Để đáp ứng cho yêu cầu đổi mới trang thiết bị, đa kỹ thuật tiên tiến vào áp dụng trong sản xuất, trong những năm qua công ty không ngừng đầu t mua sắm trang thiết bị mới đa vào sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công ty tiến hành huy động vốn từ nhiều nguồn vốn khác nhau bao gồm vốn tự bổ sung, vốn vay ngân hàng,...
* Mọi trờng hợp tăng TSCĐ công ty đều phải làm đầy đủ các chứng từ ban đầu để lập hồ sơ lu trữ cho từng TSCĐ, bao gồm:
- Giấy đề nghị của bộ phận có u cầu do Kế tốn trởng, Giám đốc cơng ty ký duyệt. Trờng hợp mua TSCĐ có giá trị lớn thì Giám đốc là ngời có quyền quyết định lớn nhất (tự quyết định).
- Hoá đơn của bên bán, hoá đơn vần chuyển, bốc dỡ,... - Hợp đồng mua,bán TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật .....
*Căn cứ vào kế hoạch đầu t và nhu cầu trang bị của các bộ phận đó đợc Giám đốc cơng ty phê duyệt, các bộ phận làm thủ tục ký hợp đồng mua TSCĐ với nhà cung cấp (giao ớc tên hàng, chất lợng, giá cả, địa điểm, thời gian giao nhận,...). Trong quá trình mua bán, giá mau và các chi phí liên quan phát sinh đều đợc kế tốn TSCĐ tập hợp đầy đủ kèm theo hố đơn chứng từ. Khi hợp đồng mua bán đó đợc hồn thành, thanh tốn tiền, kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ gốc đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ: vào thẻ TSCĐ, sổ kế toán chi tiết TSCĐ, Nhật ký - chứng từ, trớc khi đua vào sử dụng.
Riêng đối với những TSCĐ có giá trị nhỏ, mua với số lợng ít, thì thanh tốn theo giấy báo giá đã đợc phê duyệt và hố đơn tài chính do cục thuế quy định. Thờng TSCĐ của công ty đều đợc giao thẳng cho bộ phận sử dụng.
Ví dụ: Ngày 04/02/2010 trang bị cho phịng kế tốn một bộ máy vi tính giá trị
thanh tốn trên hố đơn là: 39.051.626 đồng. Trong đó thuế GTGT đầu vào là: 1.859.601. Thanh toán bằng tiền mặt ngày 06/02/2010. Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Hồ sơ thanh toán của TSCĐ gồm:
- Giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn GTGT (Biểu số 01) - Biên bản bàn giao TSCĐ ( Biểu số 02)
- Báo giá
-Hợp đồng mua bán
- Biên bản thanh lý Hợp đồng
Trình tự hạch tốn và ln chuyển chứng từ nh sau:
- Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán mở thẻ TSCĐ và ghi vào sổ kế toán chi tiết TSCĐ ( Biểu số 03, Biểu số 04)
- Căn cứ vào phiếu chi số 12 ngày 06/02/2010 kèm hoá đơn GTGT của bên bán hàng kế toán TSCĐ định khoản và vào Sổ chi tiết TSCĐ:
Định khoản:
Nợ TK 211: 37.192.025 (đ) Nợ TK 133: 1.859.601 (đ) Có TK 111: 39.051.626 (đ)
Từ sổ kế toán chi tiết TSCĐ, kế toán tổng hợp vào Nhật ký chứng từ số 1 và vào Sổ cái TK 111, TK 211, TK 133. ( Biểu số 05, Biểu số 06)
Biểu số 01
Hoá đơn Giá trị gia tăng
Liên 2: Giao cho khách
Ngày 04 tháng 02 năm 2010
Mẫu số: 01/GTKT- 3LL HP/2010B
0076808 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần tin học và thông tin Ngọc Huyền
Địa chỉ: Số 4N Trần Hng Đạo- Hồng Bàng- Hải Phòng Số TK:..................................
Họ và tên ngời mua hàng:................................................................................... Tên đơn vị: Công ty TNHH Phúc Hải
Địa chỉ: Số 60- Đờng bao Trần Hng Đạo- Hải An- Hải Phòng
Số TK: 020.0101.002739.7- Ngân hàng thơng mại cổ phần Hàng Hải Hình thức thanh tốn: TM MS: 0200536122
STT Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2