Khi đi mở tờ khai tại Chi cục Hải quan ngoài KCN Doanh nghiệp cần mang theo những giấy tờ sau:
- Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan: 01 bản chính - Giấy giới thiệu: 01 bản chính
- Tờ khai hàng hóa xuất khẩu: 02 bản chính
- Biên bản bàn giao: 02 bản chính
- Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan (của Kho ngoại quan): 01 bản chính - Tờ khai hàng nhập, xuất kho ngoại quan: 02 bản chính
- Phiếu ghi kết quả phúc tập hồ sơ hải quan: 01 bản chính
Doanh nghiệp nộp trực tiếp bộ hồ sơ khai hải quan vào Ô tiếp nhận tờ khai hải quan hàng xuất mặt hàng cà phê. Nhân viên hải quan kiểm tra bộ hồ sơ khai hải quan của doanh nghiệp sau đó ghi số tờ khai 1634 vào Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan của doanh nghiệp lập rồi trả lại bộ hồ sơ cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp điền số tờ khai 1634 mà nhân viên hải quan vừa mới cho vào 02 tờ khai hàng hóa xuất khẩu. Đồng thời điện thoại về cho nhân viên làm thủ tục tại Kho ngoại quan Bình Dương, cung cấp cho họ tên công ty Intimex My Phuoc, số hợp đồng P- 44195, số tờ khai 1634 và yêu cầu họ cung cấp cho mình số tiếp nhận của Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan (của Kho ngoại quan). Sau đó Doanh nghiệp tắt máy điện thoại chờ khoảng 5 – 10 phút thì nhân viên làm thủ tục tại Kho ngoại quan sẽ điện thoại lại và cung cấp số tiếp nhận cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp lấy giấy Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra từ phía Hải quan. Sau đó điền đầy đủ thơng tin vào tờ Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra như sau:
- Đánh dấu X vào Ô kiểm tra sơ bộ của mục b) Đề xuất hình thức, mức độ kiểm tra.
- Ghi chữ “thơng quan” vào mục c) Đề xuất xử lý kết quả kiểm tra.
Sau khi đã có số tiếp nhận nhân viên làm thủ tục tại Kho ngoại quan điện thoại lại thông báo cho doanh nghiệp số tiếp nhận là 3668.
Doanh nghiệp ghi số tiếp nhận 3668 lên phía trên cùng của Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan (của Kho ngoại quan). Rồi nộp lại bộ hồ sơ cho Hải quan cùng với tờ Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra.
Nhân viên hải quan kiểm tra sau đó ghi số tờ khai 548 vào phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan (của Kho ngoại quan). Rồi trả lại bộ hồ sơ cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp điền số tờ khai 548 vào 02 Tờ khai hàng nhập, xuất kho ngoại quan rồi nộp lại bộ hồ sơ cho Hải quan ký tên, đóng dấu vào bộ hồ sơ.
Nhân viên hải quan đóng dấu và ký tên vào 01 tờ Lệnh hình thức mức độ kiểm tra, 01 phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan, 02 tờ khai hàng hóa xuất khẩu, 02 tờ khai hàng nhập, xuất Kho ngoại quan. Nhân viên hải quan ký tên và đóng dấu của bộ hồ sơ này là Anh Nguyễn Trường Thanh. Sau khi ký tên và đóng dấu xong nhân viên hải quan trả lại bộ hồ sơ cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp cầm toàn bộ bộ hồ sơ đem vào phòng Lãnh đạo Chi cục Hải quan ngồi Khu Cơng Nghiệp nộp cho lãnh đạo Chi cục Hải quan xem xét và ký tên vào tờ Lệnh hình thức mức độ kiểm tra. Lãnh đạo Chi cục Hải quan là người quyết định hàng hóa bị kiểm hay miễn kiểm. Và lô hàng cà phê của hợp đồng P-44195 được Ông Nguyễn Văn Lộc phó Chi cục trưởng lãnh đạo Chi cục Hải quan xem xét và quyết định miễn kiểm thực tế. Ơng Nguyễn Văn Lộc đã ký tên và đóng dấu vào mục 3.2.3-Lãnh đạo Chi cục duyệt hoặc thay đổi hình thức, mức độ kiểm tra của Lệnh hình thức mức độ kiểm tra hải quan. Sau đó lãnh đạo Chi cục Hải quan trả lại bộ hồ sơ cho doanh nghiệp.