III Chênh lệch
II.2.1.2 Kế toán xuất nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu của công ty xuất theo định mức khối lượng thi cơng cơng trình căn cứ vào hạn mức được duyệt xuất vật tư trong tháng. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, tổ đội sử dụng sẽ đánh đơn xin hàng trên phần mềm kế toán. Sau khi kho tổng nhận được đơn hàng sẽ xuất hàng ra cho tổ đội đó. Thủ kho sau khi xuất hàng sẽ in ra 3 liên phiếu xuất kho. Thủ kho giữ 1 liên có chữ kí người nhận vật tư và 2 liên cịn lại thì tổ đội sử dụng sẽ giữ.
Sau khi vật tư được xuất ra, Tổ đội sử dụng sẽ xuống kho tiếp nhận vật tư. Người nhận vật tư sẽ nhận 1 liên phiếu xuất kho và tiến hành kiểm tra số lượng mỗi mặt hàng thực tế được nhận để đối chiếu với phiếu xuất. Nếu sau khi kiểm tra thấy số lượng đã chính xác, người nhận vật tư sẽ kí tên vào người nhận vật tư ở phiếu xuất kho còn lại và giao phiếu đấy cho thủ kho.
Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất để theo dõi số lượng xuất vật tư cho kho đó. Cuối tháng, nhân viên kiểm kê của tổ đội đó sẽ kê khai số phiếu xuất kho, nhập kho, số lượng nhập về cùng với phiếu nhập kho(kho tổ đội là kho nhập) lên thủ kho của kho tổng để tiến hành cộng và đối chiếu số thực xuất trong tháng.
Xuất vật tư giữa các kho cũng là đơn điều chuyển nội bộ giữa các kho trong cơng ty nên khơng cần hóa đơn đỏ.
- Tiếp tục với Ví dụ về một hợp đồng mua ngun vật liệu cho cơng trình Xây dựng nhà ăn – Bệnh viện đa khoa Hưng Hà.
Sau khi hàng hóa được nhập về kho tổng tại cơng ty, thủ kho tiến hành xuất vật tư cho tổ đội tiếp nhận cơng trình trên.
Quy trình xuất vật tư.
- Lập đơn điều chuyển.
Menu thực hiện chọn “Kho/ Xuất hàng/ Lập đơn điều chuyển” Thủ kho điền kho hàng xuất vật tư đi và kho hàng nhập vào
Sau đó điền đúng mã vật tư, rồi ấn Enter thì phần mềm sẽ cho ra tên vật tư đã lưu cho mã vật tư đó. Ghi số lượng xuất, chọn đơn hàng chờ duyệt.
ấn bản ghi để hồn thành cơng tác lập đơn hàng.
Khi lập đơn điều chuyển, thủ kho phải ghi rõ ràng lí do xuất hàng ở phần diễn giải.
- Duyệt đơn điều chuyển.
Sau khi đã lập đơn xong, thủ kho vào duyệt đơn mình đã lập. Menu thực hiện chọn “Kho/Xuất hàng/ Duyệt đơn hàng đã lập”
Phần mềm sẽ hiện ra một giao diện như trên. Thủ kho kích vào đơn hàng và duyệt đơn hàng đó.
Hai bước này có thể do thu kho lập hoặc do nhân viên thống kê của tổ đội lập tùy vào mục đích khác nhau. Nếu là cơng ty xuất vật tư theo định mức thì thủ kho tiến hành đầy đủ các bước xuất điều chuyển nội bộ giữa các kho. Cịn nếu do tổ đội sử dụng có nhu cầu sử dụng thêm khi thiếu vật tư thì nhân viên thống kê sẽ làm 2 bước trên của quy trình xuất vật tư.
- Xuất vật tư
Chọn Menu thực hiện “Kho/ Xuất Hàng/ Xuất điều chuyển nội bộ”
Phần mềm sẽ hiện ra những đơn hàng đã được duyệt mà chưa xuất hoặc đang xuất dở dang.
Kích vào đơn hàng cần xuất. Sau đó thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất của mỗi loại nguyên vật liệu vào phần mềm.
Ấn bản ghi.
Đơn vị:................... Bộ phận:................
Mẫu số 02 - VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)