2.2 .1)Tình hình mua hàngcủa cơng ty theo các mặt hàng chủ yếu
2.2.6 Đánh giá kết quả mua hàng
Nhìn vào bảng số liệu 7 ta thấy quý I là quý mà các chỉ tiêu luôn lớn nhất. Vời mức dự trữ đầu kì là kết quả tồn kho cuối kì trớc doanh nghiệp đã định mức mua vào rất hợp lí để lợng hàng bán ra sát với mức mua vào và dự trữ đầu kì. Cụ thể mức dự trữ cuối kì của quý I là thấp nhất mặc dù các chỉ tiêu khác đều cao nhất. Hơn nữa mức mua vào nhỏ hơn mức bán ra. Mua vào là 1195316 nghìn đồng nhng bán ra lại là 12287325 nghìn đồng. Điều đó chứng tỏ doanh nghiệp đã định mức để mua vào khá hợp lí tránh tình trạng hàng tồn kho trong quý nhiều làm tăng chi phí bảo quản của doanh nghiệp.
Quý II và quý III là quý mà hoạt động tiêu thụ chậm nhất trong năm kéo theo các hoạt động khác chiếm trị giá thấp nh mua vào, dự trữ Hai quý…
này đều có tổng trị giá mua vào thấp nhất trong năm nh mua vào q III chỉ có 8638715 nghìn đồng. quý III mức mua vào là 8638715 nghìn đồng trong khi đó mức dự trữ đầu kì là 1153434 nghìn đồng nên với mức bán ra là 7258691 nghìn đồng làm cho mức dự trữ cuối kì 2533458 nghìn đồng. Đây là mức dự trữ khá lớn làm tăng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
Sang quý IV mức tiêu thụ tăng lên nên các chỉ tiêu khác cũng tăng lên theo. Mua vào nhỏ hơn so với bán ra. Mua vào là 9738774 nghìn đồng trong khi đó bán ra lên tới 11137474 nghìn đồng. Trong quý này doanh nghiệp cũng tính tốn khá tốt để đảm bảo mức tiêu thụ vừa đủ so với mức mua vào và mức dự trữ đầu kì. Với mức dự trữ đầu kì khá lớn doanh nghiệp rút kinh nghiệm để làm sao mua khơng q nhiều. Điều đó đợc thể hiện ở mức dự trữ cuối kì của quý IV.
Nhìn chung kế hoạch mua hàng của cơng ty khá hợp lí. Cồng ty đã tính tốn khá chính xác thời điểm nào tiêu thụ nhanh, thời điểm nào quá trình tiêu thụ diễn ra chậm để có kế hoạch mua cho phù hợp. Tuy nhiên cơng ty nên có chú ý đến mức tiêu thụ của quý II và quý III để tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên.
2.2.7 Phân tích tình hình mua hàng và tồn kho hàng hoá.
Để phục vụ tốt hoạt động kinh doanh của đơn vị mình, cơng ty bách hố số 5 Nam Bộ đã tiến hành tổ chức lại khâu cung ứng hàng hố cho hoạt động bán hàng của cơng ty. Với số vốn lu động bình quân khoảng ba tỷ đồng mà phần lớn lại là vốn do vay mợn, huy động từ cán bộ công nhân viên trong công ty nhng cơng ty đã cố gắng quay vịng vốn kinh doanh do đó trị giá hàng mua vào năm 2002 tăng 4475510 nghìn đồng so với năm 2001 tơng ứng tỷ lệ tăng là 15.24% điều này ghi nhận sự nỗ lực cố gắng của công ty trong công tác mua hàng. Sang năm 2003 giá trị mua vào tăng so với năm 2002 là 5926390 nghìn đồng tỷ lệ tăng là 17.52%. Tỷ lệ tăng năm 2003 so với năm 2002 lớn hơn tỷ lệ tăng của năm 2002 so với năm 2001.Điều này chứng tỏ quy mô kinh doanh của doanh nghiệp đã đợc mở rộng.
Bên cạnh nguồn hàng mua vào thì hàng hố tồn kho cũng là một vấn đề quan trọng đảm bảo cho công tác bán hàng của công ty. Trị giá hàng tồn kho năm 2002 so với 2001 tăng 1.06%. Mặc dù trị giá hàng tồn kho tăng nhng thấp hơn tỷ lệ tăng của doanh thu (15.94%). Năm 2002tỷ lệ tăng của trị giá hàng tồn kho là 4.76% so với năm 2002.
khi đó nhu cầu bán ra lên tới 11137474 nghìn đồng. Trong quý này doanh nghiệp cũng tính tốn khá tốt để đảm bảo mức tiêu thụ vừa đủ so với mức mua vào và mức dự trữ đầu kì. Với mức dự trữ đầu kì khá lớn doanh nghiệp rút kinh nghiệm để làm sao mua khơng q nhiều. Điều đó đợc thể hiện ở mức dự trữ cuối kì của quý IV. Tuy nhiên ở q này do mức dự trữ cuối kì chính là mức dự trữ đầu kì sau mà thơng thờng đối với cơng ty q I bao giờ cũng có mức dự trữ khá lớn nên doah nghiệp đã tính tốn sao cho dự trữ cuối kì lớn để đảm bảo có hàng cho q I đầu năm sau.
Nhìn chung kế hoạch mua hàng của cơng ty khá hợp lí. Cơng ty đã tính tốn khá chính xác thời điểm nào tiêu thụ nhanh, thời điểm nào quá trình tiêu thụ diễn ra chậm để có kế hoạch mua hàng cho phù hợp. Tuy nhiên công ty nên chú ý đến mức tiêu thụ của quý II và quý III để tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên.
2.3.Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại cơng ty bách hố số 5 Nam Bộ
2.3.1.Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng theo quy trình mua hàng.
2.3.1.1 Đối với việc nhu cầu mua hàng của công ty
- Xác định số lợng hàng hoá mua vào :
Đối với việc xác định khối lợng hàng hố mua vào của cơng ty mua theo phơng pháp mua theo nhu cầu cứ hết hàng thì cơng ty đặt mua. Với mỗi mặt hàng cứ hết hàng là nhân viên phụ trách mặt hàng đó lại đặt mua. Điều này hạn chế là cơng ty khơng nắm bắt dự đốn đợc nhu cầu tác dụng của thời gian nên đặt mua hàng có thể ít hơn hoặc nhiều hơn so với nhu cầu Vì mỗi…
lần đặt mua hàng cơng ty thờng đặt theo khối lợng mua của lần mua trớc. Ví dụ nh sắp đến ngày khai giảng năm học mới mặt hàng sách vở bút. .. sắp hết nhân viên phụ trách mặt hàng đó sẽ đặt hàng theo khối lợng mà đã đợc đặt hàng từ lần trớc trong khi đó nhu cầu về mặt hàng này trong thời gian khai giảng là rất cao. Điều đó có thể dẫn tới hàng bị thiếu. Hay trong những ngày Tết nhu cầu về về mặt hàng về bánh kẹo là tăng rất cao do khơng d đốn đợc nhu cầu nên dẫn tới tình trạng thiếu hàng.
Nguyên nhân của tình trạng trên là do vốn lu động của cơng ty rất hạn chế nên mỗi lần đặt mua công ty thờng không dám mua nhiều, chọn mua theo phơng pháp mua theo yêu cầu có u điểm là đồng vốn quay vịng nhanh nhợc điểm là khơng chớp đợc thời cơ khi trên thị trờng xuất hiện cơn sốt hay nhu cầu tác dụng của mặt hàng đó là khá cao.
- Phơng pháp số lợng hàng mua vào kho : Công ty đã biết xác định số lợng mua vào dựa vào mức bán ra và dựa vào lợng hàng hoá tồn trong kho
- Xác định chủng loại hàng hoá mua vào.
+ Đối với loại hàng hoá cũ chất lợng hàng hoá mua vào đợc xác nhận dựa trên sự công nhận của ngời tiêu dùng về mặt hàng đó. Mỗi mặt hàng mà kết quả theo dự tính của cơng ty hay những mặt hàng mà khách hàng vẫn tiêu dùng thì có nghiã là mặt hàng đó chất lợng vẫn đảm bảo. Tuy nhiên công ty
không nhận ra rằng nhu cầu tiêu dùng của con ngời thay đổi từng ngày. Yêu cầu chất lợng của ngời dân ngày một tăng tỷ lệ thuận với sự phát triển của xã hội và mức thu nhập của ngời dân nhất là với mặt hàng về thời trang nh quần áo, đồng hồ . điều đó đ… ợc thể hiện qua bảng phân tích và đánh giá kết quả mua hàng đối với mặt hàng chủ yếu. Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy nhu cầu đối với mặt hàng thời trang giảm rất nhanh và mạnh thẻ hiện qua trị giá hàng mua vào giảm rất nhanh. Nhiều khi do tháng trớc mặt hàng này mức tiêu thụ tăng nhanh nhng đến tháng sau do nhu cầu thay đổi dẫn đến mặt hàng này tiêu thụ chậm lại. ĐIều đó một phần do chất lợng hàng hố thay đổi nhanh. Nhiều khi công ty không xác định đợc mặt hàng đó đang trong giai đoạn phát triển nào.
+ Đối với mặt hàng mới chất lợng hàng mua vào đợc công ty xác định dựa trên nhu cầu tiêu dùng của ngời dân về mặt hàng đó thể hiện qua việc nghiên cứu tốc độ tiêu thụ của mặt hàng trên thị trờng thông qua báo chí, các phơng tiện thơng tin đại chúng…
+ Về chủng loại hàng hố : Cơng ty kinh doanh những mặt hàng mà công ty vẫn đang kinh doanh trên thị trờng. Những mặt hàng mà công ty đang kinh doanh rất đa dạng và phong phú phục vụ cho rất nhiều nhu cầu của ngời dân nh đồ ăn uống, quần áo may mặc, hoá mỹ phẩm phục vụ cho nhu cầu làm đẹp của ngời dân …
Tuy nhiên mặt hàng cơng ty kinh doanh rất ít có sự thay đổi tăng hay giảm. Ví dụ mặt hàng thủ cơng mỹ nghệ là mặt hàng mà tỉ trọng tiêu thụ rất nhỏ thể hiện qua mức mua vào theo từng năm rất ít và giảm mạnh. Lẽ ra với mặt hàng kinh doanh khơng có hiệu quả cơng ty nên thay đổi hay chuyển sang mặt hàng khác. Hay nh mặt hàng mũ bảo hiểm là mặt hàng mà trong vài năm trở lại đây nhu cầu tăng lên rất nhanh thì cơng ty mãi đến năm vừa rồi mới kinh doanh.
- Về thời gian mua hàng:
Công ty xác định thời gian mua hàng không theo một mốc cố định nào cả mà thời gian mua hàng ở đây rất tự do cứ hết hàng là nhân viên phụ trách mặt
hàng đó gọi điện xuống kho yêu cầu mang hàng lên nếu nhân viên kho báo hết hàng thì nhân viên phụ trách mặt hàng đó sẽ đặt mua.
2.3.1.2 Đối với việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp
- Việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp công ty đã tiến hành theo nguyên tắc: + Đối với những mặt hàng mà công ty đang kinh doanh, những mặt hàng đang sẵn có nhà cung cấp thì vệc có cần phải tìm nhà cung cấp mới hay khơng dựa trên ngun tắc: “ nếu các nhà cung cấp cịn làm cho chúng ta hài lịng thì tiếp tục mua hàng của họ”
+ Đối với mặt hàng mới đợc đa vào danh mục mặt hàng của cơng ty thì việc tìm kiếm các nhà cung cấp mới dựa trên tiêu thức đã nêu ở trên để lựa chọn. - Trong q trình mua hàng của cơng ty, cơng ty ln đánh giá mức độ tín nhiệm của các nhà cung cấp qua các mặt sau:
. Thành tích của nhà cung ứng với các doanh nghiệp khác và thành tích của nhà cung cấp với công ty trong quá khứ.
. Khả năng tài chính của nhà cung cấp. . Nhãn hiệu hàng hố đó.
. Uy tín của nhà cung cấp trên thơng trờng.
. Những u đãi mà nhà cung cấp dành cho ngời mua…
Tuy nhiên trong công tác mua hàng của công ty, công ty chủ yếu tiến hành mua hàng của nhà cung cấp đã có quan hệ làm ăn thờng xuyên và lâu dài, những nhà cung cấp truyền thống ví dụ nhà cung cấp bánh kẹo Hải Châu cơng ty đã có quan hệ làm ăn gần 20 năm. Cơng ty rất ít quan tâm tới việc tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp mới qua các phơng tiện thông tin đại chúng, qua sách báo Việc mua hàng của nhà cung cấp truyền thống mang…
lại lợi ích cho cơng ty đợc hởng u đãi về giá, đợc u tiên trong mua hàng ví dụ trông đợt Tết năm 2003 khi mà thị trờng đang lên cơn sốt về đồ hộp, các doanh nghiệp khác khơng có hàng để bán thì cơng ty do có mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhà phân phối đồ hộp Vissan nên ln đảm bảo có hàng để bán. Tuy nhiên cũng do mua chủ yếu của một số nhà cung cấp nên công ty rất dễ
bị ép giá hay gặp khó khăn trong khâu mua hàng khi mặt hàng nào đó khan hiếm.
Do giá cả rất nhạy cảm với sự biến động của thị trờng nên nếu công ty quan tâm đến nhiều nhà cung cấp thì sẽ dễ theo kịp sự thay đổi của giá cả hơn và có thể mu đợc hàng với giá rẻ hơn. Nhờ nắm đợc sự lên xuống về gía cũng có thể giúp cho cơng ty dự đốn đợc sự thay đổi về nhu cầu của thị trờng từ đó có chính sách mua hàng hợp lí hơn.
Hiện nay với mỗi ngành hàng có rất nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp nào cũng đa ra các điều khoản u đãi cho ngời mua, điều này có lợi cho ngời mua nếu họ biết quan tâm đến nhà cung cấp.
Một hạn chế nữa là do mối quan hệ với các nhà cung cấp cha đợc mở rộng nên công ty đã phải mua qua một số trung gian dẫn đến tình trạngj mua hàng về bị đội giá, hàng hoá bị đánh thuế nhiều lần, chi phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hoá tăng làm cho khả năng cạnh tranh của công ty bị giảm…
xuống.
2.3.1.3 Đối với công tác thơng lợng và đặt hàng.
Công ty thờng xuyên mua hàng của các nhà cung cấp đã có từ trớc và đối với những mặt hàng cũ cứ mỗi lần hết ngời phụ trách về mặt hàng đó chỉ việc gọi điện cho các nhà cung cấp để họ mang hàng đến. Cho nên doanh nghiệp trong vai trò là ngời đi mua, trong vai trị là “ thợng đế” đã khơng tận dụng đợc lợi thế của mình.
Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế trên là do đôi ngũ cán bộ chuyên trách trong công tác thơng lợng và đặt hàng trình độ chun mơn cịn hạn chế trong năng lực, kinh nghiệm nên kết quả trong giao dịch đàm phán không cao, đặc biệt là do nhận thức của nhà quản trị mua hàng. Các nhà quản trị mua hàng chỉ quan tâm đến việc làm sao có hàng để bán mà cha nhận thức đợc hết vai trò của thơng lợng. Thơng lợng thực chất là việc giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc lỏng và ràng buộc chặt, những ràng buộc này liên quan đến số lợng, chủng loại hàng hoá, chất lợng hàng hoá, các điều kiện liên quan đến việc
mua hàng. Hơn nữa nhiều khi phân chia quyền hạn và trách nhiệm còn cha rõ ràng. Để khắc phục đợc tình trạng trên cơng ty nên có biện pháp nâng cao trình độ mọi mặt cho đội ngũ này đặc biệt là đội ngũ chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao dịch.
Đặc biệt cơng ty bách hố số 5 Nam Bộ vốn là một doanh nghiệp nhà n- ớc với lợng lao động trong biên chế từ bao lâu vẫn cịn lại nên trình độ chun mơn rất hạn chế thậm chí có ngời chỉ mới tốt nghiệp phổ thông, cha hề qua tr- ờng lớp đào tạo nào cơng ty nên có chính sách tổ chức đào tạo và đào tạo lại, tuyển dụng những nhân viên có trình độ chun mơn, có kinh nghiệm để giao cho họ làm công tác này. Nếu khơng có nghiệp vụ giỏi thì cơng ty sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng và phải chấp nhận các điều khoản bất lợi về phía mình và thiệt hại là không thể tránh khỏi cho công ty.
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong cơng ty cũng khơng rõ ràng. Vì nhiều khi nhân viên mua hàng lại phải đảm nhiệm cả việc đặt hàng. Cụ thể:
+ Đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ nh mỹ phẩm, xà phịng, sách vở, bút.. .. thì các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ đặt hàng khi hàng hết hoặc cịn ít. Khi hết họ gọi điện cho nhà cung cấp yêu cầu về số lợng và chủng loại, và nhà cung cấp tự mang hàng đến. Điều này có u điểm là các nhân viên mua hàng là ngời theo sát hoạt động bán hàng, nắm rõ đợc mặt hàng nào tiêu thụ nhanh, mặt hàng nào khả năng tiêu thụ chậm để từ đó đặt hàng đúng số lợng, cơ cấu, đảm bảo luôn có hàng để bán. Tuy nhiên có hạn chế là nhân viên chỉ làm trong phạm vi trách nhiệm của mình, họ chỉ biết hết hàng thì gọi mà