II. Giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của công ty Thương mại và Xuất
2.2. Hoàn thiện kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu, đặc biệt là công tác xác định
định giá chào thầu
Hoàn thiện kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu là điều cần thiết đối với công ty. Hồ sơ dự thầu có được chuẩn bị kỹ về mặt pháp lý, tính tốn các phương án kỹ thuật, và các phương án về giá chào thầu sẽ tạo ra 1 lợi thế cạnh tranh cho công ty khi tham gia đấu thầu.
+ Về việc quản lý tài liệu sử dụng trong đấu thầu
Thiết lập thư viện lưu trữ các tài liệu chứng minh năng lực nhà thầu, các tài liệu liên quan đến văn bản pháp lý, hợp đồng kinh tế…Việc quản lý tài liệu này khá quan trọng, tạo được một cơ sở dữ liệu tốt sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí khác khi quản lý thơng tin đồng thời đây cũng là bước cần thiết để cơng ty có thể xây dựng quản lý doanh nghiệp theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
+ Về mặt kỹ thuật
Tăng cường việc sử dụng máy móc, các phần mềm chuyên dụng kết hợp với kinh nghiệm thi cơng của các chun gia để có thể xây dựng được các phương án thi công hợp lý nhất. Xây dựng được tiến độ phù hợp với năng lực thi cơng của cơng ty.
+Về xây dựng giá chào thầu
Để có thể đưa ra giá chào thầu hợp lý thì nhà thầu ngồi việc phải thường xuyên cập nhật những thông tin mới về việc hướng dẫn lập dự tốn thì yếu tố tạo ra sự khác biệt về giá giữa các nhà thầu.
2.3. Nâng cao năng lực tài chính của cơng ty
- Tìm kiếm các nguồn huy động vốn từ các nguồn khác nhau như: các nguồn vốn nhàn rỗi của cán bộ công nhân viên trong công ty của người dân trên thị trường thông qua hoạt động mua bán cổ phiếu, từ các tổ chức ngân hàng, các quỹ tín
dụng…để đảm bảo cho cơng ty có một lượng vốn ổn định có khả năng cung cấp cho nhiều cơng trình cùng một lúc, tránh tình trạn thiếu vốn dẫn đến trượt thầu. Tăng cường hơn nữa các mối quan hệ lâu dài với các tổ chức tài chính, ngân hàng các quỹ tín dụng từ đó tranh thủ được sự giúp đỡ của các tổ chức này trong việc cho vay vốn, đứng ra bảo lãnh dự thầu, bão lãnh thực hiện hợp đồng…đáp ứng được yêu cầu đặt ra của bên mời thầu trong hồ sơ mời thầu.
- Tăng cường tích lũy trong cơng ty: - Tăng cường khả năng thu hồi vốn:
Sau khi cơng trình được hồn thành, công tác thu hồi vốn trở lên quan trọng vì để đảm bảo cho hoạt động của cơng ty được duy trì thì đồng vốn phải quay vịng. Nhưng trên thực tế để thực hiện được công tác này gặp phải nhiều khó khăn do thất
thốt vốn, chủ đầu tư chậm thanh tốn, chiếm dụng vốn của doanh nghiệp…Do đó, cần phải có phương án thu hồi vốn nhanh và hiệu quả:
• Quyết tốn dứt điểm các cơng trình tồn tại từ những năm trước, chú trọng cơng tác nghiệm thu, lập phiếu giá thanh tốn để thu hồi vốn kịp thời đối với các cơng trình đang thi cơng.
• Phải thực hiện đồng bơ, nhịp nhàng nhanh chóng các khâu trong tổ chức sản xuất như thi công phải nhanh gọn, hạn chế tối đa những sai sót trong q trình thi cơng, ảnh hưởng đến nghiệm thu, bàn giao và thanh quyết toán cơng trình.
• Đẩy nhanh tiến độ thi cơng các cơng trình trong phạm vi cho phép. Sớm bàn giao cơng trình, quyết tốn do đó vốn được thu hồi nhanh hơn chuẩn bị cho các cơng trình sau.
- Tăng cường cơng tác quản lý vốn:
Việc thực hiện báo cáo tài chính nộ bộ cần duy trì, nghiêm túc thực hiện để giúp lãnh đạo chỉ đạo sản xuất kịp thời và có hiệu quả.
2.3. Tích cực đầu tư cho máy móc thiết bị.
Máy móc thiết bị chuyên ngành là một trong những chỉ tiêu thể hiện khả năng đáp ứng của công ty trong hoạt động lắp dặt. Do đặc thù của ngành cần phải có hệ thống máy móc thiết bị chun ngành có cơng nghệ cao, hiện đại cho hiệu quả cao. Năng lực trang thiết bị máy móc của cơng ty tương đối cao tuy nhiên công ty vẫn phải tăng cường công tác quản lý và đầu tư đổi mới trang thiết bị chun ngành.
- Cơng tác quản lý máy móc, thiết bị:
• Thực hiện cơng tác đánh giá lại tồn bộ tài sản theo định kỳ. Máy móc nào cịn hoạt động tốt thì được giữ lại, cịn với những loại máy móc thiết bị lạc hậu khơng cịn phát huy tác dụng nữa hoặc khơng đảm bảo chất lượng thì cần phải thanh lý hoặc nhượng bán để thu hồi giá trị cịn lại.
• Khai thác và sử dụng đồng bộ máy móc thiết bị nhằm tăng hệ số sử dụng máy. Đồng thời phải ln bảo dưỡng, sửa chữa máy móc theo định kỳ.
• Quy trình trách nhiệm đối với người bảo quản và sử dụng máy tránh tình trạng mất mát hư hỏng trước thời hạn. Các máy thiết bị chuyên dùng cần được cán bộ kỹ thuật có kinh nghiệm, trình độ chun mơn giỏi quản lý, đánh giá, kiểm tra.
• Phân phối máy móc hợp lý.
- Cơng tác đầu tư đổi mới trang thiết bị:
Phải quán triệt quan điểm đầu tư là đầu tư có trọng điểm và đồng bộ. Cơng ty 44
nên mua sắm các máy móc thiết bị thi cơng hồn tồn mới và hiện đại các hãng nổi tiếng ở các nước có nền cơng nghiệp phát triển. Cơng ty phải đầu tư số vốn khá lớn nhưng đổi lại năng lực kỹ thuật sản xuất của công ty phải được nâng cao hơn trước. Đảm bảo nhu cầu tiến bộ cũng như chất lượng cơng trình địi hỏi u cầu về kỹ thuật phức tạp, qui mơ lớn và đảm bảo độ chính xác cao. Điều này sẽ tăng khả năng trúng thầu của công ty.
- Nhu cầu đầu tư mua sắm máy móc thiết bị cơng ty phải xuất phát từ nhu cầu thực tế của công ty. Đồng thời phải phù hợp với khả năng mua sắm của cơng ty.
• Phải gắn trách nhiệm và quyền lợi cho cán bộ phụ trách công tác mua sắm. Đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật mà còn tiết kiệm được chi phí.
• Việc đầu tư cho nâng cao năng lực trang thiết bị cần chú ý đến vấn đề hiệu quả sử dụng. Tránh tình trạng lãng phí vốn.
2.4. Nâng cao năng lực nguồn lao động của công ty
Lao động là một bộ phận của nguồn lực phát triển.Là yếu tố đầu vào không thể thiếu được của quá trình sản xuất. Đặc biệt trong hoạt động xây lắp cơng trình Điện tử, điện tử Viễn thơng cần có những lao động kỹ thuật có tay nghề cao có kiến thức rộng để có thể quản lý và sử dụng máy móc thiết bị hiện đại đồng đáp ứng được địi hỏi phức tạp của các cơng trình bưu điện. Cơng ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel là Cơng ty có một đội ngũ cán bộ cơng nhân viên có đủ trình độ và năng lực chun mơn, cũng như năng lực nghề nghiệp để thực hiện các dự án có quy mô lớn và yêu cầu cao về kỹ thuật công nghệ cũng như các vấn đề an tồn lao động phịng chống cháy nổ. Tuy nhiên nguồn lao động Công ty vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu khi phải thực hiện nhiều cơng trình cùng một lúc và vẫn cịn thiếu để bổ sung cho các dự án lớn. Do đó, vấn đề đầu tư vào nguồn nhân lực luôn được quan tâm ở những nội dung sau:
- Lập kế hoạch tuyển dụng:
• Cơng ty cần phải có một kế hoạch tuyển dụng nhân lực đáp ứng cho nhu cầu hoạt động sản xuất ngày càng tăng. Công ty cần ưu tiên tuyển chọn cán bộ quản lý dự án, kỹ sư chuyên ngành xây dựng,điện tử viễn thông, cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề có trình độ chun mơn cao…
• Hồ sơ dự thầu có tính thuyết phục cao hay khơng cịn phụ thuộc vào trình độ đội ngũ cán bộ lập hồ sơ này. Chính vì vậy Cơng ty cần tuyển thêm một số cán bộ có nhiều kinh nghiệm trong cơng tác làm hồ sơ dự thầu.
- Lập kế hoạch đào tạo:
Song song với việc tuyển dụng, Cơng ty cịn đặc biệt quan tâm chú trọng đến cơng việc bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn của các cán bộ trong Cơng ty. Các cán bộ kỹ thuật được đào tạo lại thường xuyên nhằm cập nhật, bổ sung nâng cao kiến thức liên quan đến các tiến bộ khoa học kỹ thuật, tiếp thu vận hành làm chủ công nghệ. Cử một số cán bộ tham gia các khóa học đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ chun mơn.
• Việc đào tạo cán bộ phải gắn liền với thực tế. - Các chế độ dành cho người lao động:
• Khuyến khích động viên người lao động thơng qua các chính sách như tăng lương, giảm giờ làm, có chế độ thưởng phạt phân minh…giúp cho người lao động thỏa mãn về vật chất, thoải mái về tinh thần từ đó nâng cao ý thức kỷ luật trong cơng việc, lao động hiệu quả hơn.
• Thực hiện cơng tác an toàn vệ sinh lao động. Mua sắm trang thiết bị bảo hộ lao động cho cán bộ công nhân viên trong công trường, luôn nhắc nhở mọi người thực hiện đúng nội quy, tránh xảy ra tai nạn trong lao động.
• Tổ chức kê khai và tổ chức mua BHXH, BHYT cho toàn bộ đội ngũ cán bộ cơng nhân viên tồn Cơng ty.
2.5. Nâng cao chất lượng biện pháp tổ chức, quản lý tại công ty
Cơng ty đang áp dụng theo mơ hình tổ chức quản lý hệ chất lượng trong xây dựngCác thành viên tham gia hệ chất lượng bao gồm:
Tổng Giám đốc cơng ty Phó giám đốc cơng ty
Trưởng phịng kế hoạch tổng kiêm trưởng ban KCS công ty Các chuyên viên theo dõi chất lượng thuộc ban KCS công ty Chủ nhiệm cơng trình
Cán bộ phụ trách chất lượng cơng trình Cán bộ kỹ thuật thi công
Cán bộ vật tư thiết bị Công nhân kỹ thuật
Bộ phận quản lý chất lượng tại trụ sở có nhiệm vụ xây dựng chính sách chất lượng chung cho tồn cơng ty; phê duyệt mục tiêu chất lượng cho từng dự án, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị, công trường. Thực hiện mục tiêu chất lượng của đơn vị mình đảm bảo cung cấp đầu đủ các nguồn lực cho các đơn vị thực hiện nhiệm vụ.
2.6. Chú trọng đến công tác marketing đấu thầu :
Marketing đấu thầu là quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường, nắm bắt thơng tin liên quan đến đấu thầu, là bước công việc đầu tiên để doanh nghiệp có thể trúng thầu. Để có được các cơng trình trước hết cơng ty cần tìm hiểu nắm bắt những thơng tin mời thầu xử lý và phân tích để ra quyết định có tham gia dự thầu hay khơng.
- Thơng tin về khách hàng, chủ đầu tư.
Phải tìm hiểu chiến lược phát triển kinh tế của Nhà nước, kế hoạch xây dựng hạ tầng quốc gia. Các nhu cầu về xây dựng cơng trình viễn thơng sẽ bắt nguồn từ định hướng chiến lược của Bộ Bưu chính viễn thơng, từ các địa phương, khu cơng nghiệp...
Thu thập những thông tin về thị hiếu của chủ đầu tư, khả năng thanh tốn của chủ đầu tư.
- Thơng tin về những đối thủ cạnh tranh.
Trên cơ sở những thông tin về thị trường đã thu thập được, công ty nên tiến hành xử lý các thơng tin đó một cách có hệ thống và cung cấp cho các bộ phận liên quan. Sau khi tiến hành thu thập và xử lý thông tin, công ty nên tiến hành xây dựng và lựa chọn chiến lược tranh thầu phù hợp, cũng như cân nhắc có nên tranh thầu khơng, điều này có tác dụng rất lớn đến khả năng thắng thầu của cơng ty.
2.7. Nâng cao uy tín của Cơng ty trên thị trường.
Tạo lập, giữ gìn và nâng cao uy tín, hình ảnh của Cơng là cơng việc lâu dài suốt quá trình hoạt động của Cơng ty bao gồm: Tính trung thực, ln sống và làm việc theo pháp luật, năng lực của Cơng ty, chất lượng các cơng trình mà Cơng ty đã và đang thực hiện…
- Tính trung thực trong suốt hoạt động sản xuất kinh doanh:
Trong suốt quá trình hoạt động của mình ở lĩnh vực đấu thầu, hay thi công thực hiện hợp đồng Công ty luôn chú trọng đến vấn đề pháp luật và luôn làm theo những điều lệ mà Nhà nước đã ban hành, chưa hề có hiện tượng khách hàng kiến nghị, kiện tụng. Trong thời gian tới, Cơng ty phải tiếp tục duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh lành mạnh của mình, đồng thời tăng cường quản lý hoạt động của chi nhánh cũng như của các Xí nghiệp trực thuộc, quán triệt tư tưởng khách hàng là thượng đế, mỗi cơng trình xây lên sẽ góp phần lớn lao trong sự nghiệp đi lên của đất nước, nâng cao đời sống của người dân trong đó có bản thân các cán bộ cơng nhân viên trong tồn Cơng ty. Việc quản lý chặt chẽ sẽ tránh được tình trạng gian lận trong đấu thầu, trong thi cơng cơng trình giữ vững uy tín của Cơng ty trên thị trường.
- Năng lực của Công ty:
Đây là yếu tố rất quan trọng làm nên uy tín của Cơng ty. Một Cơng ty có năng lực mạnh sẽ tạo cho chủ đầu tư sự tin tưởng về chất lượng cơng trình, về tiến độ thi cơng cũng như về giá cả. Trong tương lai Công ty vẫn phải luôn cố gắng nâng cao hơn nữa nănglực của mình để khơng bị tụt hậu và vượt qua các đối thủ tầm cỡ trên thị trường. Các giải pháp nâng cao năng lực của Công ty đã được nên ở trên.
- Nâng cao chất lượng cơng trình:
Một trong những nhân tố đảm bảo uy tín cho Cơng ty trên thị trường đó là chất lượng các cơng trình mà các cơng ty đã và đang thực hiện. Để các cơng trình đạt chất lượng cao Cơng ty phải tiến hành các hoạt động sau:
• Tập trung đầu tư đổi mới cơ sở cũng như công nghệ sản xuất nhằm nâng cao hơn nữa năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm.
• Đổi mới hồn thiện các tiêu chuẩn chất lượng sao cho phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của Công ty trong từng giai đoạn nhất định. Xây dựng kế hoạch và triển khai, tổ chức đào tạo mới và đào tạo nâng cao đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty về các tiêu chuẩn chất lượng mà Cơng ty và ngành Bưu chính viễn thơng đưa ra theo phương châm: “Chỉ có những con người chất lượng mới làm ra những sản phẩm có chất lượng.”
• Cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra chất lượng trong suốt q trình thi cơng, mua sắm ngun vật liệu có đúng tiêu chuẩn kỹ thuật hay không và kiểm tra trước khi nghiệm thu, tránh tình trạng cơng trinh sau khi nghiệm thu bàn giao không đảm bảo chất lượng như ký kết sẽ ảnh hưởng đến uy tín của Cơng ty.
• Tiến hành kiểm tra ngay khi mỗi phần công việc, hạng mục cơng việc vừa được hồn thành xong. Kiểm tra tại các khâu quan trọng trong thi cơng: nền, móng, lắp đặt thiết bị…Cán bộ có trách nhiệm kiểm tra phải thơng báo ngay cho ban chỉ huy cơng trình khi có sai sót so với yêu cầu trong thiết kế.
3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao khả nắng thắng thầu của Cơng ty 3.1. Kiến nghị về phía nhà nước
Nhà nước cần phải có những giải pháp cụ thể để quản lý hoạt động đấu thầu, tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh, công bằng cho các công ty phát triển. Đây là một yêu cầu khó khăn nhưng là rất cần thiết, vì trong giai đoạn này cùng với sự phát triển của nền kinh tế Công nghệ phục vụ rất nhiều cho sự phát triển của các hoạt động kinh tế. Để tránh phải làm đi làm lại, chất lượng các cơng trình khơng đảm bảo tăng cường quản lý Nhà nước trong hoạt động đấu thầu là một vấn đề rất cần thiết hiện nay.
Chính phủ cần có chính sách hỗ trợ về tín dụng dài hạn để nhà thầu có điều kiện mua sắm trang thiết bị thi cơng. Tình trạng nhiều nhà thầu trong nước vẫn sử