kho sẽ in ra 3 liên phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho của sản phẩm đá.
Đơn vị:................... Mẫu số 01 - VT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 15 tháng 5 năm 2015 Số: PN15104
- Họ và tên người giao: Công ty TNHH khai thác khống sản Đức Thịnh
-Theo Hóa đơn GTGT số 0002455 ngày 15 tháng 5 năm 2015 của Công ty TNHH khai thác khoáng sản Đức Thịnh
-Nhập tại kho: Kho Tổng. Địa điểm: Số 1 lô A, cụm Công nghiệp Trần Lãm, Phường Trần Lãm, Thành phố Thái Bình, Tỉnh Thái Bình
ST T
2 Cát lấp Cộng
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm sáu mươi chín triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn.
Người lập phiếu
Phiếu nhập kho của sản phẩm cát:
Đơn vị:................... Bộ phận:................
Mẫu số 01 - VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 15 tháng 5 năm 2015 Số: PN15105
- Họ và tên người giao: Công ty TNHH khai thác khống sản Đức Thịnh
-Theo Hóa đơn GTGT số 0002455 ngày 15 tháng 5 năm 2015 của Cơng ty TNHH khai thác khống sản Đức Thịnh
-Nhập tại kho: Kho Tổng. Địa điểm: Số 1 lô A, cụm Cơng nghiệp Trần Lãm, Phường Trần Lãm, Thành phố Thái Bình, Tỉnh Thái Bình
-S S T T A 1 Đá 4*6 Cộng
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi bảy hai trăm ngàn đồng chẵn.
Người lập phiếu
Hàng ngày, thủ kho sẽ chuyển giao phiếu nhập kho cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Sau khi nhận được các giấy tờ liên quan, kế toán tiến hành nhập số liệu nguyên vật liệu mua ngồi và thơng tin các chứng từ liên quan và định khoản.
Định khoản:
- Nếu mua mà chưa trả người bán, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 152 (máy tự động hiện lên):
Có TK 331(kế tốn tự điền): chi tiết theo người bán
- Khi cơng ty tạm ứng tiền mua vật tư thi công ở cơng trình:
- Khi các đội thanh tốn tạm ứng, căn cứ vào chứng từ có liên quan, kế tốn nhập dữ liệu vào máy:
Nợ TK 152 Có TK 141
Nhập hàng trong các đơn xuất điều chuyển nội bộ.
Khi có đơn hàng từ các kho trong cơng ty như kho tổng, kho từ tổ đội khác xuất hàng sang thì kế tốn hoặc nhân viên thống kê tại kho đấy xác nhận nhập hàng vào kho trên phần mềm sau khi đã xác nhận hàng về đúng so với đơn.
Quy trình nhập liệu như sau:
-Menu thực hiện chọn “Kho/ Nhập hàng/ Nhập hàng điều chuyển giữa các kho”
- Kích chuột vào đơn hàng cần nhập, ghi số lượng mỗi mặt hàng.
Nhập lại nguyên vật liệu thừa do sản xuất không hết.
Nguyên vật liệu này là từ kho tổng xuất cho kho của mỗi tổ đội khi tiếp nhập một cơng trình mới. Khi cơng trình đó kết thúc, nhân viên thống kê ở cơng trình sẽ tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu còn lại trong kho. Với những NVL cịn thừa đó, nhân viên thống kê sẽ tiến hành xuất trả về kho tổng ở cơng ty.
Sau khi có đơn hàng xuất trả của các kho ở tổ đội, hàng về thì thủ kho ở kho tổng tiến hành kiểm tra số lượng. Nếu hàng đủ số lượng và chủng loại, thủ kho sẽ nhập hàng vào kho trên phần mềm. Nếu hàng k đủ số lượng, thì sẽ lập biên bản với người nhận giao hàng, sau đó đấy lại đơn hàng điều chuyển cho kho đã xuất.
Đây là những đơn điều chuyển vật tư giữa các kho trong nội bộ công ty nên quy trình dễ tiến hành hơn.
Quy trình nhập liệu như sau:
- Menu thực hiện chọn “Kho/ Nhập hàng/ Nhập hàng điều chuyển giữa các kho”
- Kích chuột vào đơn hàng cần nhập, ghi số lượng mỗi mặt hàng.
Khi nhập hàng vào kho, thủ kho in 1 tờ phiếu điều chuyển. Cuối ngày tổng hợp làm chứng từ gửi lên kế toán vật tư.
Nhập lại phế liệu thu hồi.
Khi có phế liệu thu hồi từ các cơng trình, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 1521
Có TK 621: Chi tiết cơng trình.
-Ví dụ ở cơng trình Xây dựng nhà ăn – Bệnh viện đa khoa Hưng Hà có phế liệu là sắt vụn cần thu vào, thì thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho như sau:
Đơn vị:................... Bộ phận:
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày....tháng....năm ....... Nợ .........................
Số: PN15160 Có .........................
- Họ và tên người giao: Phan Văn An
-Nhập tại kho: Tổ đội giám sát A. Địa điểm : Bệnh viện đa khoa Hưng Hà
ST T T A 1 Sắt vụn Tổng Thuế GTGT Cộng
-Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu trăm ngàn đồng chẵn.
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
Quy trình nhập vật tư là quy trình nhập hàng điều chuyển nội bộ giữa các kho trong công ty. ở bên tổ đội xuất phế liệu cho kho tổng thì khi lập đơn xuất cần ghi Diễn giải cụ thể.
Ví dụ: xuất phế liệu của cơng trình Xây dựng nhà ăn – Bệnh viện đa khoa Hưng Hà, diễn giải ghi là “ Xuất phế liệu thu hồi được từ cơng trình Xây dựng nhà ăn – Bệnh viện đa khoa Hưng Hà”.
Một ví dụ khác về việc mua hàng bằng tiền tạm ứng trước. Hóa đơn GTGT mua vật tư như sau:
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Kýhiệu:AA/13P Liên1: Lưu Số: 0018623 Ngày 12 tháng 5 năm 2015 Đơn vị bán hàng: Cơng ty Cổ phần gạch ốp lát Thái Bình
Mã số thuế: 1000214927
Địa chỉ: Lô đất 33954,4 m2, xã Đông Lâm, Huyện Tiến Hải, Tỉnh Thái Bình Họ tên người mua hàng
Tên đơn vị: : Cơng ty Cổ phần xây dựng và cơ khí Đức Nhật Mã số thuế: 1000381011
Địa chỉ: Số 1 lô A, cụm Công nghiệp Trần Lãm, Phường Trần Lãm, Thành phố Thái Bình, Tỉnh Thái Bình
Hình thức thanh tốn: TM/CK
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
1
1 Gạch viên
Thuế suất GTGT: 10% , Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hố đơn)
(In tại Cơng ty Cơng ty Cổ phần gạch ốp lát Thái Bình, Mã số thuế: 1000214927 )
Ghi chú:
- Liên 1: Lưu
- Liên 2: Giao người mua
-Liên 3: Lưu
Khi hàng và hóa đơn về, kế tốn làm đầy đủ thủ tục nhập vật tư mua ngoài vào kho trên phầm mềm kế toán.
Sau khi nguyên vật liệu về nhập kho xong, nhân viên đi mua hàng về sẽ làm giấy đề nghị thanh toán. Căn cứ vào chứng từ là phiếu nhập kho cùng với hóa đơn, kế tốn sẽ làm lập giấy thanh tốn. Mỗi lần mua vật tư thì kế tốn sẽ trừ dần vào tiền tạm ứng của nhân viên đi mua hàng. Cụ thể, khi thủ kho nhận được hóa đơn mua hàng số 0018623 sẽ nhập hàng vào kho và xuất phiếu nhập kho sau:
Đơn vị:................... Bộ phận:................
Mẫu số 01 - VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 13 tháng 5 năm 2015
Số: PN15138 - Họ và tên người giao
-Theo Hóa đơn GTGT số 0018623 ngày 12 tháng 5 năm 2015 của Công ty
-Nhập tại kho: Kho Tổng. Địa điểm: Số 1 lô A, cụm Công nghiệp Trần Lãm, Phường Trần Lãm, Thành phố Thái Bình, Tỉnh Thái Bình
-
A
1 Gạch viên
Cộng
-Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn.
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Sau khi nhận được phiếu nhập kho, Ông Nguyễn Ngọc Huy là người trực tiếp đi mua hàng làm giấy đề nghị thanh tốn gửi cho phịng kế tốn của cơng ty.
Đơn vi:……….. Bộ phận:……….
Ngày 13 tháng 5 năm 2015
Kính gửi: Nguyễn Ngọc Huy
Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Ngọc Huy Bộ phận (hoặc địa chỉ): Cơng nhân Tổ Giám sát A
Nội dung thanh tốn: Thanh tốn tiền mua vật liệu thi cơng cơng trình Xây dựng nhà ăn – Bệnh viện đa khoa Hưng Hà
Số tiền: 6.600.000 ( Viết bằng chữ): Sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn. (Kèm theo: 2 chứng từ gốc)
Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Người duyệt(Ký, họ tên)
Kế toán kiểm tra đề nghị, lập giấy thanh toán tạm ứng sau:
Đơn vị:.................................. Mẫu số C33 - BB
Bộ phận:................................ (Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-
Mã đơn vị QHNS :........... ....... ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)