2.2 .Phân tích tình hình áp dụng HTQLCL ISO/IEC17025 tại TTHNXD
2.2.3 .Kết quả thựchiện nhiệm vụ mt số ăn m gầ đn ây
Năm 2007 2008 2009 2010 2011
Số mẫu 546 523 458 397 504
Số chỉ tiêu 4914 4707 4122 3573 4536
Trong khoảng thời gian 2000-2006 Trung Tâm đã duy trì tốt HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025, uy tín khoa học được nâng cao, Trung Tâm là đơn vị
đầu tiên được mời vào hi p hộệ i các phòng th nghi m Qu c gia vớử ệ ố i mã s VILAS ố
001(phụ lục 3). Hàng năm số mẫu phân tích trên 550 m u trong ó có nhi u m u ẫ đ ề ẫ
trọng tài và nhiều mẫu nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên từ năm 2007 tr lạ đở i ây b ị
suy giảm, nguyên nhân một phần là do cơ chế đảm bảo xăng dầu trong quân đội
hiện nay, ã cho các đơn vị khai thác sử dụđ ng x ng d u m t ph n ngoài th trường. ă ầ ộ ầ ị
Nguyên nhân thứ hai là do có s lớự n m nh c a các Trung Tâm và PTN trong khu ạ ủ
vực và trên địa bàn được đầu tư mạnh m v i các trang thi t b tiên tiến hiện đại đã ẽ ớ ế ị
thu hút được khách hàng. Trong khi đó năng lực trang thiết bị máy móc c a ủ
TTHNXD bị xuống cấp do đã khai thác từ khá lâu.
2.2.4 Phân tích tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 tại TTHNXD
2.2.4.1 Đ ềi u tra tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 tại TTHNXD
Để có thêm cơ sở phân tích H th ng qu n lý ch t lượng theo tiêu chu n ệ ố ả ấ ẩ
ISO/IEC-17025, tác giả luận văn đã thiế ết k bảng câu h i và ti n hành i u tra tình ỏ ế đ ề
hình áp dụng, vận hành Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO/IEC- 17025 tại Trung tâm bằng việc thu thập ý kiến của 30 cán bộ nhân viên ang làm đ
việc tại Trung tâm. Đối tượng thu thập là các cán bộ nhân viên làm việc tại bộ phận
Hóa nghiệm, bộ ph n Kậ ỹ thuật và bộ phận hành chính, với những câu hỏi như sau
(chi tiết bảng i u tra được trình bày tạđ ề i ph luc 4): ụ
1)Theo anh chị việc áp dụng HTQLCL ISO/IEC 17025 đối với hiệu quả
công việc như thế nào?
2) Đối với anh chị việc áp dụng HTQLCL vào cơng việc có khó khơng? 3) Anh chị có biết hệ thống ISO được áp dụng tại Trung Tâm từ bao giờ không?
4) Anh chị đ ã được ào t o v HTQLCL ch a? đ ạ ề ư
6) Anh chị có được kiểm tra đánh giá nội bộ về vi c áp d ng h th ng ệ ụ ệ ố
ISO/IEC 17025 không?
7) Ban đ ềi u hành ISO có thường xun đơn đốc, giám sát anh chị ự th c hiện theo HTQLCL ISO/IEC 17025 không?
8) Hoạt động ánh giá nội bộ việc áp dụng hệ thống ISO tại Trung Tâm như đ
thế nào?
9) Anh chị đ ánh giá thế nào về thái độ của các nhân viên trong vi c th c hi n ệ ự ệ
hệ thống ISO?
10) Theo anh chị trình tự cơng việc khi áp dụng hệ thống ISO như ế th nào? 11) Theo anh chị quy trình quản lý hồ sơ đ ang áp d ng theo ISO hi n nay ụ ệ
như thế nào?
12) Anh chị đ ánh giá thế nào về sự phân chia trách nhi m c a các nhân viên ệ ủ
trước và sau khi áp dụng hệ thống ISO?
13)Anh chị có nhận xét gì về việc thực hiện quy trình HTQLCL tại Trung tâm?
14) Quy trình quản lý trang thiết bị kỹ thu t theo hệ thống ISO có khoa học ậ
hơn khơng?
15)Theo anh chị máy móc trang thiết bị của Trung tâm có áp ng tốt yêu đ ứ
cầu nhiệm vụ chuyên môn không?
16) Việc quản lý khai thác trang thiế ịt b nh th nào? ư ế
17) Đánh giá của anh chị ề ế v k ho ch ch t lượng hàng n m? ạ ấ ă
18) Theo anh ch trình ị độ của CB-NV ã áp ng đ đ ứ được theo yêu cầu
HTQLCL ISO chưa?
19) Công tác tuyển dụng và ào t o c a đơn v còn nh ng h n ch gì? đ ạ ủ ị ữ ạ ế
20) Theo anh chị có cần tiếp tục áp dụng hệ thống ISO tại Trung Tâm nữa không?
21) Để thực hiện h th ng ISO được t t h n theo anh ch c n làm gì? ệ ố ố ơ ị ầ
Câu hỏi Kết quả 1 Rất hiệu quả 16/30=53,3% Hiệu quả 11/30= 36,7% Ít hiệu quả 3/30=10% 2 Khơng khó 12/30=40% Bình thường 17/30=56,7% Khó 1=3,3% 3 Có 25/30=83,3% Khơng nhớ 3/30=10% Khơngquan tâm 2/30=6,7% 4
Ch a ư được đào tạo
4/30 = 13,3%
Có được đào tạo nhưng chưa kỹ 17/30 =56,7% Được đào t o k ạ ỹ 9/30=30% 5 Không biết 3/30=10% Biết…quy trình 27/30=90% 6
Khơng được kiểm tra 5/30=16,7%
Được kiểm tra định k ỳ
18/30=60% Kiểm tra bất chợt 7/30= 23,3% 7 Có 21/30=70% Không 2/30= 6,7% Thỉnhtho ng7/30=23,3% ả 8 Đầy đủ, cần thi t ế 17/30=56,7% Hình thức cần hồn thiện hơn 9/30= 30% Không biết 4/30=13,3% 9 Tự giác 23/30= 76,7% Cịn phải nhắc nhở 5/30=16,7%
Khơng muốn thực hiện 2/30=6,7% 10 Rõ ràng hơn 22/30=73,3% Rườm rà hơn 7/30=23,3%
Không thay đổi 1/30= 1,3% 11 Khoa học hơn 14/30=46,7% Rắc rối hơn 10/30=33,3%
Không thay đổi 6/30=20%
12
Rõ ràng hơn 18/30=60%
Không thay đổi 8/30= 26,7% Khơng biết 4/30=13,3% 13 Quy trình khó thực hiện 0 Người có thẩm quyền thực hiện chưa tốt13/30=43,3% Thiếu các đ ềi u kiện để thực hiện 16/30=56,7% 14 Khoa học hơn 15/30=50% Rườm rà hơn 10/30=33,3%
Không thay đổi 5/30=16,7%
15 Đáp ng t t ứ ố 7/30=23,3% Đáp ng nh ng c n ph i ứ ư ầ ả nâng cấp 17/30=56,7% Ch a ư đáp ứng 6/30=20% 16 Quản lý khai thác tốt 5/30=16,7%
Quản lý chưa tốt, thiếu thông tin về thiết bị, phân công bảo dưỡng, sửa chữa chưa hợp lý 10/30=33,3%
Người thực hiện quản lý, sửa chữa thiết bị chưa
đáp ng được n ng l c ứ ă ự
15/30=50%
17
Rõ ràng đầy đủ 17/30=56,7%
Thụ động, thiếu linh hoạt 8/30=26,7%
Chung chung, chưa cụ thể 5/30=16,7% 18 Đáp ng t t ứ ố 8/30=26,7% Đáp ng ứ 12/30=40% Ch a ư đáp ứng 10/30=33,3% 19 Tuyển dụng chưa tốt 2/30=6,7%. xắp xếp chưa hợp lý 5/30=16,7% Sắp xếp sử dụng nhân sự chưa hợp lý. 4/30=13,3%
Có quan tâm đào tạo nhưng chưa hợp lý
19/30=63,3%
20
Có 7/30=23,3%
Có nhưng cần cải tiến 23/30=76,7%
Khơng cần áp dụng 0
21
30 người đưa ra 57 vấn đề, trong ó những vđ ấn đề được quan tâm nhiều nhất là:
-Đầu tư chiều sâu, nâng cấp trang thiết bị, phương tiệ đn o, nâng cao công tác quản lý, khai thác trang thiết bị để áp ứng yêu cầu nhiệm vụ(24/30=80%) đ
-Chú trọng công tác đào tạo, đặc biệt là đào tạo nội bộ, nâng cao trình độ năng lực
CB-NV PTN.(23/30=77%)
-Các thành viên cần thấu hiểu HTQLCL và hành động này c n được xem xét ầ
thường xuyên.(22/30=73,3%).
- Kiểm soát tốt nhà cung ứng(16/30=53,3%).
-Nâng cao trình độ đội ngũ dịch thuật, cập nhật kịp thời ban hành các tiêu chuẩn, phương pháp mới. (13/30=43%).
Bảng 2.3 Kết quả đ ều tra tình hình áp dụng, vận hành Hệ i thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO/IEC-17025 t i TTHNXD.(Nguồạ n: Tác gi tự tổng ả
hợp).
chất lượng ISO/IEC-17025 của TTHNXD vận hành tốt, mang lại hiệu qu to l n ả ớ
trong hoạt động thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên nó vẫn cịn những bất cập cần phải
xem xét cả ếi ti n cho phù h p v i t ng i u ki n và giai o n c th . ợ ớ ừ đ ề ệ đ ạ ụ ể
2.2.4.2 Phân tích tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 tại TTHNXD
1). Trách nhiệm của lãnh đạo:
Chính sách chất lượng:
Chính sách chất lượng của TTHNXD thể hiện rõ cam k t c a lãnh đạo c ng ế ủ ũ
như toàn thể cán bộ, nhân viên làm việc tại Trung tâm về chất lượng trong các hoạt
động của mình. Chính sách này được ban hành thành v n bảă n trong S tay ch t ổ ấ
lượng và được phổ biến quán triệt trong toàn Trung tâm.
Mục tiêu chất lượng được xác định và xem xét tại bu i hổ ọp Chi b xem xét ộ
của lãnh đạo Trung tâm. Mục tiêu chất lượng được ban hành thành văn bản hàng
năm.
Các bộ phận đều ban hành m c tiêu chất lượng và coi đó là các chỉ tiêu cơ ảụ b n
nhất phấ đấu thực hiện trong năm. Mục tiêu chất ln ượng yêu cầu phả ượng hoá và i l
đánh giá được.
Về cơ bản, Chính sách ch t lượng và m c tiêu chất lượng hàng năm ấ ụ được
ban hành phù hợp với Trung tâm. Tuy nhiên, mục tiêu chất lượng c a các b ph n ủ ộ ậ
trong Trung tâm còn chung chung, chưa lượng hoá được các chỉ tiêu sẽ ẫ d n đến khó cho việc theo dõi, đánh giá kết qu th c hiện. ả ự
Tổ chức:
- Hệ thống tổ chức của Trung tâm, nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo Trung tâm cùng bộ máy giúp vi c được mô t ph n trên. ệ ả ở ầ
- Nguồn lực: Nhu cầu v nguề ồn lực phục vụ cho các hoạt động chất lượng
luôn được Trung tâm xác định đúng, kịp thời và đầ đủy . Các nguồn lực đó là: + Con người
+ Vật chất
+ Đ ềi u kiện môi trường làm việc.
Trong số các nguồn lực kể trên Trung tâm luôn đề cao vai trò con người, coi con người là nhân tố ố ộ s m t của hệ thống, là nguồn lực quan trọng nhất để ự th c hiện
có kết quả ệ h thống chất lượng.
- Mọi cán bộ cơng nhân viên đều có bản mô tả công việc, quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn để mọi người hiểu rõ trách nhi m c a mình trong vi c ệ ủ ệ đạt được mục tiêu cao nhất của Trung tâm.
Các hoạt động quản lý chất lượng trong Trung tâm đều được đánh giá nội bộ theo định kỳ 1 năm/lần hoặc đột xuất. Các chuyên gia đánh giá được qua đào tạ ởo
mức độ cần thiết để đảm bảo kỹ năng tiến hành đánh giá và quản lý việc đánh giá.
Các kỹ ă n ng (như ọ h c vấn, kinh nghiệm, tính cách cá nhân, năng lực quản lý) phải được thực hiện qua kiểm tra viết hoặc vấn đáp hoặc qua các biện pháp khác có thể chấp nh n ậ được. ánh giá n i b là sựĐ ộ ộ xem xét độc l p và có tính h th ng ậ ệ ố
nhằm xác định xem các hoạt động và kết quả liên quan đến chất lượng có đáp ứng
được các quy định đã đề ra và các quy nh này có được thựđị c hi n m t cách hi u ệ ộ ệ
quả và thích hợp để đạt được các mục tiêu hay khơng.
Chính sách chất lượng và cơ ấ c u tổ chức của Trung tâm thể hiện trong Sổ tay chất lượng.
Xem xét của lãnh đạo:
- Hệ thống chất lượng được người lãnh đạo cao nhất trong Trung tâm chủ trì cuộc họp xem xét theo định kỳ hàng tuần và họp xem xét tổng thể ít nhất 1 năm/lần hoặc đột xuất nếu đại diện lãnh đạo về chất lượng đề nghị. Tại cuộc họp này lãnh
đạo Trung tâm cùng trưởng các bộ phận trong Trung tâm xem xét hoạt động chất
lượng và tính hiệu quả do hệ thống mang lại đồng thời bàn về mục tiêu ch t lượng ấ
của Trung tâm.
Việc thường xuyên xem xét hệ thống sẽ giúp Trung tâm có những đ ềi u chỉnh kịp thời về mặt hệ thống cho phù hợp với tình hình hoạt động. Cơng tác này được Trung tâm thực hiệ ốn t t.
Hệ thống chất lượng của TTHNXD được xây dựng phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17025. Phòng thử nghiệm thiết lập hệ thống chất lượng thông qua phương châm mọi hoạt động của phòng thử nghiệm đều được hướng dẫn trong Sổ Tay Chất Lượng và được cụ thể hóa trong các Th tụủ c áp d ng. K t qu các ụ ế ả
công việc quản lý và hoạt động của phòng thử nghiệm được l u h s . ư ồ ơ
Cấu trúc của Hệ thống chất lượng chia làm 5 cấp:
Cấp 1: Sổ tay chất lượng:
Sổ tay chất lượng bao gồm chính sách chất lượng, m c tiêu chấụ t lượng, mô t ả
s ơ đồ tổ ch c, xác định trách nhi m và quy n h n c a các b ph n, các thành viên ứ ệ ề ạ ủ ộ ậ
trong Ban Giám đốc và hệ th ng giúp vi c c a TTHNXD nh m áp ng các yêu ố ệ ủ ằ đ ứ
cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17025.
Đối vớ ửi s dụng s tay ch t lượng là lãnh đạo c a Trung tâm và Trưởng các ổ ấ ủ
bộ phận có liên quan, các thành viên khác trong Trung tâm có yêu cầu tiếp cận sổ tay chất lượng phải được trưởng bộ phận đồng ý. Sổ tay chất lượng có th gử ớể i t i khách hàng, cơ quan chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền hoặc các bên có liên quan.
Sổ tay chất lượng chỉ được phân phối cho các đơn vị, cá nhân bên ngoài khi được
Giám đốc Trung tâm phê duyệt.
Cấp 2: Hệ thống các thủ tục:
Là tài liệu về các yêu cầu quản lý chất lượng và trách nhiệm, quyền hạn của
PTN, các bộ phận liên quan và hướng dẫn để thực hện các bước công việc. Đối
tượng sử dụng các tài liệu này là những cán bộ trực tiếp tham gia vào các hoạt động
của các phòng ban liên quan. Các tài liệu này chỉ được phân phối tới một số vị trí
nhất định trong Trung tâm theo qui định.
Cấp 3: Các tài liệu bao g m: ồ
-Các tiêu chuẩn trong nước, TCVN
-Tiêu chuẩn Quốc tế: ASTM, ISO, GOST, IP… -Các quy định của nhà nước, Trung tâm.
Hình 2.4 Cấu trúc HTQLCL
Tất cả các quy trình hướng dẫn, những thông tin được các biên bản, hồ sơ
chất lượng của Trung tâm là những tài liệu, dữ liệu được bảo mật.
Các văn bản pháp quy có hiệu lực đối với mọi hoạt động của Trung tâm đều được tuân thủ.
Các loại tiêu chuẩn nhà nước, tiêu chuẩn Quốc tế, các loại tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi đều được đóng dấu lưu hành.
Những cán bộ sử dụng các tài li u h th ng ch t lượng u ệ ệ ố ấ đầ được gi i thi u ớ ệ
và đào tạo v cách áp d ng các tài li u ó. ề ụ ệ đ
Các tài liệu chất lượng (trừ biên bản, hồ ơ s ) đều có thể được sửa đổi, cải tiến khi cần thiết.
Cấp 4: Các hướng dẫn:
Là các tài liệu trình bày chi tiết phương pháp thử nghiệm, tài liệu tham khảo của các loại xăng dầu mỡ, các catalog thiết bị…để thực hiện từng bước công việc cụ thể. Cấp 5: Hệ thống hồ sơ và các biểu m u: ẫ STC L THỦ TỤC CÁC TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
Là những văn bản ghi l i quy trình hoạt động của PTN theo những biểu mẫu ạ
tương ứng.
Nhìn chung, hệ thống văn bản của Trung tâm khá đầy đủ, đ ềi u chỉnh tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty nằm trong hệ thống. Tuy nhiên, còn nhiều mẫu biểu nên việc áp dụng và lưu trữ h sồ ơ khó khăn, phức tạp.
3) Kế hoạch chất lượng:
Là các hoạt động được văn bản hóa, nhằm cụ thể hóa các bước tiến hành để
đạt được các mục tiêu chất lượng hàng năm. Phụ trách hóa nghiệm có trách nhiệm
dự thảo kế hoạch trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt với các nội dung: - Các hạng mục công việc cần làm.
- Tiến độ th c hiện và thời gian hoàn thành. ự
- Người chịu trách nhiệm đối v i tớ ừng công việc.
Kế hoạch chất lượng hàng n m c a Trung tâm được ban hành khá đầ đủă ủ y và thực hiện nghiêm túc, nhưng do đặc thù c a quân ủ đội có nhiều nhiệm vụ đột xuất
nên trong ngắn hạn có việc thực hiện ch a úng v i ti n độ theo kế hoạch. ư đ ớ ế
4) Phân tích các quy trình:
Xem xét hợp đồng:
Tất cả các yêu cầu của khách hàng đều được TTHNXD xem xét trước khi ký kết thực hiện nh m đảm b o r ng: ằ ả ằ
- Các yêu cầu của khách hành đưa ra đều được ti p nh n và x lý nhanh nh t. ế ậ ử ấ
- Có đủ năng lực thực hiệđể n h p đồng ó. ợ đ
- Phịng ngừa những tổn thất có thể xảy ra do vi c ký kếệ t h p đồng không ợ được chặt chẽ.