng sẽ xét duyệt yêu cầu trong vòng 1 ngày và phân bổ công việc cho nhân viên tuyển dụng, sau khi đã kiểm tra tính hợp lý của yêu cầu và kế hoạch nhân sự trong năm.
Phân tích u cầu và tìm kiếm ứng viên: Nhân viên tuyển dụng cùng với Bộ
phận phát sinh nhu cầu nhân sự phân tích các tiêu chí và yêu cầu chun mơn cần thiết cho vị trí cần tuyển dụng hoặc bổ sung theo yêu cầu cho vị trí tuyển dụng này (nếu có)
Đăng thơng tin tìm kiếm ứng viên trên mạng tuyển dụng nội bộ hoặc các trang tuyển dụng bên ngoài, mạng xã hội…
Thu nhập các hồ sơ nộp trực tiếp cho phịng tuyển dụng hoặc thơng qua mạng lưới công tác viên đúng quy định về công tác viên tuyển dụng. Sau đó sàng lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn sơ bộ để lực chọn các ứng viên phù hợp.
Phỏng vấn ứng viên: Căn cứ vào hồ sơ nhận được từ bộ phận tuyển dụng, quản lý/giám sát khu vực sẽ phỏng vấn ứng viên hoặc kết hợp cùng với nhân viên tuyển dụng phỏng vấn để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với các tiêu chuẩn, yêu cầu chuyên môn đã đề ra. Quản lý/giám sát khu vực hoặc nhân viên tuyển dụng có trách nhiệm trao đổi cho ứng viên biết về mức lương thưởng, các yêu cầu về hồ sơ và chính sách thu tiền cọc theo quy định của cơng ty.
Hồn tất tuyển dụng: Nhân viên tuyển dụng cập nhật thông tin tuyển dụng và
báo cáo tổng hợp theo quy định. Nhân viên tuyển dụng đảm bảo lưu trữ đầy đủ thông tin ứng viên, kết quả phỏng vấn, kết quả thử việc của nhân viên vào dữ liệu chung của phòng tuyển dụng nhằm mục đích sử dụng khi cần thiết và để cung cấp thơng tin cho việc kiểm tra sốt xét của kiểm toán nội bộ hoặc cấp trên. Các ứng viên được lựa chọn sẽ được thông báo mời ký hợp đồng.
Bảng 3.2: Kết quả tuyển dụng của Phịng Hành chính- nhân sự năm 2017, 2018 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(ĐVT: Người)
Đề mục Năm 2017 Năm 2018
Số lượng sẵn có 71 81
Số lượng tuyển mới 11 17
% tăng trưởng tuyển nhân viên
mới 15,49 % 20,99 %
Tổng số nhân sự trong năm. 81 98
(Nguồn:Phịng Hành chính – Nhân sự VHR)
Tổng số nhân viên của VHR năm 2018 đã tăng 17 nhân viên so với năm 2017. Tốc độ tuyển dụng nhân viên mới tăng từ 15.49% lên 20.99% (tăng 5.5%). Số lượng nhân viên tăng lên đáng kể điều đó cũng có thể thấy cơng ty đang mở rộng quy mô hoạt động. Để đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng thì số lượng nhân viên tuyển dụng phải tăng để đáp ứng đủ nguồn lực mà công ty cần. Bộ phận tuyển dụng đang nổ lực hết mình làm việc để cung cấp đầy đủ nguồn nhân sự cho công ty ngày càng tăng và đồng thời từ đó cung cấp số lượng ứng viên đạt chất lượng cho các công ty đối tác.
Trong quy trình tuyển dụng nhân sự tại cơng ty thì bộ phận tuyển dụng đã có những ưu điểm để thực hiện tốt quy trình tuyển dụng.
Trong quá trình xuất data ứng viên để đáp ứng nhu cầu nhân sự cho khu vực Hồ Chí Minh, Hà Nội với thời gian xuất cần nhanh chóng tránh tình trạng ứng viên chờ phỏng vấn lâu, gây ra hiện tượng tìm việc khác thay thế ít nhất là 1 đến 2 ngày, đó là khoảng thời gian ngắn và nhanh nhất để ứng viên sau khi đăng ký sẽ có cơ hội đi phỏng vấn. Nó sẽ không làm mất thời gian chờ đợi của ứng viên và bộ phận tuyển dụng sẽ khơng bị mất đi nguồn ứng viên sẵn có của mình.
Cơng ty VHR có nhiều hình thức cho ứng viên đăng ký ứng tuyển để đảm bảo được rằng ứng viên ở khu vực nào có nhu cầu việc làm đều có thể đăng ký ứng tuyển một cách nhanh chóng.
• Hình thức đăng ký trực tiếp tại công ty không yêu cầu hồ sơ chỉ nhận thông tin ứng viên. Với hình thức này giúp ứng viên có thể đến đăng ký trực tiếp và sẽ được
• Hình thức đăng ký ứng tuyển bằng cách gọi vào số điện thoại tuyển dụng, với hình thức này sẽ giúp những ứng viên ở các khu vực xa hơn với văn phịng cơng ty có thể gọi điện trực tiếp để được tư vấn và đăng ký trực tiếp cho nhà tuyển dụng.
• Hình thức đăng ký ứng tuyển online (nộp CV qua mail hoặc liên hệ qua messenger) sẽ tiếp cận được với những bạn giới trẻ, nó cũng thu hút một lượng lớn nguồn ứng viên cho công ty và là nguồn data quan trọng.
Công ty VHR giai đoạn trước khi phỏng vấn các nhân viên được traning về thông tin về công việc, cách ứng xử khi phỏng vấn, khai thác được tính cách ứng viên,... giúp ứng viên tự tin, thoải mái giảm căng thẳng hay run sợ cho ứng viên. Và sau các buổi phỏng vấn, công ty nhận được các ứng viên tốt và chất lượng nhằm phục vụ cho công ty phát triển.
Bên cạnh ưu điểm mà công ty đạt được trong công tác tuyển dụng thì bộ phận tuyển dụng cũng gặp một số khó khăn rất lớn trong công tác tuyển dụng do lượng nhân viên của công ty là nhân viên trẻ chưa có kinh nghiệm nhiều cho việc làm các thơng báo tuyển dụng dẫn đến:
Hiện tại việc đưa thông tin tuyển dụng tiếp cận đến với ứng viên còn hạn chế vì về mặt nội dung, hình ảnh và các kênh chưa thực sự hiệu quả: nội dung ngắn gọn, gợi nhiều sự tò mò của một tin tuyển dụng; nổi bật những lợi ích của cơng việc.
Nguồn dữ liệu ứng viên cịn hạn chế khá cao thì số phần trăm ứng viên có chất lượng, nhu cầu về công việc hoặc sẵn sàng tham gia phỏng vấn đạt hiệu quả không cao. Thái độ của ứng viên khơng tốt trong q trình tìm việc, trong phỏng vấn phải có sự thúc giục và chăm sóc mới có khả năng đậu cao. Không tận dụng được tối đa nguồn ứng viên sẵn vì 100% ứng viên thì chỉ có 20 -30% ứng viên có nhu cầu và đồng ý tham gia phỏng vấn, còn 70% dữ liệu cịn lại là khơng sử dụng được. Khi bộ phận tuyển dụng mời ứng viên phỏng vấn thì phần trăm ứng viên lên phỏng vấn trung bình có 30 – 35% là tương đối cao có khi có thể xuống thấp đến 20%, cịn 65% cịn lại khơng đến tham gia phỏng vấn. Riêng với công ty VHR: phần trăm ứng viên tham gia ký hợp đồng với công ty cũng khơng là 100% mà chỉ chiếm trung bình 70%, cịn 30% còn lại là từ chối tham gia ký hợp đồng. Điều đó cho thấy với dữ liệu ứng viên 100% ban đầu đăng ký cho đến khi ứng viên tham gia ký hợp đồng thì đã lọc bớt rất nhiều dữ liệu ứng viên sẵn có của cơng ty. Riêng với các đối tác đang triển khai Job thì các ứng
viên đến phỏng vấn 30% cịn lại khơng đến và không liên lạc.Ứng viên đến phỏng vấn và đậu có số phần trăm nhận việc 40% cịn lại là không nhận việc… dẫn đến nhận xét chung thái độ của các ứng viên chưa được cao khi đi tìm việc.
Nguồn dữ liệu ứng viên của cơng ty không đủ lớn để đáp ứng nguồn lực cho các vị trí của cơng ty và cũng như cung ứng cho các công ty . Đối với công ty start up như VHR, thương hiệu là một yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến công việc tuyển dụng. Trên thực tế, VHR chỉ mới thành lập hơn 1 năm, thương hiệu còn khá lạ đối với các đối tác và trang tìm việc cho ứng viên. Tuy nhiên, do thương hiệu không xuất hiện thường xuyên nên người lao động không biết công ty đang tuyển dụng, không biết công ty hoạt động như thế nào, phúc lợi như thế nào. Nguồn lao động quan tâm họ có việc làm, công việc phù hợp hoặc lương đúng việc. Dẫn đến việc ứng viên ứng tuyển vào cơng ty cịn hạn chế.
3.2.2. Thực trạng công tác đào tạo nguồn nhân lực của VHR:
Tuyển dụng được một nhân sự đáp ứng những nhu cầu mà công ty đề ra là rất khó khăn và tốn chi phí vì thế để sử dụng lao động có hiệu quả nhất, thích ứng với sự thay đổi liên tục của môi trường kinh doanh cũng như để nắm bắt được sự phát triển của khoa học - kỹ thuật thì mỗi cơng ty phải thường xuyên chăm lo tới công tác đào tạo nhân sự. Nhận thức được vấn đề này công ty đã tổ chức công tác đào tạo nhân lực theo từng chương trình cụ thể.
Bảng 3.3: Nội dung đào tạo của VHR Chương
trình đào tạo
Nội dung đào tạo Thời gian Đối tượng
Phòng cháy chữa cháy Mỗi năm định kỳ một lần
Tất cả nhân viên An toàn lao động Mỗi năm định kỳ một lần Tất cả nhân viên
Đào tạo định kì
hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
năm Sơ cấp cứu Mỗi năm định kỳ một lần Tất cả nhân viên
Kỹ năng viết mail Mỗi năm định kỳ 2 lần
Nhân viên mới và dưới 6 tháng
Kỹ năng giao tiếp Mỗi năm định kỳ 2 lần Nhân viên mới và dưới 6 tháng
Kỹ năng đàm phán Mỗi năm định kỳ 2 lần Nhân viên mới và dưới 6 tháng
Kỹ năng chốt đơn hàng Mỗi năm định kỳ 2 lần
Nhân viên mới và dưới 6 tháng Kỹ năng giải quyết
khiếu nại
Mỗi năm định kỳ 2 lần Nhân viên mới và dưới 6 tháng
Kỹ năng truyền đạt Mỗi năm định kỳ 2 lần Quản lý các bộ phận và phòng ban
Đào tạo các kỹ
năng mềm
Kỹ năng đào tạo Mỗi năm định kỳ 2 lần
Quản lý các bộ phận và phịng ban
Đào tạo về lý thuyết cơng việc
3 tháng đầu khi nhận việc Nhân viên mới
Đào tạo cách sử dụng dữ liệu công ty
3 tháng đầu khi nhận việc Nhân viên mới
Đào tạo cách làm báo cáo Định kì 3 tháng một lần Nhân viên phịng cung ứng
Đào tạo cách lọc CV 3 tháng đầu khi nhận việc Nhân viên mới Đào tạo cách viết nội
dung đăng tuyển
Định kì 2 lần mỗi năm
Nhân viên phịng cung ứng
Đào tạo cách chăm sóc ứng viên
3 tháng đầu khi nhận việc Nhân viên mới
Đào tạo chuyên
môn
Đào tạo cách phỏng vấn ứng viên
3 tháng đầu khi nhận việc Nhân viên mới
❖ Đào tạo về mặt chun mơn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mục đích: giúp nhân viên liên tục nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện tốt nhất công việc hiện tại, cập nhật các kỹ năng, kiến thức mới cho nhu cầu phát triển trong tương lai.
Nội dung:
• Đào tạo về lý thuyết cơng việc
• Đào tạo cách sử dụng dữ liệu cơng ty
• Đào tạo cách làm báo cáo
• Đào tạo cách lọc CV
• Đào tạo cách viết nội dung đăng tuyển
• Đào tạo cách chăm sóc ứng viên
• Đào tạo cách phỏng vấn ứng viên
3.2.2.1. Các hình thức đào tạo:
❖ Đào tạo nhân viên mới:
Đây là hình thức đào tạo bắt buộc đối với mỗi nhân viên vừa mới tham gia vào công ty. Để giúp nhân viên làm quen với môi trường, nguyên tắc, quy định và cơng việc của mình. Các quản lý của từng phòng sẽ trực tiếp đào tạo và hướng dẫn cho các nhân viên mới hoặc các nhân viên có kinh nghiệm sẽ đảm nhiệm cơng việc này.
❖ Đào tạo nhân viên chính thức tại cơng ty:
Với số lượng lớn nhân viên nên công ty VHR không thể trực tiếp đào tạo hết được. Vì vậy, VHR liên kết với các trung tâm đào tạo bên ngoài để hỗ trợ trong công tác đào