Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt đợc diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu khơng có sự xác nhận của phịng kiểm tra chất lợng thì hàng hóa sẽ khơng đợc nhập vào kho và phịng tài vụ sẽ khơng đợc phép thanh tốn mặt hàng đó. Những ngời có trách nhiệm ln đơn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng.
Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm cơng ty đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của cơng ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lợng cao và chi phí thấp nhất khơng...
Sau mỗi lần mua hàng công ty thờng đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra nh về số lợng chất lợng, mẫu mã, chủng loại... tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì cơng ty vẫn tiếp tục đặt hàng của nhà cung cấp đó.
Cịn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu nh là khách quan thì cơng ty sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhng nếu nh đó là lỗi của nhà cung cấp thì cơng ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác.
Trên thực tế công tác mua hàng đợc thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi phí mua hàng đối với những hàng hóa trong nớc đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhng những hàng hóa nhập cơng ty vẫn phải mua với giá cao. Trong năm qua công ty đã thực hiện mua hàng nội địa nhiều.
2.3.2.Đánh giá công tác tổ chức và quản trị nhân sự trong khâu mua hàng.
Đối với công tác tổ chức mua hàng:
Bộ phận mua hàng thuộc phòng quản lý kinh doanh. Gồm trởng phòng kinh doanh và sáu nhân viên mua hàng.
Trởng phịng là ngời có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế ( đối với những mặt hàng có giá trị lớn ), báo cáo giám đốc quá trình thực hiện mua hàng, đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc về quá trình thực hiện hợp đồng. Trởng phịng kinh doanh ln đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng và dự trữ hàng hoá.
Những nhân viên mua hàng đợc giao nhiệm vụ ký kết hợp đồng, giao dịch với những nhà cung cấp của một hoặc một số mặt hàng hoá nhất định và quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc đảm bảo cung ứng hàng hoá cho bán hàng, thực hiện hợp đồng đã ký kết. Nếu do chủ quan thiếu trách nhiệm gây thiệt hại về kinh tế cho cơng ty thì những nhân viên này sẽ phải bồi thờng thiệt hại tuỳ theo mức độ do công ty quy định.
Mặt khác những nhân viên nay cũng đợc hởng “ tháng lơng thứ mời ba” nếu trong năm nhân viên hoàn thành đúng thời hạn, mua đợc hàng theo đúng tiêu chuẩn, chi phí mua hàng nhỏ nhất, trực tiếp mang lại lợi ích kinh tế cho cơng ty. Mỗi nhân viên thờng xuyên kiểm tra hàng hoá tồn kho để nắm rõ tình hình, nhu cầu cần mua loại hàng hố mà mình đảm nhiệm. Với chế độ th- ởng phạt vật chất, nhân viên mua hàng, công ty đã khuyến khích đợc nhân viên mua hàng hồn thành tốt đợc nhiệm vụ đợc giao, kết quả đợc giao. Kết quả là trong những năm vừa qua là cơng ty ln có những hàng để bán.
Tuy nhiên đây là kinh doanh kiểu siêu thị nên đối với mặt hàng có giá trị nhỏ thì việc đặt hàng do chính nhân viên đứng làm đảm nhiệm, mà nhân viên bán hàng thì hởng lơng và chế độ u đãi của nhân viên bán hàng khơng liên quan đến phịng kinh doanh nên họ chỉ làm đúng phận sự của mình. Hàng hết thỉ họ chủ động gọi đặt mà không hề nghiên cứu nhu cầu thị trờng, nghiên cứu mặt hàng, nghiên cứu sự thay đổi nhu cầu thị trờng, thay đổi về giá cả, lựa chọn nhà cung cấp mới nên nhiều khi cơng ty vẫn phải mua hàng gía đắt hơn so với giá hàng cũ, hàng sác định lỗi mốt. Đây là vấn đề phòng kinh doanh nên quan tâm.
Với số lợng lao động khá lớn từ thời bao cấp để lại, trình độ của nhân viên cịn hạn chế chỉ yếu chỉ tốt nghiệp phổ thông. Trong bộ phận mua hàng mặc dù lợng nhân viên chiếm ít hơn so với các bộ phận khác nhng trình độ của nhân viên cịn nhiều hạn chế. Có nhân viên đã tốt nghiệp đại học nhng cũng có một số nhân viên mới chỉ tốt nghiệp phổ thông. Đây là một hạn chế trong cơng tác mua hàng vì thành cơng trong mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên mua hang. Với một nhân viên mua hàng có trình độ cao thì khả năng thành cơng là lớn. Cơng ty cần tổ chức đào tạo và đạo tạo lại, tuyển dụng thêm nhân viên mới có khả năng mua hàng thật sự trong mua hàng.