2.6.4.1. Khái quát chung:
Chi phí bán hàng của doanh nghiệp bao gồm các khoản mục sau
+ Chi phí xuất hàng: Bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến xuất hàng, vận chuyển hàng đến cảng Sài Gòn.
+ Phí LC
+ Phí tu chỉnh chứng từ
+ Tiền tiếp khách phục vụ việc bán hàng + Phí chuyển tiền.
2.6.4.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 6411 - Chi phí bán hàng của hoạt động chế biến thủy sản. Tài khoản liên quan 131, 141, 1111.
2.6.4.3 Chứng từ sử dụng
- Phiếu chi, hóa đơn bán hàng và dịch vụ mua ngoài - Giấy thanh toán tạm ứng, giấy thanh toán
- Giấy báo nợ ngân hàng
2.6.4.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ:
Giải thích lưu đồ:
Tại doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng các khoản tạm ứng phục vụ cho chi phí bán hàng chủ yếu phát sinh khi nhân viên xuất khẩu vận chuyển hàng từ Nha Trang vào cảng Sài Gòn và làm thủ tục xuất khẩu.
Khi có nhu cầu tạm ứng người tạm ứng tiến hành viết giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ số tiền cần tạm ứng cùng lý do tạm ứng, sau đó đưa cho giám đốc ký duyệt.
Gíam đốc sau khi xem xét ký duyệt thì chuyển cho kế toán trưởng kiêm kế toán thanh toán viết phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần, chuyển cả 3 liên cho giám đốc ký. Sau đó
+ Phiếu chi liên 1 lưu tại cuốn cùng với giấy đề nghị tạm ứng . + Phiếu chi liên 2 đưa cho người tạm ứng để nhận tiền
+ Phiếu chi liên 3 chuyển cho thủ quỹ chi tiền và vào sổ quỹ. Cuối ngày tính toán tồn quỹ, và chuyển, phiếu chi liên3 lại cho kế toán trưởng vào sổ chi tiết công nợ và sổ chi tiết doanh thu, sau đó lưu phiếu chi lại
Người tạm ứng sau khi hoàn thành công việc trở về, tiến hành viết giấy hoàn ứng, kẹp cùng các hóa đơn chứng từ liên quan, chuyển cho kế toán trưởng kiêm kế toán thanh toán .Kế toán trưởng sau khi xem xét đối chiếu kỹ lưỡng giữa báo cáo hoàn ứng và hóa đơn kèm theo sẽ tiến hành lập phiếu thu nếu số tiền phát sinh nhỏ hơn số tiền tạm ứng, và lập phiếu chi nếu số tiền phát sinh lớn hơn số tiền tạm ứng. Phiếu thu( hoặc phiếu chi) được lập thành 3 liên đặt giấy than 1 lần, chuyển cho giám đốc ký duyệt cả 3 phiếu, sau đó:
+ Phiếu thu( Phiếu chi ) liên 1 lưu tại cuống cùng với bào cáo hoàn ứng và hóa đơn chứng từ kèm theo
+ Phiếu thu( Phiếu chi) liên 2 đưa cho người tạm ứng để nộp (nhận ) tiền + Phiếu thu liên 3 chuyển cho thủy quỹ thu ( chi ) tiền. Cuối ngày tính toán tồn quỹ và chuyển lại cho kế toán trưởng vào sổ chi tiết công nợ và sổ chi tiết 111.
2.6.4.5 Ví dụ minh họa
* Tạm ứng
- Ngày 03 tháng 06 năm 2007 để chuẩn bị xuất lô hàng cá, ghẹ, nhân viên xuất khẩu Nguyển Hữu Toàn đã làm giấy đề nghị tạm ứng số tiền là 1.000.000 VNĐ. Kế toán trưởng tiến hành viết PC số 01 ngày 03/06/2007 quyển số 6 : chi tạm ứng và định khoản:
Nợ 141 1.000.000
Có 1111 1.000.000
Ngày 09/06/2007 sau khi xuất lô hàng thành công, nhân viên xuất khẩu Nguyễn Hữu Toàn đã làm giấy hoàn ứng , vơi số tiền thực chi là 750.000, kèm theo biên lai thu phí hải quan và một số hóa đơn khác. Kế toán trưởng tiến hành viết phiếu thu số 08 quyển số 6 ngày 09/06/2007: Thu hoàn ứng và định khoản
Nợ 1111 250.000
Có 141 250.000
Sau đó định khoản trong sổ chi tiết công nợ : Anh Toàn
Nợ 1111 250.000
Nọ 6411 750.000
Có 141 1.000.000
* Chi phí bán hàng khác bằng tiền :
Căn cứ vào phiếu chi số quyển 6 ngày 29 tháng 06 năm 2007 kèm hóa đơn GTGT số 004602 chi mua đồ dùng cho bán hàng, kế toán định khoản
Nợ 6411: 300.000
Nợ 1331: 30.000
Có 1111 330.000
* Chi phí bán hàng bằng tiền gửi ngân hàng:
Căn cứ chứng từ 12457 ngày 09 tháng 6 năm 2007, tỷ giá 16.100đ/ usd : Phí thanh toán L/C và bưu phí
Nợ 6411: 5.897.564 Nợ 635: 10.567 Nợ 1331: 590.813
Có 1122 6498.944
* Cuối tháng tập hợp chi phí bán hàng kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh
Nợ 911: 132.920.940 Có 6411 132.920.940 2.6.4.6 Sơ đồ kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.9 : SƠĐỒ TỔNG HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG 6411 1111 1122 331 9111 29.998.501 15.784.539 87.137.900 132.920.940 132.920.940 132.920.940 *