3.1 .Quy trình và các cơng việc trong q trình tham dự thầu của cơng ty
3.1.3. Lập hồ sơ dự thầu
Quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu là rất phức tạp và là bước quyết định khả năng thắng thầu của công ty. Do vậy, sau khi ra quyết định tham gia đấu thầu, trưởng phòng Kế hoạch Tổng hợp và Kĩ thuật sẽ tổ chức họp phịng và triển khai cơng việc. . Hồ sơ dự thầu được lập dựa trên những nội dung của hồ sơ mời thầu, đáp ứng các yếu cầu của hồ sơ mời thầu và được nộp cho bên mời thầu theo quy định bên trong hồ sơ dự thầu.
Một hồ sơ dự thầu thường bao gồm các tài liệu:
+ Đơn dự thầu và bảo lãnh dự thầu
- Đơn dự thầu - Bảo lãnh dự thầu
- Dữ liệu liên danh và thoả thuận liên danh dự thầu (nếu có) 25
+ Hồ sơ năng lực
- Thông tin chung
- Quyết định thành lập và đăng kí kinh doanh - Hồ sơ tài chính
- Hồ sơ nhân lực - Hồ sơ kinh nghiệm: o Các cơng trình tương tự o Biên bản bàn giao cơng trình
o Huy chương vàng các cơng trình đạt chất lượng cao - Hồ sơ thiết bị
- Hình ảnh các cơng trình có quy mơ tương tự
+ Các nội dung về kĩ thuật
- Sơ đồ tổ chức thi cơng và bố trí nhân sự - Thiết bị dự kiến đưa vào cơng trình - Nguồn gốc, chủng loại vật tư dự thầu
- Biện pháp tổ chức thi công và kỹ thuật thi công o Thuyết minh
o Các quy trình thi cơng chính o bản vẽ minh hoạ
o Tiến độ thi công, biện pháp đảm bảo tiến độ o Biện pháp đảm bảo chất lượng
o Biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh mơi trường; phịng chống cháy, nổ.
+ Các nội dung về tài chính
- Thuyết minh giá dự thầu - Giá dự thầu tổng hợp - Giá dự thầu chi tiết
- Các điều kiện tài chính(nếu có)
3.1.3.1. Nội dung hành chính pháp lý
+ Kết quả : Về cơ bản các tài liệu hành chính pháp lý của cơng ty ln phải đảm bảo đúng theo yêu cầu, theo nguyên tắc, đúng quy định pháp luật.
+ Vấn đề cịn tồn tại : đó chính là vấn đề lưu giữ hồ sơ, tài liệu vẫn cịn sơ sài, chưa chun nghiệp, chưa có cơ sở dữ liệu chung để lưu giữ thông tin khách hang phục vụ cho công tác quản lý và công tác tác nghiệp của cán bộ.
3.1.3.2. Các nội dung về kỹ thuật
Với các nội dung về kỹ thuật, thì cán bộ kỹ thuật do phòng Kỹ thuật sẽ chuẩn bị các tài liệu liên quan, các tài liệu này đặc biệt quan trọng bởi vì nhà thầu sẽ phải thực hiện theo các biện pháp như trong hồ sơ dự thầu khi nhà thầu trúng thầu, đây cũng là nội dung cần nhiều người phụ trách nhất :
+Kết quả đạt được: Với khối lượng công việc lớn và số lượng cán bộ chuyên
trách không phải nhiều nhưng các hồ sơ dự thầu đặc biệt là mảng nội dung kỹ thuật ln đảm bảo hồn thành đúng tiến độ, nộp trước đúng thời gian yêu cầu. Phần lớn các phương án đưa ra trong nội dung kỹ thuật đều được tính tốn cẩn thận, phân tích chi tiết, được ban lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ trước khi đóng gói nộp hồ sơ dự thầu để đảm bảo tránh sai sót.
+ Vấn đề cịn tồn tại: Cách phân cơng cơng việc chưa được hợp lý, chưa thực
sự phù hợp với năng lực của cán bộ, nguyên nhân cơ bản vẫn là thiếu nhân lực am hiểu và có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây lắp và điện tư viễn thông. Bên cạnh đó, việc xây dựng tiến độ thi cơng nhiều khi chưa thực sự phù hợp với năng lực thi công của cơng ty, cán bộ nhiều khi chỉ tính tốn cho phù hợp với yêu cầu về tiến độ của chủ đầu tư mà khơng tính tốn đến khả năng thi công của công ty, dẫn tới sau khi trúng thầu, tạo áp lực quá lớn về việc huy động vốn, máy móc thi cơng cho cơng trình của cơng ty, khiến cho đồng vốn sử dụng không thực sự hiệu quả, tăng thêm chi phí…
3.1.3.2. Các nội dung về tài chính
+ Kết quả đạt được: Nhìn chung do sử dụng các phần mềm trong tính tốn giá
dự thầu đã tiết kiệm được thời gian cho cán bộ, tăng thêm năng suất lao động và hiệu quả làm việc.
+ Vấn đề còn tồn tại: 3.1.4. Nộp hồ sơ dự thầu
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các nội dung cụ thể theo đúng yêu cầu, hồ sơ dự thầu sẽ được trình nên giám đốc phê duyệt. Cuối cùng hồ sơ sẽ được trưởng phòng phòng kế hoạch kinh doanh kiểm tra lại lần cuối và đóng gói, niêm phong rồi gửi cho bên mời thầu theo quy định của bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu.
Sau khi nộp hồ sơ mời thầu, công ty luôn chuẩn bị sẵn sàng để khi bên mời thầu yêu cầu công ty giải thích một số vấn đề vướng mắc trong hồ sơ dự thầu thì sẽ có ngay người hoặc gửi cơng văn để giải thích những vấn đề đó.
3.1.5. Hậu đấu thầu
Nếu nhà thầu trúng thầu thì q trình hậu đấu thầu gồm có 3 giai đoạn có tính quyết định đến uy tín, chất lượng của nhà thầu và là lúc nhà thầu chứng minh năng lực thực sự của mình trong thực tế đó là, chuẩn bị thực hiện dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án.
+ Trước khi thực hiện dự án:
- Thương thảo hợp đồng: sau khi trúng thầu( hoặc được đề nghị thương thảo), người đại diện bên nhà thầu thi công sẽ tiến hành làm việc với chủ đầu tư để đi đến thống nhất các nội dung kinh tế, kĩ thuật để đi đến kí kết hợp đồng. Tài liệu sử dụng ở đây đó là HSMT, HSDT, Kết quả đấu thầu và các văn bản pháp quy liên quan.
- Kí hợp đồng với chủ đầu tư: nhà thầu sẽ kí kết hợp đồng với chủ đầu tư sau khi đã hồn tất q trình thương thảo hợp đồng.
- Lập các phương án thực hiện(tài chính, kĩ thuật): nhà thầu nghiên cứu các tài liệu của dự án, tình hình hiện tại của cơng ty, tình hình kinh tế xã hội hiện thời để thiết lập phương án thực hiện. Tài liệu sử dụng cho q trình này đó là các hợp đồng kinh tế, các báo cáo tài chính, nhân sự, thiết bị nội bộ, các thơng tin tổng hợp tình hình chung.
- Kí hợp đồng với các nhà thầu phụ: Căn cứ vào phương án thực hiện nhà thầu sẽ tiến hành thương thảo với các nhà thầu phụ để kí kết hợp đồng thầu phụ.
+ Thực hiện dự án :
- Thực hiện các hợp đồng: nhà thầu thực hiện công tác thi cơng cho tới khi hồn thiện cơng trình. Q trình này nhà thầu căn cứ vào phương án thực hiện và tiến độ thi công.
- Quản lý tiến độ: Nhà thầu xây dựng tiến độ, kiểm tra, đánh giá tiến độ thực hiện, xây dựng thực thi các giải pháp đẩy nhanh tiến độ, khắc phục tiến độ.
- Quản lý chất lượng: Xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng. Giám sát, kiểm tra, đánh giá chất lượng thực hiện và có giải pháp xử lý kịp thời.
- Quản lý an toàn lao động, vệ sinh mơi trường, phịng cháy chữa cháy: Nhà thầu xây dựng hệ thống đảm bảo an tồn lao động, vệ sinh mơi trường, phòng cháy chữa cháy. Giám sát, kiểm tra việc thực hiện
- Quản lý tài chính: Nhà thầu lập kế hoạch tài chính ( nguồn vốn, giải ngân, thu hồi vốn); đối chiếu, thanh toán với các nhà thầu phụ, thanh toán với chủ đầu tư, kiểm tra, đánh giá để đảm bảo sự lành mạnh tài chính
+ Kết thúc dự án :
- Hoàn thành, bàn giao: sau khi kết thúc q trình thi cơng nhà thầu sẽ bàn giao 28
cho chủ đầu tư cơng trình đã hồn thành sau khi được nghiệm thu đầy đủ, tài liệu cơ sở cho q trình này đó là các biên bản nghiệm thu, bàn giao.
- Thanh lý các hợp đồng thầu phụ: Nhà thầu tổ chức đánh giá việc thực hiện các hợp đồng, đối chiếu, thanh toán: làm thủ tục thanh lý hợp đồng
- Quyết toán: lúc này nhà thầu sẽ chuẩn bị hồ sơ quyết tốn cơng trình và tiến hành làm việc với chủ đầu tư để quyết tốn cơng trình, tài liệu cơ sở cho quá trình này là các hợp đồng kinh tế, hồ sơ nghiệm thu, hồn cơng, thanh toán.
- Thanh lý hợp đồng với chủ đầu tư: Nhà thầu đánh giá quá trình thực hiện hợp đồng, đối chiếu, quyết toán, làm thủ tục thanh lý hợp đồng.
+ Kết quả đạt được: Phần lớn các cơng trình đều đảm bảo chất lượng, tiến độ, cơng tác quản lý trong q trình thực hiện hợp đồng nhìn chung được đảm bảo chú trọng. Một số cơng trình hồn thành trước thời hạn.
+ Vấn đề cịn tồn tại : Cơng tác quản lý trong khi thực hiện hợp đồng nhiều khi
còn “lỏng lẻo”. Cán bộ còn trẻ thiếu kinh nghiệm thương trường nên nhiều khi làm hỏng, phải thi công lại, tốn kém không hiệu quả, ảnh hưởng đến hình ảnh của cơng ty. Quản lý tiến độ yếu, nhiều cơng trình chưa đảm bảo tiến độ thi công. Công tác thu hồi vốn chậm làm ảnh hưởng đến công tác sản xuất kinh doanh của công ty.
3.2. Đánh giá kêt quả hoạt động tham dự thầu tại công ty giai đoạn 2005- 2009
3.3.1.Những thành tựu đạt được
Mặc dù mới thực sự tham gia vào hoạt động đấu thầu, song với những nỗ lực và cố gắng không ngừng, sự đồn kết nhất trí của cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty cùng nhau vượt qua những khó khăn, thử thách để hồn thành tốt các nhiệm vụ được giao tạo uy tín với cơng ty mẹ và các đối tác, góp phần phát triển mối quan hệ bền vững lâu dài cùng hợp tác phát triển. Công tác tham dự thầu thầu của công ty đã đạt được những thành tựu rõ ràng. Và là chỗ dựa lớn của công ty.
- Về năng lực tổ chức :
Công ty đã thiết lập một bộ máy tương đối chặt chẽ với cơ cấu đơn giản nhưng hoạt động rất linh hoạt và hiệu. Cùng vơi ban giám đốc và các cán bộ quản lý đều là những người có năng lực trình độ, nhiệt tình, có trách nhiệm với cơng việc, tơn trọng ngun tắc tập trung dân chủ, có năng lực tổ chức và đơn đốc kiểm tra quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh, phối hợp được các thành viên trong bộ máy
hoạt động đồng bộ, đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao - Về mặt pháp lí :
Cơng ty ln tn thủ nghiêm chỉnh luật pháp, các quy chế, quy định của nhà nước và các bên liên quan về nội dung, trình tự dự thầu.Các gói thầu tham gia dự thầu thì ln được triển khai đúng nội dung như đã nêu trong hồ sơ dự thầu. Công ty luôn chuẩn bị kĩ lưỡng các loại giấy tờ cần thiết liên quan, luôn đảm bảo yêu cầu chính xác, trung thực nhất là những số liệu tài chính của nhà thầu.
Có thể nói sự nghiêm túc trong việc thực hiện các yêu cầu pháp lý của nhà nước, công ty mẹ, của bên mời thầu đã tạo được sự tín nhiệm cao đối với các bên liên quan, nâng cao khả năng cạnh tranh cũng như thắng thầu của cơng ty.
- Về tính hiệu quả :
Tính hiệu quả của cơng tác đấu thầu ngày càng được cải thiện biểu hiện ở chỉ tiêu giá trị bình quân 1 gói thầu trúng thầu
Tính hiệu quả cịn được thể hiện ở chỉ tiêu giá trị sản lượng để phản ánh tính hiệu quả của cơng tác dự thầu. Chỉ tiêu giá trị sản lượng xây lắp của công ty không ngừng tăng trưởng, theo sự phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy giá trị sản lượng của các năm về sau này ổn định hơn nhưng vẫn theo hướng phát triển, giá trị sản lượng mà công ty đạt được liên tục tăng qua các năm cả về giá trị tuyệt đối lẫn tương đối.
Bên cạnh chỉ tiêu giá trị sản lượng thì chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận là những chỉ tiêu phản ánh tính hiệu quả của cơng tác tham dự thầu
Như vậy, công tác tham dự thầu đã đem lại những kết quả đáng chú ý cả vế số lượng, giá trị gói thầu trúng thầu, giá trị sản lượng thực hiện, doanh thu và lợi nhuận của công ty. Những chỉ tiêu này liên tục tăng, cho thấy tính hiệu quả của cơng tác tham dự thầu của cơng ty.
- Vê tính kỹ thuật, mỹ thuật :
Theo xu hướng phát triển, công ty đã đang và sẽ tham gia vào nhiều cơng trình có tính kỹ thuật cao, địi hịi cơng nghệ tiên tiến và phức tạp. Các cơng trình trượt, sử dụng cáp dự ứng lực..đang được sử dụng ngày càng nhiều, các cơng trình có tính mỹ thuật cao ngày càng nhiều. Một số cơng trình điển hình như: Trung tâm
hội nghị quốc gia.
- Về tính minh bạch :
Tính minh bạch ở đây được hiểu đó là sự cơng khai, đảm bảo tính trung thực cao của cơng ty trong q trình xây dựng hồ sơ dự thầu, các quyết định tham gia dự thầu luôn được đem ra bàn bạc rất kĩ lưỡng, việc xây dựng các loại hồ sơ như: hồ sơ tài chính, hồ sơ kinh nghiệm, hồ sơ thiết bị, các loại đơn giá… ln đảm bảo tính trung thực cao để b ên mời thầu có thể đánh giá được chính xác năng lực của nhà thầu.
- Kkhả năng cạnh tranh
Khả năng cạnh tranh được thể hiện ở kết quả tham gia đấu thầu. Kết quả trúng thầu phản ánh được khả năng cạnh tranh của nhà thầu, cạnh tranh ở đây là sự cạnh tranh trên các khía cạnh đó là cạnh tranh về mặt năng lực, kinh nghiệm; cạnh tranh về mặt kỹ thuật chất lượng xây dựng; cạnh tranh về mặt tiến độ thi công và cạnh tranh về mặt giá chào thầu. 4 yếu tố này tạo nên khả năng cạnh tranh tổng thể của công ty đem lại những hợp đồng với giá trị sản lượng lớn cho công ty. Về Nguồn nhân lực, Cơng ty có đội ngũ kỹ sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm đội ngũ công nhân lao động có hoạt động lâu năm trong nghề, bên cạnh đó có các lao động trẻ với trình độ chun mơn kỹ thuật cao, nhiệt tình hăng say với cơng việc. Sự kết hợp giữa đội ngũ lao động giàu kinh nghiệm với đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ và sự nhiệt tình tạo ra sự học hỏi hỗ trợ nhau trong cơng việc và tạo ra những cơng trình có chất lượng. Ban đầu chỉ là một đơn vị xây dựng phục vụ cho cơng tác quốc phịng, chun xây dựng những cơng trình quốc phịng, với sự nhanh nhạy và năng động của Ban giám đốc cùng tồn thể các nhân viên cơng ty đã tham gia xây dựng nhiều cơng trình kinh tế và trở thành một đơn vị lắp đặt có uy tín trong lĩnh vực lắp đặt các cơng trình viễn thơng.
Trong thời gian qua công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel đã phát triển không ngừng. Công ty chủ yếu tham gia tham dự thầu các cơng trình lắp đặt và công ty đã không ngừng nâng cao giá trị hợp đồng các cơng trình thầu trong tổng giá trị lắp đặt của công ty. Kết quả đã đạt được trong những năm qua là một minh chứng cho sự nỗ lực đó, điều này được thể hiện qua bảng sau:
Kết quả đấu thầu của cơng ty giai đoạn 2005-2009
Nguồn: Phịng Kế hoạch tổng hợp
Quan sát bảng biểu trên ta thấy có sự thay đổi trong kết quả đấu thầu của công ty. + Năm 2005 cơng ty kí kết được 13 gói thầu với tổng giá trị hợp đồng là
70,134 tỷ đồng, giá trị bình qn 1 gói thầu trúng thầu là khoảng 5,4 tỷ đồng, xác suất trúng thầu về mặt số lượng có cao nhưng về mặt giá trị thì đây là năm có xác suất trúng thầu thấp nhất trong giai đoạn 2005-2009 chỉ có 33,47%, số lượng cơng trình trúng thầu là 13 cơng trình thua mỗi năm 2007 được 17 cơng trình, đó là do năm 2005 chủ yếu là những cơng trình nhỏ lẻ, có giá trị kí kết hợp đồng thấp, theo