Sau đây là phần minh họa về Quy trình kiểm toán khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền của FAC tại Công ty Cổ Phần ABC.
2.3.4.1 Giai đoạn lập kế hoạch
Tìm hiểu về môi trường hoạt động kinh doanh của Công ty
-57-
doanh số 3703000058 ngày 30 tháng 05 năm 2003 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Khánh Hòa cấp. Trong quá trình hoạt động, Công ty đã 07 lần đăng ký thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ 07 số 4200525107 ngày 22 tháng 10 năm 2010.
Vốn điều lệ theo Giấy chứng nhận thay đổi lần 07 của Công ty là 128.000.000.000 đồng. Tổng vốn đầu tư thực tế tại ngày 31/12/2011 là 104.530.500.800 đồng.
Ngành nghề kinh doanh của Công ty theo Giấy chứng nhận đầu tư thay đổi lần thứ 07 ngày 22 tháng 10 năm 2010 là: Vận tải hành khách đường thủy nội địa; Vận tải hành khách đường bộ khác; Vận tải hàng hóa bằng đường bộ; Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ có kinh doanh du lịch; Kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế; Kinh doanh dịch vụ thể thao dưới nước, ngoài trời; Đại lý bán vé máy bay; Kinh doanh bất động sản.
Trụ sở chính: Nha Trang - Khánh Hòa. Điện thoại: (84-58) 3.887.335
MST: 4200525107
Hình thức sở hữu vốn: Công ty cổ phần
Trong năm 2011 Công ty đã đầu tư xong giai đoạn 1 Khu nghỉ dưỡng cao cấp. Công ty đã tạm ghi nhận tăng nguyên giá tài sản phần công trình hoàn thành theo giá trị khối lượng đã được các nhà thầu xác nhận tương đương 120.000.000.000 đồng.
Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị
Tiền và tương đương tiền
Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua, dễ dàng chuyển đổi thành một lượng tiền xác định cũng như không có nhiều rủi ro trong việc chuyển đổi.
Hàng tồn kho
Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa và chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
-58-
Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được.
Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được
Tài sản cố định hữu hình
Tài sản cố định được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn lũy kế
Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng
Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty
Sau khi tìm hiểu về hoạt động kinh doanh, KTV sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền và tương đương tiền của Công ty Cổ phần ABC. Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ được hoàn thiện như sau:
Mục tiêu: Câu hỏi đưa ra các hướng dẫn cụ thể cho nhóm kiểm toán trong việc thu
thập sự hiểu biết về các kiểm soát nội bộ đối với những khoản mục cụ thể và nó không yêu cầu phải được hoàn tất cho mỗi cuộc kiểm toán. Bảng câu hỏi này giúp nhóm kiểm toán đánh giá phạm vi sự tin tưởng mà có thể dựa vào các kiểm soát nội bộ như là một phần của đánh giá sơ bộ về rủi ro và cũng giúp đưa ra các cải tiến trong kiểm soát nội bộ cho khách hàng. Khi dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ, cần phải kiểm tra cụ thể trước khi đánh giá rủi ro
Các thủ tục: Trả lời các câu hỏi sử dụng “Có” hoặc “Không” với những giải thích thích hợp. Tham chiếu đến các giấy tờ làm việc thực hiện kiểm tra walk-through. Copy một bản để mang sang sử dụng cho các cuộc kiểm toán trong tương lai.
-59-
Bảng 2.1: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ
Yes/No Giải thích 1. Sổ cái
1.1 Sổ cái có được cập nhật nhanh chóng không? Yes Chứng từ ghi sổ được cập nhật hàng ngày vào phần mềm kế toán. 1.2 Các nhật ký có chứng từ đầy đủ và được phê duyệt đúng không?
Yes
Các chứng từ gốc đều được tập hợp đầy đủ và đã được ký duyệt bởi các cấp có thẩm quyền.
1.3 Có sự mô tả rõ ràng về nội dung hạch toán trong mỗi tài khoản sổ cái không?
Yes
Nhân viên kế toán hạch toán theo Thông tư hướng dẫn; các TK có nhu cầu chi tiết hơn sẽ do đơn vị tự xây dựng.
2. Môi trường công nghệ thông tin
2.1 Có các thủ tục đúng đắn trong việc chấp nhận cho lắp đặt phần cứng và phần mềm bao gồm việc chỉ định Ban quản lý dự án để giám sát các dự án về công nghệ thông tin, hoạt động thử và đánh giá các kẽ hở, kiểm tra và chấp nhận người sử dụng và các vấn đề này có được lưu hồ sơ không?
Yes
Không lưu hồ sơ đối với chỉnh sửa phần mềm, nhưng có nghiệm thu trực tiếp vì chương trình cũng thường được cập nhật các công dụng mới.
2.2 Tất cả các thay đổi chương trình được lưu hồ sơ và ký chấp thuận không? No
Chương trình thay đổi theo đề nghị và được kiểm tra
-60-
Yes/No Giải thích
trước khi đưa vào sử dụng mới.
2.3 Các nhân viên trong nhóm IT của đơn vị có được huấn luyện và có kiến thức phù hợp về các vấn đề chính (các vấn đề có thể tồn tại nếu kiến thức tập trung vào một người) không?
Yes
Cập nhật thường xuyên.
2.4 Trong môi trường vi tính hóa
Làm thế nào sổ chi tiết được duy trì và
sự kết nối với sổ cái. Yes
Sổ chi tiết và sổ cái là report từ các field nhập đầu vào.
Làm thế nào các tham số được thiết lập ở file chủ / dữ liệu như là giá bán, cơ cấu chiết khấu, giá thành, lương … và các sửa đổi được phê duyệt như thế nào?
Thay đổi theo từng giai đoạn chương trình (nếu ngắn hạn). Phân công người chuyên phụ trách .
Các tài liệu gốc được ghi vào sổ chi tiết và sổ cái như thế nào? Yes
Hạch toán từ thu, chi, nhập, xuất, định khoản.
Thủ tục đối chiếu giữa tài khoản tổng
hợp và các tài khoản chi tiết. Yes Đối chiếu được. 2.5 Có kiểm soát về việc tiếp cận dữ liệu,
cập nhật dữ liệu vào sổ cái và in ấn dữ liệu không? (dẫn chứng bằng tài liệu khi có thể thực hiện được và mức độ
tiếp cận liên quan). Yes
2.6 Các số liệu có được kiểm tra trước khi cập nhật vào sổ cái không? (đối chiếu Yes
-61-
Yes/No Giải thích
với chứng từ gốc của các nghiệp vụ và có dấu vết kiểm tra rõ ràng).
2.7 Các bút toán có thể bị xoá mà không có bút toán nhật ký được phê duyệt
không? Yes
Người nào phụ trách thì được quyền xóa nếu chưa khóa sổ 2.8 Các bản copy dự phòng có được thực
hiện thường xuyên và lưu giữ trong tủ
có khóa tại nơi an toàn không? Không hoàn toàn
2.9 Các bản copy dự phòng có được sử dụng lại ngay khi có thảm họa / tình
huống khẩn cấp không? Có (nếu phát sinh)
2.10 Có các kế hoạch dự phòng trong trường hợp phần cứng / phần mềm bị
hư hỏng không? Yes Luôn back up data
2.11 Chương trình chống virus có được cài đặt và cập nhật thường xuyên
không? Yes
Cài đặt nhưng không cập nhật thường xuyên. 2.12 Có qui định hoặc nghiêm cấm việc
sử dụng máy tính cho mục đích cá nhân không?
No
Không qui định cụ thể,
nhưng nhân viên sử dụng cho mục đích cá nhân sẽ bị phát hiện thông qua hệ thống kiểm soát sử dụng máy tính.
3. Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Mở thư :
3.1 Việc mở thư có được giám sát bởi người chủ hoặc nhân viên quản lý
-62-
Yes/No Giải thích
3.2 Việc ghi chép số tiền nhận được có được giám sát bởi người chủ hoặc nhân
viên quản lý không? Yes
Ngân hàng :
3.3 Các biên lai nộp tiền có được kiểm tra với giấy báo ngân hàng không? Yes
Căn cứ chứng từ ngân hàng làm phiếu thu
3.4 Tiền thu được có được gửi toàn bộ vào
ngân hàng không? No
Tùy tình hình sử dụng tiền. Đa số là nộp vào ngân hàng.
Thanh toán tiền và Séc :
3.5 Việc thanh toán tiền có được thực hiện bằng Séc, chuyển khoản hoặc các lệnh
thanh toán khác hay không? Yes
3.6 Có Séc vượt quá hạn mức được duyệt
không? No
3.7 Việc thanh toán tiền có được kiểm tra với chứng từ bao gồm lệnh mua hàng, Phiếu giao hàng của nhà cung cấp, Phiếu nhập kho, hóa đơn và bản kê
không? Yes
3.8 Các tài liệu có bị huỷ bỏ khi đã được thanh toán và được đánh dấu bằng số
Séc không? No
3.9 Các chứng từ thanh toán có được định khoản đúng để đảm bảo tất cả các lần thanh toán đã được cập nhật và đúng tài
khoản không? Yes
Kế toán tổng hợp và kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại lần nữa 3.10 Các về an toàn của Séc có phù hợp Yes
-63-
Yes/No Giải thích
không?
3.11 Các Séc có được gửi ngay lập tức tại ngày ký cùng với các thông báo về
thanh toán không? Yes
Viết séc là đi ngân hàng ngay trong ngày.
3.12 Việc ký khống Séc có bị nghiêm
cấm không? Yes Không ký khống
3.13 Các Séc hư hỏng có được giữ lại và
hủy không? Yes Giữ nguyên trong cùi séc
Sổ quỹ tiến mặt và bảng điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng :
3.14 Sổ quỹ tiến mặt có được cập nhật
thường xuyên không? Yes
3.15 Các báo cáo tiền gửi ngân hàng có được xem xét bởi nhân viên có thẩm
quyền không? Yes
3.16 Các bản đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng có được lập thường xuyên bởi người độc lập với thủ quỹ và được xem xét bởi nhân viên có thẩm quyền
không? Yes
Quỹ tiền mặt :
3.17 Các phiếu chi có các chứng từ gốc chứng minh, có sự duyệt chi và có chữ ký của người nhận tiền không? Yes 3.18 Sổ quỹ tiền mặt có được cập nhật
thường xuyên, được đối chiếu với tiền mặt tồn quỹ và đưọc xem xét bởi người Yes
-64-
Yes/No Giải thích
có trách nhiệm không?
3.19 Có qui định về số tiền tồn quỹ tối đa
của quỹ tiền mặt không? Tùy tình hình sử dụng tiền.
3.20 Việc tiếp cận quỹ tiền mặt có bị hạn
chế không? No
3.21 Việc kiểm tra đột xuất tiền mặt tồn quỹ có được thực hiện không? Yes
Thường là hàng quý, nhưng làm nội bộ Phòng kế toán. 3.22 Tiền mặt tồn quỹ có được bảo vệ và
-65-
Bảng 2.2: Bảng tìm hiểu về đơn vị và hệ thống kiểm soát nội bộ
Thủ tục
W/P
Ref Nhận xét
1. Các năm trước
1.1 Nêu các thông tin từ các năm trước được sử dụng, xem xét các thay đổi có thể xảy ra tại đơn vị và hệ thống kiểm soát nội bộ của nó có ảnh hưởng đến các thông tin có liên quan trong cuộc kiểm toán năm nay.
Công ty đã đầu tư xong giai đoạn 1 Khu nghỉ dưỡng cao cấp.
2. Các vấn đề chung
2.1 Thu thập và ghi chép, trong những phần liên quan, các chính sách kế toán của đơn vị và cân nhắc xem nó có phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị và phù hợp với các đơn vị hoạt động trong cùng ngành nghề và chuẩn mực kế toán không.
Các chính sách kế toán đang áp dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị.
2.2 Tìm hiểu mục tiêu và chiến lược hoạt động kinh doanh của đơn vị và các rủi ro liên quan có thể đưa đến các sai sót trọng yếu
Trở thành công ty hàng du lịch hàng đầu.
3. Các bộ phận của kiểm soát nội bộ
-66-
Thủ tục
W/P
Ref Nhận xét
Tài liệu kiểm toán
3.1 Môi trường kiểm soát
Xem xét môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố chính sau (Phần A - Phụ lục IV của Chương 7 trong Tài liệu kiểm toán
Thông báo và bắt buộc phải tuân thủ tính chính trực và các giá trị đạo đức.
Công ty luôn coi trọng tính chính trực và các giá trị đạo đức. Vấn đề này luôn được phổ biến trong các cuộc họp của Công ty, trong chính sách tuyển dụng …
Có sự tham gia của những người quản lý.
Triết lý của Ban Giám đốc và loại hoạt động.
BGĐ Công ty luôn coi trọng việc nâng cao chất lượng dịch vụ, không chạy theo lợi nhuận bằng mọi giá.
Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức rõ ràng. Công việc của các vị trí cụ thể. Áp lực công việc không lớn.
Phân quyền về phê duyệt và trách nhiệm.
Việc phân quyền phê duyệt và chịu trách nhiệm rõ ràng
Chính sách nguồn nhân lực và thực tiễn.
Công ty có chính sách đào tạo rõ ràng. Chính sách này được áp dụng tốt trong thực tế hoạt động
-67-
Thủ tục
W/P
Ref Nhận xét
3.2 Quá trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Xem xét quá trình đánh giá rủi ro trong việc lập BCTC bao gồm
Rủi ro liên quan đến việc lập BCTC bao gồm sự đầy đủ và chính xác của các nghiệp vụ.
Chưa thấy phát sinh
Các ước tính của Ban Giám đốc. Không có ước tính quan trọng trong việc lập BCTC.
3.3 Hệ thống thông tin
3.3.1. Xem xét hệ thống thông tin bao gồm các qui trình kinh doanh liên quan đến việc báo cáo và truyền đạt các thông tin tài chính
Hệ thống thông tin được tổ chức tốt. Các thông tin được cập nhật nhanh chóng và kịp thời.
Các loại nghiệp vụ quan trọng đối với BCTC.
Do Giám đốc và Kế toán trưởng xem xét
Các thủ tục, cả tự động và bằng tay, để các nghiệp vụ được cập nhật, xử lý và bao gồm trong BCTC.
Do phần mềm xử lý
Các ghi chép kế toán có liên quan, cả bằng tay và tự động, bổ sung
-68-
Thủ tục
W/P
Ref Nhận xét
thông tin về các chỉ tiêu cụ thể trong BCTC.
Làm thế nào hệ thống thông tin thu thập và xử lý các sự kiện hoặc điều kiện trọng yếu ngoài các nhóm nghiệp vụ.
Do phần mềm xử lý
3.3.2. Xem xét hệ thống thông tin để đảm bảo
Hệ thống thông tin của Công ty được tổ chức tốt. Các thông tin được nhận biết và ghi nhận kịp thời.
Nhận biết và ghi chép tất cả các nghiệp vụ phù hợp (và quá trình ghi chép các ngoại lệ).
Phân loại các nghiệp vụ theo thời gian.
Tính toán chính xác giá trị nghiệp vụ.
Xác định một cách chính xác khoảng thời gian xảy ra nghiệp vụ. 3.3.3. Đảm bảo vai trò và trách nhiệm
liên quan đến kiểm soát nội bộ được thông báo thích hợp sử dụng các tài liệu, thư báo…
Đảm bảo do Công ty thường xuyên họp và ngày càng hoàn thiện hệ thống kiểm soát
3.4 Các hoạt động kiểm soát
-69-
Thủ tục
W/P
Ref Nhận xét
cụ thể đối với các loại nghiệp vụ, số dư tài khoản hoặc công bố để ngăn chặn hoặc phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu .
Công việc ở trên liên quan đến thu thập sự hiểu biết về các kiểm soát nội bộ cho từng vùng kiểm toán.
các ước tính.
3.4.2. Thu thập sự hiểu biết về việc làm thế nào đơn vị đối phó với các rủi ro xuất hiện từ công nghệ thông tin.
Chưa có kế hoạch cụ thể để đối phó.