2.3.3 .Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại công ty
3. 2.1 Các giải pháp nhằm đổi mới và hồn thiện quy trình mua hàng
3.2.2.1 Giải pháp đối với công tác tổ chức hoạt động mua hàng:
- Chuyên mơn hố cơng việc mua hàng: giao cụ thể từng công việc cho nhân viên của từng bộ phận đảm nhiện tuỳ vào trình độ, khả năng của nhân viên. Mỗi nhân viên đảm nhận từng công việc cụ thể. Nhân viên mua hàng chỉ đảm nhiệm công tác mua hàng, khkông nên giao cho các bộ phận khác. Ví dụ đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ nh sách, vở, bút việc đặt hàng th… ờng do nhân viên bán hàng đảm nhiện. Các nhân viên bán hàng thì có kinh nghiệm trong bán hàng còn các kiến thức, kĩ năng bán hàng họ khơng có. Hay nhiều khi nhân viên quản lí kho nếu hết hàng trong kho gọi điện cho nhà cung cấp để đặt hàng, mà nhan viên kho làm sao biết đợc nhu cầu ngời tiêu dùnh nh thế nào hay nhu cầu về mặt hàng đó tại thời các thời điểm khác nhau nh thế nào…
Công ty nên giao từng nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng nhân viên để họ đảm nhiệm tốt hơn cơng việc của mình. Nhân viên bán hàng thì làm các cơng việc bán hàng, nhân viên kho chỉ làm các công việc liên quan đến kho hàng và nhân viên mua hàng thì làm tốt các cơng việc liên quan đến mua hàng nh xác định đúng nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất, làm tốt công tác thơng lợng và đặt hàng, tổ chức tốt công tác kiểm tra, giao nhận và đánh giá đợc kết quả mua hàng.
- Tăng cờng sự phối hợp giữa các bộ phận có liên quan: Các bộ phận có liên quan đến hoạt động mua hàng nh bộ phận bán hàng, kho vận, kế toán. Cần phối hợp chặt chẽ các bộ phận có liên quan để nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh. Giữa các bộ phận ln có mối quan hệ với nhau.
+ Đối với bộ phận bán hàng khi hàng sắp hết thì báo cho nhân viên kho để nhân viên kho mang hàng lên. Khi nhu cầu tiêu dùng về mặt hàng đó có sự thay đổi tăng hay giảm thì báo cho nhân viên mua hàng để họ đặt mua sao cho phù hợp với thời điểm tới.
+ Đối với nhân viên kho: Khi nhân viên bán hàng thơng báo hàng trên quầy sắp hết thì phải làm thủ tục nhanh chóng để mang hàng lên để tránh tình trạng cơng tác bán hàng bị gián đoạn. Hay nếu hàng trong kho sắp hết thì báo ngay
cho nhân viên mua hàng để nhân viên mua hàng đặt mua hàng. Khi nhập kho hay xuất hàng phải làm thủ tục, giấy tờ, đơn xuất nhập cụ thể, rõ ràng.
+ Đối với nhân viên kế tốn: Khi có lệnh của cấp trên thì nhanh chóng làm thủ tục xuất tiền đảm bảo kịp thời cho nhân viên mua hàng có tiền để chi trả hay đặt hàng.
Các bộ phận đảm bảo hồn thành tốt cơng việc thuộc trách nhiệm và quyền hạn của mình.
3.2.2.2.Giải pháp về nhân sự:
- Đối với việc đào tạo nhân sự.
+ Tổ chức đào tạo và đạo tạo lại nhân viên mua hàng. + Cử nhân viên mua hàng đi học lớp bồi dỡng ngắn hạn. - đối với việc tuyển dụng nhân sự.
+ Bên cạnh việc đào tạo, huấn luyện lại lao động việc tuyển dụng nhân viên mới cũng là việc làm cần thiết cho sự phát triển lâu dài. Việc tuyển nhân sự theo đúng tiến trình có sự giám sát chặt chẽ của ban giám đốc công ty sẽ giúp cho cơng ty có thêm những lao động mới có đầy đủ năng lực, phẩm chất, đạo đức cũng nh sức khoẻ để đảm nhận công việc một cách tốt nhất, tạo luồng sinh khí mới trong hoạt động của cơng ty.
+ Ngồi biện pháp đào tạo và tuyển dụng nhân sự, công ty phải chú ý tới việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Làm thế nào để phát huy hết khả năng tiềm tàng của mỗi nhân viên, làm cho nhân viên nhiệt tình và hăng hái lao động tạo nên sức mạnh tổng hợp cho công ty. Làm thế nào dể các nhân viên trung thành với công ty, làm việc tận tâm và luôn cố gắng phấn đấu để đạt đợc mức năng suất, chất lợng và hiệu quả cao. Để làm đợc điều đó địi hỏi cơng ty phải có một chế độ đãi ngộ nhân hợp lí và phải có một phong trào thi đua trong tồn cơng ty.
- Về đãi ngộ nhân sự thơng qua hình thức đãi ngộ vật chất và phi vật chất nh: + Tiền lơng: đây là nguồn thu nhập chính và cơ bản nhất của ngời lao động, cơng ty nên tìm mọi cách để tăng mức lơng cho ngời lao động sao cho ít ra họ cũng đủ trang trải cho cuộc sống của gia đình họ thơng qua hình thức thi nâng
bậc tay nghề, áp dụng các hình thức trả lơng nh khoán doanh thu đối với nhân viên mua hàng…
+ Tiền thởng: ngồi ý nghĩa kinh tế cịn có tác dụng kích thích, động viên những ngời lao động có thành tích đóng góp trên mức trung bình, vợt q chỉ tiêu đề ra. Cơng ty nên áp dụng trả lơng một cách linh hoạt nh:
Thởng chung cho ngời lao động nhân các dịp lễ Tết đặc biệt.
Thởng cho những ngời có đóng góp lớn cho cơng ty, những ngơì trung thành, tận tuỵ với công ty.
Bán sản phẩm hạ giá cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Tiền thởng hoa hồng cho các nhân viên mua hàng đảm bảo chất lợng, giá cả hợp lí, hồn thành đúng thời hạn, hay mua đợc hàng với giá rẻ