II Phần vệ sinh, trang trí tồn tàu
2.2.4.2. Đối với trờng hợp sửa chữa định kỳ.
Trừ trờng hợp phát sinh h hỏng đột xuất thì định kỳ 2 năm mỗi tàu đều phải lên đà sửa chữa 1 lần. Tháng 11 hàng năm, dựa vào hồ sơ đăng kiểm, hồ sơ theo dõi kỹ thuật, kinh nghiệm và tình trạng kỹ thuật của phơng tiện, Phịng kỹ thuật xây dựng kế hoạch sửa chữa cụ thể cho từng phơng tiện. Các phơng tiện có kế hoạch sửa chữa trong năm, phịng kỹ thuật phải trình Giám đốc cơng ty phơng án sửa chữa trớc khi kết thúc năm tài chính ít nhất là 01 tháng. Công ty tiến hành sửa chữa theo kế hoạch đã đợc Giám đốc công ty phê duyệt. Mỗi lần sửa chữa công ty đều phải thành lập Ban chỉ đạo sửa chữa tàu. Ban có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác sửa chữa theo quy định của Công ty đảm bảo chất lợng, tiến độ, giá thành hợp lý đa tàu vào hoạt động đúng kế hoạch và đạt hiệu quả.
Ban chỉ đạo sửa chữa phải lập dự tốn kinh phí sửa chữa, xem xét giá chào, tiến hành đàm phán với các đối tác sửa chữa, tiến hành lập bảng so sánh giá chào giữa các đơn vị sửa chữa.
Sau khi có Biên bản nghiệm thu kỹ thuật, Trởng hoặc Phó phịng kỹ thuật, Phịng tài chính - kế tốn duyệt quyết tốn giá thành sửa chữa. Căn cứ vào quyết toán đã đợc duyệt, bên sửa chữa lập đề nghị thanh toán gửi kèm hoá đơn cho bộ phận kế tốn làm thủ tục thanh tốn.
Khi phát sinh chi phí sửa chữa Kế tốn ghi: Nợ TK 241: Chi phí sửa chữa phát sinh thực tế Có TK 111, 112, 331,...
Khi cơng việc sửa chữa hồn thành, bộ chứng từ bao gồm: - Tờ trình phê duyệt sửa chữa phơng tiện (Biểu số 17)
- Quyết định phê duyệt phơng án sửa chữa của Hội đồng công ty - Biên bản nghiệm thu kỹ thuật
- Quyết toán giá thành sửa chữa (gồm bảng tổng hợp quyết tốn kinh phí sửa chữa, các chứng từ hoá đơn của các đơn vị sửa chữa....) (Biểu số 18, Biểu số 19).
- Quyết định phê duyệt Quyết toán giá thành sửa chữa của HĐQT cơng ty
Khi có quyết định phê duyệt Quyết tốn giá thành sửa chữa của HĐQT công ty, Kế tốn kết chuyển chi phí sửa chữa:
Nợ TK 335: Chi phí sửa chữa đợc quyết tốn Có TK 241
- Nếu thanh toán bằng tiền mặt Kế toán lập Phiếu chi - Nếu thanh toán bằng tiền gửi Kế toán lập Uỷ nhiệm chi.
Căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan kế tốn hạch tốn vào các sổ: - Nhật ký - chứng từ số 1 (Nếu thanh toán bằng tiền mặt)
- Nhật ký - chứng từ số 2 (Nếu thanh toán bằng tiền gửi) - Nhật ký - chứng từ số 5 (cha thanh toán)
- Sổ kế toán chi tiết TK 241 - Sổ kế toán chi tiết TK 335 Cuối kỳ Kế toán vào:
- Sổ Cái TK 111, 112 - Sổ Cái TK 241 - Sổ Cái TK 335 .........
Biểu số 19
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----------o0o-----------
Hải Phòng, ngày 06 tháng 11 năm 2009
Tờ trình
phê duyệt sửa chữa định kỳ 5 năm lần thứ 2 tàu phúc hải 01
Công ty TNHH Phúc Hải quản lý và khai thác tàu Phúc Hải 01. Căn cứ vào chu kỳ kiểm tra trên đà và kiểm tra định kỳ tàu Phúc Hải của Đăng kiểm, ngày 25 tháng 01 năm 2010 toàn bộ giấy phép hoạt động của tàu hết hiệu lực, tàu phải dừng hoạt động và sửa chữa phục vụ cho kiểm tra định kỳ trên đà.
Trên cơ sở các danh mục kiểm tra 5 năm lần thứ 2 theo quy phạm của Đăng kiểm, tình trạng kỹ thuật của tàu, Công ty đã tiến hành khảo sát, dự trù thiết bị, vật t, phụ tùng, tiến hành lập hạng mục sửa chữa:
- Gửi chào giá và lựa chọn nhà thầu trên đà. 1. Jurong Shipyard (JR)
2. Singapore Technologies Marine (STM) 3. Malaysia Shipyard (MLS)
4. Hyundai Vinashin (HVS) 5. Pan United Ltd
Đối với các hạng mục sửa chữa đòi hỏi chuyên ngành nh bộ điều tốc máy chính, thiết bị vơ tuyến điện và những u cầu mới của IMO nh lắp đặt hệ thống ghi dữ liệu hành trình... Cơng ty đã liên hệ trực tiếp với nhà chế tạo và đơn vị bảo d- ỡng chuyên ngành khác.
Cho tới nay, Công ty đã nhận đợc bản chào của 3 nhà thầu trong tham gia báo giá sửa chữa đó là:
- Hyundai Vinashin (HVS) - Jurong Shipyard (JR)
- Pan United Marine Limited (PAN)
Sau khi xem xét bản chào của các nhà thầu, Giám đốc cơng ty và các phịng nghiệp vụ đã tiến hành so sánh, lựa chọn nhà thầu sửa chữa và đánh giá nh sau: 1. Đánh giá về năng lực sửa chữa.
1.1. Hyundai Vinashin (HVS) 1.2. Jurong Shipyard (JR)
1.3. Pan United Marine Limited (PAN)
2. Đánh giá về giá chào và thời gian sửa chữa: Chọn xởng có chi phí và thời gian sửa chữa thấp nhất.
Với các phân tích và đánh giá trên, Cơng ty lựa chộn xởng sửa chữa và lên đà tàu Phúc Hải 01 tại nhà máy đóng tàu Ba Son. Ngồi ra cịn có các đơn vị chun ngành tham gia nh APAVE, Cao Minh Shipping Service Ltd, SAMASER, thuyền viên tàu Phúc Hải.
4. Cung ứng vật t phụ tùng 5. Lựa chọn sơn
6. Tiến độ và thời gian sửa chữa. 7. Dự tốn kinh phí sửa chữa
Tỷ giá đối với các ngoại tệ tạm tính theo tỷ giá Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam ngày 28/01/2010.
Đơn vị tính: đồng STT Nội dung sửa chữa Đơn vị thựchiện Giá trị quyđổi
I Chi phí sửa chữa 535.890.411
A Phần sửa chữa trên đà HVS 48.410.029
B Phần sửa chữa định kỳ bộ điều tốc máy chính và hệ thống điều khiển máy chính trên buồng lái
MTS
(S'pore) 197.964.500 C Kiểm tra thử hoạt động hệ
thống GMDSS
Cao Minh
Shipping 2.197.750 D Lắp đặt hệ thống ghi số liệu
hành trình đơn giản S - VDR SAMASER 124.560.000 E
Đo siêu âm vỏ tàu, kết cấu APAVE 12.000.000 F Chi phí sửa chữa do thuyền viên tự làm
(súc rửa, vệ sinh, bảo dỡng thiết bị) Thuyền viên 150.758.132