Hệ thống sổ sách của doanh nghiệp hoàn toàn là do doanh nghiệp tự thiết kế. Nhìn chung hệ thống sổ sách ghi khá sạch đẹp và rõ ràng. Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp cũng khá rõ ràng đầy đủ.
Tuy vậy riêng với tài khoản 641- Chi phí bán hàng; và tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp doanh nghiệp hạch toán còn chưa chi tiết cho các khoản mục mà chỉ chi tiết cho từng hoạt động
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng có các tài khoản cấp 2 sau
Tài khoản 6412 – Chi phí bán hàng cho hoạt động nuôi tôm Tài khoản 6413 – Chi phí bán hàng cho hoạt động nuôi heo
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có các tài khoản cấp 2 sau Tài khoản 6421 Chi phí quản lý doanh nghiệp cho hoạt động chế biến thủy sản Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp cho hoạt động tôm
Tài khoản 6423 – Chi phí quản lý doanh nghiệp cho hoạt động nuôi heo Đồng thời không mở sổ chi tiết cho 2 tài khoản này mà cuối tháng dựa trên các bảng tổng hợp tiền mặt, bảng tổng hợp tiền gửi, bảng tổng hợp công nợ để vào sổ nhật ký chung và sổ cái 641, 642.
3.2.2.2 Đề xuất hoàn thiện hệ thống tài khoản cấp 3 của 2 tài khoản 641, 642 và mở sổ chi tiết cho 2 tài khoản này:
Theo em doanh nghiệp nên chi tiết hơn mở thêm tài khoản cấp 3 của tài khoản 641 và tài khoản 642 như sau:
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Tài khoản 6411- Chi phí bán hàng của hoạt động chế biến thủy sản Tài khoản 64111 - Chi phí nhân viên.
Tài khoản 64112 - Chi phí vật liệu bao bì. Tài khoản 64113 – Chi phí dụng cụ đồ dùng.
Tài khoản 64114 – Chi phí khấu hao tài sản cố định Tài khoản 64117 – Chi phí dịch vụ mua ngoài. Tài khoản 64118 – Chi phí bằng tiền khác. Vơi tiểu khoản 6412, 6413 tương tự.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 6421 – Chi phí quản lý doanh nghiệp hoạt động chế biến thủy sản Tài khoản 64211- Chi phí nhân viên quản lý.
Tài khoản 64212 - Chi phí vật liệu quản lý. Tài khoản 64213 – Chi phí đồ dùng văn phòng Tài khoản 64214 – Chi phí khấu hao TSCĐ. Tài khoản 64215 – Thuế , phí và lệ phí.
Tài khoản 64217 – Chi phí dịch vụ mua ngoài. Tài khoản 64218 – Chi phí bằng tiền khác. Mẫu sổ chi tiết tài khoản 641 , 642 được thiết kế như sau
SỔ CHI TIÊT
Tài khoản 64111- Chi phí bán hàng cho hoạt động chế biến thủy sản
Chứng từ Ghi nợ TK 6411 Chia ra Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải TK đối ứng Tổng 64111 64112 64113 64114 64117 64118 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng phát sinh Ghi Có TK6411 - - - - - - - Số dư cuối kỳ
3.2.2.3 Hiệu quả mang lại :
Tài khoản 641, 642 là 2 tài khoản ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc phân tiểu khoản tài khoản này ra sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi 2 tài khoản này chi tiết hơn. Khi doanh nghiệp có nhu cầu muốn cắt giảm chi phí thì sẽ dễ dàng xác định được khoản mục chi phí cần cắt giảm và phương pháp điều chỉnh hợp lý hơn.
3.2.3 Biện pháp 3 :Mở thêm tài khoản 622- Chi phí nhân công trực tiếp
3.2.3.1 Thực trạng quá trình hạch toán chi phí sản xuất sản phẩm của doanh
nghiệp:
Chi phí sản xuất là đầu vào của quá trình sản xuất. Hơn nữa, mục đích cuối cùng của quá trình sản xuất là tạo ra sản phẩm và giá thành sản phẩm chính là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh chất lượng toàn bộ các mặt hoạt động của doanh nghiệp, và là nhân tố kìm hãm hoặc thúc đẩy tình hình tiêu thụ của doanh nghiệp.
Xuất phát từ vấn đề đó tính giá thành sản phẩm đòi hỏi phải tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất bỏ ra theo đúng chế độ của nhà nước.
Tại doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng chi phí sản xuất sản phẩm chỉ bao gồm 2 khoản mục:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 bao gồm:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành nên sản phẩm.
+ Chi phí vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu doanh nghiệp bỏ ra để trực tiếp chế tạo sản phẩm.
- Chi phí sản xuất chung 627 bao gồm:
+ Chi phí nhân công sản xuất sản phẩm không gồm tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng ( Tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng doanh nghiệp tập hợp vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp).
+ Chi phí sản xuất ở phân xưởng.
Doanh nghiệp xác định chi phí sản xuất:
Nợ 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Có 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Có 627 - Chi phí sản xuất chung.
Và phản ánh vào sơ đồ tài khoản
Như vậy doanh nghiệp đã hạch toán không chính xác chi phí sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp.
621
627
TK 154 Kết chuyển chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp
Kết chuyển chi phí sản xuất chung
3.2.3.2 Đề xuất mở sử dụng tài khoản 622
Theo em doanh nghiệp nên mở thêm tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp để xác định chi phí nhân công trực tiếp sản xuất của doanh nghiệp.
Như vậy doanh nghiệp nên xác định và tập hợp chi phí sản xuất như sau: - Tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành nên sản phẩm.
+ Chi phí vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu doanh nghiệp bỏ ra để trực tiếp chế tạo sản phẩm.
- Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm:
+ Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp mang tính chất lương mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
- Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung bao gồm: + Chi phí sản xuất sản phẩm.
+ Chi phí nhân viên phân xưởng.
- Đối với nghiệp vụ tập hợp chi phí sản xuất kế toán định khoản lại: Nợ 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Có 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Có 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. Có 627 – Chi phí sản xuất chung. Và phản ánh lại vào sơ đồ tài khoản
621
627
TK 154 Kết chuyển chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp Kết chuyển chi phí sản xuất chung 627 Kết chuyển chi phí sản xuất chung
3.2.3.3 Hiệu quả của biện pháp:
Doanh nghiệp sẽ hạch toán chính xác chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Việc tính đúng các khoản mục chi phí sản xuất của doanh nghiệp còn giúp cho doanh nghiệp có biện pháp điều chỉnh hợp lý các khoản mục một cách chính xác khi cần thiết.
3.2.4 Biện pháp 4 Hoàn thiện quy trình ghi sổ sách:
3.2.4.1 Thực trạng quy trình ghi sổ tại doanh nghiệp:
Tại doanh nghiệp ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung. Nhưng sổ Nhật Ký Chung của doanh nghiệp được coi là sổ tổng hợp. Được ghi chép vào cuối tháng để tổng hợp các nghiệp vụ trong tháng dựa trên các bảng tổng hợp.Đồng thời trong quy trình ghi sổ của doanh nghiệp hoàn toàn không có quan hệ đối chiếu
3.2.4.2 Đề xuất doanh nghiệp ghi sổ theo trình tự Bộ tài chính ban hành:
Em xin đề xuất doanh nghiệp nên ghi sổ theo đúng trình tự do Bộ Tài chính . Theo trình tự như sau:
Sơ đồ 3.1 TRÌNH TỰ GHI SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu:
Chứng từ kế toán
SỔ
NHẬT KÝ CHUNG
Sổ, thẻ
kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ ,kế toán viên tiến hành vào sổ chi tiết và vào sổ Nhật Ký Chung. Cuối tháng kế toán trưởng căn cứ trên số liệu sổ nhật ký chung để vào Sổ Cái. Đồng thời các kế toán viên tập hợp số liệu trên sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó đối chiếu số liệu trên Sổ Cái với Bảng tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối số phát sinh.
Kế toán sử dụng số liệu trên Sổ Cái và Bảng cân đối số phát sinh để lập Báo cáo tài chính.
3.2.4.3 Hiệu quả của biện pháp mang lại:
Việc ghi chép sổ sách theo đúng quy trình của Bộ Tài Chính, sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi được các nghiệp vụ phát sinh dựa trên sổ NHật Ký Chung. Đồng thời quan hệ đối chiếu sẽ giúp sổ sách được hạch toán chính xác hơn.
3.2.5 Biện pháp 5: TUYỂN THÊM NHÂN VIÊN KẾ TOÁN:
3.2.5.1 Thực trạng tình hình nhân sự tại phòng kế toán:
Phòng kế toán của doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng chỉ có 3 nhân viên kế toán. Công việc của kế toán vật tư và kế toán hàng hóa khá tách bạch và hiệu quả. Riêng kế toán trưởng thì phải kiêm quá nhiều công việc : Công việc của kế toán trưởng, công việc của kế toán tổng hợp, công việc của kế toán tài sản cố định, công việc của kế toán doanh thu, công việc của kế toán công nợ, công việc của kế toán thanh toán. Kế toán trưởng phải làm nhiều và khá vất vả. Nhất là vào cuối tháng công việc chồng chéo rất nhiều. Do đó dễ xảy ra sai sót, và không đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
3.2.5.2 Đề xuất tuyển thêm nhân viên kế toán
Em đề xuất doanh nghiệp nên tuyển thêm nhân viên kế toán. Một nhân viên kế toán tổng hợp, và một nhân viên kế toán thanh toán.
3.2.5.3 Hiệu quả của biện pháp:
Việc tuyển thêm nhân viên kế toán sẽ có ích lợi khá lớn đối với công ty. Việc tổng hợp số liệu sẽ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, giúp cho số liệu của phòng kế toán sẽ có độ tin cậy cao hơn đối với doanh nghiệpm,giám đốc. Nhất là khi Ban giám đốc cần có số liệu gấp để phục vụ cho công việc của mình. Đặc biệt
việc tuyển thêm nhân viên kế toán sẽ giúp đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của công tác kế toan. Giúp cho công tác kiểm tra , giám sát trong nội bộ công ty sẽ nhẹ nhàng và đơn giản hơn.
3.2.6 Biện pháp 6: Thực hiện kế toán bằng máy vi tính
3.2.6.1 : Thực trạng tình hình ghi chép sổ sách của doanh nghiệp
Ngày nay việc áp dụng những tiến bộ về khoa học kỹ thuật vào cuộc sống không còn xa lạ với con người. Nhờ những thành tựu về khoa học kỹ thuật đặc biệt là nhựng thành tựu về công nghệ thông tin đã giúp con người rất nhiều trong công viêc, chẳng hạn như sử dụng máy vi tính để phục vụ cho công việc sản xuất kinh doanh, quản lý doanh nghiệp...bởi máy vi tính có thể sử dụng số liệu một cách khoa học chính xác, hơn hẳn con người khi phải làm thủ công
Trên góc độ kế toán nói riêng , sử dụng máy vi tính sẽ giúp kế toán viên giảm bớt một lượng lớn công việc tính toán, ghi chép...giúp công việc kế toán được hoàn thành một cách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn là phương thức ghi chép thủ công
Trong phòng kế toán của doanh nghiệp có 3 máy vi tính. Tuy vậy doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng được triệt để lợi ích của máy vi tính vẫn hạch toán bằng tay. Chỉ có 1 số chứng từ cần thiết mới lưu trong máy, và máy tính chỉ có tác dụng lưu trữ giúp số liệu cho doanh nghiệp.
Việc sử dụng kế toán bằng tay sẽ làm cho công tác tổng hợp số liệu cuối kỳ vất vả, dễ xảy ra sai sót.
3.2.6.2 Đề xuất sử dụng phần mềm kế toán máy:
Em xin đề xuất doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán máy vào công việc hạch toán kế toán của doanh nghiệp.
3.2.5.3 Hiệu quả do biện pháp mang lại:
Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán sẽ tận dụng được triệt để lợi ích của 3 máy vi tính trong phòng kế toán. Đồng thời khối lượng công việc kế toán sẽ nhanh chóng chính xác . Việc tổng hợp số liệu có thể thực hiện bất cứ lúc nào. Như vậy việc quản lý sẽ thuận tiện hơn
3.3 CÁC BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TIÊU THỤ SẢN PHẨM
TẠI DOANH NGHIỆP:
3.3.1 Biện pháp 1 : Nâng cao chất lượng sản phẩm
3.3.1.1 Thực trạng về công tác sản xuất của doanh nghiệp
Hiện tại, nguồn nguyên liệu đầu vào của xí nghiệp được cung cấp từ người bán lẻ và các đầu nậu. Hoạt động mua bán ở đây được giao dịch thông qua điện thoại, xí nghiệp mua trực tiếp của người bán lẻ tại cảng hay người bán lẻ mang đến tận xí nghiệp bán. Đối với hoạt động mua bán với người bán lẻ thường mua với số lượng không nhiều, chất lượng không cao vì khả năng bảo quản của họ kém và thường bị động. Vì thế, để có nguyên liệu đều đặn cả về số lượng lẫn chất lượng phục vụ cho hoạt động sản xuất ta nên xây dựng giải pháp tăng cường thu mua nguyên liệu hiệu quả. Đồng thời việc bảo đảm chất lượng sản phẩm ngày càng trở nên quan trọng trong môi trường canh tranh ngày càng khốc liệt hiện nay. Để thực hiện được vấn đề này, xí nghiệp cần đảm bảo chất lượng trong ba khâu quan trọng: chất lượng của nguồn nguyên liệu đầu vào, chất lượng khi chế biến và chất lượng bảo quản. Cả ba khâu đều có quan hệ phụ thuộc và có tầm quan trọng như nhau. Việc không đảm bảo chất lượng ở nguồn nguyên liệu cung ứng, quy trình chế biến hay bảo quản đều ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
3.3.1.2 Đề xuất nâng cao chất lượng sản phẩm
Em xin đề xuất nâng cao chất lượng sản phẩm bằng cách đảm bảo chất lượng nguyên liệu sản phẩm
- Đảm bảo chất lượng của sản phẩm ngay từ khâu thu mua. Bằng cách nâng cao trình độ của nhân viên thu mua, cho họ tham gia những khóa học khi có điều kiện. Tạo được mối quan hệ tốt với chủ đầu nậu hoặc ngư dân bằng cách thanh toán tiền đúng han, và tổ chức hướng dẫn họ có phương pháp đánh bắt hợp lý. Đầu tư cho họ những dụng cụ đánh.bắt, bảo quản hiện đại.
- Đảm bảo chất lượng quy trình chế biến. Để đảm bảo vấn đề vệ sịnh, xí nghiệp chế biến hải sản Việt Thắng cần thực hiện một số chương trình sau: Hướng
dẫn cặn kẽ cho những nhân viên mới vào về quy trình chế biến , các biện pháp vệ sinh của doanh nghiệp. Hàng năm, các công nhân được dự một buổi hướng dẫn chương trình luyên thi nâng bậc, trong đó 50% chương trình đề cập đến vấn đề đảm bảo vệ sinh thực phẩm ,công nhân sẽ hiểu biết một cách toàn diện hơn cả quá trình sản xuất
- Bảo quản sau chế biến:Mặt hàng thủy sản thuộc loại dễ hư hỏng, vì vậy các thiết bị bảo quản đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hàng xuất khẩu. các thiết bị đông lạnh càng hiện đại thì thủy sản có thể trữ được lâu dài hơn, giảm đi độ hư hỏng và giữ được độ tươi của thực phẩm. Thế cho nên việc đầu tư không ngừng nhằm nâng cao tính năng kĩ thuật các trang thiết bị này là điều cần thiết cho các doanh nghiệp,kèm theo đó là vấn đề đào tạo tay nghề cho công nhân cũng rất quan trọng.
3.3.1.3 Hiệu quả của giải pháp mang lại
Thực hiện được các bước trên sẽ tạo cho công nhân cũng như các nhà quản lý luôn quan tâm đến vấn đề vệ sinh và an toàn thực phẩm. Khách hàng Nhật đến tham quan sẽ có ấn tượng tốt và an tâm về chất lượng hàng được cung cấp. Từ đó khách đặt nhiều hàng hơn làm tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. đồng thời nhà quản trị có thể kiểm soát được chất lượng hàng ra và nguyên liệu đầu vào của sản phẩm. Vấn đề khó khăn được đặt ra là lực lượng quản lí trong xí nghiệp