6. Bố cục đề tài
2.2.3.2 Làm thủ tục hải quan
Nhân viên xuất khẩu khai báo các chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan hải quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai gồm những mục sau : (xem chi tiết phụ lục 15)
Loại hàng : Phải ghi rõ xuất theo loại hình nào xuất kinh doanh hay tạm nhập tái xuất… để có mức thuế phù hợp với từng loại hình.
Tên hàng : viết bằng tiếng Việt. Nếu không sẽ không hợp lệ.
Số Seal : tùy theo mỗi hãng tàu sẽ có kí hiệu số container và số seal riêng.
Trên tờ khai phải viết thêm tên con tàu, số chuyến, loại container, số container…thì lô hàng mới được đưa lên tàu rời cảng.
Ngoài ra phải viết rõ trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bao bì của lô hàng để hải quan kiểm tra được số hàng đủ hay thiếu khi hạ container xuống tàu.
Các chứng từ tờ khai hải quan được sắp theo thứ tự
- Phiếu tiếp nhận tờ khai (khai báo từ xa)
- Tờ khai hải quan xuất khẩu gồm hai bản có chữ ký con dấu của đơn vị khai báo - Giấy giới thiệu
- Phiếu đóng gói hai bản (Packing list)
- Hóa đơn thương mại hai bản (commercial Invoice) - Giấy chứng nhận chất lượng. Các bước làm thủ tục mở tờ khai Thanh lý tờ khai, Rút tờ khai Mua tem “Lệ phí Đăng ký và lấy số tờ
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ & MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CHUỖI CUNG ỨNG TÔM NL CÔNG TY THỦY SẢN SỐ 1 3.1 ĐÁNH GIÁ
3.1.1 Đầu vào tôm nguyên liệu:
Quá trình thu mua tôm nguyên liệu của công ty tương đối hợp lý, mua đúng số lượng theo đơn hàng của khách tuy nhiên còn mất thời gian trong việc tổng hợp số lượng nguyên liệu cần mua do phải thông qua nhiều bộ phận. Phương pháp thu mua có giá cao hơn rất nhiều so với giá mua tại ao, hơn nữa vẫn không thể truy xuất nguồn gốc một cách toàn diện, mới chỉ kiểm soát vài ao điển hình nhưng cũng chỉ là kiểm qua chất lượng tôm nguyên liệu sắp thu hoạch chứ không kiểm soát quá trình nuôi và con giống. Mua qua đại lý vẫn chưa thể kiểm soát hết được quá trình thu hoạch, bảo quản, vận chuyển tôm nguyên liệu, nhiều khi còn mua phải tôm bị kháng sinh. Quá trình trả tôm nguyên liệu phức tạp và cũng mất thời gian cho việc kiếm nguồn tôm nguyên liệu khác và không có nguyên liệu để sản xuất, không đáp ứng kịp nhu cầu giao hàng đôi khi mất luôn cả khách hàng. Đưa ra kế hoạch thu mua tôm nguyên liệu nhưng chưa thực hiện thu mua theo kế hoạch, chưa định ra số lượng mà mỗi nhà cung cấp có thể cung cấp cho công ty và tìm ra nguồn nguyên liệu thay thế mà chỉ dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng để tổng hợp số lượng cần mua
3.1.2 Quản lý kho lạnh:
Kho lạnh công ty có sức chứa lớn, điều kiện bảo quản tốt, cách chia khu chứa mỗi mặt hàng hợp lý nhưng quá trình xếp hàng của nhân viên kho không theo quy định do đó gặp gặp khó khăn trong việc tìm kiếm hàng xuất nhập và khó khăn trong việc kiểm kê hàng tồn kho dẫn đến gặp rắc rối trong việc tìm kiếm hàng xuất nhập, quản lý nguồn gốc nguyên liệu và lập kế hoạch cho hoạt động thu mua.
3.1.3 Quy trình sản xuất:
Áp dụng quy trình sản xuất sạch, máy móc hiện đại đại, thực hiện hệ thống xử lý nước thải, có hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 2000, tiêu chuẩn thực phẩm toàn cầu BRC, HALAL trên cơ sở áp dụng HACCP, SSOP-GMP. Nhưng vẫn chưa tối ưu hóa tất cả các công đoạn sản xuất, quá trình sản xuất còn lãng phí nước sạch, chưa sử dụng hết công suất máy móc do thiếu công nhân.
3.1.4 Hệ thống phân phối:
Hệ thống phân phối khá hoàn chỉnh về vận chuyển, sắp xếp việc giao hàng khá hợp lý, giao hàng ở thành phố thì dùng xe của công ty để vận chuyển hàng, giao hàng ở những địa điểm xa công ty như khu vực miền Tây, Quy Nhơn, Hà Nội…thì thuê các công ty vận chuyển giao hàng cho khách để tiết kiệm chi phí hơn. Nhưng trong quá
trình giao hàng tại nội thành công ty chưa kết hợp được việc giao hàng những nơi tiện đường, giao nhiều địa điểm trong một chuyến đi.
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CHUỖI CUNG ỨNG TÔM 3.2.1 Nguồn tôm nguyên liệu đầu vào: 3.2.1 Nguồn tôm nguyên liệu đầu vào:
Mục tiêu tăng trưởng của công ty Thủy Sản Số 1 trong năm 2011 là từ 5 -10%, nên để có thể nâng cao tốc độ tăng trưởng doanh thu bán hàng thì công ty buộc phải tiến hành thu mua nguyên liệu một cách kịp thời về số lượng và chất lượng để đáp ứng đơn hàng sản xuất. Nhất là đối với mặt hàng chủ lực của công ty là tôm.
3.2.1.1 Nhóm giải pháp ngắn hạn:
Đối với phương thức thu mua qua đại lý: Công ty nên tiếp tục giữ mối quan hệ tốt với các đại lý có uy tín, cử nhân viên tiến hành tiến hành kiểm soát chất lượng tôm tại các ao nuôi mà đại lý cung cấp cho công ty, kiểm tra quá trình xử lý bảo quản và vận chuyển của đại lý. Đồng thời yêu cầu các đại lý theo dõi thông tin của ao nuôi như địa điểm nuôi, môi trường nuôi, con giống, kỹ thuật nuôi…như vậy mới có thể mua được nguyên liệu tôm không ô nhiễm, không nhiễm các hóa chất hoặc những thuốc cấm sử dụng, không nhiễm vi sinh vật gây bệnh. Phải mua tôm nguyên liệu ở cơ sở nuôi tôm có đánh số và truy xuất nguồn gốc và các ao đó phải đạt tiêu chuẩn sau:
Thứ nhất phải có khâu chuẩn bị ao, sên vét ao, sử dụng các loại hóa chất đảm bảo được tiêu chuẩn vệ sinh.
Thứ hai là chất lượng con giống tốt, không nhiễm mầm bệnh.
Thứ ba là vấn đề sử dụng thức ăn và phân bón trong ao nuôi. Thức ăn không được chứa các chất kháng sinh hoặc hóa chất ảnh hưởng đến sản phẩm. Việc quản lý môi trường ao nuôi cần phải đạt tiêu chuẩn theo quy định.
Hơn nữa công ty nên tham gia các hội chợ để tuyển chọn và gọi thầu các đại lý mới có uy tín nhằm bổ sung nguồn cung tôm nguyên liệu cho mình.
Đối với phương pháp thu mua tôm đông block: Duy trì mối quan hệ tốt với các công ty này, cần phải quản lý quy trình đông block tôm tại công ty đối tác, yêu cầu có bản kiểm tra chất lượng tôm nguyên liệu, phải nắm được nguồn gốc tôm nguyên liệu.
Hiện công ty chưa có phần mềm tính toán lượng mua hàng tối ưu cho một lần đặt hàng. Mặt hàng tôm mua theo số lượng tổng hợp từ đơn hàng của khách hàng, số lượng mỗi lần đặt hàng đôi khi vẫn chưa hợp lý, chưa phù hợp với tồn kho, công ty nên sử dụng chỉ số EOQ để tính toán số lượng tôm nguyên liệu tối ưu mỗi lần mua.
Lập kế hoạch thu mua: Vì kế hoạch thu mua của công ty hiện tại là sử dụng phương pháp dự báo bình quân giản đơn chỉ dựa trên các số liệu đã qua. Nhưng do đặc điểm của ngành thủy sản là phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên. Do đó để tiến hành thu mua tôm nguyên liệu đáp ứng cho yêu cầu sản xuất năm 2011 thì phải lập kế hoạch thu mua dựa trên nhiều yếu tố. Bản kế hoạch này bao gồm các nội dung sau:
Quản lý hàng tồn kho (sẽ trình bày ở phần giải pháp về kho lạnh).
Dự báo nguồn cung tôm nguyên liệu trong năm 2011, khả năng cung cấp của các nhà cung cấp của công ty, tìm ra nguồn tôm nguyên liệu thay thế khi nhà cung cấp của công ty không có khả năng cung cấp đủ số lượng.
Dự báo nhu cầu sản xuất cho các khách hàng chủ lực trong thời gian tới
Huy động nguồn vốn kinh doanh cho hoạt đông thu mua
Dự báo nguồn cung: Sản lượng tôm nuôi trồng năm 2011 được ước tính thấp hơn so với cùng kỳ năm ngoái. Diện tích nuôi tôm nước lợ cho năm 2011 là 640.000 ha và sản lượng là 460.000 tấn. Trong đó sản lượng tôm sú là 320.000 tấn và tôm chân trắng là 140.000 tấn. Trong khi năm 2010 đạt trên 639.000 ha, sản lượng đạt gần 470.000 tấn (Theo TTXVN/Vietnam). Giá cả của các loại tôm nguyên liệu tăng mạnh từ những tháng cuối năm 2010 và vẫn tiếp tục tăng mạnh những tháng đầu năm 2011 nguy cơ giá tôm nguyên liệu vẫn còn tăng cao. Vậy trong năm 2011 giá tôm nguyên liệu tăng cao nhưng sản lượng cung cấp không đủ nhu cầu.
Công ty cần sớm có kế hoạch tìm thêm nguồn tôm nguyên liệu dự trữ, dự báo số lượng tôm NL bị thiếu, thiếu loại tôm nào, size bao nhiêu rồi dự tính xem nên mua từng loại tôm ở đâu, nên mua thêm ở các đại lý mới, mua ở những cơ sở nuôi tôm đạt tiêu chuẩn chất lượng, hay mua tôm đã đông block qua các công ty khác. Và mỗi nguồn mua với số lượng bao nhiêu.
Dự báo nhu cầu sản xuất: Thị trường xuất khẩu chủ lực của công ty Thủy Sản Số 1 là Nhật Bản. Theo các doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản, do ảnh hưởng của động đất và sóng thần, thị trường Nhật Bản bị gián đoạn một thời gian ngắn. Tuy nhiên, từ cuối tháng 3, đầu tháng 4 phía Nhật Bản liên tục hối thúc các doanh nghiệp đẩy mạnh việc giao hàng do Nhật đang rất khan hàng thủy sản và người dân sợ bị nhiễm phóng xạ nên không dám ăn hàng thủy sản trong nước. Do những ảnh hưởng về thị trường Nhật đã phân tích ở trên, nên nhu cầu của khách hàng công ty Thủy Sản Số 1 sẽ tăng trong năm 2011. Công ty nên dự trữ thêm nguyên liệu để sản xuất cho thị trường này.
Huy động nguồn vốn kinh doanh cho hoạt động thu mua năm 2011: Sau khi dự báo được nguồn cung nguyên liệu trong nước và nhu cầu sản xuất. Công ty cần lên kế hoạch huy động nguồn vốn cho hoạt động thu mua trong năm 2011. Ngoài cách thức huy động vốn cũ, công ty có thể huy động thêm vốn bằng cách đàm phán để lấy tiền đặt cọc từ khách hàng sau đó đặt cọc trước cho các đại lý để mua tôm nguyên liệu.
3.2.1.2 Nhóm giải pháp dài hạn:
Xây dựng phòng thu mua:
Như đã phân tích ở trên trong ngành thủy sản nguyên liệu có vai trò rất quan trọng quyết định đến sự tồn tại của công ty. Tuy quy trình thu mua của công ty khá hợp lý nhưng sản lượng mỗi loại nguyên liệu cần mua phải tổng hợp từ nhiều nguồn mất nhiều thời gian hơn nữa phòng kinh doanh quá nhiều công việc vừa chịu trách nhiệm bán hàng nội địa, giao hàng, quản lý kho vừa chịu trách nhiệm thu mua nguyên liệu nên không thể nào quản lý hết quá trình thu mua nguyên liệu khi quy mô công ty ngày càng phát triển. Vậy xây dựng phòng thu mua riêng là hết sức cần thiết. Khi xây dựng phòng thu mua sẽ giảm bớt gánh nặng cho phòng kinh doanh, họ tập trung hơn cho nhiệm vụ của mình và tìm hiểu tốt hơn nhu cầu của khách hàng, mở rộng thị trường. Còn quá trình thu mua nguyên liệu sẽ được thực hiện theo quy trình đơn giản hơn, bộ phận này vừa lập kế hoạch thu mua, dự báo số lượng cần mua, định ra số lượng cần mua trong mỗi đơn đặt hàng vừa quản lý nguồn gốc và chất lượng nguyên liệu, và chịu trách nhiệm tìm ra các nhà cung cấp mới nếu các nhà cung cấp hiện tại không đáp ứng đủ nhu cầu. Nhưng để bộ máy quản lý của công ty không trở nên cồng kềnh, việc tổ chức phòng thu mua phải đơn giản về mặt hành chính. Mỗi mảng sẽ có nhân viên phụ trách, song để hoạt động hiệu quả thì cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa những người phụ trách các mảng khác nhau. Chính vì vậy nhân viên phòng này phải có kinh nghiệm, trình độ, hiểu biết rõ các loại nguyên liệu, biết cách kiểm tra chất lượng nguyên liệu, có thâm niên trong công tác thu mua nguyên liệu thủy sản, hiểu rõ thị trường nguyên liệu thủy sản Việt Nam thời điểm hiện tại và tương lai.
Nhiệm vụ của phòng này là:
Tổng hợp thực trạng sản xuất và tồn kho từ phần mềm quản trị hàng tồn kho và phần mềm bán hàng để dự báo số lượng nguyên liệu cần mua, lập kế hoạch thu mua cho công ty và đưa ra các giải pháp nhằm giảm chi phí thu mua. Tốt nhất là nên mua thêm phần mềm về quản lý thu mua hàng, nguyên liệu.
Chịu trách nhiệm mua nguyên liệu từ khâu đặt mua nguyên liệu đến khi đưa nguyên liệu về công ty.
Chịu trách nhiệm về chất lượng các loại nguyên liệu thu mua. Quản lý các nhà cung cấp nguyên liệu.
Xây dựng chiến lược phát triển chuỗi cung ứng bền vững cho công ty trong tương lai.
Đầu tư cho các phương tiện vận chuyển nguyên liệu:
Hiện nay việc vận chuyển nguyên liệu về nhà máy công ty đa số thuê ngoài. Tuy nhiên, khi công ty mở rộng xây dựng thêm nhà máy ở Củ Chi và giá cả năng lượng
hiện đang tăng cao nên công ty nên chủ động đầu tư phương tiện vận chuyển nguyên liệu thu mua. Vừa kiểm soát chất lượng nguyên liệu khi vận chuyển, chủ động thời gian, lịch trình vận chuyển vừa tiết kiệm chi phí. Không phải tốn chi phí kiểm tra việc bảo quản tôm nguyên liệu của các đại lý khi vận chuyển. Có thể sẽ làm gia tăng chi phí trong ngắn hạn, tuy nhiên xét về lâu dài công ty sẽ giảm được nhiều chi phí liên quan.
Xây dựng phương thức thu mua mới:
Phương thức thu mua hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp Thủy sản lớn sử dụng đó là phương thức liên kết sản xuất. Công ty CP Thủy Sản Số 1 có thể liên kết sản xuất với các đại lý hoặc liên kết sản xuất với các hộ nuôi. Hướng tới xây dựng vùng tôm nguyên liệu có sản lượng cao, chất lượng tốt nhất cung ứng cho công ty. Giảm bớt chi phí tìm kiếm thông tin, liên kết về giá. Giảm bớt khâu trung gian giúp công ty dễ dàng kiểm soát chất lượng tôm nguyên liệu.
Liên kết với các đại lý:
Công ty có thể thương lượng hỗ trợ họ về vốn kinh doanh để họ mở rộng khả năng khai thác nguyên liệu từ các chủ ao nuôi. Công ty sẽ đưa ra quy trình nuôi, chất lượng con giống, tiêu chuẩn thức ăn để các đại lý phải yêu cầu chủ ao nuôi cung cấp tôm cho các đại lý thực hiện theo và cử người công ty kiểm tra.
Liên kết với người nuôi tôm:
Công ty cần đưa ra bảng tiêu chí lựa chọn đối tác một cách chi tiết, minh bạch và thực hiện theo đúng quy định đề ra, sau đó hai bên cần ký hợp đồng liên kết với nhau có sự làm chứng của cơ quan nhà nước, đảm bảo sự công bằng trước pháp luật.
Tiêu chí cần thiết để lựa chọn nhà cung ứng chất lượng: Hộ nông dân có sở hữu ao, đìa nuôi tôm khoảng 5 ha trở lên, nằm ở những vùng nuôi tôm quy hoạch của nhà nước. Kinh nghiệm nuôi tôm lâu năm (từ 5 năm trở lên), đủ nguồn nhân lực nuôi.
Điều khoản thực hiện của mỗi bên trong hợp đồng liên kết: Công ty sẽ cung cấp và hỗ trợ các vấn đề sau: cung cấp con giống tốt, sạch bệnh, thức ăn đạt tiêu chuẩn, hỗ trợ kỹ thuật nuôi tiên tiến, nuôi theo mô hình an toàn sinh học, đảm bảo yếu tố môi trường đạt tiêu chuẩn Global GAP của EU, theo dõi quá trình nuôi và thu mua sau thu hoạch theo giá thị trường. Còn với người nông dân nuôi tôm: thực hiện chăm sóc tôm trong quá trình từ khâu làm ao cho tới khi thu hoạch, tuân thu nghiêm ngặt các quy định về kỹ thuật nuôi do công ty cung cấp và hướng dẫn, cung cấp các thông tin liên quan