trúc tổ chức của công ty:
1. Quy mô tổ chức của Vietravel:
- Số lượng nhân viên: Vietravel – chi nhánh Đà Nẵng có tổng số nhân viên là 160
người. Trong đó : 60 nhân viên thuộc ban lãnh đạo và các phòng chức năng, 80 nhân viên hướng dẫn viên du lịch, 20 nhân viên lái xe .
- Tổng nguồn vốn: 100 tỷ
Quy mô Siêu nhỏ Nhỏ Vừa Lĩnh vực Số LĐ Tổng D.Thu Tổng vốn Số LĐ Tổng D.Th u Tổng vốn Số LĐ Tổng D.Th u Tổng vốn Nông, Lâm, Thủy sản ≤ 10 ≤ 3 ≤ 3 ≤ 100 ≤ 20 ≤ 20 ≤ 200 ≤ 200 ≤ 100 C nghiệp, Xây dựng ≤ 10 ≤ 3 ≤ 3 ≤ 100 ≤ 20 ≤ 20 ≤ 200 ≤ 200 ≤ 100 Th mại, Dịch vụ ≤ 10 Ngườ i ≤ 10 Tỷ ≤ 3 Tỷ ≤ 50 Ngườ i ≤ 100 Tỷ ≤ 50 Tỷ ≤ 100 Ngườ i ≤ 300 Tỷ ≤ 100 Tỷ
Vietravel – chi nhánh Đà Nẵng là một tổ chức có quy mơ vừa trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình qn năm khơng q 100 người và tổng doanh thu của năm không quá 300 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng (theo Điều 6 Nghị định 39/2018/NĐCP của Chính phủ 11/03/2018).
2. Ảnh hưởng của quy mơ đến sự chính thức hóa:
Sự chính thức hóa nhắc đến quy định, thủ tục và các văn bản viết như chính sách, bảng mơ tả cơng việc quy định quyền và nghĩa vụ của nhân viên. Công ty dựa nhiều hơn vào các quy định, thủ tục và công việc bàn giấy để đánh giá thành tích và kiểm sốt một số lượng lớn nhân viên và phòng ban của họ.
Những quy định, luật lệ thể hiện ở bản mơ tả cơng việc, văn bản chính sách, hay những hướng dẫn, biên bản ghi nhớ được thể hiện rõ ràng hơn ở cấp quản lý cao như Giám đốc, Ban Quản lý,.. Những quy tắc ngầm định được hình thành khi những người lao động trong tổ chức có thói quen làm việc theo cách chung trong giai đoạn 31
thời gian nhất định. Những quy tắc ngầm định này trở thành thủ tục/các bước chuẩn có ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên như là các quy định, luật lệ được viết thành văn bản.
Một số quy trình, thủ tục tại Vietravel
Quy trình hoạt động marketing quảng bá hình ảnh, sản phẩm của cơng ty
Quy trình khiếu nại của khách hàng
Quy trình đánh giá chất lượng của nhân viên
Chính sách về đảm bảo sức khỏe, an tồn lao động, đánh giá thành tích, lương thưởng và phúc lợi, các chương trình đào tạo, phát triển cho nhân viên
Chính sách ưu đãi cho khách hàng và nhà cung ứng
Quy trình kí hợp đồng du lịch với khách hàng
Quy trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
3. Ảnh hưởng đến sự phân quyền:
Các quyết định có xu hướng từ vị trí cao đưa xuống cho nhân viên. Vietravel phân thành 3 cấp: Các nhà quản trị cấp cao (Giám đốc), Các nhà quản trị cấp trung (các trưởng phòng chức năng) và cấp tác nghiệp (các nhóm trưởng, đội trưởng). Những nhân viên được quy định rõ ràng về vai trò, nhiệm vụ của họ . Như vị trí hướng dẫn viên du lịch có nhiệm vụ nắm rõ lịch trình của tour, dự đốn những tình huống có thể xảy ra, đứng ra thu xếp các vấn đề để du khách tận hưởng chuyến du lịch một cách thoải mái nhất ….
Trong một số trường hợp thì nhân viên có thể tự ra quyết định trong một số phát sinh bất ngờ . Ví dụ, trong trường hợp khách bị lạc đoàn, hướng dẫn viên du lịch phải bình tĩnh tìm cách liên lạc với người đó. Hay những vấn đề phức tạp hơn như một du khách nào đó từ chối phịng đã được bố trí hoặc muốn bỏ về giữa chừng, nếu không thể giải quyết được thì họ sẽ báo cáo với cấp trực tiếp quản lý họ. Ta có thể nhìn nhận rằng điều này rất phù hợp với một tổ chức kinh doanh về lĩnh vực dịch vụ.
Vì vậy, Vietravel là tổ chức có khuynh hướng phân quyền
4. Ảnh hưởng đến sự liên kết:
Với quy mô vừa, hệ thống cấp bậc chỉ gồm 3 cấp, số lượng công việc và các phịng ban chun mơn khá ít nên thơng tin theo chiều dọc và chiều ngang khơng q phức tạp, vì vậy sự liên kết với các bên trong công ty không quá chặt chẽ mà linh động theo tính chất cơng việc.
5. Tỷ lệ nhân viên:
Tỷ lệ nhân viên trực tiếp 60/160 và tỷ lệ nhân viên gián tiếp là 80/160.
Nhìn chung, Vietravel – chi nhánh Đà nẵng có đội ngũ những nhà quản trị cấp cao có tỉ lệ nhỏ, đội ngũ nhân viên trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn hơn. Đây là tỉ lệ của doanh nghiệp phát triển về quy mô. Đội ngũ các nhân viên thuộc các phòng ban chức năng cịn khá ít, việc một cá nhân tài giỏi kiêm nhiệm nhiều cơng việc là điều khơng thể tránh khỏi. Điều này có thể giải thích cho quy mơ của trung tâm là một doanh nghiệp vừa.
VII. Hình thức liên hợp thơng tin dọc và ngang:
1) Sơ đồ tổ chức nhân sự theo mơ hình quản lý và điều hành liên hợp thơng tin dọc từ trên xuống và từ dưới lên theo trình tự và khơng có sự vượt cấp tin dọc từ trên xuống và từ dưới lên theo trình tự và khơng có sự vượt cấp hoặc bỏ cấp.
Trên cơ sở đó chỉ rõ Giám đốc của Cơng ty là tổng chỉ huy, người đưa ra quyết định cao nhất của Công ty, người đại diện tư cách pháp nhân để giải quyết các vấn đề có liên quan đến tư cách pháp nhân.
Phó Giám đốc Cơng ty là người hỗ trợ Giám đốc Công ty trong việc tổ chức thực hiện các đường lối và chủ trương sau khi đã được phê duyệt. Phó Giám đốc Cơng ty là người thay thế Giám đốc Công ty trong trường hợp Giám đốc Cơng ty vắng mặt. Phó Giám đốc cũng là người ra quyết định về các khoản liên quan đến tài chính của Helio dựa trên chỉ thị, chiến lược của cấp trên.
2) Sơ đồ tổ chức nhân sự theo hệ thống liên hợp ngang tại các bộ phận thực hiện chức năng.
Vì trong mơi trường phụ thuộc yếu tố con người nhiều . Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phịng ban trong tổ chức. Ở Vietravel, có mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau.
Các bộ phận, phòng ban đồng cấp có thể trao đổi cơng việc qua lại về một vấn đề hay quyết định, đặt các bộ phận khác trong danh sách nhận thông tin, nên họ sẽ được thông báo về các hoạt động một cách thường xuyên
Các bộ phận thực hiện chức năng chuyên mơn nghiệp vụ bao gồm:
Phịng hành chính nhân sự: Phụ trách toàn bộ các hoạt động thủ tục
hành chính liên quan tới tồn cán bộ nhân viên trong Công ty từ cấp Trưởng bộ phận tới nhân viên; triển khai cơng việc tới nhân viên có liên quan thơng qua Trưởng bộ phận hoặc phó trưởng bộ phận trong trường hợp Trưởng bộ phận vắng mặt. Hỗ trợ các phịng ban khác trong việc bố trí nhân sự.
Phịng kinh doanh: Làm việc với nhiều phòng ban khác nhau như hành
chính nhân sự, phịng kế tốn, bộ phận chăm sóc khách hàng,..
- Bộ phận kinh doanh cùng phối hợp với bộ phận nhân sự xác định biên chế căn cứ vào tình hình thực tế để tuyển dụng nhân viên.
- Bộ phận kinh doanh phối hợp với bộ phận nhân sự thực hiện phát trang phục cho nhân viên mới, thu hồi trang phục của nhân viên đã nghỉ việc. - Nếu khách làm hỏng phương tiện hoặc làm mất vật dụng trong khu vực
thuộc kiểm sốt của cơng ty thì nhóm trưởng bộ phận kinh doanh khu vực đó phải kịp thời báo cho bộ phận chăm sóc khách hàng để giải quyết việc bồi thường.
- Khi khách khiếu nại hoặc mâu thuẫn với khách thì bộ phận chăm sóc khách hàng phải phối hợp với nhân viên ở bộ phận kinh doanh giải quyết một cách thỏa đáng.
- Phòng kinh doanh cần phối hợp với phịng kế tốn để đảm bảo thức hiện đúng theo các quy định về việc chi tiêu , hoạch định kế tốn của phịng . Làm sao để khơng vượt q mức mà kế tốn đã tính tốn , hoạch định trước đó.
Bộ phận Marketing: Làm việc với các phịng ban khác như sales,
marketing, quảng cáo… để chắc chắn rằng những thơng tin và hình ảnh trên website của bạn hồn tồn chính xác, phù hợp với thương hiệu doanh nghiệp cũng như xu hướng thị trường
Phịng tài chính kế tốn: Làm việc với các bộ phận liên quan trong việc
kiểm soát chặt chẽ thu chi thường nhật, hỗ trợ tư vấn cho Công ty về các vấn đề quản lý tài chính, sử dụng vốn hiệu quả; chịu trách nhiệm điều hành quản lý nhân viên của bộ phận; báo cáo cơng việc cho Tổng quản lý.
VIII. Các hình thức nhóm gộp các hoạt động của cơng ty:
Vietravel Đà Nẵng cung cấp các dịch vụ du lịch đến các khách hàng ở các khu vực thị trường khác nhau nên được phân chia theo các chun mơn hóa sau:
1. Tiêu chí nhóm gộp:
Nhóm gộp theo cơng việc, sẽ hình thành nơi các mà nhân viên có cùng chức năng tương tự nhau, hay chung một tiến trình cơng việc, hay những người có kiến thức, kỹ năng tương tự nhau. Vietravel có cách thức nhóm gộp theo theo tiêu chí cơng việc đó:
Nhà quản trị của Vietravel nhóm gộp cơng việc trong tổ chức có cùng chức năng lại với nhau thành các bộ phận chức năng để thuận tiện cho việc thực hiện các hoạt động, kinh doanh và hướng đến đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Do yêu cầu của cơng việc và do phối hợp trong q trình hoạt động nên cơng ty nhóm gộp cơng việc thành các bộ phận khác nhau để thực hiện hoạt động kinh doanh. Xuất phát từ loại hình kinh doanh, yêu cầu của cơng việc nên Vietravel đã nhóm gộp các cơng việc thành các phịng chức năng thực hiện những nhiệm vụ nhất định trong tổ chức. Tất cả mọi người hợp tác với nhau để hồn thành cơng việc, những ai có chùng chun mơn sẽ vào một phịng ban. Xét riêng về
mảng đặt tour du lịch sẽ có các cơng việc cụ thể như:
- Nghiên cứu nhu cầu thị trường khách du lịch
- Nghiên cứu khả năng cung ứng của các nhà cung cấp - Xây dựng mục đích, ý tưởng của chương trình du lịch
- Xây dựng tuyến hành trình cơ bản căn cứ vào các yếu tố: động cơ, mục đích đi du lịch, giá trị điểm đến, các điểm, trung tâm du lịch, đầu mối giao thơng, độ dài thời gian, chặng đường, địa hình, điều kiện dịch vụ du lịch.
- Xây dựng phương án vận chuyển - Xây dựng phương án lưu trú, ăn uống
- Điều chỉnh, bổ sung, chi tiết hóa chương trình du lịch - Xác định giá thành, giá bán của tour
- Xây dựng các quy định của tour - Hồn chỉnh tour du lịch
Cịn về mảng đội xe, có những cơng việc cụ thể như:
- Tiến hành kiểm tra hàng ngày tất cả xe được phân công khi bắt đầu ca làm việc.
- Xác nhận tất cả xe ô tô được rửa sạch và bảo dưỡng đúng cách, tóm tắt và báo cáo tất cả yêu cầu sửa chữa.
- Thu thập các lệnh vận chuyển khách hàng đến địa điểm khác và đảm bảo thực hiện cơng việc chính xác.
- Hỗ trợ hành khách lên xuống xe và bảo đảm an toàn.
- Sử dụng bản đồ chuẩn và hệ thống định vị GPS để tìm ra lộ trình ngắn và an tồn tới điểm đích, bảo bảo đúng thời gian quy định.
- Tuân theo các quy tắc và quy định lái xe an toàn khi điều khiển phương tiện được phân cơng.
- Thực hiện cơng việc đưa đón khác khi có u cầu
- Giữ liên lạc với thành viên trong nhóm để đảm bảo họ nắm được tình hình vận chuyển
- Thực hiện bảo dưỡng định kỳ phương tiện được phân cơng
Bên cạnh đó vẫn có các cơng việc thường nhật rất cần thiết như tính lương cho nhân viên tuyển dụng nhân viên, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá thành tích nhân viên, kế tốn, thu chi tiền trong cơng ty, kê khai thuế, thủ quỹ, v.v...
Sau khi xác định cơng việc cần có để thực hiện tất cả hoạt động diễn ra hằng ngày. Để bộ máy của tổ chức gọn nhẹ, thuận tiện cho việc quản lý và trao 37
đổi thơng tin, cơng ty đã nhóm gộp các hoạt động có cùng chức năng vào một phòng ban.
Cụ thể như phòng kinh doanh sẽ đảm nhận các công việc như: nghiên cứu, khai thác thị trường tiềm năng, xây dựng các tour du lịch trong và ngoài nước, dựng các chiến lược, sách lược hoạt động hướng tới thị trường của công ty, đồng thời cũng hỗ trợ các mảng khác như kết nối với các nhà cung cấp như khách sạn, địa điểm du lịch, phịng vé máy bay,... và bộ phận này có chức năng là tổ chức, là chiếc cầu nối giữa công ty với thị trường cung cấp, phối hợp với các bộ phận khác tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đưa ra những ý kiến mới về sản phẩm của công ty lữ hành. Đây là trợ thủ đắc lực của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của cơng ty, nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai,…giúp ban giám đốc nắm vững tình hình khách kinh doanh, thơng tin về cơ cấu khách, nguồn khách từ đó đưa ra những thay đổi, kế hoạch nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho công ty.
Sau khi phân các phịng theo tiêu chí cơng việc, thì những cơng việc này sẽ do một người đảm nhận một cơng việc và gắn với đó là một chức danh. Qua một thời gian, công ty phát triển và lớn mạnh đã mở rộng khối lượng công việc, mở rộng số lượng nhân viên. Số lượng nhân viên trong một phòng ban và một ban tăng lên. Để đơn giản hóa, cấu trúc tổ chức gọn nhẹ, ít phần việc cho một nhân viên, phân chia cơng việc cho nhân viên thì cơng ty phải cần có nhiều nhân viên khác để thực hiện các cơng viêc đó. Do đó, các nhân viên cùng thực hiện chức năng nhiệm vụ sẽ được nhóm gộp lại với nhau để cho việc phối hợp hoạt động diễn ra dễ dàng.
Tất cả các trưởng bộ phận làm việc có liên quan tới nhau, dưới sự quản lý của tổng giám đốc. Tất cả mọi người cùng hợp tác để hồn thành một tiến trình gồm những cơng đoạn khác nhau nhất định, những ai có đảm nhận một lĩnh vực chun mơn thì được nhóm thành một phịng ban.
*Sơ đồ cụ thể các bộ phận: Phòng Marketing:
- Trưởng phòng Marketing
- Nhân viên PCC (người lên kế hoạch, triển khai, theo dõi các hoạt động quảng cáo trả phí)
- Nhân viên SEO (nghiên cứu hành vi tìm kiếm, phân tích xu hướng và đem lại chuyển đổi từ máy tìm kiếm)
- Nhân viên phân tích dữ liệu
39 CEO Phịng Hành chính – Nhân sự Phịng Tài chính – Kế tốn Phòng Kinh doanh Phòng Marketing Bộ phận điều hành tour Đội xe
- Nhân viên content Marketing
Phòng kinh doanh:
- Trưởng phòng kinh doanh - Nhân viên kinh doanh
- Chuyên viên nghiên cứu thị trường (trong nước và ngoài nước)
- Chuyên viên ngoại giao (gồm với các chi nhánh, công ty mẹ và với các nhà cung ứng)
Phịng hành chính nhân sự:
- Giám đốc bộ phận Hành chính – nhân sự - Tổ trưởng nhân sự
- Nhân viên lương, bảo hiểm - Nhân viên pháp lý
Phịng tài chính – kế tốn
- Giám đốc tài chính, kế tốn - Kế tốn tổng hợp - Kế tốn cơng nợ - Kế toán nội bộ - Thu ngân - Thủ quỹ 2. Các kiểu nhóm gộp: 40
Nhóm gộp theo sản phẩm (sản phẩm vơ hình – dịch vụ).