3.1 .Quy trình và các cơng việc trong q trình tham dự thầu của cơng ty
3.1.1. Thu thập thông tin và mua hồ sơ mời thầu
Việc tìm kiếm thơng tin về dự án, về một gói thầu đang chuẩn bị triển khai khơng phải là dễ dàng. Theo quy định về chế độ đăng tải thơng tin trước đấu thầu thì trước khi chủ đầu tư bán hồ sơ mời thầu thì các thơng tin liên quan phải được đăng tải trên các phương tiện thông tin để các nhà thầu đủ năng lực có thể tìm kiếm và tham gia. Tuy nhiên khoảng thời gian từ lúc có thơng báo mời thầu đến lúc đóng thầu là rất ngắn. Mà vấn đề thu thập, tìm kiếm thơng tin đấu thầu lại có ý nghĩa vơ cùng quan trọng với một nhà thầu xây lắp như cơng ty, tìm kiếm được nhiều thơng tin về các gói thầu phù hợp với năng lực trình độ của cơng ty cũng đã góp phần nâng cao khả năng thắng thầu cho công ty.
+ Dựa vào nguồn thông tin từ các phương tiện đại chúng để tìm kiếm các thơng tin về các gói thầu: Tờ thơng tin đấu thầu của bộ kế hoạch đầu tư, một số tờ báo thường xuyên đăng tải các thông báo mời thầu như báo lao động, báo thanh niên, báo mua bán… ngồi ra cịn tìm thơng tin trên các đài phát thanh truyền hình, bên cạnh đó phải kể đến một kênh thơng tin vơ cùng quan trọng đó là internet.
+ Nhận thông tin đấu thầu từ công ty mẹ.
+ Xây dựng và duy trì các mối quan hệ đã có với các khách hàng cũ, để từ đó có được những mối quan hệ khác, nhờ việc khẳng định uy tín và chất lượng qua các cơng trình. Từ đó cơng ty có khả năng sẽ nhận được thư mời thầu khi họ có dự án mới.
+ Tìm kiếm thơng tin từ chính cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty để có thể tìm kiếm được nhiều hơn nguồn thơng tin về các cơng trình từ đó tăng khả năng thắng thầu hơn. Bởi vì, mục đích của tất cả những việc làm trên cũng đều đi đến cái đích đó là khả năng trúng thầu cao, làm việc hiệu quả đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn cho công ty.
Một điểm đặc biệt của công ty trong việc thu thập thông tin đấu thầu là ngồi những kênh thơng tin chủ yếu mà bất cứ cơng ty nào cũng sử dụng thì cơng ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel có thêm 1 kênh thơng tin từ công ty mẹ, đây là kênh thông tin mà công ty sử dụng tương đối triệt để. Như vậy nhờ thong tin có được từ cơng ty mẹ, số lượng cơng trình trúng thầu tương đối lớn, tạo thêm sức
mạnh cho cơng ty trong giai đoạn đầu khó khăn.