VIII. Các hình thức nhóm gộp các hoạt động của cơng ty:
1. Tiêu chí nhóm gộp:
Nhóm gộp theo cơng việc, sẽ hình thành nơi các mà nhân viên có cùng chức năng tương tự nhau, hay chung một tiến trình cơng việc, hay những người có kiến thức, kỹ năng tương tự nhau. Vietravel có cách thức nhóm gộp theo theo tiêu chí cơng việc đó:
Nhà quản trị của Vietravel nhóm gộp cơng việc trong tổ chức có cùng chức năng lại với nhau thành các bộ phận chức năng để thuận tiện cho việc thực hiện các hoạt động, kinh doanh và hướng đến đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Do yêu cầu của cơng việc và do phối hợp trong q trình hoạt động nên cơng ty nhóm gộp công việc thành các bộ phận khác nhau để thực hiện hoạt động kinh doanh. Xuất phát từ loại hình kinh doanh, yêu cầu của cơng việc nên Vietravel đã nhóm gộp các cơng việc thành các phịng chức năng thực hiện những nhiệm vụ nhất định trong tổ chức. Tất cả mọi người hợp tác với nhau để hồn thành cơng việc, những ai có chùng chun mơn sẽ vào một phịng ban. Xét riêng về
mảng đặt tour du lịch sẽ có các công việc cụ thể như:
- Nghiên cứu nhu cầu thị trường khách du lịch
- Nghiên cứu khả năng cung ứng của các nhà cung cấp - Xây dựng mục đích, ý tưởng của chương trình du lịch
- Xây dựng tuyến hành trình cơ bản căn cứ vào các yếu tố: động cơ, mục đích đi du lịch, giá trị điểm đến, các điểm, trung tâm du lịch, đầu mối giao thông, độ dài thời gian, chặng đường, địa hình, điều kiện dịch vụ du lịch.
- Xây dựng phương án vận chuyển - Xây dựng phương án lưu trú, ăn uống
- Điều chỉnh, bổ sung, chi tiết hóa chương trình du lịch - Xác định giá thành, giá bán của tour
- Xây dựng các quy định của tour - Hồn chỉnh tour du lịch
Cịn về mảng đội xe, có những cơng việc cụ thể như:
- Tiến hành kiểm tra hàng ngày tất cả xe được phân công khi bắt đầu ca làm việc.
- Xác nhận tất cả xe ô tô được rửa sạch và bảo dưỡng đúng cách, tóm tắt và báo cáo tất cả yêu cầu sửa chữa.
- Thu thập các lệnh vận chuyển khách hàng đến địa điểm khác và đảm bảo thực hiện cơng việc chính xác.
- Hỗ trợ hành khách lên xuống xe và bảo đảm an toàn.
- Sử dụng bản đồ chuẩn và hệ thống định vị GPS để tìm ra lộ trình ngắn và an tồn tới điểm đích, bảo bảo đúng thời gian quy định.
- Tuân theo các quy tắc và quy định lái xe an toàn khi điều khiển phương tiện được phân cơng.
- Thực hiện cơng việc đưa đón khác khi có u cầu
- Giữ liên lạc với thành viên trong nhóm để đảm bảo họ nắm được tình hình vận chuyển
- Thực hiện bảo dưỡng định kỳ phương tiện được phân cơng
Bên cạnh đó vẫn có các cơng việc thường nhật rất cần thiết như tính lương cho nhân viên tuyển dụng nhân viên, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá thành tích nhân viên, kế tốn, thu chi tiền trong cơng ty, kê khai thuế, thủ quỹ, v.v...
Sau khi xác định cơng việc cần có để thực hiện tất cả hoạt động diễn ra hằng ngày. Để bộ máy của tổ chức gọn nhẹ, thuận tiện cho việc quản lý và trao 37
đổi thơng tin, cơng ty đã nhóm gộp các hoạt động có cùng chức năng vào một phịng ban.
Cụ thể như phòng kinh doanh sẽ đảm nhận các công việc như: nghiên cứu, khai thác thị trường tiềm năng, xây dựng các tour du lịch trong và ngoài nước, dựng các chiến lược, sách lược hoạt động hướng tới thị trường của công ty, đồng thời cũng hỗ trợ các mảng khác như kết nối với các nhà cung cấp như khách sạn, địa điểm du lịch, phịng vé máy bay,... và bộ phận này có chức năng là tổ chức, là chiếc cầu nối giữa công ty với thị trường cung cấp, phối hợp với các bộ phận khác tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đưa ra những ý kiến mới về sản phẩm của công ty lữ hành. Đây là trợ thủ đắc lực của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của cơng ty, nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai,…giúp ban giám đốc nắm vững tình hình khách kinh doanh, thơng tin về cơ cấu khách, nguồn khách từ đó đưa ra những thay đổi, kế hoạch nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho công ty.
Sau khi phân các phịng theo tiêu chí cơng việc, thì những cơng việc này sẽ do một người đảm nhận một cơng việc và gắn với đó là một chức danh. Qua một thời gian, cơng ty phát triển và lớn mạnh đã mở rộng khối lượng công việc, mở rộng số lượng nhân viên. Số lượng nhân viên trong một phòng ban và một ban tăng lên. Để đơn giản hóa, cấu trúc tổ chức gọn nhẹ, ít phần việc cho một nhân viên, phân chia cơng việc cho nhân viên thì cơng ty phải cần có nhiều nhân viên khác để thực hiện các cơng viêc đó. Do đó, các nhân viên cùng thực hiện chức năng nhiệm vụ sẽ được nhóm gộp lại với nhau để cho việc phối hợp hoạt động diễn ra dễ dàng.
Tất cả các trưởng bộ phận làm việc có liên quan tới nhau, dưới sự quản lý của tổng giám đốc. Tất cả mọi người cùng hợp tác để hồn thành một tiến trình gồm những cơng đoạn khác nhau nhất định, những ai có đảm nhận một lĩnh vực chun mơn thì được nhóm thành một phịng ban.
*Sơ đồ cụ thể các bộ phận: Phòng Marketing:
- Trưởng phòng Marketing
- Nhân viên PCC (người lên kế hoạch, triển khai, theo dõi các hoạt động quảng cáo trả phí)
- Nhân viên SEO (nghiên cứu hành vi tìm kiếm, phân tích xu hướng và đem lại chuyển đổi từ máy tìm kiếm)
- Nhân viên phân tích dữ liệu
39 CEO Phịng Hành chính – Nhân sự Phịng Tài chính – Kế tốn Phịng Kinh doanh Phòng Marketing Bộ phận điều hành tour Đội xe
- Nhân viên content Marketing
Phòng kinh doanh:
- Trưởng phòng kinh doanh - Nhân viên kinh doanh
- Chuyên viên nghiên cứu thị trường (trong nước và ngoài nước)
- Chuyên viên ngoại giao (gồm với các chi nhánh, cơng ty mẹ và với các nhà cung ứng)
Phịng hành chính nhân sự:
- Giám đốc bộ phận Hành chính – nhân sự - Tổ trưởng nhân sự
- Nhân viên lương, bảo hiểm - Nhân viên pháp lý
Phịng tài chính – kế tốn
- Giám đốc tài chính, kế toán - Kế toán tổng hợp - Kế tốn cơng nợ - Kế toán nội bộ - Thu ngân - Thủ quỹ 2. Các kiểu nhóm gộp: 40
Nhóm gộp theo sản phẩm (sản phẩm vơ hình – dịch vụ).
Nguồn lực cơng ty được phân bổ theo nhóm để làm việc theo từng loại sản phẩm. Tất cả các hoạt động từng bộ phận sản phẩm giống nhau khác nhau được nhóm gộp với nhau, hay các nhà quản trị có thể dựa trên chiến lược, mức độ thuận lợi, tiềm năng của nhóm mà phân bổ nguồn lực cho hợp lý.
3. Đánh giá hình thức nhóm gộp của Vietravel Đà Nẵng:Về thuận lợi: Về thuận lợi:
- Linh hoạt với sự thay đổi của điều kiện mơi trường khơng ổn định, từ đó có thể cung cấp được nhiều sản phẩm/dịch vụ chất lượng hơn với sự thay đổi nhu cầu nhanh chóng của khách hàng.
- Tập trung vào từng loại sản phẩm, mỗi bộ phận khơng ngừng nâng cao cải tiến cho sản phẩm của mình nên dễ đáp ứng được thị trường mục tiêu, từ đó có thể tạo ra những sản phầm tốt nhất đến với khách hàng và cung ứng tốt với các nhu cầu khác nhau của khách hàng.
- Khi chun mơn hóa theo sản phẩm thế này rất dễ để nhận biết được đâu là những sản phẩm được khách hàng ưa chuộng nhất (dựa theo số lần đặt sản phẩm), từ đó đề ra những chính sách tốt hơn cho nhóm sản phẩm này.
41 Vietravel Vietravel Đặt tour du lịch Đặt tour du lịch Lái xeLái xe
- Thấy được hiệu quả và tầm quan trọng của nhiều loại sản phẩm. Vì khi nhóm gộp theo sản phẩm, mỗi sản phẩm sẽ đáp ứng tốt lượng khách hàng của mình, vậy nên mỗi khi thiếu hụt một lượng sản phầm nào sẽ ảnh hưởng rất lớn đến q trình kinh doanh khơng chỉ ở mảng đó mà cịn đến tồn bộ tổ chức.
- Phát triển được những quản trị tổng qt, bên cạnh đó cịn tạo điều kiện để nhân viên phát triển năng lực một cách tối đa. Từ đó cũng xác định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân hơn trong quá trình làm việc.
- Vì đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng nên tạo được mối quan hệ mật thiết với khách hàng..
Về khó khăn:
- Áp lực hơn cho nhân viên trong việc cải tiến sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Thêm vào đó nhu cầu khách hàng phục thuộc rất nhiều vào các xu hướng trên thị trường, chính vì thế mà lượng nhu cầu ngày càng đa dạng hơn.
- Mỗi dịng dịch vụ bị tách biệt nhau, từ đó rất dễ gây khó khăn cho việc hợp tác giữa các dòng sản phẩm.
- Chỉ giải quyết những vấn đề trong từng loại sản phẩm, không giải quyết được vấn đề của toàn bộ dây chuyền của tất cả các mảng.
- Gây khó khăn trong việc phân bổ nguồn lực.
- Khó điều động và kết hợp nguồn lực bởi mỗi bộ phận sẽ chun mơn hóa hơn phần của mình.
IX. Sơ đồ cấu trúc tổ chức của công ty:1. Sơ đồ cấu trúc tổ chức: 1. Sơ đồ cấu trúc tổ chức: 43 Bộ phận điều hành tour Giám đốc Phịng Hành chính – Nhân sự Phịng Tài chính – Kế tốn Phịng Kinh doanh Phịng Marketing Lái xe
Bộ máy tổ chức của công ty được xây dựng theo kiểu cấu trúc chức năng. Chia tổ chức thành các bộ phận chức năng để cùng tham gia quản lý và mỗi bộ phận đều có người lãnh đạo trực tiếp quản lý. Điều này giúp tránh được hiện tượng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu suất cơng việc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì người lãnh đạo của phịng ban này vẫn có quyền ra quyết định đối với các nhân viên của phòng ban khác.
2. Ưu, nhược điểm của cấu trúc:a) Ưu điểm: a) Ưu điểm:
- Giảm thiểu thời gian đào tạo: Các nhân viên đều được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng liên quan đến vị trí mà mình làm nên sẽ khơng mất nhiều thời gian đào tạo mà họ vẫn hồn thành tốt cơng việc được giao.
- Giảm sự trùng lặp trong hoạt động, trong công việc: Mỗi phòng ban đều được phân chia rõ ràng về nhiệm vụ mà họ phải làm, cơng việc của phịng ban nào thì phịng ban đó sẽ làm nên sẽ hạn chế sự chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng. - Gia tăng hợp tác trong cùng lĩnh vực chuyên môn: Các nhân viên trong cùng
một phịng ban, cùng thực hiện cơng việc như nhau thì có thể dễ dàng trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.
- Phát huy khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng: Mỗi nhân viên đều được đào tạo về kiến thức chuyên mơn và trong q trình làm việc, họ sẽ vận dụng kiến thức mà mình học được vào các cơng việc liên quan, từ đó phát huy khả năng của bản thân.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra: Các công việc được phân chia rõ ràng nên nếu xảy ra sự cố ở khâu nào thì sẽ dễ dàng phát hiện và sửa chữa.
b) Nhược điểm:
- Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các mục tiêu và phương thức hoạt động: Mỗi phòng ban đều đưa ra mục tiêu phát triển theo chun mơn của mình nên khi đề ra mục tiêu cho tổ chức sẽ gây ra mâu thuẫn, khó thống nhất.
- Thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận: Các phòng ban đều thực hiện những chức năng, nhiệm vụ riêng biệt nên ít khi có sự hợp tác giữa các phòng ban với nhau.
- Hạn chế việc phát triển đội ngũ các nhà quản lý chung: Phân chia nhiệm vụ theo chức năng nên họ chỉ làm những cơng việc liên quan đến phần mình, khơng có cơ hội tiếp xúc hay thực hiện những cơng việc ngồi lĩnh vực chun mơn. Dẫn đến các nhà quản trị chỉ giỏi ở một lĩnh vực nhất định.
X. Đưa ra đề xuất và giải thích ngắn gọn cho từng đề xuất để hoàn thiện cấu trúc tổ chức hiện nay của cơng ty : để hồn thiện cấu trúc tổ chức hiện nay của công ty :
Tạo sự liên kết giữa các phịng ban: 1) Cở sở giải pháp:
- Vì cấu trúc tổ chức là cấu trúc chức năng nên việc các nhân viên tập trung vào chuyên môn là điều đương nhiên. Và khi q tập trung vào chun mơn thì dễ phát sinh những ý kiến tham mưu, đề xuất khác nhau, không thống nhất giữa các bộ phận chức năng dẫn đến công việc nhàm chán, xung đột tăng
- Việc liên kết giữa các phòng ban sẽ ảnh hướng đến mục tiêu chung của tổ chức ( nếu quá chú trọng vào mục tiêu chuyên mơn thì mục tiêu chung của tổ chức sẽ bị bỏ qua)
2) Cách thức thực hiện:
Do vậy việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chức năng là hết sức cần thiết - Công ty cần ban hành rõ ràng hơn quy định, chế độ về sự phối hợp giữa các
bộ phận chức năng, các quy định cung cấp các thơng tin nội bộ theo định kì để các phịng chức năng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ vủa mình.
- Giám đốc cần thường xuyên tổ chức những cuộc họp bao gồm các trưởng bộ phận liên quan cùng tham gia, thảo luận các vấn đề chung
3) Kết quả:
- Tạo ra hiệu quả công việc, phối hợp để liên hợp giữa nhiều bộ phận chức năng hơn một cách nhanh chóng
- Tạo ra được tinh thần đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau trong tổ chức
B. CÔNG TY ẢO KHÁCH SẠN DAVNALT
I. GI I THI U CHUNG V CƠNG TYỚ Ệ Ề
1. Thơng tin doanh nghi p:ệ
- Tên pháp lý: Khách sạn Davnalt
- Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân - Địa bàn kinh doanh: TP. Đà Nẵng
- Trụ sở giao dịch: 07 Phạm Văn Đồng, Quận Sơn Trà, Thành phố Đà Nẵng - Điện thoại: (84-28) 349292543
- Fax: (+84 28) 366688899
- Website: https://www.davnalt.com - Email: info@davnalt.com
2. Loại hình doanh nghiệp
Khách sạn Davnalt hiện nay hoạt động với loại hình doanh nghiệp tư nhân - một loại hình doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ, có tài sản, có trụ sở giao dịch. Chủ doanh nghiệp tư nhân là đại diện theo pháp luật, có tồn quyền quyết định đối với tất cả hoạt động kinh doanh của công ty.
3. Lĩnh v c kinh doanh:ự
- Các lĩnh vực mà khách sạn kinh doanh: kinh doanh lưu trú, kinh doanh ăn
uống và kinh doanh các dịch vụ bổ sung như: giặt là, thuê xe, hàng lưu niệm, …. - Sản phẩm và dịch vụ của công ty: tất cả những dịch vụ và hàng hoá mà khách
sạn cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng kể từ khi họ liên hệ với khách sạn lần đầu để đăng kí phịng cho tới khi tiêu dùng xong và rời khỏi khách sạn.
Sản phẩm hữu hình như: thức ăn, đồ uống, hàng lưu niệm, các hàng hoá khác được cung ứng trong doanh nghiệp khách sạn.
Sản phẩm vơ hình (dịch vụ) chính là những tiện ích nghỉ dưỡng mà khách sạn dành cho các vị khách như cung cấp nơi nghỉ ngơi thư giãn, đính kèm các dịch vụ thiết yếu như dịch vụ buồng phịng, dịch vụ giải trí, dịch vụ thư giãn và các