6. Bố cục đề tài
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CHUỖI CUNG ỨNG TÔM
Mục tiêu tăng trưởng của công ty Thủy Sản Số 1 trong năm 2011 là từ 5 -10%, nên để có thể nâng cao tốc độ tăng trưởng doanh thu bán hàng thì công ty buộc phải tiến hành thu mua nguyên liệu một cách kịp thời về số lượng và chất lượng để đáp ứng đơn hàng sản xuất. Nhất là đối với mặt hàng chủ lực của công ty là tôm.
3.2.1.1 Nhóm giải pháp ngắn hạn:
Đối với phương thức thu mua qua đại lý: Công ty nên tiếp tục giữ mối quan hệ tốt với các đại lý có uy tín, cử nhân viên tiến hành tiến hành kiểm soát chất lượng tôm tại các ao nuôi mà đại lý cung cấp cho công ty, kiểm tra quá trình xử lý bảo quản và vận chuyển của đại lý. Đồng thời yêu cầu các đại lý theo dõi thông tin của ao nuôi như địa điểm nuôi, môi trường nuôi, con giống, kỹ thuật nuôi…như vậy mới có thể mua được nguyên liệu tôm không ô nhiễm, không nhiễm các hóa chất hoặc những thuốc cấm sử dụng, không nhiễm vi sinh vật gây bệnh. Phải mua tôm nguyên liệu ở cơ sở nuôi tôm có đánh số và truy xuất nguồn gốc và các ao đó phải đạt tiêu chuẩn sau:
Thứ nhất phải có khâu chuẩn bị ao, sên vét ao, sử dụng các loại hóa chất đảm bảo được tiêu chuẩn vệ sinh.
Thứ hai là chất lượng con giống tốt, không nhiễm mầm bệnh.
Thứ ba là vấn đề sử dụng thức ăn và phân bón trong ao nuôi. Thức ăn không được chứa các chất kháng sinh hoặc hóa chất ảnh hưởng đến sản phẩm. Việc quản lý môi trường ao nuôi cần phải đạt tiêu chuẩn theo quy định.
Hơn nữa công ty nên tham gia các hội chợ để tuyển chọn và gọi thầu các đại lý mới có uy tín nhằm bổ sung nguồn cung tôm nguyên liệu cho mình.
Đối với phương pháp thu mua tôm đông block: Duy trì mối quan hệ tốt với các công ty này, cần phải quản lý quy trình đông block tôm tại công ty đối tác, yêu cầu có bản kiểm tra chất lượng tôm nguyên liệu, phải nắm được nguồn gốc tôm nguyên liệu.
Hiện công ty chưa có phần mềm tính toán lượng mua hàng tối ưu cho một lần đặt hàng. Mặt hàng tôm mua theo số lượng tổng hợp từ đơn hàng của khách hàng, số lượng mỗi lần đặt hàng đôi khi vẫn chưa hợp lý, chưa phù hợp với tồn kho, công ty nên sử dụng chỉ số EOQ để tính toán số lượng tôm nguyên liệu tối ưu mỗi lần mua.
Lập kế hoạch thu mua: Vì kế hoạch thu mua của công ty hiện tại là sử dụng phương pháp dự báo bình quân giản đơn chỉ dựa trên các số liệu đã qua. Nhưng do đặc điểm của ngành thủy sản là phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên. Do đó để tiến hành thu mua tôm nguyên liệu đáp ứng cho yêu cầu sản xuất năm 2011 thì phải lập kế hoạch thu mua dựa trên nhiều yếu tố. Bản kế hoạch này bao gồm các nội dung sau:
Quản lý hàng tồn kho (sẽ trình bày ở phần giải pháp về kho lạnh).
Dự báo nguồn cung tôm nguyên liệu trong năm 2011, khả năng cung cấp của các nhà cung cấp của công ty, tìm ra nguồn tôm nguyên liệu thay thế khi nhà cung cấp của công ty không có khả năng cung cấp đủ số lượng.
Dự báo nhu cầu sản xuất cho các khách hàng chủ lực trong thời gian tới
Huy động nguồn vốn kinh doanh cho hoạt đông thu mua
Dự báo nguồn cung: Sản lượng tôm nuôi trồng năm 2011 được ước tính thấp hơn so với cùng kỳ năm ngoái. Diện tích nuôi tôm nước lợ cho năm 2011 là 640.000 ha và sản lượng là 460.000 tấn. Trong đó sản lượng tôm sú là 320.000 tấn và tôm chân trắng là 140.000 tấn. Trong khi năm 2010 đạt trên 639.000 ha, sản lượng đạt gần 470.000 tấn (Theo TTXVN/Vietnam). Giá cả của các loại tôm nguyên liệu tăng mạnh từ những tháng cuối năm 2010 và vẫn tiếp tục tăng mạnh những tháng đầu năm 2011 nguy cơ giá tôm nguyên liệu vẫn còn tăng cao. Vậy trong năm 2011 giá tôm nguyên liệu tăng cao nhưng sản lượng cung cấp không đủ nhu cầu.
Công ty cần sớm có kế hoạch tìm thêm nguồn tôm nguyên liệu dự trữ, dự báo số lượng tôm NL bị thiếu, thiếu loại tôm nào, size bao nhiêu rồi dự tính xem nên mua từng loại tôm ở đâu, nên mua thêm ở các đại lý mới, mua ở những cơ sở nuôi tôm đạt tiêu chuẩn chất lượng, hay mua tôm đã đông block qua các công ty khác. Và mỗi nguồn mua với số lượng bao nhiêu.
Dự báo nhu cầu sản xuất: Thị trường xuất khẩu chủ lực của công ty Thủy Sản Số 1 là Nhật Bản. Theo các doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản, do ảnh hưởng của động đất và sóng thần, thị trường Nhật Bản bị gián đoạn một thời gian ngắn. Tuy nhiên, từ cuối tháng 3, đầu tháng 4 phía Nhật Bản liên tục hối thúc các doanh nghiệp đẩy mạnh việc giao hàng do Nhật đang rất khan hàng thủy sản và người dân sợ bị nhiễm phóng xạ nên không dám ăn hàng thủy sản trong nước. Do những ảnh hưởng về thị trường Nhật đã phân tích ở trên, nên nhu cầu của khách hàng công ty Thủy Sản Số 1 sẽ tăng trong năm 2011. Công ty nên dự trữ thêm nguyên liệu để sản xuất cho thị trường này.
Huy động nguồn vốn kinh doanh cho hoạt động thu mua năm 2011: Sau khi dự báo được nguồn cung nguyên liệu trong nước và nhu cầu sản xuất. Công ty cần lên kế hoạch huy động nguồn vốn cho hoạt động thu mua trong năm 2011. Ngoài cách thức huy động vốn cũ, công ty có thể huy động thêm vốn bằng cách đàm phán để lấy tiền đặt cọc từ khách hàng sau đó đặt cọc trước cho các đại lý để mua tôm nguyên liệu.
3.2.1.2 Nhóm giải pháp dài hạn:
Xây dựng phòng thu mua:
Như đã phân tích ở trên trong ngành thủy sản nguyên liệu có vai trò rất quan trọng quyết định đến sự tồn tại của công ty. Tuy quy trình thu mua của công ty khá hợp lý nhưng sản lượng mỗi loại nguyên liệu cần mua phải tổng hợp từ nhiều nguồn mất nhiều thời gian hơn nữa phòng kinh doanh quá nhiều công việc vừa chịu trách nhiệm bán hàng nội địa, giao hàng, quản lý kho vừa chịu trách nhiệm thu mua nguyên liệu nên không thể nào quản lý hết quá trình thu mua nguyên liệu khi quy mô công ty ngày càng phát triển. Vậy xây dựng phòng thu mua riêng là hết sức cần thiết. Khi xây dựng phòng thu mua sẽ giảm bớt gánh nặng cho phòng kinh doanh, họ tập trung hơn cho nhiệm vụ của mình và tìm hiểu tốt hơn nhu cầu của khách hàng, mở rộng thị trường. Còn quá trình thu mua nguyên liệu sẽ được thực hiện theo quy trình đơn giản hơn, bộ phận này vừa lập kế hoạch thu mua, dự báo số lượng cần mua, định ra số lượng cần mua trong mỗi đơn đặt hàng vừa quản lý nguồn gốc và chất lượng nguyên liệu, và chịu trách nhiệm tìm ra các nhà cung cấp mới nếu các nhà cung cấp hiện tại không đáp ứng đủ nhu cầu. Nhưng để bộ máy quản lý của công ty không trở nên cồng kềnh, việc tổ chức phòng thu mua phải đơn giản về mặt hành chính. Mỗi mảng sẽ có nhân viên phụ trách, song để hoạt động hiệu quả thì cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa những người phụ trách các mảng khác nhau. Chính vì vậy nhân viên phòng này phải có kinh nghiệm, trình độ, hiểu biết rõ các loại nguyên liệu, biết cách kiểm tra chất lượng nguyên liệu, có thâm niên trong công tác thu mua nguyên liệu thủy sản, hiểu rõ thị trường nguyên liệu thủy sản Việt Nam thời điểm hiện tại và tương lai.
Nhiệm vụ của phòng này là:
Tổng hợp thực trạng sản xuất và tồn kho từ phần mềm quản trị hàng tồn kho và phần mềm bán hàng để dự báo số lượng nguyên liệu cần mua, lập kế hoạch thu mua cho công ty và đưa ra các giải pháp nhằm giảm chi phí thu mua. Tốt nhất là nên mua thêm phần mềm về quản lý thu mua hàng, nguyên liệu.
Chịu trách nhiệm mua nguyên liệu từ khâu đặt mua nguyên liệu đến khi đưa nguyên liệu về công ty.
Chịu trách nhiệm về chất lượng các loại nguyên liệu thu mua. Quản lý các nhà cung cấp nguyên liệu.
Xây dựng chiến lược phát triển chuỗi cung ứng bền vững cho công ty trong tương lai.
Đầu tư cho các phương tiện vận chuyển nguyên liệu:
Hiện nay việc vận chuyển nguyên liệu về nhà máy công ty đa số thuê ngoài. Tuy nhiên, khi công ty mở rộng xây dựng thêm nhà máy ở Củ Chi và giá cả năng lượng
hiện đang tăng cao nên công ty nên chủ động đầu tư phương tiện vận chuyển nguyên liệu thu mua. Vừa kiểm soát chất lượng nguyên liệu khi vận chuyển, chủ động thời gian, lịch trình vận chuyển vừa tiết kiệm chi phí. Không phải tốn chi phí kiểm tra việc bảo quản tôm nguyên liệu của các đại lý khi vận chuyển. Có thể sẽ làm gia tăng chi phí trong ngắn hạn, tuy nhiên xét về lâu dài công ty sẽ giảm được nhiều chi phí liên quan.
Xây dựng phương thức thu mua mới:
Phương thức thu mua hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp Thủy sản lớn sử dụng đó là phương thức liên kết sản xuất. Công ty CP Thủy Sản Số 1 có thể liên kết sản xuất với các đại lý hoặc liên kết sản xuất với các hộ nuôi. Hướng tới xây dựng vùng tôm nguyên liệu có sản lượng cao, chất lượng tốt nhất cung ứng cho công ty. Giảm bớt chi phí tìm kiếm thông tin, liên kết về giá. Giảm bớt khâu trung gian giúp công ty dễ dàng kiểm soát chất lượng tôm nguyên liệu.
Liên kết với các đại lý:
Công ty có thể thương lượng hỗ trợ họ về vốn kinh doanh để họ mở rộng khả năng khai thác nguyên liệu từ các chủ ao nuôi. Công ty sẽ đưa ra quy trình nuôi, chất lượng con giống, tiêu chuẩn thức ăn để các đại lý phải yêu cầu chủ ao nuôi cung cấp tôm cho các đại lý thực hiện theo và cử người công ty kiểm tra.
Liên kết với người nuôi tôm:
Công ty cần đưa ra bảng tiêu chí lựa chọn đối tác một cách chi tiết, minh bạch và thực hiện theo đúng quy định đề ra, sau đó hai bên cần ký hợp đồng liên kết với nhau có sự làm chứng của cơ quan nhà nước, đảm bảo sự công bằng trước pháp luật.
Tiêu chí cần thiết để lựa chọn nhà cung ứng chất lượng: Hộ nông dân có sở hữu ao, đìa nuôi tôm khoảng 5 ha trở lên, nằm ở những vùng nuôi tôm quy hoạch của nhà nước. Kinh nghiệm nuôi tôm lâu năm (từ 5 năm trở lên), đủ nguồn nhân lực nuôi.
Điều khoản thực hiện của mỗi bên trong hợp đồng liên kết: Công ty sẽ cung cấp và hỗ trợ các vấn đề sau: cung cấp con giống tốt, sạch bệnh, thức ăn đạt tiêu chuẩn, hỗ trợ kỹ thuật nuôi tiên tiến, nuôi theo mô hình an toàn sinh học, đảm bảo yếu tố môi trường đạt tiêu chuẩn Global GAP của EU, theo dõi quá trình nuôi và thu mua sau thu hoạch theo giá thị trường. Còn với người nông dân nuôi tôm: thực hiện chăm sóc tôm trong quá trình từ khâu làm ao cho tới khi thu hoạch, tuân thu nghiêm ngặt các quy định về kỹ thuật nuôi do công ty cung cấp và hướng dẫn, cung cấp các thông tin liên quan trong quá trình nuôi tôm để công ty có hướng giải quyết kịp thời khi có vấn đề xảy ra, ghi lại nhật ký nuôi tôm từng ao riêng biệt, để công tác truy xuất nguồn gốc được thuận lợi và phải cung cấp tôm nguyên liệu cho công ty.
Để thực hiện được mô hình này, công ty cần phải chuẩn bị và xây dựng đề án cụ thể về các tiêu chí sau :
- Tìm nguồn vốn đầu tư: Phát hành thêm cổ phiếu, vay ngân hàng.
- Nguồn nhân lực: Có kế hoạch nhân sự có chất lượng, thực hiện đào tạo lại nhân viên hiện tại và đào tạo nhân viên mới để đáp ứng nguồn nhân lực cho công ty. Việc liên kết với các nhà cung cấp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty, như: - Giảm chi phí đầu tư ao nuôi, giảm chi phí quản lý và nhân công ở vùng nuôi. - Chủ động được nguồn nguyên liệu và mua với giá rẻ hơn mua qua trung gian. - Kiểm soát được chất lượng nguyên liệu từ khâu con giống đến khi thu hoạch. - Ổn định sản lượng nguyên liệu thu mua. Từ đó việc ký kết và thực hiện hợp đồng tiêu thụ sản phẩm được cân nhắc và mang lại hiệu quả chính xác hơn.
Như vậy, việc liên kết với nhà cung cấp sẽ giúp công ty kiểm soát được chất lượng và số lượng nguyên liệu đầu vào với mức chi phí thấp. Hạn chế mức tối đa rủi ro trong việc thực hiện hợp đồng với khách hàng. Đảm bảo uy tín và thương hiệu trên thị trường quốc tế. Giúp công ty thu hút được nhiều khách hàng trên toàn thế giới, mở rộng thị trường tiêu thụ.
3.2.2 Quản lý kho:
Kho nguyên liệu: Cách sắp xếp hàng trong kho của công ty hợp lý, nhưng quá trình kiểm tra số hàng trong kho còn khó khăn, chưa có nguồn gốc nguyên liệu trên thùng tôm nguyên liệu và chưa quản lý được vấn đề “nhập trước- xuất trước”.
Để khắc phục: Trong mỗi ngăn sẽ chia ra từng dãy đánh số thứ tự từng tháng nhập nguyên liệu vào để biết được nguyên liệu nào nhập vào trước để đem sản xuất trước, ngăn 1 nhập vào tháng 1, ngăn 2 nhập vào tháng 2,... Và sau đó ta thêm vào mã đã đặt tháng nhập nguyên liệu vào như ta thêm vào mã A3.2.1 thành mã A3.2.1.T1 là nguyên liệu sản xuất cho Lanse Food, nguyên liệu tôm sú size 41-50 và được nhập vào tháng 1. Khi nhập nguyên liệu mới vào nhân viên kho phải đặt đúng vị trí đã quy định.
Và trên mỗi thùng nguyên liệu do công ty sản xuất đông block phải dán nhãn là nguyên liệu lấy từ đại lý nào để khi xả hàng làm thì sẽ biết được nguồn gốc nguyên liệu và kí hiệu mỗi đại lý cung cấp một mã để dễ dàng quản lý, ví dụ thùng tôm nguyên liệu có nguồn gốc từ Trạm tôm Võ Thị Nga ở Long An thì ta đặt mã 1LA, nguyên liệu mua từ Trại tôm Bé Tư ở Long An thì đặt mã 2LA….
Nên thiết kế lại phần mền quản lý kho phải theo ba chức năng chính:
Quản lý nguyên liệu trong kho giống như cách mình sắp xếp theo mã đã đặt, khi tìm mặt hàng nào cũng nhanh chóng biết vị trí, khi nhập hoặc xuất loại nguyên liệu nào ta chỉ cần trừ phần xuất đi và cộng phần nhập vào sẽ ra ngay số lượng tồn kho trên phần mềm. Khi nhập vào hay xuất ra không cần tính phần còn lại, viết ra giấy quản lý và cộng trừ rồi mới nhập vào phần mềm Excel. Và người quản lý có thể kiểm soát toàn bộ hàng có trong kho của mình.
Quản lý được ngày nhập nguyên liệu vào để nguyên liệu nào nhập vào trước sẽ đem ra sản xuất trước, để tránh tình trạng sản xuất nguyên liệu mới mà để nguyên liệu
cũ bị hết hạn. Quản lý được nguyên tắc “Fist in, first out”.
Quản lý được nguồn nguyên liệu sản xuất sản phẩm cho từng khách hàng, bằng cách khi đem nguyên liệu ra sản xuất cho khách hàng nào phải quản lý được nguyên liệu đó nhận vào lúc nào và của nhà cung cấp nào, khi khách hàng yêu cầu truy xuất nguồn gốc sản phẩm chúng ta có thể báo cáo cho họ.
Đào tạo cách sử dụng phần mềm mới này và kỹ năng quản lý kho cho nhân viên.
Kho thành phẩm: Các sản phẩm hoàn chỉnh nhập kho bảo quản được bộ phận kho thực hiện cũng thông qua ghi chép bằng sổ sách, sau đó được nhân viên kho cập