III. MỐI QUAN HỆ GIỮA QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VỚI HIỆU QUẢ
1. Vai trò của chi phí chất lượng trong quản lý chất lượng (COQ trong TQM)
2.5. Hệ thống ISO 9001:2008 của Doanh nghiệp tư nhân thủy sản Sơn Hải
2.5.1 Mơ hình hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001:2008 của Doanh
nghiệp
Sơ đồ 3: Mơ hình hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001:2008 của doanh nghiệp
Hệ thống quản lý chất lượng tại doanh nghiệp được áp dụng theo quy
trình trên. Mơ hình trên chứng minh doanh nghiệp đã xác định các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng và việc áp dụng chúng trong doanh nghiệp. Các qúa trình đó là:
- Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
- Mua hàng hố
- Q trình tạo sản phẩm
- Kiểm soát thiết bị đo lường và thử nghiệm
- Kiểm soát cung cấp dịch vụ
- Kiểm soát sản phẩm khơng phù hợp
• Đảm bảo các q trình này được vận hành và kiểm soát bởi:
- Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
- Thực hiện việc xem xét của lãnh đạo
• Cung cấp các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc vận hành và kiểm sốt các q trình này
- Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lượng
- Cung cấp các nguồn lực
- Cung cấp các tài liệu
- Cung cấp nguồn lực con người
- Cung cấp cơ sở hạ tầng
- Cung cấp mơi trường làm việc thuận lợi
• Kiểm sốt, đo lường và phân tích các thủ tục này và thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả đề ra và cải thiện liên tục bằng:
- Việc thực hiện đánh giá chất lượng nội bộ
- Thu thập và phân tích số liệu
- Đo lường và thử nghiệm sản phẩm
- Hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến
2.5.2 Các quy trình tiêu chuẩn trong ISO 9001:2008 mà Doanh nghiệp tư nhân thủy sản Sơn Hải đang áp dụng
2.5.2.1 Hệ thống quản lý chất lượng a) Sổ tay chất lượng
Sổ tay chất lượng giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng của Doanh nghiệp. Sổ tay chất lượng bao gồm chính sách chất lượng, phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng.
Sổ tay chất lượng ghi rõ các quá trình và sự tương tác giữa các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng. Sổ tay chất lượng cũng tham chiếu đến các Thủ tục của hệ thống quản lý chất lượng.
Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng , bao gồm cả các nội dung chi tiết và lý giải về bất cứ ngoại lệ nào.
Các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng hoặc viện dẫn đến chúng.
Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng.
b) Kiểm soát tài liệu
Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng đã được kiểm
soát. Hồ sơ chất lượng là loại tài liệu đặc biệt và đã được kiểm soát theo các yêu cầu nêu trong tiêu chuẩn 4.2.4
Đã lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết nhằm:
- Phê duyệt tài liệu về sự thoả đáng trước khi ban hành.
- Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu.
- Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của
tài liệu.
- Đảm bảo các bản của tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng.
- Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.
Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm sốt.
Ngăn ngừa việc sử dụng vơ tình các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì mục đích nào đó.
c) Kiểm sốt hồ sơ
Doanh nghiệp đã lập và duy trì các hồ sơ để cung cấp bằng chứng về sự
phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản
lý chất lượng.Các hồ sơ chất lượng đã rõ ràng, dễ nhận biết, và dễ sử dụng. Đã lập một thủ tục bằng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu giữ và hủy bỏ các hồ sơ chất lượng.
2.5.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo a) Cam kết của lãnh đạo
Giám đốc Doanh nghiệp cam kết thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
Cam kết này được chứng minh bằng các hoạt động dưới đây: • Ban hành chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
• Thực hiện xem xét của lãnh đạo để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện một cách có hiệu lực và hiệu quả
• Cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết
b) Hướng vào khách hàng
Doanh nghiệp cam kết cải tiến liên tục để cung cấp sản phẩm và dịch vụ
ngày một tốt hơn nhằm đáp ứng sự mong đợi của khách hàng. Điều này được chứng minh bởi sự nỗ lực của tất cả các cán bộ, nhân viên, các phòng ban, đơn vị trong Doanh nghiệp, đã cùng nhau đặt vấn đề chất lượng lên hàng đầu trong mọi hoạt động.
Doanh nghiệp luôn lắng nghe, mong đợi những kiến nghị, góp ý, đề xuất, đánh giá từ phía khách hàng. Đó là cơ sở nền tảng giúp Doanh nghiệp trong việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
c) Chính sách chất lượng
Giám đốc Doanh nghiệp cam kết đề ra chính sách chất lượng và cơng bố đến tồn thể cán bộ công nhân viên trong Doanh nghiệp. Chính sách chất lượng được xây dựng phù hợp với phương hướng phát triển chung của Doanh nghiệp, thể hiện rõ cam kết đáp ứng các yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ
thống quản lý chất lượng. Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm u cầu mọi cán bộ
cơng nhân viên trong toàn Doanh nghiệp thấu hiểu và duy trì việc thực hiện.
CHÍNH SÁCH CHg d堀ŝ젨ᔀ 쉦ộ
MHÍNH SÁCH CHg d堀ŝ젨ᔀ 쉦ộHÍNH SÁCH
CHg d堀ŝ젨ᔀ쉦cao hoSÁCH CHg Doanh
nghi C là:
“Cung cnghi CHg d堀ŝ젨ᔀ 쉦ộung cnghi CHg
d 堀ŝ젨ᔀ 쉦cao honghi CHg d 堀ŝ젨ᔀ 쉦ịao
honNam và qu qui C
Giám đ quDoanh nghi C cam knghi CHg
d 堀ŝ젨ᔀ 쉦ộcam knghi CHg d 堀ŝ젨ᔀ 쉦cao
honghi CHg d堀ŝ젨ᔀ 쉦ịao honghi CHg
d堀ŝ젨ᔀ 쉦n xuhonghi CHg d堀ŝ젨ᔀ 쉦 doanh
nghiCHg d堀ŝ젨ᔀ 쉦ong hghi CHg d d堀ŝ젨ᔀ 쉦
sg hghi CHg d d堀ŝ젨ᔀ 쉦o hohghi CHg d
d堀ŝ젨ᔀ 쉦chhohghi CHg d d堀ŝ젨ᔀ 쉦xuhohghi
d) Mục tiêu chất lượng và hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
❖ Mục tiêu chất lượng
Mục tiêu chất lượng được Ban lãnh đạo xây dựng hàng năm để thực hiện
chính sách chất lượng. Mục tiêu chất lượng được xây dựng phù hợp với mục đích chung của Doanh nghiệp, được lượng hoá và nhất quán với chính sách chất lượng. Đại diện lãnh đạo lập kế hoạch triển khai chi tiết việc thực hiện mục tiêu đến từng đơn vị
Trưởng các đơn vị căn cứ vào mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu của
Doanh nghiệp sẽ xây dựng mục tiêu riêng của đơn vị mình, lập kế hoạch thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu theo từng thời kỳ
Nếu mục tiêu không thực hiện được, Đại diện lãnh đạo phối hợp với trưởng
các đơn vị thực hiện việc phân tích, đề ra biện pháp theo quy trình hoạt động khắc phục phịng ngừa và cải tiến theo.
❖ Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
Giám đốc đảm bảo hoạch định hệ thống quản lý chất lượng được tiến
hành thông qua việc xây dựng, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý, thường
xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn cũng như mục tiêu chất lượng.
Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lượng được duy trì khi hoạch định và thực hiện các thay đổi về hệ thống quản lý chất lượng.
- Các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng cần bổ sung thay đổi;
- Các nguồn lực cần thiết, bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng;
- Việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.
Việc hoạch định chất lượng được thể hiện qua bản Kế hoạch chất lượng
bao gồm các nội dung sau:
- Những công việc phải làm
- Trách nhiệm thực hiện từng cơng việc cụ thể
- Thời hạn hồn thành
- Kết quả thực hiện
e) Trách nhiệm, quyền hạn và sự trao đổi thơng tin
❖ Trách nhiệm và quyền hạn
• Trách nhiệm quyền hạn của giám đốc công ty
- Chịu trách nhiệm trong công việc tổ chức chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Giám sát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất của công
ty
- Đề ra phương hướng phát triển, xây dựng các mục tiêu chiến lược
kinh doanh để đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Đại diện cho công ty trong các quan hệ đối nội và đối ngoại, là đại diện cao nhất cho pháp nhân của doanh nghiệp trong đó:
+ Về hành chính là người đứng đầu cơng ty.
+ Về tài chính là người đại diện chủ sở hữu, chủ tài khoản.
+ Về kinh tế và kinh doanh là người quyết định và chịu trách nhiệm về
các kết quả kinh doanh của cơng ty.
• Trách nhiệm quyền hạn của phịng kế tốn
- Theo dõi tình hình thu, chi, xuất nhập của cơng ty.
- Phản ánh, ghi chép đầy đủ chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Theo dõi tình hình nguồn vốn vật tư, chi phí phát sinh, lập báo cáo kế
tốn, tình hình tài chính và kế hoạch sản xuất kinh doanh lên giám đốc.
- Phòng kế tốn tài chính là cơ quan tham mưu quan trọng nhất giúp
giám đốc nắm rõ thực lực tài chính của cơng ty trong quá khứ, hiện tại và tương
lai để từ đó giám đốc ra các quyết định tài chính một cách chính xác nhất.
• Trách nhiệm quyền hạn của phịng kinh doanh
- Chịu trách nhiệm về tồn bộ tình hình hoạt động kinh doanh nội địa. - Chịu trách nhiệm về quản lý, tổ chức điều phối trong việc cung ứng tồn kho, vận chuyển hàng hóa cho thị trường nội địa.
- Chịu trách nhiệm về nghiên cứu thị trường, xử lý, phân tích và đưa ra
các chính sách marketing.
- Kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn tận tâm thực hiện phương pháp sản xuất
kinh doanh đúng hướng, đúng đối tượng để sản phẩm công ty đạt hiệu quả cao. - Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
- Mở rộng thị trường tiêu thụ.
- Cải thiện phương thức bán hàng, chào hàng, đề xuất và phát hiện giá
bán kịp thời để tiêu thụ sản phẩm nhanh.
• Trách nhiệm quyền hạn của kiểm định chất lượng
- Bổ sung tiêu chuẩn kỹ thuật, qui trình cơng nghệ sản xuất nước mắm.
- Kiểm tra nguyên liệu đầu vào, sản phẩm đầu ra, ký vào biên bản nghiệm thu và giám sát qui trình cơng nghệ.
- Xây dựng mã số các sản phẩm, đăng ký nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa.
- Thống kê, phân tích, tổng hợp tình hình chất lượng tồn cơng ty, tham mưu cho tổng giám đốc về công tác chất lượng.
- Kiểm tra, phúc tra bán thành phẩm, sản phẩm cuối cùng của các q
trình, kiểm sốt sản phẩm không phù hợp, hành động khắc phụ, hành động
- Kiểm tra việc thực hiện tại các điểm kiểm tra theo hệ thống quản lý chất lượng theo qui trình sản xuất.
- Tổ chức thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
• Trách nhiệm quyền hạn của bộ phận sản xuất
- Chịu trách nhiệm về chế biến nước mắm, đóng chai, dán nhãn, bảo quản nước mắm.
- Hoạch định q trình sản xuất.
- Kiểm sốt các q trình sản xuất, theo dõi , đo lường quá trình và các
thơng số q trình.
- Xây dựng kế hoạch sản xuất dài hạn,ngắn hạn các loại.
- Triển khai công tác sản xuất thử, sản xuất mẫu đối theo kế hoạch sản xuất.
f) Trao đổi thông tin nội bộ
Doanh nghiệp thiết lập và duy trì một hệ thống thông tin nội bộ để đảm bảo các thơng tin được truyền đạt có hiệu quả trong Doanh nghiệp
1) Thơng tin truyền miệng: Loại hình thơng tin này được thực hiện thơng
qua nói trực tiếp hoặc thơng qua điện thoại và được sử dụng để truyền thông tin: Giữa cấp trên tới cấp dưới trực tiếp hoặc ngược lại. Hoặc giữa các cấp tương đương.
2) Thông tin điện tử: Loại hình thơng tin này được thực hiện thơng qua Mạng máy tính nội bộ các thơng tin mang tính chất trao đổi có thể được thực hiện thơng qua mạng máy tính. Nếu thơng tin khơng quan trọng nó cũng được
coi là các thơng tin chính thức.
g) Xem xét của lãnh đạo
Lãnh đạo có trách nhiệm thực hiện việc xem xét của lãnh đạo hàng năm nhằm đảm bảo:
- Hệ thống quản lý chất lượng luôn luôn đạt được mục tiêu đề ra
- Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả
- Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của Doanh nghiệp
và tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
2.5.2.3 Quản lý nguồn lực
Để tạo điều kiện tốt cho việc nâng cao hơn sự thỏa mãn khách hàng, Giám đốc Doanh nghiệp cam kết cung cấp đầy đủ các nguồn lực như con người, cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc.
a) Nguồn nhân lực
Phịng kinh doanh có trách nhiệm xác định các vị trí có ảnh hưởng tới chất lượng, tập hợp các nhu cầu đào tạo, xây dựng kế hoạch và tiến hành các hoạt động đào tạo nhằm đảm bảo những vị trí có ảnh hưởng tới chất lượng có đủ khả năng thực hiện hoàn thành nhiệm vụ được giao. Có trách nhiệm xác định lao động cần tuyển dụng mới để đáp ứng nhu cầu phát triển SXKD và thay thế nguồn nhân lực đã đủ tiêu chuẩn nghỉ hưu hoặc thay đổi môi trường công tác
khác hay chấm dứt hợp đồng lao động.
Trưởng các đơn vị có trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo và tuyển dụng chuyển bộ phận kinh doanh, đánh giá lại hiệu lực công tác đào tạo đối với nhân
viên được đào tạo theo định kỳ và cân đối lao động cần tuyển mới.
Do đặc chưng doanh nghiệp làm về lĩnh vực thực phẩm cho nên tất cả nhân
viên tham gia lao động trong doanh nghiệp đều được trang bị tập huấn kỹ năng về vệ sinh an toàn thực phẩm , kiến thức trong sản xuất thực phẩm và một số bộ phận
trong doanh nghiệp khơng nhất thiết cần trình độ cao trong q trình sản xuất ❖ trình độ lao động
Năm 2015 Năm 2015 Chênh
lệch Stt Trình độ Số lượng % Số lượng % +(-) 1 Đại học 2 13,33 2 10 0 2 Cao đẳng – trung cấp 3 20 6 30 3 3 Lao động phổ thông 10 66,67 12 60 2 Tổng lao động 15 100 20 100 5 1 Lao động trực tiếp 12 80 17 85 5 2 Lao động gián tiếp 3 20 3 15 0
Trình độ đại học từ 2015 đến năm 2015 khơng có sự tăng giảm bởi lẽ doanh
nghiệp cần những bộ phận người có lĩnh vực và trình độ phù hợp hợp từng việc khối lực lượng này nằm trong bộ phận gián tiếp khơng tham gia q trình sản xuất sản phẩm trực tiếp vì thế mà ít có sự biến động trong doanh nghiệp
Chính vì doanh nghiệp tư nhân sản xuất trong lĩnh vực thực phẩm cần rất nhiều nguồn lao động phổ thơng nên cơ cấu người có trình độ học vấn tầm trung
trong doanh nghiệp ít hơn nhưng không nhất thiết là không qua đào tạo . nhận thấy nguồn lao động đã qua đào tạo trung cấp cao đẳng trong địa bàn nhiều cho
nên chỉ riêng trong năm 2015 chiếm 20% trong cơ cấu năm so với năm 2015 chiếm 30% tức tăng lên 50% so với năm trước . Đây có thể coi sự hợp lý trong